Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez CAPSUGEL PLOERMEL (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL - GROUPE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

• La Société

Représentée par,

• La Société,

Représentée par,

D’UNE PART,

ET :

• Pour la Société

• Pour la Société

D’AUTRE PART.

ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :

Les parties rappellent, à la conclusion du présent accord, que le télétravail au sein du groupe repose sur un choix personnel accepté par l’employeur. Il ne saurait être un outil permettant de gérer d’éventuelles difficultés d’organisation du travail, de déplacement ou de conditions de travail.

Les parties confirment leur volonté de maintenir le lien entre la Société et les Salariés au plus près des activités, entendent valoriser l’esprit d’équipe et veiller au bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC).

ARTICLE 1- CADRE DU TELETRAVAIL & PRINCIPES GENERAUX

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ses locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Cette définition exclut de facto (liste non–exhaustive) les Salariés des populations ventes (Sales), développement de l’activité (Business Development) et développement commercial (Commercial Development) dont le travail est exécuté de manière quasi exclusive en-dehors des locaux de la Société sauf circonstances particulières (visites clients notamment) ; ces Salariés font l’objet d’un article spécifique à leur organisation du travail dans leurs contrats de travail.

Les parties réaffirment l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail qui doit guider la négociation locale et qui impose qu’au moins 3 jours entiers par semaine complète d’activité (hors congés payés, jours RTT, jours de repos, ...) soient travaillés dans les locaux au sein desquels le Salarié bénéficiant du dispositif de télétravail exerce habituellement son activité.

ARTICLE 2- CONDITIONS

2-1- Eligibilité

Le télétravail n’est pas une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du Salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du Salarié puisse être exercée à distance.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail les Salariés :

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou partiel à 80 % minimum ;

• Justifiant une tenue minimale de 12 mois dans le poste (cette période de tenue de poste ne tient compte que de 2 motifs d’absence : congés payés, jours de repos) ;

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail) ;

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance ;

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme ;

• Soumis à une convention de forfait jour annuel (218 jours par an).

Par ailleurs, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les Salariés :

• dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de la Société;

• qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique (pas d’accès internet, domicile inadapté, par exemple).

Sont donc de facto exclus du dispositif du télétravail les Salariés dont l’activité inclut les tâches suivantes (liste non exhaustive) :

• activités en horaires postés ;

• activités de production au sens conduite/pilotage d’équipements de production, tri, conditionnement, impression ;

• activités de maintenance opérationnelle (intervention sur les équipements, bâtiments et utilités) ;

• activités de métrologie ;

• activités d’accueil physique ;

• activités de laboratoire au sens utilisation d’équipements d’analyse, de développement ou de formulation constituant l’essence du métier ;

• activités de logistique opérationnelle (exemple : Magasinier-Cariste) ;

• activités de consultation/revue de documents matérialisés GMP, qui réglementairement, ne peuvent quitter les locaux de la Société.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les Salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, en convention « CIFRE » ainsi que les stagiaires.

2-2- Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du Salarié que de l’employeur. Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du Salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au Salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le Salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

ARTICLE 3- MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL RÉGULIER

3-1- Candidature & acceptation

Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail régulier est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et du département Ressources Humaines à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail).

Le responsable hiérarchique sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs réguliers au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

De manière plus générale, la Société considérera notamment le nombre de télétravailleurs réguliers en vue d’accepter ou rejeter toute nouvelle demande individuelle de télétravail.

L’Infirmier(ère) de Santé au Travail recevra du département Ressources Humaines la liste des candidats au télétravail et fera part, dans le respect des règles déontologiques, de toute situation individuelle qui lui semblerait rendre le télétravail inapproprié.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

• Le Salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par courrier (recommandé avec accusé de réception ou remis en mains-propres contre décharge) ou courriel auprès de son responsable hiérarchique ;

• Le responsable hiérarchique examine la demande du Salarié et organise un entretien avec le Salarié notamment pour apprécier les motivations de celui-ci ;

• Le responsable hiérarchique répond au Salarié. Cette réponse sera délivrée par écrit, après validation du département Ressources Humaines, dans un délai maximum d’un mois. Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La réponse se traduisant par un refus sera motivée. L’absence de réponse dans les délais ne vaut ni accord ni refus, la Société s’engageant à tout mettre en œuvre pour répondre dans le délai imparti.

L’accord entre le Salarié et la Société sera formalisé par un avenant au contrat de travail à durée déterminée. Le renouvellement est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et du département Ressources Humaines.

La procédure décrite ci-dessus s’applique en dehors des cas spécifiques de recours au télétravail précisés ci-dessous :

• Situations individuelles spécifiques, en particulier les « personnes en situation de handicap » pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi ;

• Circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou des événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif. Ainsi, en cas d’épisode de pollution, lorsque des mesures propres à limiter l’ampleur et les effets de la pointe de pollution ont été prises (il s’agit des mesures prises en application du plan de protection de l’atmosphère comme la mise en place de la circulation alternée), l’employeur fait droit à la demande du Salarié de recourir au télétravail, lorsque la nature des activités qu’il exerce le permet.

Dans les cas décrits ci-dessus, le recours au télétravail se fera en s’inspirant des dispositions du présent accord, à l’exception de celles prévues en matière d’éligibilité et de candidature et d’acceptation. S’agissant du rythme du télétravail, il sera adapté pour tenir compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées ci-dessus.

Un suivi annuel sera communiqué en Comité Social et Économique qui permettra d’examiner les éventuelles difficultés liées à la mise en œuvre du télétravail. Il prendra connaissance notamment du nombre de télétravailleurs et du nombre et des motifs des refus.

3-2- Période d’adaptation & réversibilité permanente

Une période d’adaptation de trois mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, et au-delà, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance de 21 jours calendaires minimum.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le Salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

3-3- Changement de fonction, de service ou de domicile

A l’initiative du Salarié ou du responsable hiérarchique, un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service ou de domicile du Salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

3-4- Organisation

3-4-1- Rythme de télétravail

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, le Salarié bénéficiant du dispositif de télétravail régulier devra travailler au moins 3 jours entiers par semaine complète dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité.

En conséquence, l’activité exercée en télétravail à domicile ne pourra excéder :

• une journée complète par semaine travaillée pour les Salariés à temps partiel à 80% éligibles au télétravail ;

• deux journées complètes par semaine travaillée pour les Salariés à temps complet.

Il est cependant convenu que pour certains travailleurs en situation de handicap ce rythme pourra être revu et adapté.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services (exemples : formations, réunions, visites clients, audits, …), certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à l’initiative du Salarié ou à la demande expresse de la Société/du responsable hiérarchique. Le Salarié a la possibilité de reporter la/les journée(s) de télétravail sur une autre journée de la semaine donnée. Aucun report sur les semaines précédentes ou suivantes n’est possible.

Si pour des raisons personnelles, notamment d’ordre technique (panne de chauffage, panne d’internet, panne d’électricité, …), le Salarié ne peut exercer son activité à son domicile un ou des jours initialement prévus en télétravail, il exercera alors dans les locaux de la Société son activité sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période.

Il est précisé que peuvent être accolés aux journées de télétravail tout motif d’absence (exemple : congés payés, jours RTT, jours de repos, récupérations, …), l’accord quant à ces journées d’absences restant soumises à l’approbation du responsable hiérarchique direct.

3-4-2- Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le Salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du Salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

De plus, la Société s’engage à ce que les Salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs managers dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres Salariés, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches.

Lors de l’entretien professionnel tous les 2 ans, le responsable hiérarchique fera un point spécifique avec le Salarié sur sa situation de télétravailleur (avantages, axes d’amélioration, …).

3-4-3- Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

3-4-3-1- Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des Salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société.

3-4-3-2- Contrôle et gestion du temps de travail

Le Salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans la Société. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans les locaux de la Société, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le management, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

Les Salariés concernés peuvent être contactés sur les plages suivantes :

• Pas avant 8h30 ;

• Plus après 18h30.

L’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures).

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les TIC devront être maîtrisées et dans ce cadre il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement dans lequel il accomplit régulièrement son travail, ou à défaut, à tout le moins pendant la durée légale de repos quotidien. Le Salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par la Société (TIC).

A ce titre, les parties rappellent qu’une charte sur le droit à la déconnexion a été publiée/mise à disposition à l’attention de tous les Salariés concernés. Dans ce cadre, il est rappelé que les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre au téléphone ou aux e-mails en dehors de ces plages horaires réputées être les heures de travail habituelles, ainsi que pendant leur pause déjeuner (de 45 minutes à 1h30) et « pause-café » (15 minutes en une ou plusieurs fois).

3-4-4- Environnement et équipement de travail

L’employeur demande au Salarié, préalablement à son passage en télétravail, d’attester sur l’honneur de la compatibilité technique, organisationnelle et électrique de sa zone de travail à domicile. Cette attestation sur l’honneur est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun Salarié ne saurait effectuer son activité sans fournir cette attestation.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail ; il confirme également bénéficier d’une connexion internet de qualité permettant un accès rapide et sécurisé.

Il s’engage également à ce que l’environnement personnel soit propice au travail et à la concentration.

La Société s’engage à fournir un ordinateur portable dans la mesure où le Salarié n’en serait pas déjà équipé à titre professionnel.

En ce qui concerne la téléphonie, les parties rappellent que les Salariés ont la possibilité d’être joignables par des outils tels que le renvoi de ligne professionnelle vers la ligne personnelle, la messagerie instantanée (type Skype), etc, …

La Société ne mettra donc pas à disposition de solution de téléphonie supplémentaire.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par la Société reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés.

Il est rappelé que la Société assure une assistance technique externalisée aux Salariés, notamment pour tout ce qui relève des problématiques informatiques.

3-5- Assurances

Le Salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le Salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant.

Le télétravailleur tiendra à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance.

Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

3-6- Actions de sensibilisation

Des actions de sensibilisation spécifiques du management au travail à distance seront organisées.

La Société communiquera sur la mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation du travail. Un bilan sera réalisé chaque année et présenté en réunion de Comité Social & Economique.

3-7- Droits & devoirs du Salarié

3-7-1- Droits collectifs

Le Salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux Salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société.

3-7-2- Droits individuels (article L1222-10 du Code du Travail)

Outre ses obligations de droit commun vis-à-vis de ses Salariés, l’employeur est tenu à l’égard du Salarié en télétravail :

• D’informer le Salarié de toute restriction à l’usage d’équipements ou d’outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions ;

• De lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature ;

• D’organiser toutes les deux années un entretien qui porte notamment sur les conditions d’accès du Salarié et sa charge de travail.

Les Parties rappellent l’interdiction de toute forme de discrimination ; à ce titre, toute discrimination liée à la situation de télétravailleur est formellement proscrite.

3-7-3- Santé & sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

L’employeur et la CSSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence.

Si un accident survient au domicile pendant le/les jours de télétravail, le Salarié en avise sa hiérarchie, la direction des ressources humaines et le service sécurité dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la Société.

L’espace de travail à domicile est bien un lieu de travail selon les jours et horaires convenus par avenant au contrat de travail entre le Salarié et l’employeur. Tout accident survenu au télétravailleur sur le lieu où est exercé le télétravail pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de la Société.

Dans le cadre de l’évaluation des risques professionnels, les risques liés au télétravail seront évalués et ajoutés à ladite évaluation des risques professionnels de la Société.

ARTICLE 4 - MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL

4-1- Prérequis au télétravail occasionnel

Il est entendu que le télétravail occasionnel ne peut être mis en œuvre qu’à la condition que le Salarié dispose effectivement à son domicile de son ordinateur portable professionnel.

4-2- Définition

Le télétravail occasionnel a pour vocation unique de répondre à des besoins ponctuels, et souvent imprévus, lorsqu’une situation de télétravail se crée (exemples : déménagement en cours des bureaux, grève ou pollution rendant impossible le déplacement sur le lieu de travail, rendez-vous professionnel à l’extérieur en cours de journée ne rendant pas nécessaire un retour sur le lieu habituel de travail, départ/retour de déplacement professionnel/formation externe en cours de journée ne rendant pas nécessaire un retour sur le lieu habituel de travail …).

Autrement dit, l’opportunité de recourir au télétravail est dans ce cas temporaire et facilite en pratique la bonne exécution de la prestation de travail malgré un imprévu.

Un télétravailleur régulier peut être, de par les circonstances imprévues à l’origine du télétravail occasionnel listées ci-avant, éligible au télétravail occasionnel.

4-3- Mise en œuvre du télétravail occasionnel

En cas de recours occasionnel au télétravail, celui-ci pourra être mis en œuvre d’un commun accord entre l’employeur et le Salarié.

Cet accord pourra être recueilli par tout moyen écrit à chaque fois qu’il est mis en œuvre ; autrement dit, un échange de courriels pourra suffire à formaliser et sécuriser ce recours au télétravail ; les horaires de travail convenus devront être précisés dans ledit courriel.

Le télétravail occasionnel ne fait donc pas l’objet d’un avenant au contrat de travail.

4-4- Organisation du télétravail occasionnel

La possibilité de télétravail occasionnel est plafonnée à 2 jours par mois, dans la limite de 12 jours par année calendaire.

Dans tous les cas, il est rappelé que la totalité de l’activité exercée en télétravail (régulier + occasionnel) ne pourra excéder :

• une journée complète par semaine travaillée pour les Salariés à temps partiel à 80% ;

• deux journées complètes par semaine travaillée pour les Salariés à temps complet.

4-5- Sécurité

En complément, il est précisé que l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

ARTICLE 5 – PROTECTION DES DONNÉES, CONFIDENTIALITÉ

Le Salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans l’article 10 (Charte Informatique) du Règlement Intérieur.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe et login notamment) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par la Société. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

ARTICLE 6 - DISPOSITIONS FINALES

6-1- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

6-2- Dénonciation et révision

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires en respectant un préavis de 3 mois. La dénonciation doit être notifiée conformément aux dispositions en vigueur.

Il pourra être révisé à tout moment par les parties signataires et/ou par les organisations syndicales représentatives de salariés qui auront adhéré dans les conditions en vigueur. L’avenant sera négocié, conclu et fera l’objet d’un dépôt conformément aux dispositions en vigueur.

Il est précisé que la révision ou, le cas échéant, la dénonciation, n’aura d’effet qu’à compter de l’élection des membres du CSE suivant la révision ou la dénonciation.

6-3- Publicité, dépôt, entrée en vigueur

Le présent accord a été établi en quatre exemplaires originaux. Il a été remis à chacune des parties signataires.

Il sera notifié par la Société, par lettre recommandée avec avis de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, signataires ou non.

Le présent accord sera déposé, à la diligence du groupe, en deux exemplaires, dont une version originale sur support papier signée des parties et une version sur support électronique (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), auprès de la DIRECCTE – Unité territoriale du Morbihan avec un exemplaire déposé au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de VANNES.

Le présent accord sera publié conformément à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du code du travail.

Le présent accord entrera en vigueur au jour de la signature des présentes.

Fait à

Le 7 novembre 2018

Pour le syndicat

Pour la Société

Pour la Société