Accord relatif au télétravail dans le cadre du « Smart working »/travail hybride au sein d’AXA Group Operations

Entre

L’UES AXA Group Operations, composée de la société AXA Group Operations SAS et du GIE AXA Group Operations France, ci-dessous dénommée l’entreprise AXA Group Operations, représentée par Madame XXX, en sa qualité de Directrice responsable des HRBP’s, de la Practice Transformation et Conduite du changement ;

d’une part,

et les organisations syndicales représentatives signataires

d’autre part,

PREAMBULE

AXA Group Operations a signé le 7 décembre 2018 un accord relatif au télétravail. Cet accord a permis de promouvoir le télétravail, reconnu comme offrant des modalités d’organisation multiples (télétravail habituel ou occasionnel, en cas de circonstances exceptionnelles), et a permis d’accompagner la colocalisation des équipes d’AXA Group Operations sur le site des Batignolles.

Depuis la signature de cet accord, le contexte social et sanitaire marqué par la pandémie mondiale COVID-19, a accéléré la transformation des modes de vie, de travail, de management et des relations sociales.

La crise sanitaire constitue ainsi un tournant majeur dans nos modes de travail. Les investissements continus dans la transformation numérique du groupe ont permis un recours généralisé et réussi au travail à distance, en démontrant la résilience de l’organisation dans un contexte inédit. Les retours d’expérience de cette période ont également souligné l’importance de disposer de lieux où se retrouver et travailler ensemble et de prêter une attention particulière à l’articulation entre le présentiel et le distanciel et aux enjeux relationnels et humains liés au retour sur site dans la perspective d’une sortie de crise. C’est dans ce contexte, après enquête auprès des salariés et en s’appuyant sur les enseignements de cette période, que le groupe AXA a souhaité adapter et définir de nouvelles orientations concernant les façons de travailler (« Smart working » / Travail hybride), afin de pouvoir offrir aux salariés un cadre équilibré entre travail à distance et maintien d’un ancrage fort sur site comme lieu de rattachement propice aux interactions et de cohésion au sein des équipes et entre elles

La démarche « Smart working »/Travail hybride, impulsée/déployée par le Groupe AXA dans l’ensemble des pays s’inscrit, en France, dans la continuité des actions déjà mises en place.

Elle a pour ambition de :

• Créer une culture du travail qui développe la responsabilisation, la créativité et la collaboration, tout en veillant à renforcer le sentiment d'appartenance à AXA, à développer l'esprit d'équipe ;

• Favoriser le bien-être au travail en favorisant un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée ;

• Offrir un cadre équilibré qui combine la flexibilité du travail à distance tout en maintenant un ancrage fort au site de rattachement. Ce mode de travail consiste à adapter les pratiques de travail, en combinant et en optimisant, de manière flexible et opérationnelle, les meilleurs aspects du travail à distance et du travail sur site, en s'adaptant aux spécificités et aux besoins des entités.

Cette démarche « Smart working »/Travail hybride s’articule autour des axes suivants :

• Soutenir et renforcer l’engagement des salariés et donner du sens au travail

• Développer l’autonomie et la confiance

• Développer un environnement de travail adapté

Cette forme d'organisation du travail dans et hors des locaux de l’Entreprise repose sur l’utilisation des technologies de l'information et de la communication ainsi que sur une relation de confiance mutuelle entre les salariés concernés et les managers.

C’est dans cette optique que les partenaires sociaux se sont rencontrés afin de définir et promouvoir le télétravail, l’une des nouvelles façons de travailler, dans le cadre du « Smart Working / Travail hybride » au sein d’AXA Group Operations.

Table des matières

PREAMBULE 3

TITRE I : CADRE JURIDIQUE 7

Article 1. Champ d’application - Objet 7

Article 2. Méthodologie de travail adoptée 7

TITRE II : LE TELETRAVAIL ET LES REGLES DU RETOUR SUR SITE DANS LE CADRE DU «SMART WORKING»/TRAVAIL HYBRIDE AU SEIN D’AXA GROUP OPERATIONS 8

PARTIE 1 – MODALITES DES MISE EN ŒUVRE ET MODALITES D’ACCÈS 8

Article 3 – Principes directeurs du télétravail 8

Article 4 – Critères d’éligibilité 9

Article 4.1 - Eligibilité liée aux collaborateurs 9

Article 4.2 - Eligibilité liée à l’activité 10

Article 4.3 - Eligibilité liée au lieu de télétravail 10

Article 5 – Situations dérogatoires liées à certains publics spécifiques 11

Article 6 – Modalités d’accès au télétravail 12

Article 6.1 - Mise en place du télétravail selon le principe du double volontariat 12

Article 6.2 – Procédure de refus 12

Article 6.3 – Définition et modalités de mise en œuvre de la période d’adaptation 13

Article 7 – Organisation du travail dans les locaux de l’Entreprise et du télétravail 13

Article 7.1 – Raisons et activités nécessitant une présence obligatoire dans les locaux de l’Entreprise 13

Article 7.2 – Horaires de travail et plages de joignabilité 14

Article 7.3 - Mise en œuvre du principe d’ajustement – prévention du risque d’isolement 15

Article 7.4 – Organisation collective du télétravail dans le cadre d’un accord d’équipe 16

Article 8 - Modalités de mise en œuvre du principe de réversibilité 16

Article 8.1 - Réversibilité à l’initiative du manager 16

Article 8.2 - Réversibilité à l’initiative du collaborateur 17

Article 8.3 - Délai de prévenance à l’issue duquel le collaborateur effectue ses missions sur site 17

Article 9 – Discrétion et confidentialité dans le cadre du télétravail 17

Article 10 – Circonstances exceptionnelles imposant le télétravail (ou travail distant) 17

Article 11 – Droit et devoir de déconnexion 18

Article 12 – Indemnité liée au télétravail 18

Article 13 – Matériels professionnels mis à disposition du télétravailleur 19

PARTIE 2 - SANTE ET SECURITE 20

Article 14 - Espace de travail en situation de télétravail 20

Article 15 - Suivi médical 20

Article 16 - Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail 20

Article 17 - Présomption d’accident de travail 20

TITRE IV : L’ACCOMPAGNEMENT DES COLLABORATEURS ET DES MANAGERS DANS L’APPREHENSION DES NOUVELLES FACONS DE TRAVAILLER AU SEIN D’AXA GROUP OPERATIONS 21

Article 18. Plan d’accompagnement à destination des collaborateurs 21

Article 18.1 -Destiné à assurer le suivi managérial des télétravailleurs 21

Article 18.2 -Destiné à accompagner le développement des nouvelles façons de travail 21

Article 19. Plan d’accompagnement à destination de la ligne managériale 22

Article 20. Parcours de formation proposés 22

TITRE V : DISPOSITIONS GENERALES 23

Article 21. Suivi de l’accord dans la cadre d’une Commission de suivi 23

Article 22. Durée - Effet – Revoyure 23

Article 23. Publicité et dépôt 23

TITRE I : CADRE JURIDIQUE

Article 1. Champ d’application - Objet

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES AXA Group Operations qui relèvent de la Convention collective n°1672 des Sociétés d’assurance.

Les présentes dispositions s’inscrivent par ailleurs dans le cadre des obligations légales relatives aux questions d’organisations du travail fixées par les articles du Code du travail correspondants.

A ce titre, le présent Accord porte sur :

• Le télétravail en tant que modalité d’application du « Smart working »/Travail hybride au sein d’AXA Group Operations (en définissant notamment la nature des activités devant se dérouler nécessairement sur site et les raisons pour lesquelles le collaborateur est amené à revenir au bureau) ; conduisant à estimer un nombre de jours de travail sur site obligatoire ;

• L’accompagnement des collaborateurs et managers dans l’appréhension de ces nouvelles façons de travailler au sein d’AXA Group Operations.

Ayant été conclu en application des dispositions légales et règlementaires applicables au jour de sa signature, il est convenu que toutes modifications ultérieures des dispositions du présent accord se substitueront de plein droit à celles du présent Accord, dès lors qu’elles seraient devenues non conformes.

Article 2. Méthodologie de travail adoptée

Depuis décembre 2019, le contexte social et sanitaire que la France a connu avec la grève nationale et l’épidémie de COVID-19 a conduit AXA Group Operations à mener une réflexion sur les nouvelles organisations du travail.

Constat pris du succès des méthodes de travail agiles telles que le télétravail / travail distant généralisé ayant permis d’optimiser la continuité de l’activité, les partenaires sociaux ont souhaité travailler sur les nouveaux modes d’organisation du travail de demain au sein d’AXA Group Operations.

En parallèle, et afin de garantir un retour sur site dans les meilleures conditions possibles pour les collaborateurs de l’Entreprise, les partenaires sociaux ont, dans un calendrier resserré, mis en œuvre les opérations suivantes :

• Au titre de l’expression des collaborateurs sur la reprise d’activité et le télétravail par le biais de différentes enquêtes :

  • Une enquête dite « Smart working », proposée par la Direction en janvier 2021 ;

  • Des enquêtes proposées par les organisations syndicales, au cours de l’année 2021.

• Mise en place d’un pilote pendant la phase de retour sur site basée sur le volontariat, dans les Divisions GETD, GOT, Group Security et GO General Secretary and Risks sur la période Septembre à Décembre 2021 (avec un rythme de retour sur site concerté et défini au sein de chaque équipe au travers d’accord d’équipes ou team agreements).

• Discussions de la Direction avec les organisations syndicales dans le cadre de réunions de négociations qui se sont tenues les 14 décembre 2021, 7, 13, 24 janvier, 4 février et 16 mars 2022.

Au regard de ces éléments rappelés, les partenaires sociaux ont entendu intégrer ces retours et informations dans le présent accord, plus particulièrement concernant le recours au télétravail et la souplesse nécessaire.

TITRE II : LE TELETRAVAIL ET LES REGLES DU RETOUR SUR SITE DANS LE CADRE DU «SMART WORKING»/TRAVAIL HYBRIDE AU SEIN D’AXA GROUP OPERATIONS

Dans le cadre du « Smart working »/Travail hybride, AXA Group Operations souhaite ancrer de nouvelles façons de travailler innovantes, permettant d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale des collaborateurs.

AXA Group Operations souhaite en particulier définir les raisons ou activités pour lesquelles il est nécessaire et obligatoire de venir travailler au bureau, et ce à raison de 8 jours par mois en moyenne sur l’année pour un collaborateur à plein temps, selon un rythme défini par accord d’équipe.

L’objet du présent Titre II est de permettre à tout collaborateur AXA Group Operations d’organiser son temps de travail en alternant entre des jours de télétravail et des jours de présence au bureau.

PARTIE 1 – MODALITES DES MISE EN ŒUVRE ET MODALITES D’ACCÈS

L’article L 1222-9 du Code du Travail définit le télétravail comme suit :

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Article 3 – Principes directeurs du télétravail

Les principes directeurs qui sous-tendent le télétravail au sein d’AXA Group Operations sont :

• Le principe du double volontariat collaborateur / Entreprise (représentée par le manager et la DRH), qui autorise de fait un collaborateur qui ne souhaiterait pas télétravailler à travailler sur site 100% de son temps de travail (sauf cas de circonstances exceptionnelles) ;

• Le principe de concertation, qui garantit au collaborateur un temps d’échange avec le manager à l’occasion de la mise en place du « Smart working »/télétravail, ainsi qu’à l’occasion de la mise en place d’accords d’équipe ;

• Le principe d’égalité de traitement qui confirme que le salarié en situation de télétravail bénéficie, au titre de l’égalité de traitement, des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables s’il avait travaillé dans les locaux de l'Entreprise ;

• Le principe relatif à un temps minimum de présence sur site obligatoire et la définition des raisons pour lesquels le salarié vient travailler sur site, qui prescrit une présence sur site obligatoire pour les activités définies à l’article 7.1. ;

• Le principe d’adaptation et de réversibilité ;

• Le principe d’extension des lieux de travail, qui permet au collaborateur, au-delà de son lieu de domicile qui reste le lieu du télétravail principal, de choisir son lieu de télétravail occasionnel en tout lieu, sous réserve du respect des conditions d’éligibilité dudit lieu.

Article 4 – Critères d’éligibilité

Le télétravail est accessible à tous les collaborateurs répondant aux conditions d’éligibilité listées ci-après.

Article 4.1 - Eligibilité liée aux collaborateurs

Article 4.1.1 - Eligibilité liée à la nature du contrat de travail

Le télétravail peut bénéficier aux collaborateurs qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée (CDI), ou d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD).

Les collaborateurs en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires peuvent accéder au télétravail. Afin de leur assurer une expérience des relations interpersonnelles en entreprise qui se développent sur le lieu de travail, une présence minimale sur site de 2 jours par semaine est requise les 6 premiers mois de leur prise de poste, concomitamment avec le manager/tuteur, celui-ci définissant avec l’alternant ou le stagiaire les modalités de cette présence au bureau pour éviter que le stagiaire ou l’alternant soit isolé sur site. Les collaborateurs en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation sont ensuite éligibles au dispositif Télétravail dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs et selon les règles établies dans le cadre des accords d’équipe.

Article 4.1.2 - Eligibilité liée à l’autonomie

La capacité du collaborateur à pouvoir exercer ses fonctions en Télétravail repose sur une autonomie suffisante dans les missions exercées ainsi que sur la maîtrise des technologies de l'information et de la communication nécessaire pour pouvoir travailler à distance.

Le collaborateur doit avoir la capacité à travailler à distance et de manière individuelle. Il doit notamment savoir:

• Maîtriser les outils informatiques mis à sa disposition pour accomplir ses fonctions,

• Planifier ses tâches,

• Gérer son temps de travail,

• Respecter les délais.

L’autonomie suppose également que le collaborateur :

• Donne de la visibilité à son manager sur les tâches effectuées et celles à venir,

• Alerte son manager en cas de difficultés rencontrées dans l’exercice de ses fonctions.

Article 4.2 - Eligibilité liée à l’activité

A la date de signature du présent accord, par principe, toutes les fonctions au sein d’AXA Group Operations sont éligibles au télétravail.

Dans chacune de ces fonctions, la plupart des activités sont réalisables en télétravail dès lors qu’elles sont par nature réalisables à distance en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Néanmoins les contraintes opérationnelles inhérentes à certaines activités peuvent limiter à l’accès au télétravail.

Sont ainsi visées :

• Les activités nécessitant une présence physique dans les locaux de l’Entreprise (exemples : réception, l’ouverture et le tri du courrier, gestion des badges et droits d’accès, accueil physique dans les locaux et points d’accueil, gestion et maintenance des salles, pilotage des prestataires techniques, activités au labo);

• Les activités soumises à des contraintes techniques notamment l’installation, l’usage ou l’entreposage d’équipements, de matériels ou de ressources présents uniquement sur site (exemples : activités de maintenance et de logistique, activités du Labo) ;

• Les activités soumises à des impératifs de sécurité et/ou de confidentialité ne pouvant être effectuées hors sites.

L’Entreprise s’engage, lorsque cela est possible, à développer de nouveaux outils et processus qui pourraient limiter les contraintes inhérentes aux activités partiellement éligibles au télétravail.

Article 4.3 - Eligibilité liée au lieu de télétravail

Les raisons de télétravailler pouvant être différentes d’un salarié à l’autre, aussi les parties au présent accord ont fait le choix de ne pas circonscrire le lieu de télétravail, même si en pratique le domicile reste pour la majorité le lieu de télétravail principal. De ce fait, le salarié est donc libre de télétravailler où il le souhaite en France métropolitaine dans la mesure où il peut se rendre au bureau d’un jour à l’autre en cas de besoin technique, opérationnel ou à la demande de l’Entreprise pour assurer l’activité de l’équipe.

Pour des raisons juridiques, fiscales et sociales, le télétravail depuis l’étranger (y compris depuis l’Union européenne) est interdit.

Le télétravail reposant sur un gage de confiance réciproque, chaque salarié peut l’effectuer d’où il le souhaite dès lors qu’il s’assure que le lieu dans lequel il est :

• Est propice à la concentration et à la réalisation de son activité (connexion Internet notamment),

• Permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels qu’il effectue et des données sur lesquelles il travaille,

• Garantit sa sécurité (notamment conformité électrique du lieu quand cela est nécessaire) et celle des équipements que l’Entreprise a mis à sa disposition.

En cas de télétravail à domicile, il revient au salarié de se rapprocher de son assureur afin de signaler sa situation.

Au regard du nouveau rythme de télétravail définit dans le présent accord, le collaborateur peut être amené à envisager un changement de résidence principale (domicile déclaré dans l’outil RH).

Ce changement de domicile résultant d’un choix personnel du collaborateur :

• Ouvre droit à la prise en charge partielle par l’employeur des frais de transports en commun entre le domicile et le lieu de travail habituel, conformément aux dispositions légales et conventionnelles et vigueur :

• N’ouvre pas droit à une prise en charge complémentaire par l’employeur concernant les éventuels surcoûts engagés par le collaborateur du fait de ce déménagement, notamment :

  • Le surcoût lié aux frais de transports entre le domicile et le lieu de travail,

  • Le surcoût lié à des frais d’hébergement éventuels pour faciliter le retour sur site…)

  • Le surcoût lié au déménagement (aucun accompagnement spécifique ni aucune prime de déménagement ne seront accordés lorsque le collaborateur décide de déménager pour convenance personnelle)

NB : Quel que soit le lieu de télétravail choisit par le salarié, celui-ci reste tenu de venir sur site pour les activités et fréquences définies par l’accord d’équipe / team agreement, telles qu’évoquée à l’article 7.1.

Article 5 – Situations dérogatoires liées à certains publics spécifiques

Des mesures spécifiques, élaborées au cas par cas, entre le collaborateur, son manager et la Direction des ressources humaines avec l’appui éventuel de la médecine du travail, peuvent bénéficier aux collaborateurs qui en font la demande expresse lorsqu’ils sont :

• Bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (principe confirmé dans notre accord du 3 décembre 2020 relatif à l’insertion professionnelle et au maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap au sein d’AXA Group Operations);

• En état de grossesse (à compter du début du 4^ème mois de grossesse et jusqu’à la veille de leur congé de maternité) ;

• Parents d’un enfant dans les six mois qui suivent l’accueil de l’enfant au foyer (naissance ou adoption) ;

• Aidants familiaux (principe confirmé dans notre accord du 30 septembre 2021 relatif à l’aide aux Aidants au sein d’AXA Group Operations);

• Concernés par une mesure d’aménagement temporaire préconisée par le médecin du travail.

Des justificatifs seront alors demandés au salarié qui prétend bénéficier de dispositions spécifiques compte tenu de sa situation individuelle.

Les aménagements spécifiques qui pourraient découler de la demande de ces publics spécifiques devront être concertés, et en tout état de cause être compatibles avec l’activité du service et permettre la mise en œuvre des accords d’équipes.

Article 6 – Modalités d’accès au télétravail

Le télétravail fait partie de l’organisation de l’Entreprise et, à ce, titre des conditions d’embauche.

Pour les salariés présents dans les effectifs au moment de l’entrée en vigueur, il est soumis au double volontariat du collaborateur et de l’Entreprise.

Article 6.1 - Mise en place du télétravail selon le principe du double volontariat

Le bénéfice du télétravail sera formalisé par le biais d’une demande écrite du collaborateur et à laquelle le manager répondra par écrit, afin d’assurer le principe du double volontariat.

Dans un délai d’un mois maximum à compter de la réception du dossier complet, le manager procède à la vérification des conditions d’éligibilité et apporte une réponse écrite au collaborateur. Un entretien de concertation doit être organisé entre le manager et le collaborateur.

L’avis rendu par le manager peut être :

• Positif,

• Positif et assorti de réserves quant à la fréquence de télétravail

• Négatif. Dans ce cas, le salarié ne remplit pas les conditions d’éligibilité requises et visées à l’article 4.1.

Il est d’ailleurs rappelé que l’employeur a la responsabilité et l’obligation de veiller à ce qu’un collaborateur ne se retrouve pas en situation de difficulté professionnelle du fait du télétravail.

Article 6.2 – Procédure de refus

En cas d’avis négatif, le manager en fait part au collaborateur par écrit en mentionnant notamment les motifs du refus qui doivent impérativement reposer sur des critères objectifs et préciser les éléments attendus pour lever ce refus. Si le refus est lié à l’autonomie du collaborateur, un plan d’accompagnement doit être mis en place et suivi.

Une nouvelle demande peut être réintroduite à l’issue d’un délai minimum de 4 mois et fera l’objet d’un nouvel examen. En cas d’évolution de la situation sur le motif ayant justifié le refus, le manager procède à un réexamen sans délai.

Dans l’hypothèse où une difficulté persistante surviendrait, ce cas sera examiné en concertation avec la Direction des Ressources Humaines.

Article 6.3 – Définition et modalités de mise en œuvre de la période d’adaptation

Article 6.3.1 – Définition de la période d’adaptation

Cette forme d’organisation du travail est soumise à une période d’adaptation. Cette période d’adaptation permet aux collaborateurs d’expérimenter le dispositif du télétravail et de s’assurer qu’il répond à leurs attentes et leurs besoins.

Elle s’applique à tout nouveau télétravailleur, à compter de son embauche, ou à compter de son entrée dans le dispositif du télétravail.

La mise en œuvre du télétravail pourra se faire de manière progressive pendant la période d’adaptation afin d’assurer au collaborateur la maîtrise des technologies nécessaires ainsi qu’un bon fonctionnement de l’organisation de l’équipe à laquelle il appartient.

Article 6.3.2 - Modalités de mise en œuvre de la période d’adaptation

Durée de la période d’adaptation - La période d’adaptation est d’un mois. Toute suspension de l’exécution du contrat de travail, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

Aménagement et fin du dispositif pendant la période d’adaptation : Le collaborateur ou le manager peut décider unilatéralement de mettre un terme à la période d’adaptation. Le manager et le collaborateur peuvent, dans le cadre d’un échange, adapter les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Article 7 – Organisation du travail dans les locaux de l’Entreprise et du télétravail

Un temps de présence sur site de 8 jours par mois (soit l’équivalent préconisé au niveau des accords d’équipes de 2 jours par semaine en moyenne pour un collaborateur à plein temps) est désormais obligatoire, autorisant ainsi un temps de télétravail pouvant aller jusqu’à 12 jours par mois (soit l’équivalent préconisé au niveau des accords d’équipes de 3 jours par semaine en moyenne pour un collaborateur à temps plein).

Pour les salariés à temps partiel, y compris les temps partiels thérapeutiques, le temps obligatoire de présence sur site sera adapté, proportionnellement au temps de travail effectif du salarié et tiendra compte des contraintes inhérentes de services (définies notamment dans l’accord d’équipe).

Article 7.1 – Raisons et activités nécessitant une présence obligatoire dans les locaux de l’Entreprise

Le rythme et l’organisation des journées consacrées aux réunions d’animation d’équipe sur site peuvent varier pour les collaborateurs et sont précisés dans l’accord d’équipe (ou team agreement).

Les parties conviennent que les équipes se retrouveront sur site pour les évènements et/ou activités suivantes (à minima) :    

• Accueillir un nouveau collaborateur au sein de l’équipe et lors des acticités permettant leur intégration organisée par les équipes RH ou le manager (le jour de son arrivée ainsi que chaque semaine pendant les 6 premiers mois de son intégration et autant que de besoin exprimé par le nouvel embauché)

• Participer à des entretiens RH/managériaux tels qu’entretien de fixation d’objectifs entretien d’évaluation de fin d’année, entretien professionnel,

• Des entretiens individuels réguliers (un par mois) ;

• Participer à des temps forts et événements en équipe ou inter-équipes organisés par l’entreprise ou l’équipe (en opportunité en fonction du calendrier et de l’activité de l’équipe/Entreprise),  

• Participer à des journées en équipe sur site (une fois tous les 15 jours)

• Prendre part à toutes activités collaboratives organisées par l’entreprise où le présentiel est jugé pertinent,  

• Favoriser des contacts informels indispensables à la cohésion de l’équipe, la transversalité des relations et le maintien d’un contact humain,  

• De toutes les activités d’équipe définies par l’accord d’équipe qui précisera le rythme de retour sur site pour chacune d’entre elles.

Article 7.2 – Horaires de travail et plages de joignabilité

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures et auxquels s’applique l’horaire variable continuent à en bénéficier en télétravail dans le respect des principes définis à l’accord du 9 juillet 2004 sur l‘organisation, l’aménagement et la réduction du temps de travail. L’horaire journalier ne peut être supérieur à 10h.

Le contrôle des horaires nécessite 4 badgeages par jour dans l’outil informatique de gestion des temps Pléiades depuis l’ordinateur portable du collaborateur.

Le manager contrôle le respect des durées du travail. En tout état de cause, une attention particulière sera portée à l’évolution des soldes horaires individuels (en débit 25h et en crédit 55h). En cas d’évolution anormale le manager et la RH étudieront avec le collaborateur les actions correctrices nécessaires.

Pour les jours de travail dans les locaux de l’entreprise les collaborateurs concernés restent soumis au régime de décompte de temps de travail applicable dans l’Entreprise.

Le collaborateur devra pouvoir être joint en télétravail dans les mêmes conditions que lorsqu’il est présent sur son lieu de travail. Les collaborateurs bénéficiant sur site des horaires variables devront être joignables sur les plages horaires suivantes : le matin entre 9h30 et 11h30 et l’après-midi entre 14h30 et 16h00.

Pendant ces plages horaires, le salarié est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences auxquelles sa présence est requise et de consulter sa messagerie électronique régulièrement.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail.

L’exercice du télétravail s’inscrit dans le cadre de l’organisation du service et à ce titre, les collaborateurs en télétravail, dans les mêmes conditions que s’ils étaient sur site, sont susceptibles d’assurer les éventuelles permanences organisées dans le service dans le cadre de la concertation prévue à cet effet.

Le collaborateur devra pouvoir être joint dans les mêmes conditions que lorsqu’il est présent sur son lieu de travail. Les collaborateurs bénéficiant sur site des horaires variables devront être joignables sur les plages horaires suivantes : le matin entre 9h30 et 11h30 et l’après-midi entre 14h30 et 16h00. Les collaborateurs tenus d’effectuer des permanences ou astreintes devront être joignables sur les plages qui leur seront affectées.

Les collaborateurs disposent d'un droit à la déconnexion qui vise à préserver leur vie privée et à favoriser la meilleure articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale (cf. Article 11).

Les jours télétravaillés devront être saisis dans l’outil de gestion RH dédié (Pléiades au moment de la signature du présent accord ou tout autre outil qui viendrait s’y substituer.

Article 7.3 - Mise en œuvre du principe d’ajustement – prévention du risque d’isolement

Les jours de présence obligatoire sont proratisés en cas d’absence du collaborateur au cours du mois, de congé et en cas de travail à temps partiel.

Le collaborateur reste libre de revenir travailler sur site de manière plus fréquente.

Sauf situation d’urgence ou nécessaire à assurer ponctuellement le bon fonctionnement du service, le manager peut augmenter, en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires, individuellement et collectivement le nombre de jours de présence obligatoire sur site compte tenu :

• Des contraintes techniques et matérielles inhérentes à l’activité,

• D’impératifs professionnels (exemples : formations en présentiel, réunions sur site, périodes de pic d’activité imposant une présence sur site, projets transversaux, remplacement d’un autre collaborateur absent, etc),

• Des difficultés rencontrées par le collaborateur dans l’accomplissement de ses missions (exemples :

baisse constatée de la qualité du travail / de la performance notamment liée au travail à distance).

En cas d’urgence nécessitant la présence impérieuse du collaborateur sur site, le manager prévient le collaborateur qui doit rejoindre le site au plus vite (le jour ouvré suivant la demande du manager).

Si le collaborateur non-cadre, dont le temps de travail est décompté en heures, se trouve dans l’impossibilité de faire le déplacement pour se rendre sur site en dehors de ses horaires de travail, le trajet sera effectué pendant ses horaires de travail. La part de ce temps de déplacement professionnel coïncidant avec l'horaire de travail n’entrainera aucune perte de salaire pour ce dernier.

En cas de situation de souffrance constatée par le manager ou le responsable des ressources humaines et liée à l’isolement du collaborateur en télétravail, il est proposé à ce dernier de revenir travailler sur site. Le manager et le collaborateur peuvent bénéficier des dispositifs d’accompagnement prévus pour ces situations dans les mêmes conditions que les collaborateurs présents sur site (service de santé au travail, permanence sociale, plate-forme d’écoute psychologique, etc…).

Article 7.4 – Organisation collective du télétravail dans le cadre d’un accord d’équipe

Article 7.4.1 – Description de l’accord d’équipe

Un accord d’équipe est mis en place obligatoirement par équipe. Elle correspond à la déclinaison opérationnelle du présent accord.

Il a vocation à détailler les aspects pratiques et opérationnels du déploiement du Smart Working - télétravail au sein de chaque équipe/ service afin notamment d’assurer un fonctionnement optimal de l’activité et de garantir une continuité de service en toutes circonstances.

La définition et la mise en œuvre des contrats d’équipes reposent sur le principe de concertation et le principe de confiance.

Dans l’objectif d’assurer une harmonisation des contrats d’équipes déployés au sein d’activités similaires et complémentaires, chaque Direction, accompagnée par la Direction des Ressources humaines, veille à la cohérence de ces accords d’équipes entre eux.

Article 7.4.2 – Contenu de l’accord d’équipe

L’accord d’équipe peut notamment décrire :

• Les situations justifiant une présence sur site de l’/des équipe(s), par exemple : absence d’un collaborateur, besoin spécifique justifiant la présence des membres de l’équipe dans les locaux de l’Entreprise (accueil physique des entrants, gestion du courrier) ;

• L’organisation du Smart Working, par exemple : les modalités d’animation de l’/des équipe(s), nombre de jour de présence sur site nécessaire ou recommandé ; jour de la réunion mensuelle d’équipe sur site et jour hebdomadaire d’animation d’équipe en distanciel ou hybride ;

L’accord d’équipe est communiqué par courriel à tous les membres de l’/des équipe(s) par le manager.

Lorsque l’accord d’équipe ne permet pas/plus d’assurer la qualité de service, le manager planifie les journées de présence obligatoire et en informe ses équipes par tout moyen, dans les meilleurs délais.

Le collaborateur ne peut, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées, refuser de se rendre sur site lors des journées définies par son manager.

Article 8 - Modalités de mise en œuvre du principe de réversibilité

Article 8.1 - Réversibilité à l’initiative du manager

Avant la mise en œuvre de la réversibilité, le manager doit avoir déployé un plan d’action afin de permettre au collaborateur de corriger les situations identifiées comme bloquantes à la poursuite du dispositif.

Lorsque le plan d'action n'apporte pas les résultats attendus, et que la réversibilité est envisagée, le manager indique par écrit au collaborateur là (les) raison(s) justifiant la mise en œuvre du principe de réversibilité.

La réversibilité doit être justifiée et motivée par des éléments concrets, vérifiables et objectifs. Le responsable ressources humaines est informé par le manager lors de la mise en œuvre du principe de réversibilité. Le collaborateur ne peut s’y opposer.

Article 8.2 - Réversibilité à l’initiative du collaborateur

La demande de réversibilité à l’initiative du collaborateur doit être formalisée par écrit et envoyée à son manager et à la Direction des ressources humaines. Le manager ne peut s’y opposer. Il est rappelé qu’à tout moment, le collaborateur peut revenir sur son lieu de travail.

Article 8.3 - Délai de prévenance à l’issue duquel le collaborateur effectue ses missions sur site

Que la réversibilité soit à l’initiative du manager ou du collaborateur, un délai de prévenance d’un mois doit être respecté, sauf accord des parties fixant un délai de prévenance plus court.

Article 9 – Discrétion et confidentialité dans le cadre du télétravail

Le télétravail suppose que des données sensibles et confidentielles soient traitées en dehors des locaux de l’Entreprise.

Tout collaborateur en télétravail, doit au même titre que les collaborateurs travaillant dans les locaux, se conformer aux règles en vigueur en matière de confidentialité et de protection des données et notamment aux dispositions prévues dans le Règlement intérieur et notamment les Codes de conduite Sécurité qui y sont annexés. Il s’engage à être particulièrement attentif à la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations auxquelles il a accès quel qu’en soit le support (papier, support numérique, …).

Le collaborateur veillera notamment à verrouiller systématiquement sa session informatique lorsqu’il interrompt son activité professionnelle et à conserver comme strictement confidentiels ses identifiants et mots de passe. Il s’assure également que la connexion Internet qu’il utilise répond aux exigences définies par le code de conduite en matière de Sécurité de l’information annexés au Règlement intérieur de l’entreprise.

L’usage du support papier devra doit être très fortement limité lorsque le collaborateur est en télétravail afin de réduire les risques de perte ou de vol de données sensibles et confidentielles.

Article 10 – Circonstances exceptionnelles imposant le télétravail (ou travail distant)

Les dispositions relatives au télétravail ne sont pas applicables aux situations de travail distant généralisé en cas de circonstances exceptionnelles (notamment : épisode de pollution, épidémie/pandémie, grèves des transports en commun, intempéries, mesures gouvernementales imposées aux entreprises, travaux dans les bâtiments etc.) ou en cas de force majeure, tel que cela est prévu à l’article L. 1222-11 du Code du travail.

Il est néanmoins rappelé que dans ces circonstances, le travail distant généralisé, considéré comme un simple aménagement des conditions de travail, pourrait être mis en œuvre de manière unilatérale par la Direction et ce, afin de prévenir tout risque sur la santé et la sécurité des collaborateurs.

Dans le cadre de circonstances exceptionnelles imposant le travail distant généralisé, et avec l’accord du manager, le collaborateur pourra solliciter un aménagement temporaire de ses horaires habituels de travail, notamment en demandant à effectuer des journées décalées (commencer ou finir plus tôt ou plus tard sa journée de travail).

Article 11 – Droit et devoir de déconnexion

Le droit à la déconnexion s’entend comme le droit de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels pendant ses temps de repos et de congés.

La Direction réaffirme l’importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnelle. Le télétravail nécessite que chacun régule l’utilisation de ces moyens de communication en s’assurant du respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle des collaborateurs.

Les collaborateurs en télétravail bénéficient du même droit à la déconnexion que les collaborateurs travaillant sur site. Le fait de disposer d’outils professionnels à domicile ne doit pas entraver le droit à la déconnexion.

La bonne application de ce principe nécessite :

• L’implication et l’autodiscipline de chacun ;

• L’exemplarité des managers dans l’utilisation des outils de communication, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous.

Les parties renvoient aux modalités relatives au droit et devoir de déconnexion qui seront précisées lors de la négociation actuellement ouverte sur la Qualité de vie au travail au sein d’AXA Group Operations.

Article 12 – Indemnité liée au télétravail

En sus des équipements visés à l’article 13, les collaborateurs en télétravail bénéficieront d’une prise en charge des dépenses professionnelles liées à l’accomplissement du télétravail depuis le domicile à hauteur d’une indemnité forfaitaire mensuelle d’un montant de 20 € pendant la période de télétravail et sous réserve d’accomplir au moins 4 jours de télétravail dans le mois.

Le versement de l’indemnité forfaitaire est subordonné à l’acceptation de la demande en télétravail par le manager et au respect du process de formalisation de l’accès au télétravail prévue à l’article 6.1 ci-dessus

A titre dérogatoire, l’indemnité forfaitaire est également due lorsque la mise en place du télétravail est à l’initiative de l’employeur en raison de circonstances exceptionnelles.

Article 13 – Matériels professionnels mis à disposition du télétravailleur

Dans le cadre de leur activité professionnelle, les collaborateurs sont équipés d’un ordinateur portable, d’un chargeur, d’un casque audio, d’un téléphone portable professionnel (ou accès, à la demande expresse du collaborateur, au service BYOD), et sur demande d’un clavier externe et/ou d’une souris.

La maintenance et l’assistance informatique s’effectueront via l’outil SILVA (ou tout autre outil qui viendrait à s’y substituer ultérieurement).

Afin d’assurer les meilleures conditions de télétravail, AXA Group Operations s’engage à équiper ses collaborateurs comme suit : Les collaborateurs qui s’inscriront dans le présent accord, auront accès, à leur entrée dans le dispositif, à une plateforme d’achats négociés, pour bénéficier d’une participation à l’acquisition d’un fauteuil à hauteur de 80% maximum du prix du fauteuil de référence du catalogue, négocié par l’entreprise.

Le collaborateur pourra, moyennant la prise en charge du supplément, opter pour deux autres types de fauteuil.

L’ensemble de ces fauteuils est validé par la médecine du travail.

Un écran, référencé par AXA Group Operations, pourra être mis à disposition des collaborateurs le souhaitant.

L’ensemble des systèmes informatiques mis à la disposition du télétravailleur doivent être utilisés pour un usage exclusivement professionnel et le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l’accès d’un tiers à ces systèmes.

AXA Group Operations, en tant qu’employeur, prend en charge, dans le cadre de son contrat RC exploitation, les risques, dommages et responsabilité civile liés au matériel informatique fourni au télétravailleur. Toutefois, le télétravailleur s’engage à prévenir son assureur de son activité professionnelle à domicile (cf. supra art. 14).

Les collaborateurs en situation de handicap qui disposent d’un équipement spécifique pour exercer leurs fonctions sur site, peuvent bénéficier, sur préconisation du médecin du travail, d’un équipement supplémentaire sur un lieu de télétravail déclaré.

Le collaborateur doit prendre soin des équipements mis à sa disposition et en assurer la bonne conservation. Il doit informer immédiatement l’entreprise en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

Les collaborateurs s’engagent à restituer les équipements professionnels mis à leur disposition en cas de suspension ou de cessation de leur contrat de travail, sur simple demande de la Direction des ressources humaines.

PARTIE 2 - SANTE ET SECURITE

Article 14 - Espace de travail en situation de télétravail

Le collaborateur en télétravail doit aménager son espace de travail afin de garantir des conditions de travail sécurisées.

Une attestation d’assurance prenant en compte l’exercice d’une activité en télétravail établie par l’assureur MRH du domicile du salarié devra être produite par ce dernier.

Pour ce faire, l’Entreprise met à disposition des collaborateurs sur l’Intranet / la plateforme « Smart Working » /Télétravail un guide autodiagnostic pour aider les collaborateurs à évaluer ces conditions avant de déposer leur demande de télétravail.

Ce guide comportera également un encart spécifique sur les risques électriques ainsi que sur les gestes et postures à privilégier en vue de prévenir les Troubles Musculo Squelettiques.

Article 15 - Suivi médical

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et doivent être strictement respectées. Les collaborateurs bénéficient notamment de la visite de prévention et d’information auprès du médecin du travail dans les mêmes conditions que s’ils travaillaient sur site.

Article 16 - Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail

Le collaborateur travaillant à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs.

Article 17 - Présomption d’accident de travail

En cas d’accident sur un lieu de télétravail conforme aux dispositions de l’article 4.3, pendant le temps de travail, le lien professionnel sera présumé.

En cas d’accident, le collaborateur fournit tous les éléments nécessaires à la Direction Ressources Humaines qui effectuera la déclaration d’Accident du Travail. Le collaborateur en télétravail doit informer son manager de l’accident du travail dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’Entreprise.

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, l’employeur, l’instance représentative du personnel compétente et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu de télétravail afin de vérifier la bonne application des dispositions relatives à la santé et sécurité au travail. Le collaborateur doit préalablement donner son accord.

TITRE IV : L’ACCOMPAGNEMENT DES COLLABORATEURS ET DES MANAGERS DANS L’APPREHENSION DES NOUVELLES FACONS DE TRAVAILLER AU SEIN D’AXA GROUP OPERATIONS

Les parties signataires soulignent la nécessité :

• De mettre en place un plan d’accompagnement adapté aux spécificités des activités ou des métiers des collaborateurs concernés,

• De développer une approche progressive permettant la meilleure appropriation de tous.

Article 18. Plan d’accompagnement à destination des collaborateurs

Article 18.1 -Destiné à assurer le suivi managérial des télétravailleurs

Le manager et le collaborateur en télétravail organisent des réunions régulières afin de préserver le lien social et éviter l’isolement.

Ces réunions peuvent être aussi l’occasion d’aborder l’organisation de l’activité du collaborateur, sa charge de travail et ses éventuelles difficultés liées au régime de télétravail.

A minima une fois par an, à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation, ces thèmes sont abordés. Ils le sont également à l’occasion de l’entretien professionnel ou à tout moment jugé nécessaire.

Les dispositions relatives au suivi de la charge de travail sont par ailleurs réaffirmées à l’occasion de la négociation actuellement ouverte entre les partenaires sociaux sur la Qualité de vie au travail au sein d’AXA Group Operations.

Article 18.2 -Destiné à accompagner le développement des nouvelles façons de travail

Au-delà du suivi du manager des populations en télétravail, cet accompagnement doit trouver une traduction prioritaire dans un ensemble structuré de dispositifs de sensibilisation / formation et de développement professionnel pour permettre aux salariés concernés de s’adapter aux enjeux liés à la digitalisation, gagner en autonomie et les accompagner dans l’appropriation des outils et pratiques de travail efficientes de collaboration, dans un modèle de travail hybride.

Ainsi, le plan d’accompagnement qui pourra être proposé aux équipes dans le cadre du développement des nouvelles façons de travailler s’inscrira dans le respect des principes suivants :

• Aborder l’ensemble des dimensions liées au travail hybride,

• Mobiliser différents outils de formation adaptés aux besoins,

• S’adresser à l’ensemble des parties prenantes (managers, collaborateurs…),

• Être progressif et articulé dans le temps pour répondre aux besoins de développement.

Article 19. Plan d’accompagnement à destination de la ligne managériale

Une formation de la ligne managériale dans les domaines de gestion et animation d’équipe, d’accompagnement, de reconnaissance et d’encouragement des collaborateurs, de la prévention des risques professionnels, dont les risques psycho-sociaux, contribuera à leur permettre d’appréhender la notion de qualité de vie au travail dans toutes ses composantes, de les sensibiliser à l’importance de la démarche, de les outiller et leur permettre d’assurer efficacement le relais auprès de leurs équipes.

Dans le cadre des évolutions liées au « Smart working »/travail hybride, AXA Group Operations accompagnera les managers et leur fournira les moyens adaptés en vue de leur permettre, notamment de :

• Faciliter la planification et le pilotage de l’activité et des équipes selon la nature de l'activité,

• Définir des règles de fonctionnement d’équipes, dans le cadre des conventions d’équipes (ou team agreements) ;

• Définir des dispositifs adaptés permettant de renforcer le lien humain et le collectif de travail et de prévenir le risque d’isolement, au travers notamment d’échanges informels et de partage et de rituels d’équipe,

• Réguler l’usage des canaux de communication à distance pour éviter la sur-sollicitation et mieux utiliser les fonctionnalités avancées ou les nouveaux outils selon son fonctionnement d’équipe ; un partage des bonnes pratiques est encouragé. A titre d’exemple, pourra être prévu un temps dédié à la prise de connaissances des mails au retour des congés excédant une semaine,

• Adapter leur communication et leurs pratiques managériales selon les situations de travail en mode hybride.

Article 20. Parcours de formation proposés

Dans ce cadre, des formations accessibles aux collaborateurs depuis la plateforme de formation à distance ont été conçues :

• A destination des managers et notamment :

  • Des actions de sensibilisation aux enjeux du fonctionnement hybride via des webinars,

  • Des modules de e-learning autour du management à distance,

  • Des supports et outils spécifiques dédiés aux managers (modèle d’accord d’équipe ; espace dédié Manager Pitstop,…)

• A destination des collaborateurs et notamment :

  • Des modules de e-learning pour favoriser la collaboration à distance, 

  • Des formations aux outils collaboratifs,

  • Des ateliers de co-construction des accords d’équipes 

Les Ressources Humaines sont bien entendu à disposition des collaborateurs et des managers afin de les assister dans la mise en œuvre de ces actions et formations

TITRE V : DISPOSITIONS GENERALES

Article 21. Suivi de l’accord dans la cadre d’une Commission de suivi

La mise en place de l’ensemble des actions qui précède en faveur du développement du Smart Working – télétravail généralisé et plus globalement des nouvelles façons de travailler nécessite un suivi d’application réalisé avec les signataires de celui-ci.

Cette Commission est chargée du suivi de l’application du présent accord. Elle est mise en place de façon complémentaire aux IRP et sans préjudice des compétences de ceux-ci.

La Commission de suivi est composée :

• De représentants des organisations syndicales représentatives signataires (2 membres par organisation syndicale représentative signataire) :

• De représentants de la Direction ;

La Commission de suivi se réunit une fois par an.

Ses principales missions consistent à :

• faire le bilan des actions menées tant au titre du développement du Smart Working – télétravail généralisé qu’au niveau des autres modalités d’organisation du travail,

• suivre ces indicateurs et leur évolution (nombre de télétravailleurs, nombre de jours télétravaillés en moyenne par mois, nombre de publics spécifiques ayant sollicité des dispositions dérogatoires)

Article 22. Durée - Effet – Revoyure

L’accord prend effet au 1^er mai 2022. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Les dispositions du présent accord viennent se substituer aux dispositions de l’accord AXA Services sur le télétravail du 7 décembre 2018.

Les parties conviennent qu’elles échangeront concernant l’attribution éventuelle de tickets restaurant pour les jours télétravaillés, à l’occasion de la renégociation du contrat de restauration collective avec SODEXO.

Article 23. Publicité et dépôt

Conformément aux dispositions des articles D. 2231-4 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, accompagné des pièces requises.

Il sera remis en un exemplaire au greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion.

Fait à Paris, le 28 Mars 2022

Pour l’UES AXA Group Operations,

Composée du GIE AXA Group Operations France et d’AXA Group Operations SAS :

Nom-Prénom	Titre	Signature
XXX	Directrice Responsable des HRBP’s, de la Practice Transformation et Conduite du Changement.

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

Nom-Prénom	Organisation Syndicale	Signature
XXX XXX	CFDT
XXX XXX	CFE-CGC
XXX XXX	CGT
XXX XXX	UDPA-UNSA