Accord d'entreprise "Un Accord collectif relatif au Télétravail" chez ALKAN (Siège)

ARESIA VALENTON SAS

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

• La Société ARESIA VALENTON SAS, ci-après dénommée « l’Entreprise »

Dont le siège est situé Rue du 8 mai 1945 à 94460 VALENTON, représentée par xxxxx, agissant en qualité de Directeur Général,

SIRET : 403 071 988 00022 - Code APE 3030Z

D’une part,

Et

• Les Délégués Syndicaux désignés par les organisations syndicales :

• La CFDT représentée par xxxxx, déléguée syndicale ;

• La CFE - CGC représentée par xxxxx, délégué syndical ;

• La CGT représentée par xxxxx, délégué syndical.

D’autre part

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre des négociations annuelles obligatoires de l’année 2023, la Direction et les partenaires sociaux ont convenu de conclure un nouvel accord télétravail.

Cet accord marque la volonté des parties, de donner par le développement du télétravail, davantage de flexibilité dans l’organisation de son travail, de favoriser l’équilibre vie privée/vie professionnelle, et d’améliorer ainsi la qualité de vie au travail.

Cette démarche s’inscrit dans la dynamique d’innovation de ARESIA Valenton.

Les parties ont toutefois souligné que le télétravail ne se prête pas à tous les métiers et tous les postes de travail.

Elles ont souhaité également rappeler que le télétravail est le fruit d’une relation de confiance, ne devant nuire ni au bon fonctionnement de l’entreprise, ni à sa convivialité.

La mise en place efficace du télétravail doit ainsi également reposer sur les principes suivants :

• Le strict respect du volontariat

• La préservation du lien social

• Une organisation de travail adaptée

• Le respect de la vie privée et du droit à la déconnexion

• L’absence de toute différence de traitement pour les salariés télétravailleurs, notamment en termes de missions et d’évaluation professionnelle.

Le télétravail est une forme d’organisation du travail soumise à l’approbation préalable du salarié comme de l’employeur. Il ne saurait se substituer à une journée d’absence du salarié, notamment en cas d’arrêt maladie ou de garde d’enfant malade.

Au terme de leurs échanges, les parties sont parvenues au présent accord définissant les conditions d’accès et de mise en œuvre du télétravail.

Article 1 – Cadre de l’accord

1.1 – Objet et définitions

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’accès et des conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l’entreprise.

Conformément à l’article L.1222-9, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Au sein de ARESI A Valenton, le télétravail peut être régulier ou occasionnel.

Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées entières effectuées de manière régulière et définies par avenant au contrat de travail, sur 12 mois consécutifs.

Le télétravail « occasionnel » est effectué de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps.

Ainsi, ce nouvel accord fusionne les notions de télétravail occasionnel et régulier. Il est désormais fait référence au « télétravail hebdomadaire »

La demande de « télétravail hebdomadaire » est effectuée par le salarié disposant du matériel nécessaire, via le logiciel de gestion des temps, auprès de son responsable hiérarchique. Elle doit être motivée et mentionner le ou les jours visés.

L’accord ou le refus s’effectue dans les mêmes formes.

De même, les dispositions du présent accord ne s’appliquent pas dans les situations exceptionnelles ou cas spécifiques de recours au télétravail pour lesquelles des dérogations sont possibles :

• Situations individuelles spécifiques ;

• Le télétravail mis en œuvre dans le cadre d’une recommandation de la médecine du travail, en particulier les « personnes en situation de handicap » pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi ;

• Sur proposition de la Direction lors de circonstances collectives particulières telles qu’une pandémie, un épisode de forte pollution, des évènements climatiques ponctuels affectant durablement et significativement la circulation et les moyens de transport collectif.

Article 2 – Modalités et dispositions générales du télétravail

2.1 – Lieu du télétravail

Par principe, le télétravail s’exerce au domicile habituel du salarié et doit être doté des équipements permettant les échanges téléphoniques et la transmission de données numériques.

Il peut également s’effectuer ponctuellement dans un autre lieu sous réserve que ce lieu soit en France et doté des équipements nécessaires au télétravail. Dans ce cas, le salarié doit informer le service Ressources Humaines de l’adresse où le télétravail s’accomplira.

2.2 – Rythme du télétravail

Tout salarié remplissant les conditions d’éligibilité pourra être autorisé à télé-travailler jusqu’à 2 jours par semaine dans le cadre du « télétravail hebdomadaire ».

2.3 - Planification des jours de télétravail

Chaque demande doit être effectuée, sauf circonstances exceptionnelles, au moins 2 jours avant la date envisagée de télétravail et donne lieu à une validation du responsable hiérarchique du collaborateur concerné. La demande ne peut être faite plus d’un mois avant la date de télétravail souhaitée.

Le responsable hiérarchique se réserve le droit d’accepter ou non la demande, notamment en raison de l’intérêt légitime de l’entreprise (nature des dossiers traités, appartenance à une équipe spécifique, gestion de certains clients…) ou du non-respect des conditions d’éligibilité. Le refus est expressément motivé.

En cas d’absence de réponse de la part du responsable hiérarchique, la demande de télétravail vaudra par défaut acceptation.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son responsable hiérarchique ou de la Direction, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service. Toutefois et dès que c’est possible, les réunions internes doivent être organisées en visio-conférence.

Une journée de télétravail non effectuée ne peut pas être reportée d’une semaine sur l’autre.

Le responsable hiérarchique doit nécessairement veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service.

La Direction pourra, par la diffusion d’une note de service, informer les salariés d’une période pendant laquelle le télétravail hebdomadaire sera suspendu, pour des raisons liées à l’activité de l’entreprise. Pendant cette période, toutes les demandes de télétravail éventuellement présentées seront présumées avoir été rejetées pour le motif visé dans la note de service.

2.4 – Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec le salarié en télétravail et s’assure que l’organisation des réunions de service ou des formations permette la présence du salarié.

Les conditions d’activité, le suivi de sa charge de travail et le maintien du lien sont abordés au moins une fois par an entre le responsable et le télétravailleur dans le cadre des entretiens annuels.

A tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou le responsable concerné.

2.5 – Formalisation du télétravail

En cas de télétravail « hebdomadaire », l’accord du salarié et de son manager est formalisé au moyen de l’outil en ligne en vigueur dans la société ou, à défaut, par courriel par la validation par le manager de la demande du salarié.

Aucun avenant au contrat de travail ne sera nécessaire pour bénéficier du « télétravail hebdomadaire ».

Les avenants télétravail régis par l’accord collectif relatif au télétravail du 1^er décembre 2020 et en cours de validité à la date de signature du présent accord prendront fin à la date indiquée sur ces mêmes avenants.

Article 3 – Accès au télétravail

3.1 – Principe de volontariat et d’engagement mutuel

Les parties signataires conviennent que le télétravail relève de l’initiative du salarié. Il est fondé sur la base du volontariat et subordonné à l’accord de l’employeur.

Par ailleurs, il est convenu entre les parties que l’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Il nécessite également certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps et la maîtrise des applications informatiques indispensables pour son activité.

3.2 – Activités éligibles

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, de façon partielle et dont le niveau de dématérialisation des documents de travail est suffisant.

Par ailleurs, les salariés éligibles ne doivent pas perturber par leur absence le bon fonctionnement de leur équipe de rattachement et ne pas nécessiter un soutien managérial rapproché.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités :

• Qui exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux ;

• Qui nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu de travail habituel ;

• Qui nécessitent d'assurer un accueil physique des clients, fournisseurs ou du personnel ;

• Qui impliquent l’accès et le traitement de certaines données considérées comme sensibles/confidentielles ou l'utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise.

3.3 – Salariés éligibles

La possibilité de télé-travailler est ouverte à tous les salariés en contrat à durée indéterminée à temps plein ou partiel à 80% (hors Cadres SRH) et dont les postes et les activités sont éligibles au télétravail.

Pour être éligibles, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

• Justifier d’une période d’essai validée ;

• Disposer d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé ;

• Occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;

• Disposer au préalable du matériel informatique nécessaire à l’exercice du télétravail (ordinateur portable professionnel et moyens de connexion professionnels) ;

Le salarié doit être muni du matériel nécessaire à l’accomplissement de ses fonctions, en particulier un ordinateur portable. Il doit également disposer d’une connexion internet stable et performante et d’un réseau téléphonique de qualité suffisante.

Il est expressément précisé que la mise à disposition d’un téléphone portable professionnel n’est pas un critère d’éligibilité au télétravail. En contrepartie, le salarié qui n’en bénéficie pas accepte, dans le cadre du télétravail, d’être joignable par tout moyen (téléphone personnel ou via messagerie instantanée).

Enfin, le salarié doit s’assurer qu’il dispose d’un espace de travail lui permettant d’exercer ses fonctions dans des conditions favorables.

Ainsi, le salarié ne doit pas avoir à engager de frais supplémentaires pour travailler sous cette forme d’organisation du travail. Si le salarié décide de lui-même d’engager des frais supplémentaires, la société ne prendra pas en charge ces derniers.

Le salarié doit préalablement informer sa compagnie d’assurance qu’il est susceptible d’exercer son activité professionnelle en télétravail à son domicile et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvrent ces journées de travail.

Le salarié s’engage à remettre à la société une attestation de son assurance multirisque habitation établissant l’existence de cette couverture.

Considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage, les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail.

Dans un souci de ne pas déconnecter les salariés à temps partiel ou forfait réduit du milieu du travail, les salariés dont la durée du travail est inférieure à 4j par semaine ne sont pas éligibles au télétravail.

3.4 – Changement de fonction, service ou domicile

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique est possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, ou de domicile ou lieu de télétravail du salarié, et peut donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.

Article 4 – Mise en œuvre du télétravail

4.2 - Pièces justificatives

Chaque début d’année, il sera demandé au salarié souhaitant bénéficier du télétravail hebdomadaire de remettre les documents suivants :

• Une attestation sur l’honneur attestant de la disposition d’un espace dédié permettant de travailler dans des bonnes conditions de travail et de la conformité des installations électriques du domicile ou du lieu du télétravail fixé ;

• Une attestation d’assurance habitation mentionnant la connaissance de la situation de télétravailleur du salarié.

L’entreprise ne prend pas en charge les frais d’installation ou de mise en conformité des installations au domicile du salarié ou au lieu du télétravail fixé.

Article 5 – Organisation du télétravail

5.1 – Organisation de l’activité en télétravail

5.1.1 – Planification et décompte du temps de travail

Les jours de télétravail doivent être planifiés à l’avance. Ils sont saisis par le télétravailleur dans l’outil de gestion des temps (en utilisant le motif spécifique TEL) et dans le calendrier outlook.

Pour le salarié en « horaires », la journée de télétravail correspond à la durée de travail définie dans son contrat. La journée de télétravail ne peut générer de dépassement d’horaires dans le cadre du règlement d’horaires variables, ni d’heures supplémentaires ou complémentaires.

Pour les Cadres en convention de forfait jours, chaque journée de télétravail équivaut à une journée de travail quel que soit le nombre d’heures effectué.

5.1.2 - Plages horaires de « disponibilité »

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur dans l'entreprise et sous réserve de respecter les plages horaires de disponibilité pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur assure l’ensemble de ses missions et est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Pour les salariés en horaires collectifs, la plage de disponibilité est déterminée avec le responsable hiérarchique en tenant compte de l’horaire habituel de fonctionnement du service, des horaires d’ouverture et fermeture du site et du poste occupé.

Pour les cadres au forfait jours, autonomes dans l'organisation de leur gestion du temps, la plage horaire est déterminée avec le responsable hiérarchique qui doit s'assurer que la durée de travail quotidienne maximale soit limitée à 10 heures.

Dans tous les cas, l’amplitude des plages horaires doit impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées maximales de travail hebdomadaires et quotidiennes ainsi que les durées minimales légales de repos quotidien et hebdomadaire.

5.2 - Contrôle et gestion du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail, en lien avec son responsable, gère l’organisation de son temps de travail, dans le respect de la législation, des conventions, accords collectifs et règles d’horaires et de durée du travail applicables au sein de l’entreprise.

Le responsable, tout en tenant compte des contraintes opérationnelles de l’équipe et de l’activité, doit veiller à respecter l’autonomie du télétravailleur dans l’organisation du télétravail.

En aucun cas le télétravail ne peut modifier les missions et les activités habituelles du télétravailleur, ses objectifs, ses horaires, sa durée de travail effective et sa charge de travail.

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

5.3 – Droit à la déconnexion et protection de la vie privée

Les parties signataires rappellent que tous les salariés bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion et que le télétravailleur bénéficie de toutes les dispositions de la Charte relative à la déconnexion et à la protection de la vie privée.

A ce titre, le salarié en télétravail dispose de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à sa disposition. Son responsable doit veiller au respect de ce droit notamment en s’attachant à ne pas contacter le salarié hors des périodes définies dans l’avenant au contrat.

5.4 – Equipements de travail

Le salarié doit s’assurer, lors de sa demande de télétravail, de la compatibilité de son installation (connexion internet, matériel informatique, ligne téléphonique) avec un fonctionnement en télétravail. Il doit également s’assurer de la conformité de l’installation électrique de son domicile ou du lieu d’exercice du télétravail fixé et remettre une attestation de conformité permettant l’utilisation des Technologies de l’information et de la communication (TIC).

L'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail :

• Une connexion à distance pour un accès sécurité au réseau de l’entreprise ;

• Un ordinateur portable dans le cas où le salarié n’en serait pas doté dans les locaux de l’entreprise ;

• Une messagerie instantanée (ex : Microsoft Teams) pour réaliser des appels téléphoniques ou des visioconférences.

Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par l’entreprise.

En cas de difficultés d’utilisation ou de mauvais fonctionnement des équipements ou de la connexion internet, le télétravailleur doit aviser son responsable et contacter la Direction Informatique.

Toute détérioration, perte ou vol doit être déclaré auprès de la Direction informatique dans les plus brefs délais.

Le télétravailleur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

Le matériel à usage strictement professionnel mis à la disposition par l'entreprise restant sa propriété, le salarié s’engage à le restituer à la fin de la période de télétravail.

Pour des raisons de sécurité, les équipements mis à disposition ne peuvent être déplacés à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'entreprise.

Le télétravailleur s’engage à ne pas utiliser le matériel à usage professionnel pendant les périodes de suspension du contrat (maladie, congés, RTT …).

Le télétravailleur s’engage à utiliser le matériel et équipements dans le respect des dispositions du règlement intérieur et de l’ensemble des règles et interdictions prévues dans la charte du bon usage des moyens informatiques remise à la mise en place du télétravail.

Article 6 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables aux salariés en télétravail.

A cet effet, le salarié s’engage à prévoir un espace de travail dédié et adapté qui soit conforme et permette l’exécution du travail dans des conditions identiques à celles dans l’entreprise, notamment en matière de santé et de sécurité.

Le télétravailleur peut solliciter le service de santé au travail pour toute question relative à l’aménagement de l’espace de travail.

Le télétravailleur peut également s’adresser aux membres de la commission SSCT afin de s’assurer que son environnement de travail est conforme aux exigences de sécurité et de protection de la santé physique et psychologique.

Des informations rappelant les règles et les conseils en matière d’ergonomie et de travail sur écran seront communiquées au salarié en situation de télétravail.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle sur son lieu de télétravail.

L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Le télétravailleur doit donc informer dès que possible son responsable ainsi que le service des Ressources Humaines de la survenance d’un accident, dans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés, et dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 7 – Droits et garanties du salarié en télétravail

7.1 – Droits individuels et égalité de traitement

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n’étant pas en télétravail.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels et est soumis aux mêmes politiques d’évaluations que les autres salariés de l’entreprise.

Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux possibilités de développement de carrière que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

L’entreprise reste le lieu de travail de référence pour les télétravailleurs.

7.2 - Droits collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits légaux et conventionnels que l’ensemble des salariés, notamment de l’accès aux informations syndicales, de la participation aux élections professionnelles, et peut contacter les représentants du personnel.

7.3 – Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur s'engage à respecter les dispositions du règlement intérieur sur la confidentialité et la charte du bon usage des moyens informatiques.

Il s’engage à mettre en œuvre toutes les directives et consignes transmises par la Direction informatique, visant à assurer la protection des données et leur confidentialité.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Il doit également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction

7.4 – Assurance

Le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile ou à sa résidence secondaire et doit fournir à l’entreprise, avant la mise en place du télétravail, une attestation justifiant de la souscription multirisque habitation.

7.5 – Prise en charge financière

Dès lors que le télétravail s'exerce sur la base du volontariat et que l'entreprise fournit aux salariés en télétravail les équipements nécessaires, l'entreprise ne prend pas en charge les frais éventuels d'aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier.

Néanmoins, et sur présentation des justificatifs, l’entreprise prendra à sa charge le surcoût éventuel des polices d'assurance ou des éventuels frais d’installation ou de mise en service d’une connexion internet haut débit dans la limite d’un montant maximum de 200 euros.

7.6 – Sensibilisation et actions de communication

Afin que le déploiement de l’accord soit réalisé dans les meilleures conditions, des actions d’accompagnement et de sensibilisation seront organisées.

Un guide des bonnes pratiques rappelant notamment les droits et devoirs des salariés télétravailleurs ainsi que des informations sur le travail sur écran et l’organisation de l'espace de travail au domicile sera diffusé.

Article 8 – Mise en œuvre et suivi de l'accord

La mise en œuvre de l’accord relatif au télétravail fait l’objet d’une information des membres du CSE.

Afin de s’assurer de la bonne application de l’accord, une commission de suivi, composée d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire, d’un membre du CSE et de deux représentants de la Direction, est constituée.

La commission se réunit chaque année, à l’initiative de la Direction, dans le mois qui suit la date anniversaire de l’accord afin d’effectuer un bilan sur la base des documents transmis par la Direction :

• Nombre des télétravailleurs et des cas particuliers (liste nominative par âge, sexe, statut, ancienneté) et nombre de jours,

• Nombre de demandes acceptées et refusées et motifs des refus,

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les salariés ou les responsables hiérarchiques,

• Eléments permettant de comparer l’évolution salariale et l’accès à la formation des télétravailleurs avec celle des autres salariés.

Au vue du bilan annuel ou dans le cas de difficultés d’interprétation, la commission de suivi pourra proposer des adaptations à certaines clauses de l’accord.

Au cours de la première année d’application du présent accord, il est convenu que la commission de suivi se réunisse dans un délai de 6 mois suivant la mise en place de l’accord.

Article 9 - Durée de l'accord, révision, dénonciation

Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il est conclu pour une durée indéterminée. Les avenants aux contrats de travail en cours à la date d’échéance de l’accord perdureront jusqu’à leur terme.

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Dans ce cas, les parties se réuniront, durant le préavis, pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les mêmes conditions.

Article 10 – Dépôt et Publicité

Le présent accord, établi en 5 exemplaires, sera notifié aux organisations syndicales représentatives au sein de la Société Aresia Valenton et sera déposé, conformément à la législation, de façon dématérialisée via la plateforme de téléprocédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il sera déposé aux greffes du Conseil de prud'hommes de Villeneuve St Georges.

Il sera diffusé à chaque salarié et affiché sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Valenton, le 20 mars 2023

Pour l’entreprise

xxxxx, Directeur Général

Pour les organisations syndicales

CGT CFDT CFE CGC