Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez VIAL MEDICAL INFUSION SYSTEMS - FRESENIUS VIAL (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU TELETRAVAIL

AU SEIN DE FRESENIUS VIAL

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

La société FRESENIUS VIAL SAS,

Au capital de 15 344 534,75 euros,

Immatriculée au RCS de Grenoble, sous le numéro B 408 720 282

Dont le siège social est situé à BREZINS (38590), Le Grand Chemin,

Représentée par_______, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’UNE PART,

ET :

Le syndicat CFDT, représenté par _________agissant en tant que déléguée syndicale de l’entreprise

D’AUTRE PART,

PREAMBULE :

Le présent accord s'inscrit dans le contexte suivant :

• Celui d'une société civile en profonde mutation, dont les transformations actuelles sont largement accompagnées par le développement des nouvelles technologies et des moyens de communication à distance ainsi que par un nouveau cadre légal.

• Celui d'une entreprise qui cherche à améliorer son niveau d'efficacité au travers notamment de l’organisation du travail tout en conciliant les aspects économiques, sociaux et environnementaux.

• Celui d'une entreprise, soucieuse de l'équilibre vie privée, vie professionnelle de ses salariés et qui souhaite développer son attractivité.

Ainsi les partenaires sociaux et la direction, attachés aux valeurs de bien être des salariés, de collaboration et d'efficacité, ont ouvert des négociations.

L'enjeu des dispositions du présent accord est bien évidemment un bénéfice partagé pour le salarié et pour l'entreprise mais également, par voie de conséquence, pour l’environnement, en réduisant l’empreinte carbone liée aux déplacements Domicile Travail.

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle et sur la performance délivrée par le salarié en situation de télétravail. Elles affirment également la nécessité de garder le lien social et la collaboration au travers les équipes.

C’est dans ce contexte que les parties ont négocié l’accord collectif suivant :

TITRE 1 - Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise FRESENIUS VIAL, remplissant les conditions définies ci-après.

Le présent accord ne concerne pas les travailleurs itinérants (ex: Force de Vente).

TITRE 2 – Définition et éligibilité

2.1 – Définition

Le télétravail est défini par le Code du travail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

2.2 - Critères d'éligibilité

Ce mode d'organisation est destiné aux salariés dont les activités sont compatibles avec une organisation de télétravail et qui donc remplissent tous les critères suivants :

1. Être autonome avec les savoir-faire et savoir-être nécessaires (comprenant l'aptitude du collaborateur à bien gérer son temps, à prioriser les demandes...) et avec une performance acceptable pour le manager (ne nécessitant pas un soutien managérial de proximité).

2. Avoir des activités réalisables à distance avec des livrables à exécuter et avec une qualité de travail rendu équivalente à celle d’un travail sur site.

2.3 – Cas spécifiques de recours au Télétravail

2.3.1 – Situation individuelle spécifique

Par situation individuelle spécifique, il faut entendre les personnes en situation de « handicap », les femmes enceintes, les personnes de retour de longue maladie… Pour les demandeurs appartenant à ces populations, l’aménagement du poste peut prendre la forme d’une solution temporaire de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi. Ces adaptations, si elles sont possibles, seront définies en accord avec le médecin du travail.

2.3.2 - Circonstances exceptionnelles collectives – L 1222-11

En cas de circonstances exceptionnelles ou force majeure (ex. épidémie, inondations du site…), la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement ponctuel du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise dans un mode d’organisation dégradée tout en garantissant la protection des salariés.

Ce dispositif ne pourra être déclenché qu’après décision de la direction de l’entreprise qui communiquera alors en ce sens. Dans ce cadre, la direction informera les personnes éligibles du processus à suivre.

Il est à noter que la garde d’enfant(s) ou la garde d’un proche malade n’est pas un motif de télétravail.

2.4. Limites au nombre de télétravailleurs simultanément absents

Sauf circonstances exceptionnelles, le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent.

En conséquence, les parties conviennent expressément que le nombre de salariés pouvant simultanément être en situation de télétravail est limité afin de répondre aux besoins de l’organisation. Le manager posera le cadre dans son service en accord avec son département et les nécessités de fonctionnement de son service.

Le cas échéant, un planning de roulement sera établi par chaque responsable de service.

TITRE 3 – Mise en place du télétravail

3-1.- Modalités administratives de mise en œuvre du télétravail

3.1.1 - Demande Initiale de Télétravail

Le passage en télétravail repose sur la base du volontariat.

Le salarié, qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail, en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique et à son HR Partner par le biais du formulaire mis à sa disposition par le département RH.

Ce dernier avec le service RH a un délai de 2 mois pour accepter ou refuser. Le refus devra être motivé et renseigné sur le formulaire. Le collaborateur pourra demander un entretien à son manager en cas de contestation des motivations du refus.

Quel que soit l’issue de cette demande (accord ou refus), elle sera valable pour une durée d’un an renouvelable, par tacite reconduction.

3.1.2 – Formalisation

Dans l’hypothèse où la demande de télétravail est acceptée, la signature du formulaire par le salarié, le manager et les RH vaut avenant initial au contrat de travail.

Cet avenant d’une durée de 1 an renouvelable établit le nombre de jours de télétravail que le salarié pourrait réaliser dans une semaine de travail standard.

Le renouvellement se fera par tacite reconduction, sauf remise en cause dans les conditions prévues au titre 7 (Fin du téletravail)

3-2 – Changement de fonctions

Lors d’un changement de fonction, l’accord de l’entreprise à la situation de télétravail cesse de plein droit.

Pour en bénéficier, le salarié devra répondre aux conditions d’éligibilité et aux conditions d’organisations de son nouveau service et/ou fonction.

Titre 4 – Conditions d’exécution

4-1 - Période d'adaptation et retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation de deux mois.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié confirme ses aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et/ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail et ces conditions d’exécution lui conviennent.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de deux semaines.

La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

4-2 – Présence obligatoire en entreprise et nombre de jours de télétravail

Afin de garder les dimensions de travail en équipe et de collaboration et afin de lutter contre l’isolement du salarié, les signataires souhaitent maintenir une présence physique des employés sur le site.

Dans ce cadre, la direction souhaite une présence à 60% minimum sur le site. Aussi, il sera veillé au fait que le télétravailleur ait 3 jours de présence sur site par semaine complète travaillée sur une semaine de 5 jours travaillés.

Ces dispositions feront l’objet d’adaptation pour les salariés à temps partiel. Dans ce cadre, les modalités seront adaptées pour permettre de répondre à une présence à 60% sur le site par mois.

En fonction de la nature du poste du salarié demandeur (nature et nombre d’interactions avec les équipes, indépendance pour réaliser la mission, manager hiérarchique ou transversal, expert…) et par accord entre le manager et les ressources humaines, 3 jours de télétravail par semaine pourraient être accordés exceptionnellement.

Afin de permettre une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, le télétravail pourra se faire en demi-journée.

Le nombre de jours de télétravail défini à l’avance dans le formulaire et son mode de fixation d’un commun accord doit se faire en bonne intelligence en gardant à l’esprit la performance de l’entreprise, la valeur ajoutée du salarié lors de son télétravail et de la souplesse. Les journées de télétravail non réalisées sur une semaine ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement.

Afin de garantir une cohérence dans l’arbitrage des demandes notamment au sein d’un même service, une rotation sur les jours de télétravail pourra être demandée aux équipiers.

De même, il pourra être demandé au télétravailleur, sans qu’il puisse opposer à la direction son statut de télétravailleur, de se rendre dans les locaux de l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire (réunion d’équipe, formation, rencontre avec des clients, entretien avec son supérieur etc …). Aucun report des jours non-télétravaillés n’est dû à ce titre.

4-3 – Rythme de télétravail

Une fois la demande acceptée, les modalités de déploiement seront définies en commun par le salarié et son responsable hiérarchique en cohérence avec les demandes de l’équipe et l’activité de son service.

La procédure sera :

• le salarié fait une demande de « Télétravail » au minimum 1 semaine à l’avance dans notre outil de gestion des temps, aujourd’hui HoroQuartz,

• En cas de refus de la demande, le manager motive le refus (avec un commentaire) via cet outil.

Dans des cas exceptionnels, le manager pourra annuler cette demande moins de 48h avant la date prévue en la motivant ou le salarié pourra faire une demande sous moins de 48h.

Les jours de télétravail dans la semaine peuvent être modifiés et ne peuvent en aucun cas être liés à un usage.

4-4 - Temps de travail

Le télétravailleur gère l’organisation de son travail dans les mêmes conditions que s’il l’exerçait sur site.

Le travail à effectuer dans le cadre du télétravail est équivalent à celui attendu durant les périodes de travail au sein de l’entreprise.

Ainsi, le télétravail ne modifie pas le régime de temps de travail qui est applicable au salarié (temps complet / temps partiel / forfait annuel en jours – en heures …).

Les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur peut être contacté, et/ou amené à participer à des réunions correspondent, pour les salariés soumis à un horaire préalablement défini, à l’horaire habituel de travail.

Pour les collaborateurs qui ne sont pas soumis à un horaire prédéfini de travail, les plages de disponibilités seront fixées lors de la formalisation de l’accord du recours au télétravail, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans l’entreprise.

Les moyens technologiques permettent au télétravailleur d’être en interaction avec l’entreprise et ne peuvent être en aucun cas un frein à son efficacité.

Compte tenu de la spécificité du télétravail, les parties au présent accord conviennent que lors des périodes dans lesquelles le salarié est placé en situation de télétravail, le temps de travail est conforme à son temps de travail sur site, qui sera considéré comme l’horaire de référence pour ces périodes de télé travail.

Il est rappelé que le télétravailleur doit organiser son temps de travail effectif en respectant :

- les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 1 semaine (L 3121-22 Code du travail) ;

- les durées minimales de repos, soit 11 heures par jour et 35 heures consécutives par semaine ainsi qu'un temps de pause journalier conforme à ses horaires de travail.

Le manager s’assurera que les activités envisagées par le télétravailleur de son équipe sont compatibles avec sa journée habituelle. À noter que pour le salarié soumis à un horaire de travail, le télétravailleur réalisera ses heures de travail journalier tel que prévu dans son organisation de temps de travail habituelle. En cas de réalisation d’heures supplémentaires, la procédure existante dans l’entreprise devra être respectée.

4-5 Régulation de la charge de travail

La hiérarchie et le salarié veilleront à ce qu’un équilibre, proportionné au temps de télétravail, soit assuré entre la charge de travail en entreprise et celle en télétravail.

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps du travail des salariés fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail et que les durées maximales de travail, l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Ce suivi est notamment assuré par la tenue d’un entretien annuel, qui a lieu en même temps que l’entretien annuel d’évaluation, et à l’occasion duquel les thèmes suivants sont abordés :

• la charge de travail du salarié

• le respect des durées maximales de travail et d’amplitude, le respect des durées minimales des repos

• les besoins de formations.

• les conditions d’activité du télétravailleur ;

En complément de l’entretien annuel, chaque salarié pourra demander l’organisation d’un entretien à son manager en vue d’aborder l’articulation entre vie privée et professionnelle.

Par ailleurs, le salarié qui entre deux entretiens périodiques rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos, estime que sa charge de travail est trop importante ou ressent un sentiment d’isolement a le devoir d’alerter immédiatement sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation invoquée afin que la situation soit analysée, et le cas échéant corrigée.

Les salariés en télétravail pourront exercer leur droit à la déconnexion conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise en date du 5 avril 2018, ainsi que de tout texte s’y substituant.

4-6 Respect de la vie privée

Le télétravail doit s’articuler avec le principe du respect de la vie privée du salarié.

Dans ces conditions, les signataires prévoient plusieurs mesures destinées à assurer au mieux cette articulation.

Ainsi, et outre la fixation des plages de disponibilités et le rappel des règles relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos, les parties conviennent que l’entreprise ne diffusera pas les coordonnées personnelles du télétravailleur.

Il est également rappelé que lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie, congés payés…), le télétravailleur ne doit pas fournir de prestation de travail que ce soit en entreprise ou sous forme de télétravail.

4-7 Suspension temporaire du télétravail

La direction pourra suspendre temporairement le télétravail d’un salarié et demander la présence physique du salarié au sein de l’entreprise notamment dans l’une des hypothèses suivantes :

• remplacement d’un salarié absent,

• surcroît exceptionnel d’activité,

• panne de matériel nécessaire au télétravail

• Continuité Business

Le cas échéant, l’entreprise organisera un roulement entre les personnes dont le télétravail sera temporairement suspendu.

Titre 5 – Conformité du lieu d’exercice du télétravail 

5-1 Lieu du Télétravail 

Le télétravail sera effectué par principe au domicile du salarié.  

Le domicile s’entend du lieu de résidence habituel en France, du salarié, tel qu’il est déclaré à la Direction des Ressources Humaines et dont l’adresse apparait sur les bulletins de paie.  A ce titre, le salarié s’engage à communiquer à la Société tout changement d’adresse de sa résidence principale. 

Toutefois le télétravail dans un autre lieu que le domicile est possible, sous réserve que ce lieu soit conforme à l’exercice du télétravail et sous réserve de la déclaration préalable de ce lieu par le salarié et d’acceptation par le manager conformément à l’article 5. 

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.  

Le salarié s’engage à informer sa compagnie d’assurance de l’exercice de ses fonctions dans le cadre d’un télétravail et s’assure par ailleurs de la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail à la réglementation en vigueur. 

Il en certifie la conformité à la société par la remise d’une attestation sur l’honneur de conformité du lieu de télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité.  

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile ou dans le lieu autre que le domicile dans lequel il va effectuer le télétravail, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration. 

 

5-2 Attestation sur l’honneur de conformité du lieu de télétravail  

Le télétravailleur s’engage à fournir à l’employeur une attestation sur l’honneur dont un modèle est porté en annexe 1 de cet accord, dans laquelle il atteste de la conformité du ou des lieux de télétravail envisagés, tant du point de vue de la configuration des locaux que de la conformité aux règles de sécurité.  

Titre 6 – Équipements et protection des données

6.1 - Équipements liés au télétravail

Chaque télétravailleur doit être équipé d’un ordinateur portable fourni par l’entreprise ainsi que des accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie à distance (Teams par exemple).

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement présentes dans la charte informatique de l’entreprise.

Le choix de l’abonnement internet et la conclusion du contrat avec le fournisseur d’accès est à la charge du salarié. Le passage en télétravail est subordonné à l’existence d’une installation internet offrant une fiabilité et un niveau de performance compatibles avec l’utilisation des applications par le salarié dans le cadre de sa mission.

Le télétravail est une possibilité offerte par l’entreprise et sa mise en œuvre résulte d’une demande exclusive du salarié. De ce fait, le salarié accepte de prendre à sa charge son abonnement internet et autres équipements lui permettant de travailler à domicile. En aucun cas, les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail ne seront pris en charge par l’entreprise.

Les équipements fournis aux collaborateurs sont la propriété de l’entreprise. Le salarié en a l’usage tout au long de l’exécution du contrat de travail sous forme de télétravail. Le salarié restitue impérativement cet équipement lorsqu’il n’a plus le statut de télétravailleur ou en cas de départ de l’entreprise.

En cas de panne ou de dysfonctionnement de l’équipement, le salarié informe l’entreprise sans délai afin qu’une solution soit apportée au problème rencontré. Il pourra éventuellement être demandé au salarié de transporter l’équipement défectueux dans les locaux de l’entreprise.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur par l’entreprise est réservé à un usage professionnel et doit faire l’objet d’une utilisation conforme à la charte informatique en vigueur au sein de l’entreprise.

6.2 - Obligation de discrétion et de confidentialité des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Titre 7 – Fin du télétravail

Passé la période d’adaptation, l’arrêt du télétravail est possible à l’échéance de l’avenant annuel en respectant un délai de prévenance d’un mois, soit à l’initiative du salarié, soit à l’initiative du responsable hiérarchique avec l’accord des RH. Cette décision, si elle est à l’initiative de l’entreprise, sera motivée et expliquée au salarié télétravailleur.

Lorsqu’un poste sans télétravail se libère au sein de l’entreprise, les télétravailleurs pouvant prétendre à occuper ce poste seront informés par l’entreprise de cette disponibilité.

Cette information se réalise lors de la publication de la communication interne de l’entreprise.

Titre 8 Santé et sécurité au travail

Toutes les dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux télétravailleurs.

Dans ce cadre et si nécessaire, la CSSCT peut, sous réserve de l’accord du salarié, accéder à la résidence déclarée du télétravailleur.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer la Direction dans les mêmes conditions, délais et forme que celles applicables pour l’ensemble des salariés.

De leur propre initiative ou sur initiative de l’employeur, les télétravailleurs peuvent bénéficier d’une formation portant sur les conditions d’exécution du télétravail (ergonomie du poste de travail…) et sur les équipements techniques mis à leur disposition.

Titre 9 – Mise en œuvre et suivi de l’accord

5.1 – Durée et suivi de l’application de l’accord

Le présent accord prend effet à la date de sa signature et est conclu pour une durée indéterminée.

Afin d'assurer une continuité dans le dialogue social, les parties conviennent de suivre cet accord à l’occasion des réunions de la CSSCT.

Durant ces réunions, l’objectif sera de suivre la mise en œuvre du présent accord et d'établir un bilan global de l'application de l'accord. Il pourra être décidé de faire des ajustements de l’accord et de voir les impacts sur les autres accords (ex. Déconnexion, Diversité…).

5.2 – Dénonciation de l'accord

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par chacune des parties signataires, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

5.3 - Adhésion de l'accord

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

5.4. - Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum d’un mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

5.6 - Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de trois mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou par courrier recommandé avec accusé de réception.

5.7 - Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise.

Il sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage et via l’intranet.

5.8 - Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «Télé Accords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Grenoble.

5.9 - Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Brézins, le 9 janvier 2023

en triple exemplaires

Pour la société FRESENIUS VIAL Pour la CFDT