Accord d'entreprise "ACCORD SUR L'UTILISATION DES RESSOURCES NUMERIQUES ET LE DROIT A LA DECONNEXION" chez ASS CHRETIEN INSTITUT SOCIAL SANTE FRAN (Siège)

Accord sur l’utilisation des ressources numériques et le droit à la déconnexion

Entre :

L’Association Chrétienne des Institutions Sociales et de Santé de France, Association Loi 1901, dont le siège social est situé au Centre Vauban – 199/201 rue Colbert à LILLE (59 000),

représentée par Monsieur XXX, en qualité de Directeur Général

D’une part,

Et

Les Délégués syndicaux centraux :

Madame XXX (CFDT)

Madame XXX (CGT)

Madame XXX (CFTC)

D’autre part,

Préambule

Dans le cadre de la négociation sur la qualité de vie au travail, depuis le 1^er janvier 2017, il doit être évoqué entre l’employeur et les syndicats les modalités d’exercice du droit à la déconnexion (alinéa 7 de l’article L 2242-8 du Code du Travail par la loi Travail du 8 août 2016).

L’ACIS-France comme beaucoup d’entreprise n’a pas échappé à l’introduction du numérique dans l’espace de travail.

En effet, ordinateur portable, tablette, smartphone sont présents dans l’Association. Pour autant, il est important de garantir le temps de repos à chaque salarié et l’équilibre entre vie privée / familiale et vie professionnelle.

Au sein de la société, les modes de travail ont évolué. Des salariés restent « connectés » de manière importante, même en dehors de leur temps de travail.

L’ACIS-France ne dispose pas de texte interne sur ce sujet mis à part quelques articles du règlement intérieur du personnel.

Il a été proposé aux délégués syndicaux d’engager une négociation plus large que le droit à la déconnexion.

Ainsi, il a été convenu de négocier un accord d’entreprise sur l’utilisation des ressources numériques comprenant à la fois les modalités du droit à la déconnexion et les dispositifs de régularisation des outils numériques.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord est applicable, à l’ensemble des utilisateurs des ressources numériques de l’ACIS France.

La liste des structures concernées est annexée au présent accord et pourront s’y ajouter les établissements futurs de l’Association.

Article 1.1 – Définition des ressources numériques

Il est entendu par ressources numériques :

- l’ensemble des matériels, outils numériques et contenus numériques : ordinateurs portables, tablettes, logiciels, serveurs, supports de stockage, tous fichiers …

- les moyens de communication : téléphones portables, smartphones, internet, systèmes de messagerie, intranet…

Appartenant à l’ACIS-France et mis à disposition du salarié.

En effet, ne sont pas visés ici les moyens numériques appartenant aux salariés dont l’utilisation au sein de l’Association est régit par le règlement intérieur du personnel.

Article 1.2 – Définition des utilisateurs

Il est entendu par utilisateur les salariés de tous les établissements de l’ACIS-France y compris le siège social et ce peu importe la nature de leur contrat de travail.

Article 2 - Bonnes pratiques des ressources numériques

Article 2.1 - Utilisation et Accès aux ressources numériques

Tout membre du personnel est tenu de conserver en bon état, de façon générale tout le matériel qui lui est confié en vue de l’exécution de son travail.

Il est rappelé que sauf cas autorisé par l’employeur, il est interdit d’emporter les ressources numériques appartenant à l’Association en dehors de l’établissement.

Dans le cadre de la protection des outils fournis par l’employeur, l’utilisateur veillera :

- à prendre soins des outils fournis,

- à les ranger dans des lieux sécurisés

- à ne pas laisser ces équipements sans surveillance dans les lieux dont l’accès n’est pas contrôlé

De plus, seuls les équipements fournis et validés par la direction peuvent être installés et connectés aux réseaux internes. Les personnes accueillies et leurs proches peuvent se connecter au réseau privé invité.

Chaque utilisateur dispose de moyens d’authentification personnels (identifiants ; mot de passe) déterminés par la Direction vu le cas échéant avec le Responsable du département comptabilité et système d’information du siège social. L’identifiant et le mot de passe ne peuvent pas être modifiés par l’utilisateur. Ces moyens d’authentification pour l’accès aux ressources numériques de l’ACIS-France ne doivent pas être communiqués par l’utilisateur à une autre personne. Il est responsable de leur confidentialité.

L’utilisation des ressources numériques est en principe réservée au cadre professionnel.
Conformément au règlement intérieur du personnel, l’usage à des fins privées est toléré dès lors qu’elle reste marginale et n’affecte pas le travail du salarié et de ses collègues.

L’utilisateur veillera à ne pas entraver le bon fonctionnement du réseau informatique de l’Association.

Dans un pareil cas, le Responsable du département comptabilité et système d’information pourra identifier le poste de travail et l’utilisateur à l’origine du ralentissement ou de la mauvaise utilisation du réseau informatique. Il sera alors exigé un changement des pratiques informatiques du dit utilisateur.

Il est rappelé que sauf dans les cas légalement prévus, il est interdit de prendre en photo, de filmer, d’enregistrer les résidents, les familles, les collègues et toute personne dans l’établissement

Conformément au règlement intérieur du personnel, l'utilisation abusive des ressources numériques de l’entreprise, peut entraîner des sanctions disciplinaires.

Article 2.2 - Utilisation d’Internet 

Dans le cadre de leur activité, les utilisateurs peuvent avoir accès à internet.
L’utilisation d’internet à des fins privées est tolérée dès lors qu’elle reste marginale et n’affecte pas le travail du salarié et de ses collègues. L’utilisateur doit éviter d’installer des logiciels, de copier ou d’installer des fichiers susceptibles de créer des risques de sécurité au sein du réseau informatique de l’Association.

Dans de pareils cas, le Responsable du département comptabilité et système d’information pourra identifier le poste de travail et l’utilisateur à l’origine du ralentissement ou de la mauvaise utilisation du réseau informatique. Il sera alors exigé un changement des pratiques informatiques du dit utilisateur

Les utilisateurs ne doivent en aucun cas se livrer à une activité illicite ou porter atteinte aux intérêts de l’Association.

Il est rappelé que conformément au règlement intérieur du personnel, il est interdit de naviguer ou de télécharger ou de chater sur des sites à caractère pornographique,… ou tout site dont la consultation est répréhensible par la Loi.

Conformément au règlement intérieur du personnel, l'utilisation abusive des ressources numériques de l’entreprise, peut entraîner des sanctions disciplinaires.

Article 2.3 - Utilisation de la messagerie électronique :

Ne sont pas visées ici les messageries du logiciel TITAN qui font l’objet d’un paragraphe particulier.

Les communications par mail au titre et au nom de l’Association ne peuvent se faire qu’au travers des boîtes mails autorisées par la Direction Générale et créées par le Responsable du département comptabilité et système d’information. L’utilisation d’adresse mail personnelle pour communiquer au titre et au nom de l’Association n’est pas autorisée.

Les adresses mail ainsi créées par l’Association doivent être utilisées à des fins professionnelles. Tout message envoyé ou reçu depuis le poste de travail fourni par l’employeur est considéré comme étant de nature professionnelle sauf indication contraire.

L’usage de la messagerie électronique à des fins personnelles est toléré dans des limites raisonnables ne pouvant avoir de conséquence sur le travail et la bonne marche de l’entreprise.

Dans de pareils cas, le Responsable du département comptabilité et système d’information pourra identifier le poste de travail et l’utilisateur à l’origine. Il sera alors exigé un changement des pratiques informatiques du dit utilisateur.

Conformément au règlement intérieur du personnel, l'utilisation abusive des ressources numériques de l’entreprise, peut entraîner des sanctions disciplinaires.

Afin d’éviter un sentiment de surcharge de travail des utilisateurs et afin de préserver la santé de chacun, il est conseillé aux utilisateurs de :

- limiter le relevé de ses mails;
- de privilégier le regroupement d’information à destination d’une personne dans un seul e-mail ;
- de ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire ;
- de ne mettre en copie des mails que les personnes concernées ;

Sauf autorisation exceptionnelle du Directeur Général, l’accès à la boite mail n’est pas possible en dehors de l’établissement sauf pour la Direction générale, les Directions d’établissement et les Responsables de département du siège social.

Pour ces dernières personnes, l’accès et le traitement des mails en dehors des heures normales de travail fait l’objet d’un paragraphe particulier dans la seconde partie du document qui traite du droit à la déconnexion.

Pour les autres salariés de l’Association, pendant leur repos et en cas d’absence, ils n’ont pas accès à leur boîte mail. Cette dernière étant un outil de travail, elle pourra être consultée par tous autres collaborateurs désignés par la direction ou le responsable de service.

Article 2.4 - Utilisation du smartphone 

L’ACIS-France met à disposition de certains collaborateurs un smartphone. Cette mise à disposition fait l’objet d’un écrit lors de la mise en place ou à l’embauche afin de déterminer les modalités d’utilisation du smartphone.
L’usage de cet outil est accordé expressément et nominativement à la personne à qui il a été remis, et ce dans un but professionnel.

L’usage privé est toléré en cas de nécessité.

L’utilisateur respecte le forfait prévu par l’employeur et limite les appels vers et depuis l’étranger. Le WI-FI est privilégié pour la connexion à internet.

Le téléphone est le moyen de communication le plus rapide et efficace en cas d’urgence ou d’évènement grave. Son utilisation est strictement limitée à ces situations en dehors des horaires normaux de travail. En effet, il est demandé que l’organisation du travail soit telle que les appels en dehors des heures normales de travail soient très exceptionnels.

Article 2.5 - Utilisation de l’outil TITAN

Il est rappelé aux utilisateurs que le logiciel TITAN est un outil de suivi des personnes accueillies au sein des établissements.

Il ne constitue pas un moyen de communication avec la Direction en dehors de la prise en charge des personnes accueillies.

Article 2.6 - Contacts directs 

Il est rappelé aux utilisateurs que l’usage des ressources numériques complète les techniques de travail habituelles telles que les réunions et entrevues et ne s’y substitue pas. Leur usage ne doit pas entraver la communication des différents collaborateurs.
Il est primordial de favoriser les échanges directs avec ses collègues ou sa hiérarchie.

Il convient également de privilégier la communication orale pour signaler toute absence ou retard et de limiter l’usage des sms et e-mail dans ce type de situation.

Article 3 - Respect des données à caractères personnelles

Conformément à la loi 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel doivent être soumis à une déclaration ou une autorisation de la CNIL.

Ces déclarations sont gérées par le Responsable du département comptabilité et système d’information qui est le correspondant et le référent en la matière.

Article 4 - Le droit a la déconnexion

Article 4.1 - Accès limité au serveur en dehors de l’établissement 

Afin de garantir l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des utilisateurs, l’accès au serveur à distance n’est possible que pour :
-Le Directeur Général ;
-Le Directeur, Adjoint au Directeur Général ;
-Le Responsable du département des Affaires Juridiques et des Ressources Humaines ;
-Le Responsable du département Comptabilité et du Système d’Information.

Les personnes visées ont cet accès en raison de la possibilité qu’ils ont de se déplacer dans les structures de l’Association, ce qui nécessite un accès à distance.

Ils utiliseront leur connexion à distance qu’en cas de nécessité et dans une proportion raisonnable.

Article 4.2 - Traitement des e-mails en dehors des heures normales de travail:

Afin de garantir l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des utilisateurs, l’accès aux boites e-mail n’est possible en dehors de l’établissement que pour :
-Le Directeur Général ;
-Le Directeur, Adjoint au Directeur Général ;
-Le Responsable du département des Affaires Juridiques et des Ressources Humaines ;
-Le Responsable du département Comptabilité et du Système d’Information

-les Directions d’établissement.

-le personnel pour qui une autorisation expresse et dérogatoire aurait été donnée par le Directeur Général.

Il est rappelé aux utilisateurs qui reçoivent un e-mail pendant leurs périodes de repos (soir, week end….), qu’ils n’ont pas l’obligation d’y apporter une réponse immédiate.
Il en est de même des messages téléphoniques professionnels reçus pendant les absences ou congés.

En cas de congés payés ou de repos de courte durée, il est demandé à l’utilisateur de mettre une réponse automatique indiquant la durée de l’absence et en redirigeant l’expéditeur sur une autre boite mail pour les cas d’urgence.

Pour les boites mails des utilisateurs visés au premier paragraphe, en cas d’absences longues (maladie maternité) ou d’absences inopinées de plus de 5 jours, l’employeur se réserve le droit de prendre les mesures nécessaires afin de pouvoir utiliser de nouveaux les boites mail et traiter les mails.

Afin de protéger le collaborateur et de respect sa vie privée, l’accès à la boite mail pourra être coupé pendant cette absence.

Chaque utilisateur est concerné par son propre droit à la déconnexion et doit en outre, éviter l’envoie d’e-mail en dehors de ses horaires normaux de travail, sauf cas d’urgence exceptionnelle.

Chaque utilisateur doit également veiller au respect du droit à la déconnexion de ses collègues.

Ainsi, il est rappelé à chacun qu’en dehors des heures normales de travail:
- de s’interroger sur le moment le plus opportun d’envoie d’un e-mail afin de ne pas créer de sentiment d’urgence.
- que les cas d’urgence se traitent par téléphone et non par mail.

Article 4.3 - Exceptions

En cas de circonstances exceptionnelles justifiées par la gravité d’une situation, la Direction Générale, les Directions d’établissement et le cas échéant, la personne qui détient la délégation de pouvoir (adjoint de direction, responsable infirmier(e) ou cadre infirmier(e)…), peuvent être contactés pendant leur repos, uniquement lorsqu’ils sont en situation de disponibilité téléphonique.
Les modalités d’intervention ont été déterminées dans un document signé des parties et dans l’accord d’entreprise d’aménagement du temps de travail.

Article 5 - Actions menées par l’Association

Afin d’assurer le droit à la déconnexion de ses salariés, l’ACIS-France a mis en place différentes mesures énumérées ci-dessous :

• Limiter l’accès à distance du serveur à certains salariés comme présenté ci-dessus

• Limiter l’accès aux boîtes mail en dehors de l’établissement à certains salariés comme présenté ci-dessus

• Mise en place d’actions de sensibilisation des collaborateurs concernés avec la signature d’un document individuel, l’accord d’aménagement du temps de travail et le présent document

• Lors des entretiens professionnels, ce point sera abordé par la direction générale ou les directions d’établissement selon les cas.

• Au quotidien, il est en effet impératif d’être vigilant et d’accompagner les personnes pour une meilleure gestion du temps et des priorités.

Article 6 –Clause de rendez-vous : Modalités de suivi de la mise en œuvre de l’accord

• Suivi avec les Directions d’établissement de l’avancée de l’accord

• Information aux délégués syndicaux centraux chaque année

Article 10 - Durée - Effet

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à compter du 1^er Janvier 2018, sous réserve de l’absence d’opposition du ou des syndicats majoritaires dans un délai de 8 jours à compter de la notification du présent accord aux Organisations Syndicales Représentatives.

A l’expiration de ce délai d’opposition, le présent accord fera l’objet d’un dépôt, en deux exemplaires, auprès de la DIRECCTE du ressort duquel l’accord a été conclu, soit LILLE.

Un exemplaire sera simultanément envoyé au greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion, soit LILLE.

Article 11 - Révision

Le présent accord est révisé sur demande de l’une ou l’autre des parties signataires ou qui y ont adhéré.

Cette demande explicite les points à aborder et est remise en mains propres contre décharge ou notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires.

Au plus tard dans les 3 mois de réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouvel accord.

Les articles révisés donnent lieu à des avenants, qui produiront les mêmes effets que l’accord initial, dès leur entrée en vigueur, suite au dépôt

Article 12 - Dispositions finales

Un exemplaire du présent accord est remis à chaque délégué syndical, au comité central d’entreprise, aux comités d’établissement et aux délégués du personnel.

Un exemplaire fait l’objet d’un affichage sur le tableau réservé aux communications de la Direction dans toutes les structures de l’Association.

Fait à LILLE, Le 20 décembre 2017

En six exemplaires.

Pour l’ACIS France XXX Directeur Général		XXX Déléguée syndicale CFDT Santé Sociaux
		XXX Déléguée syndicale CGT XXX Déléguée syndicale CFTC

Etablissement	Adresse	CP	Ville	SIRET
00 ACIS-France Siège social	199/201 rue Colbert Centre Vauban	59000	LILLE	400 720 264 000 29
01 EHPAD Maison des Augustines	43 porte de la Ville - B.P. 10	73330	PONT DE BEAUVOISIN	400 720 264 000 11
02 EHPAD Notre Dame de France	18 rue des Minimes	80100	ABBEVILLE	400 720 264 001 51
03 EHPAD Jean XXIII	18 rue d’Avanne	25320	MONTFERRAND-LE-CHÂTEAU	400 720 264 000 37
04 EHPAD Le Prieuré	27 rue Nantaise	44160	PONTCHÂTEAU	400 720 264 000 45
05 EHPAD La Providence	32 rue Beufferie	72200	LA FLÈCHE	400 720 264 000 60
06 EHPAD La Compassion	5 rue de la Barre	54930	SAINT-FIRMIN	400 720 264 001 02
07 EHPAD Saint Vincent de Paul	20 rue Guy Bouriat	72530	YVRÉ L’ÉVÊQUE	400 720 264 000 78
08 EHPAD Laurent Valzer	2 rue d’Avanne	25320	MONTFERRAND-LE-CHÂTEAU	400 720 264 000 94
09 EHPAD Les Fassoles	20 rue des Fassoles	21240	TALANT	400 720 264 000 86
10 EHPAD Centre Desfontaines	8 rue Mère Marie Pia	91480	QUINCY-SOUS-SÉNART	400 720 264 001 10
11 EHPAD Centre Claudine Echernier	320 route des Gorges du Fier	74650	CHAVANOD	400 720 264 001 36
12 EHPAD Beau Site	16 rue de l’Abbé Harmand	54740	HAROUE	400 720 264 002 01
13 EHPAD Saint-Joseph	16 rue de Gérofosse	91150	ÉTAMPES	400 720 264 001 44
14 EHPAD Saint Joseph	La Croix Gourieux	22130	CREHEN	400 720 264 001 69
15 EHPAD Abbé CHARRON	1 rue de la Grande Maison	89690	CHEROY	400 720 264 002 19
16 EHPAD Communauté de Blon	1 rue de Blon - BP 50188	14500	VAUDRY	400 720 264 001 93
17 EHPAD Maison des Augustines	15 rue de l’Abreuvoir – BP 229	77100	MEAUX	400 720 264 002 27
18 Foyer du Col du Frêne	425 rue Hortense Mancini	73250	SAINT PIERRE D’ALBIGNY	400 720 264 002 35