Accord d'entreprise "L’avenant n°4 portant sur le recours au forfait-jours réduit et modalités de suivi de la charge de travail de l’ensemble des forfait-jours" chez BIOGEN FRANCE (Siège)

AVENANT N°4 - A L’ACCORD RELATIF A L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL PORTANT SUR LE RECOURS AU FORFAIT-JOURS REDUIT ET MODALITES DE SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL DE L’ENSEMBLE DES FORFAIT-JOURS

ENTRE

La société BIOGEN FRANCE, société par action simplifiée, immatriculée auprès du registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 398410126 et dont le siège social est situé 1 passerelle des reflets, Tour CBX, 92913 Paris La Défense France, représentée ___________ en sa qualité de _______________ (ci-après dénommée la « Société »),

D’UNE PART,

ET

_________, Délégué Syndical mandatée par l’UNSA, (ci-après dénommée, la Délégué Syndical)

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

La Société entend renouveler la possibilité d’organisation du temps de travail au sein de l’entreprise, adaptée à ses besoins et aux besoins de ses collaborateurs, et ce, dans le respect des textes légaux et de la jurisprudence en vigueur, tout en préservant les conditions de travail et la santé de ses collaborateurs.

A cette fin, les partenaires sociaux ont fait part de leur souhait, lors de la dernière NAO d’apporter des modifications par le présent avenant (ci-après « Avenant n°4 »), sur l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail pour adapter les modalités de suivi de la charge de travail des salariés ayant un décompte en forfait-jours et remplacé l’avenant n°3 en vigueur dans l’entreprise permettant aux collaborateurs de bénéficier d’une convention de forfait jours diminuée pour convenance personnelle (ci-après « forfait-jours réduit »). Le forfait-jours réduit sera formalisé par une convention individuelle de forfait réduit annuel en jours, signé par la Société et le salarié.

Les jours de repos supplémentaires dont le salarié bénéficie et qui correspondent à la différence entre les 212 jours du forfait annuel et les 80% ou 90% du forfait jour annuel réduit sont désignés « jours de RTT Additionnels »).

Cette convention de forfait de jours réduite/diminuée s’inscrit dans le cadre de la législation qui permet aux salariés de pouvoir bénéficier d’une réduction de la durée de travail sous la forme de « jours de RTT Additionnels » à poser en raison, notamment des besoins de sa vie personnelle.

S’il a un impact individuel sur la durée du travail de chaque salarié amené à en bénéficier, le dispositif de forfait jours réduit est un dispositif collectif dont les modalités de mise en œuvre ont été définies pour apporter plus de souplesse dans l’aménagement du temps de travail, tout en garantissant le bon fonctionnement des services.

Ce dispositif n’a dès lors pas vocation à se cumuler avec d’autres formes de réduction du temps de travail (comme le mi-temps thérapeutique) répondant à des considérations strictement individuelles et encadrées par d’autres dispositions légales, règlementaires, conventionnelles ou contractuelles.

IL A ENSUITE ETE ARRETE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD : SALARIES ELIGIBLES

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs de Biogen, à l’exception des cadres Dirigeants.

S’agissant des Cadres Autonomes et des Salariés Intégrés relevant d’une convention de forfait annuel en jours, la durée du travail est en principe de 212 jours.

Pour être éligibles au forfait jours réduit, les salariés doivent compter au minimum une année d’ancienneté dans l’entreprise à la signature de l’avenant.

Les parties signataires entendent garantir la bonne organisation des services et le maintien de la bonne marche des départements. Ainsi, dans l’hypothèse où un trop grand nombre de collaborateurs souhaiterait simultanément bénéficier de cette modalité de convention de forfait jours réduits et qu’un choix doive être opéré entre les collaborateurs volontaires, l’arbitrage du manager se fera sur la base de critères objectifs suivants, appréciés dans l’ordre ci-après :

• Parent isolé ¹– 8 points

• Salarié reconnu en qualité de travailleur handicapé – 7 points

• Enfant en situation de handicap² / personne charge³/situation d’aidant – 7 points

• Nombre d’enfants dont le collaborateur à la charge âgés de moins de 16 ans– 4 points par enfant

• Collaborateur âgé de plus de 55 ans - 2 points

En outre, le nombre de collaborateurs en forfait jours réduit par équipe est laissé à l’évaluation du manager. Il faudra cependant noter qu’un ou plusieurs collaborateur(s) en forfait jour réduit ne donnera pas lieu à une nouvelle embauche dans l’équipe.

Pour toute demande adressée, le Manager et le Département des Ressources Humaines seront attentifs, à ce que le salarié qui souhaite bénéficier d’un forfait jour réduit soit adapté à son poste et à ses attendus, ainsi qu’à sa charge de travail.

En cas d’égalité de points, la préférence sera donnée au collaborateur totalisant le plus d’ancienneté au sens de la convention collective applicable.

S’il s’avère qu’au regard des impératifs de poste et des priorités de l’Entreprise, la mise en place d’un forfait-jour réduit est inadéquate, la demande du collaborateur sera refusée et les éléments de motivation du refus lui seront communiqués.

ARTICLE 2 : MODALITES DU FORFAIT JOUR REDUIT

2.1. Le forfait jour réduit

Deux formules sont proposées dans le dispositif de forfait jours réduit :

• Convention de forfait jours réduit à 90% 

• Convention de forfait jours réduit à 80% 

Le forfait jours réduit sera formalisé par une convention individuelle de forfait réduit annuel en jours, signé par la Société et le salarié.

Les jours de repos supplémentaires dont le salarié bénéficie et qui correspondent à la différence entre les 212 jours du forfait annuel et les 80% ou 90% du forfait jour annuel réduit sont désignés « jours de RTT Additionnels ».

2.2. Modalités de demande/Modalité d’accès

Les collaborateurs de l’entreprise qui souhaiteraient bénéficier du forfait jour réduit devront en faire la demande par courriel en complétant et transmettant le formulaire de demande (Annexe 1) :

• A leur manager avec confirmation de réception,

• Copie Direction des Ressources Humaines : DRH et RRH Senior.

Aucune réponse ne pourra être apportée par le manager au collaborateur avant l’envoi de ce courriel et la tenue de l’entretien dédié.

Les demandes de forfait jours réduit peuvent se faire lors des ongoing conversations :

• Pour l’année 2023, lors de la période Q2Log en juin pour une application au 01^er juillet de l’année en cours.

• Lors de la période d’entretien de fin d’année au mois de novembre/décembre pour une application en janvier de l’année suivante.

Durant la période des ongoing conversations cités, chaque manager, suite à un entretien dédié à ce sujet avec son collaborateur et au regard des critères objectifs déterminés, ainsi que de la situation de l’activité au sein de son périmètre décidera des suites données au(x) demande(s) reçue(s), et ce, en accord avec la DRH. Pour toute demande refusée, l’entreprise communiquera les éléments de motivation au collaborateur concerné.

Une communication sera faite aux managers concernant les modalités de demande et d’accès au forfait jours réduit mais aussi pour leur permettre d’apprendre à recevoir des demandes de forfait-jour réduit et de départage dans le cas de plusieurs demandes au sein du même département.

2.3. Suivi du dispositif – Entretien Ressource

Un entretien de suivi Manager-Collaborateur sera réalisé lors de la période d’Entretien Ressource de chaque année pour évaluer le nouveau dispositif et la charge de travail du collaborateur. Cet entretien sera tracé par le biais de l’outil interne dédié au suivi des Entretiens Ressources.

Au-delà de l’entretien précité, en cas de difficulté relative à sa charge de travail ou à l'organisation de son temps de travail, le collaborateur peut, à tout moment, s'adresser à sa hiérarchie ou à son responsable RH qui organiseront une rencontre dans les plus brefs délais afin d'examiner les difficultés évoquées et d'y apporter une solution appropriée.

Les parties tiennent par ailleurs à souligner que si les collaborateurs au forfait jours disposent d'une réelle autonomie dans la gestion de leur temps de travail, ils doivent néanmoins respecter les règles relatives aux temps de repos hebdomadaires et quotidiens, soit 11 heures de repos quotidien et 24 heures de repos hebdomadaire.

Article 2.4 : Salaire

Le salaire fixe du collaborateur sera réduit à due proportion du forfait jour réduit choisi.

Le bonus, calculé sur le salaire fixe, sera de fait proratisé. Les primes commerciales n’étant pas dépendantes du salaire fixe, elles ne seront pas impactées par la réduction du forfait jours.

S’agissant du personnel siège, les managers « siège » veilleront à adapter les objectifs des collaborateurs en fonction de la formule choisie.

Les LTI’s accordés par l’entreprise ne seront en revanche pas impactés par le forfait jours réduit.

Dans tous les cas, les managers seront accompagnés par la Direction des Ressources Humaines pour prendre en considération la réduction du temps de travail dans le suivi de l’activité des collaborateurs.

2.5. Charge de travail

La charge de travail des collaborateurs en forfait jour réduit sera adaptée et fera l’objet du même suivi que celui mis en place pour les salariés en forfait 212 jours.

 

Pour une année entière	Nombre de jours travaillés	Nombre de JRTT minimum/an	Nombre de « RTT Additionnels » /an (en complément des JRTT classiques)	TOTAL
100%	212	17	0	17
90%	191	16	21	37
80%	170	14	42	56

 

ARTICLE 3 – MODALITES DE PRISE DES « JOURS DE RTT ADDITIONNELS »

La prise des « jours de RTT Additionnels » se fait au moment de la demande en précisant la planification des « jours de RTT Additionnels » souhaité.

Si la demande de temps réduit est acceptée, le salarié devra ensuite procéder à la saisie de ces jours RTT Additionnels sur l’outil de suivi du temps de travail et de suivi d’activité. Les modalités de prise de ces jours se feront selon les stipulations de l’article 4.4 de l’accord collectif d’entreprise sur l’organisation de la durée du travail au sein de l’entreprise du 19 mai 2015 qui lui sont applicables, à l’exception des alinéas 6 et 8 du point 4.4.2.

En outre :

• La prise des « jours de RTT Additionnels » ne devra pas faire échec à la prise par les salariés de leur congé principal pendant la période du 1^er mai au 31 octobre, sauf exception.

• Selon la fixation des JRTT par la Direction sur l’année qui suit, la planification des JRTT Additionnels pourra être modifiée pour s’adapter aux périodes fixées.

Deux formules sont proposées pour la prise des « jours de RTT Additionnels » :

3.1. Formule fixe

Les collaborateurs bénéficiant d’une convention de forfait jours réduit à 90% seront absents un jour toutes les deux semaines.

Les collaborateurs bénéficiant d’une convention de forfait jours réduit à 80% seront absents un jour par semaine.

Les « jours de RTT Additionnels » fixes seront déterminés dans la convention individuelle de forfait en jours réduit et au choix entre le mercredi ou le vendredi.

Les collaborateurs et leurs Managers s’organisent afin que la prise des jours de RTT Additionnels aux jours indiqués ci-dessus soit effective et ne souffre d’aucune dérogation.

Toutefois, en cas d’empêchement pour un collaborateur de prendre un « jour de RTT Additionnel », un report sera possible, dans la limite de deux « jours de RTT Additionnels » par semestre. Dans ce cas, ces jours devront être pris à une date, fixée d’un commun accord entre le collaborateur et son Manager dans le semestre concerné et de fait également avant la fin de l’année civile considérée.

3.2. Formule flexible : Collaborateurs bénéficiant d’une convention de forfait jours réduit éligibles à la formule flexible

Pour garantir la bonne organisation des services et le maintien de la bonne marche des départements, les parties signataires conviennent que la formule flexible ne pourra être appliquée qu’à 2 salariés par région et/ou département à la fois bénéficiant d’une convention de forfait jours réduit.

Le collaborateur qui fera une demande de formule flexible devra préciser les JRTT Additionnels à prendre sur l’intégralité de l’année.

Dans l’hypothèse où un trop grand nombre collaborateurs bénéficiant d’une convention de forfait jours réduit souhaiterait simultanément bénéficier de la formule flexible, l’arbitrage du manager se fera sur la base de critères objectifs suivants, appréciés dans l’ordre ci-après :

• Parent isolé ⁴– 8 points

• Salarié reconnu en qualité de travailleur handicapé – 7 points

• Enfant en situation de handicap⁵ / personne charge⁶/situation d’aidant – 7 points

• Nombre d’enfants dont le collaborateur à la charge âgés de moins de 16 ans– 4 points par enfant

• Collaborateur âgé de plus de 55 ans - 2 points

En cas d’égalité de points, la préférence sera donnée au collaborateur totalisant le plus d’ancienneté au sens de la convention collective applicable.

ARTICLE 5 : AVENANTS AUX CONTRATS DE TRAVAIL

Un avenant au contrat de travail sera conclu pour chaque salarié désirant bénéficier du dispositif de convention de forfait-jours réduit.

Cet avenant sera conclu pour une année sans tacite reconduction.

Il est renouvelable chaque année et soumis au même processus de demande managériale et entretien bipartite, plus accord avec la DRH avec un délai d’un mois pour le renouvellement.

Article 6 : Sortie du dispositif

Dans l'hypothèse où le collaborateur et/ou l'employeur décideraient de ne pas renouveler l'avenant de forfait jours réduit, le collaborateur reprendra ses fonctions dans les conditions antérieures à cet avenant.

Article 7 : Suivi de la charge de travail

Il est convenu que le présent article se substitue à l’article 4.3. de l’accord sur l'aménagement du temps de travail au sein de l’entreprise du 19 mai 2015 relatif aux modalités de contrôle de la charge de travail.

Compte tenu de l'autonomie dont il dispose, le salarié en forfait jours gère librement son temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de l’entreprise, des partenaires concourant à l’activité, ainsi que les besoins des clients.

Le suivi et le contrôle de la charge de travail de chaque salarié se fera par le bais de l’outil de suivi de gestion du temps de travail existant dans l’Entreprise ; chaque salarié en forfait jours planifiant chaque mois ses jours travaillés et non travaillés, ainsi que leur nature (repos hebdomadaire, congés payés, jours fériés, congés conventionnels, RTT), dans cet outil. De son côté, la Société renseignera via l'outil de suivi, et sur une base mensuelle, les autres jours d'absence du salarié (arrêt maladie, accident du travail, congé maternité, congé paternité, etc.).

 

La planification de ces jours est validée par le responsable hiérarchique sur une base mensuelle. A cette occasion, le responsable hiérarchique veillera au respect des durées minimales de repos journalier et hebdomadaire, et à la répartition de la charge de travail en fonction des jours travaillés. Il s'assure également à cette occasion que la charge de travail du salarié demeure raisonnable. S'il constate des anomalies (notamment, s'il constate que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutisse à des situations anormales), le responsable hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.

La charge de travail est également évaluée lors de l’Entretien Ressource chaque année, qui donne lieu à un compte-rendu écrit signé par le responsable hiérarchique et par le salarié. Les échanges lors de cet entretien portent notamment sur les thématiques suivantes :

• La charge de travail ;

• L’amplitude des journées de travail ;

• L’organisation du travail au sein de l’entreprise ;

• L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.

En dehors de cet entretien, si le salarié constate que sa charge de travail est inadaptée, qu'il rencontre des difficultés d'organisation ou d'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il pourra demander à être reçu par son responsable hiérarchique en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation.

Le temps de travail décompté en nombre de jours travaillés implique le respect impératif par le salarié des règles applicables en matière de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail raisonnables ainsi qu’une bonne répartition dans le temps de travail du salarié.

 

Ainsi, le salarié en forfait jours doit respecter les temps de repos obligatoires suivants :

• Le repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives,

• Le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives, auxquelles s’ajoutent les 11 heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures.

Le salarié aura la possibilité de remonter toute difficulté au service des ressources humaines liée à sa charge de travail et à la répartition de son temps de travail, en particulier si celles-ci ne permettent pas le respect des durées minimales de repos.

En outre, bien que le salarié au forfait jours conserve toute autonomie dans la gestion de son emploi du temps, il lui est vivement recommandé de respecter une pause méridienne.

 

Chaque salarié bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours, responsable de la gestion de son emploi du temps, doit faire le nécessaire pour organiser son temps de travail dans le respect des dispositions précitées.

 

ARTICLE 8 – STATUT DU SALARIE EN FORFAIT JOURS REDUIT

8.1. Principe d’égalité des droits

Les dispositions de l’accord sur l’organisation de la durée du travail au sein de l’entreprise du 19 mai 2015 relatives notamment au régime du forfait annuel en jours, s’appliquent aux salariés bénéficiant du forfait jours réduit.

Les salariés en forfait jours bénéficient des mêmes droits reconnus aux salariés en forfait 212 jours.

La Direction s’engage, dans le respect des dispositions légales en vigueur, à garantir aux salariés en forfait jours réduit un traitement équivalent à celui des salariés en forfait 212 jours en matière de promotion, de déroulement de carrière et d’accès à la formation professionnelle.

8.2. Congés légaux

Les salariés en forfait jours réduit acquièrent des congés payés dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que les salariés bénéficiant d’un forfait annuel de 212 jours.

Lors de la prise du congé, le salarié en forfait jours réduit perçoit une indemnité équivalente au dixième des sommes perçues au cours de la période de référence ayant servi à déterminer la durée du congé.

8.3 Cumuls d’emplois

Il est rappelé que le salarié est tenu pendant toute la durée de son contrat de travail à une obligation de loyauté, de discrétion professionnelle et de non-concurrence à l’égard de BIOGEN.

Le cumul avec un autre emploi – salarié ou non salarié – est autorisé, dans le strict respect des principes rappelés ci-dessus, sauf clause d’exclusivité figurant dans le contrat de travail ou dispositions spécifiques résultant de la loi ou du règlement intérieur de l’entreprise. Il est notamment rappelé que la durée totale des emplois rémunérés d’un salarié ne doit pas excéder la durée maximale de travail telle que définie par les dispositions légales et conventionnelles.

En tout état de cause, le salarié qui souhaite exercer une deuxième activité professionnelle – salariée ou non salariée – doit en informer l’entreprise au préalable.

ARTICLE 9 : DUREE ET APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans et prendra effet le 01 juillet 2023.

ARTICLE 10 : SUIVI, REVISION ET DENONCIATION

Les parties conviennent qu’elles se réuniront, le cas échéant, selon le besoin au premier trimestre de l’année 2024 pour réaliser un bilan de la mise en place de l’accord.

Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu. Toute modification ou révision qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à l’établissement d’un avenant au présent accord.

La demande de modification ou de révision devra être notifiée à l’ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Une réunion devra être organisée dans le délai de 30 jours pour examiner les suites à donner à cette demande.

Le présent accord peut être dénoncé, à tout moment par l’une ou l’autre des parties, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, dans les conditions prévues à l’article L2261-9 du Code du travail.

Dans le cas d’une dénonciation, la Direction et les partenaires sociaux se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

ARTICLE 11 : DEPOT LEGAL ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Conformément aux articles D. 2231-2 et Art. D. 2231-7 du Code du Travail, le présent accord sera déposé auprès du secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre en un exemplaire.

Il sera également envoyé, en deux exemplaires, dont un sur support papier et un sur support électronique, par l’entreprise, à la DREETS du lieu de sa conclusion.

Conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, un exemplaire de l’accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

En outre, le personnel sera informé du texte du présent accord par affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel.

En cas de révision, il sera procédé aux mêmes formalités de dépôt et information précédemment décrites.

Fait à La Défense, le 16/06/2023_, en 5 exemplaires originaux.

Pour la société Biogen France SAS

__________________

Directrice des Ressources Humaines

Pour L’UNSA

________________________

Délégué Syndical

ANNEXE 1 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE FORFAIT-JOURS REDUIT

Demandeur : Manager :

Nom, Prénom : Nom, Prénom :

Fonction :

BU :

Département (siège) :

Préambule :

Cette demande s’inscrit dans le cadre de l’avenant n°4 portant sur le recours au forfait-jours réduit et modalités de suivi de la charge de travail de l’ensemble des forfait-jours

Une demande de modification du temps de travail induit une baisse proportionnelle de votre rémunération.

Dans le cadre du suivi de l’organisation du travail du collaborateur dans ce dispositif et de ses conditions de travail en général, un entretien de suivi Manager-Collaborateur sera réalisé lors de la période d’Entretien Ressource de chaque année pour évaluer le nouveau dispositif et la charge de travail du collaborateur. Cet entretien sera tracé par le biais de l’outil interne dédié au suivi des Entretiens Ressources.

Au-delà de l’entretien précité, en cas de difficulté relative à sa charge de travail ou à l'organisation de son temps de travail, le collaborateur peut, à tout moment, s'adresser à sa hiérarchie ou à son responsable RH qui organiseront une rencontre dans les plus brefs délais afin d'examiner les difficultés évoquées et d'y apporter une solution appropriée.

Le collaborateur devra, quant à lui, être conscient des modifications induites par sa demande et aura la responsabilité d’alerter son manager s’il rencontrait des difficultés d’organisation de son activité liée à la réduction de son temps de travail.

1. Date de l’entretien bipartite :

2. Choix de forfait jour réduit :

2.1 Formule fixe : 80% ☐ ou 90% ☐

2.1 Jour fixe choisi : Mercredi ☐ ou Vendredi ☐

2.2 Formule flexible : 80% ☐ ou 90% ☐

2.1 Planification des JRTT Additionnels souhaités sur l’année :

3. Motivation de la demande du collaborateur :

4. Position du manager :

Acceptation ☐ ou Refus ☐

Merci de préciser les motifs en cas de refus

Demande à communiquer au département RH selon échéance de l’exercice en cours

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1. Statut de parents isolés caractérisé par la définition fiscale, sera donc considéré comme parent isolé le collaborateur ayant produit un justificatif fiscal de sa situation↩

2. Statut de salarié en situation de handicap caractérisé par la présentation d’une RQTH↩

3. Statut de salarié aidant défini selon la loi n° 2019-1446 du 24 décembre 2019 de financement de la sécurité sociale pour 2020↩

4. Statut de parents isolés caractérisé par la définition fiscale, sera donc considéré comme parent isolé le collaborateur ayant produit un justificatif fiscal de sa situation↩

5. Statut de salarié en situation de handicap caractérisé par la présentation d’une RQTH↩

6. Statut de salarié aidant défini selon la loi n° 2019-1446 du 24 décembre 2019 de financement de la sécurité sociale pour 2020↩