Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur la mise en place de l'organisation en télétravail en période de risques sanitaires" chez OCEA SMART BUILDING (Siège)

Entre les soussignés :

La société Ocea Smart Building, dont le siège social est situé 1 place Victor Hugo, 92 400 Courbevoie, immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 410 049 696 représentée par ………………………………….. agissant en qualité de Président,

D’une part,

ET

L’organisation syndicale CFTC représentée par ………………………….. en sa qualité de Délégué Syndical d’Ocea Smart Building,

L’organisation syndicale FO représentée par ………………………… en sa qualité de Délégué Syndical d’Ocea Smart Building,

D’autre part,

PREAMBULE :

Privilégiant le dialogue social, la direction et les délégations syndicales ont souhaité se rencontrer en vue d’aboutir à un Accord précisant les modalités de mise en œuvre de l’organisation en télétravail pendant cette période de risques sanitaires afin de limiter la propagation du coronavirus pendant cette période de présence et de circulation de la COVID-19 en France.

Les signataires rappellent que la confiance réciproque entre le manager et le collaborateur ainsi que le sens des responsabilités constituent les gages fondamentaux de la réussite de cette organisation de travail dans l’application des Valeurs de l’entreprise.

Le présent accord ne remet pas en cause les avenants aux contrats de travail des collaborateurs qui effectuaient du télétravail dans le cadre de l’Accord d’entreprise en date du 28 juin 2018. Ces collaborateurs pourront bénéficier des modalités de mise en œuvre du présent Accord sans toutefois dépasser en cumul le nombre de jours en télétravail précisé ci-après.

Article 1 – Définition du télétravail

En application de l’article L1222-9 du Code du Travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le Télétravail s’effectue sur la base du volontariat du collaborateur et en accord avec sa hiérarchie selon le process de candidature et des critères détaillés dans les articles suivants du présent accord.

En outre, l’article L1222-11 du Code du travail mentionne le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail où il peut être à l’initiative de l’employeur et imposé au collaborateur sous réserve de possibilités techniques pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Le télétravail peut être exercé selon les modalités suivantes :

• Le télétravail « fixe »,

• Le télétravail « flexible ».

Article 2 – Conditions d’éligibilité

2.1 - Collaborateurs éligibles

Le télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur,

• à réaliser son activité à distance compatible avec le principe lié à la continuité d’activité et aux impératifs inhérents à la relation client,

• à exercer ses fonctions de façon autonome et de disposer de l’autonomie de moyens suffisante et ne nécessitant pas une proximité managériale.

Ainsi, sont éligibles au télétravail les collaborateurs répondant aux critères suivants :

• Être en CDI ou en CDD (cf précision point 2.2 concernant les alternants),

• Avoir au moins 3 mois d’ancienneté dans le poste à la date de leur candidature,

• Travailler à temps plein ou en forfait jours à 80% ou à temps partiels à 80%,

• Avoir un emploi sédentaire (voir définition ci-dessous), compatible avec le principe lié à la continuité d’activité et aux impératifs inhérents à la relation client,

• Posséder un accès internet haut débit à son domicile.

Définition d’emploi sédentaire : « tout emploi dont les missions quotidiennes ne nécessitent pas d’effectuer des déplacements en dehors du lieu de travail habituel et d’être en contact physique avec des clients, prestataires ou collaborateurs ».

2.2 - Collaborateurs non-éligibles

Au regard des critères énoncés ci-dessus, les collaborateurs ci-dessous ne sont pas éligibles au télétravail :

• Les collaborateurs exerçant une activité dont le métier n’est pas compatible avec le télétravail : activité technique de terrain (techniciens, chef d’équipe, responsable technique, …), les commerciaux (hors Back Office commercial), …

• Les collaborateurs dont l’activité nécessite d’être physiquement présent dans les locaux de l’entreprise (accueil, gestion du courrier, certaines activités administratives, …),

• Sont exclus du télétravail les stagiaires, et les alternants en contrat d’apprentissage et de professionnalisation (si ces derniers ont une ancienneté dans le poste inférieure à un an), dans la mesure où l’accompagnement au sein d’une équipe et par le tuteur constitue une condition indispensable de la réussite de leur formation,

• Les membres du Comex et les Responsables d’Agence.

Article 3 – Mise en place du télétravail « fixe »

3.1 - Principe

Pour les collaborateurs éligibles, le télétravail « fixe » correspond à une organisation dans laquelle le jour de télétravail est fixé dans la semaine par accord entre le collaborateur et le manager.

3.2 – Modalités de l’activité télétravail « fixe »

Le télétravail « fixe » est limité pour les salariés à temps plein :

• Pour les managers : à une journée par semaine

• Pour les non-managers : à deux journées par semaine

Les collaborateurs en forfait jours réduit à 80% ou à temps partiel à 80% pourront bénéficier d’une journée de télétravail « fixe » par semaine.

Article 4 – Mise en place du télétravail « flexible »

4.1 – Principe

Pour les collaborateurs éligibles, le télétravail « flexible » correspond à une organisation dans laquelle le jour de télétravail ne peut être déterminé à l’avance, et doit permettre au collaborateur de réaliser une tâche spécifique décidée par son manager. Cette forme de télétravail est cumulable avec le télétravail « fixe ». Le télétravail flexible ne peut être proposé et validé que par le manager.

4.2 – Modalités de l’activité télétravail « flexible »

Le télétravail « flexible » est limité pour les salariés à temps plein (managers et non managers) à un jour par mois.

Les collaborateurs remplissant un des critères suivants pourront bénéficier d’un jour de télétravail « flexible » supplémentaire par mois :

• Utiliser actuellement les transports en commun pour se rendre à son lieu de travail et avoir déclaré à l’entreprise l’utilisation de ce mode de transport préalablement à la signature de cet accord par le biais des justificatifs d’abonnement transmis à la DRH mensuellement ou annuellement,

• Les collaborateurs reconnus Travailleurs Handicapés dans le cas où le télétravail est une solution adaptée à leur handicap (un avis du médecin du travail ou du médecin traitant pourra être demandé par la DRH pour attester la capacité d’accessibilité au télétravail),

• Les femmes enceintes à compter de leur 3^ème mois de grossesse. En cas d’avis médical, elles pourront bénéficier du télétravail « flexible » avant leur 3^ème mois de grossesse.

Dans la mesure du possible, un délai de prévenance de 4 jours ouvrés devra être respecté pour la mise en œuvre du télétravail « flexible ».

Un bilan sera réalisé au 31 décembre 2020 avec les organisations syndicales sur la mise en place de ces jours de télétravail « flexible », la direction se réservant la possibilité de les maintenir, de les adapter ou de les supprimer.

Article 5 – Modalités d’organisation du télétravail

5.1 – Principes

Afin d’organiser le télétravail dans une cohérence d’organisation collective, chaque manager définit la répartition des jours positionnés en télétravail et les jours en présentiel dans la semaine au sein de son service ou de son équipe.

Tous les 6 mois le manager peut redéfinir, en fonction de la performance collective et individuelle atteinte dans son service et des éventuelles nouvelles priorités de son service, le nombre et les jours télétravaillés par chaque collaborateur. En cas d’un manque de performance avéré, il peut redéfinir l’organisation du télétravail dans son service à tout moment en respectant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.

Il appartient à chaque manager de s’assurer que le fonctionnement de son équipe n’est pas altéré par le télétravail. A ce titre, le manager peut déterminer des modalités particulières d’exercice du télétravail au sein de son équipe : réunions communes régulières en présentiel, planification à plus long terme des activités, point individuel/collectif en TEAMS, animation des rituels managériaux, …

Les journées de télétravail non exercées :

• « fixes », qu’elles le soient à la demande de l’employeur (formation, réunion, séminaire, …), en cas d’absence du collaborateur (congés payés/RTT, maladie…), ou indépendamment des deux parties (jour férié…) ne pourront donner lieu à un crédit de jours cumulés ou reportés,

• « flexibles » non réalisées sur le mois ne seront pas reportables le mois suivant.

Le télétravail s’effectuera par journée entière à raison du nombre de jours défini dans les articles 3 et 4.

5.2 - Environnement et équipement de travail

Les collaborateurs éligibles au télétravail doivent pouvoir attester des conditions matérielles d’installation adéquates suivantes permettant le télétravail à domicile :

• Disponibilité d’un espace approprié au télétravail (bureau, espace calme et isolé),

• Logement disposant d’un accès internet haut débit,

• Logement ayant une installation électrique conforme,

• Contrat d’assurance multirisques habitation spécifiant le télétravail,

• Être en capacité d’éviter l’empiètement des obligations personnelles et familiales sur les obligations professionnelles (mode de garde à l’extérieur du domicile pour les enfants de moins de 11 ans exigé). L’entreprise se réserve le droit de demander au collaborateur un justificatif de garde (hors situation de fermeture administrative de l’école liée à la crise sanitaire).

L’entreprise mettra à disposition du télétravailleur le matériel suivant :

• Un ordinateur portable

• Un clavier déporté

• Une souris (standard sans fil ou ergonomique sans fil au choix du collaborateur)

• Un écran

Ce matériel reste l’entière propriété de l’entreprise. Il devra être utilisé dans un cadre strictement professionnel. Le télétravailleur ne pourra pas utiliser d’autres matériels ni connecter ceux de l’entreprise à des périphériques non fournis. Il est précisé que les travaux d’impression devront être réalisés au sein de la société.

Afin de faciliter l’aménagement d’un espace approprié au télétravail, l’entreprise participera à hauteur de 100 € maximum à l’achat d’un fauteuil de bureau de type ergonomique (à titre indicatif : dossier et assise réglables, accoudoirs réglables, hauteur réglable…). Le remboursement sera effectué sur la base d’une facture d’achat.

5.3 - Procédure demande / acceptation télétravail « fixe »

La mise en œuvre du télétravail « fixe » nécessite le respect de la procédure suivante dès lors que le service a été déclaré éligible au télétravail et que le manager en a défini les principes pour son service (nombre de jours maximum, jours de la semaine éligibles) :

o Le collaborateur souhaitant candidater au télétravail formule une demande par mail auprès de son manager dans laquelle il confirme répondre aux conditions d’éligibilité en précisant le ou les jours de télétravail « fixe » souhaités, et en joignant les justificatifs suivants :

• Une attestation d’assurance spécifiant que le télétravail a été porté à la connaissance de l’assureur de la garantie multirisques habitation ;

• Un certificat de conformité des installations électriques (ou attestation sur l’honneur) ;

• Un justificatif d’abonnement à Internet haut débit.

o Un entretien avec le manager, dans les 5 jours ouvrés suivants au plus tard la réception du mail de candidature, permet d’analyser la situation spécifique à chaque collaborateur, notamment en termes de critères généraux sur la fonction et l’emploi occupé et de critères d’ordre professionnel propre à chaque collaborateur à partir de critères détaillés dans une grille (Annexe 1 : Grille d’éligibilité).

o A la suite de cet entretien et dans un délai de 5 jours ouvrés au plus tard, le manager et le N+2 émettent un avis, à l’aide de la grille d’entretien et en tenant compte du principe fondamental lié à la continuité de l’activité de leur service/direction. Cette grille et les justificatifs sont ensuite transmis à la DRH pour prise en compte.

5.4 - Situations Spécifiques

• Maternité : l’organisation du travail pour une femme enceinte pourra être aménagée au-delà du nombre de jours mentionné ci-dessus sous réserve du respect des préconisations émises par le médecin (traitant et/ou du travail) et l’acceptation de leur manager dans le principe fondamental lié à la continuité d’activité.

Elle s’engage de fait à rapporter ou faire rapporter le matériel (PC portable et téléphone) si celui-ci lui avait été confié spécifiquement pour la période de télétravail avant la date de congé maternité.

• Garde d’enfant : sous réserve des dispositions gouvernementales en vigueur et conformément aux procédures et justificatifs mis en place, le collaborateur rencontrant des problématiques de garde d’enfant devra en faire part à son manager et fournir à la DRH les documents suivants :

  • une attestation de l’école précisant la période de fermeture et le nom de l’enfant concerné,

  • une attestation sur l’honneur justifiant qu’il est en situation de garde d’enfant et qu’il est le seul parent à solliciter cette garde.

Dans ce cadre, l’organisation du télétravail sera privilégiée, si elle est possible et validée par le manager, et pourra être aménagée au-delà du nombre de jours mentionné ci-dessus. 

• Salarié vulnérable ou cohabitant avec une personne vulnérable : le collaborateur entrant dans la catégorie des personnes vulnérables listées par Décret ainsi que le salarié cohabitant avec une personne vulnérable doivent contacter leur manager. Ce dernier appréciera la nouvelle organisation à mettre en œuvre en fonction de la situation du collaborateur concerné (mise en place de jours de télétravail avec possibilité d’aménager au-delà du nombre de jours mentionné dans le présent accord, mise en place de mesures sanitaires renforcées, mixte télétravail et présentiel, …).

Le collaborateur vulnérable devra fournir à la DRH un certificat d’isolement établi par son médecin. Pour le salarié cohabitant avec une personne vulnérable, une attestation délivrée par le médecin sera demandée par la DRH.

Les modalités définies ci-dessus seront mises en œuvre sous réserve des dispositions gouvernementales en vigueur et conformément aux procédures et justificatifs mis en place.

5.5 - Suspension et/ou réversibilité

Suspension du télétravail

Le télétravail d’un collaborateur pourra être suspendu en cas de circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels, sans pour autant que cela remette en cause sa qualité de télétravailleur sous réserve d’un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.

La suspension implique alors un retour du salarié à son poste de travail.

Réversibilité

A la demande du collaborateur ou du manager formalisée par écrit et après validation de la Direction des Ressources Humaines, l’organisation en télétravail peut s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de 5 jours ouvrés minimum.

Par ailleurs, en cas de changement d’emploi et/ou de périmètre, les conditions de télétravail sont réexaminées afin de confirmer ou non la compatibilité de celles-ci avec cette organisation de travail.

La réversibilité implique alors un retour du salarié à son poste de travail.

5.6 - Droit à la déconnexion

Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’amplitude de travail effective applicable en temps normal.

Comme lors de ses journées de travail au sein des locaux de l’entreprise, le collaborateur indiquera sur Isitime ses horaires de travail des journées exercées en télétravail.

Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise dans les horaires fixés par son manager.

La charte sur le droit à la déconnexion instaurée le 19 juin 2018 s’applique aux périodes de télétravail. Elle est consultable sur l’Intranet.

5.7 - Protection des données

Tout collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité.

Le collaborateur :

o Garantit que chaque mot de passe donnant accès aux informations de l’employeur restera strictement personnel et ne peut en aucun cas être communiqué à des tiers. Il ne pourra être utilisé que dans le cadre des activités confiées.

o Est responsable de la protection des informations dont il est dépositaire et, à ce titre, veille à en assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité.

ARTICLE 6 – SUIVI DE L’ACCORD

Le suivi de cet accord sera réalisé dans le cadre du Comité Social et Economique.

Un point régulier sera réalisé au CSE concernant le nombre de collaborateurs bénéficiaires, les situations éventuelles de réversibilité / suspension.

Un bilan entre les parties signataires du présent accord sera réalisé 6 mois après son entrée en vigueur soit au plus tard le 30 avril 2021.

En fonction de l’évolution de la crise sanitaire, l’entreprise se réserve la possibilité après échanges avec les organisations syndicales de faire évoluer les modalités de cet accord soit dans le cadre d’un avenant au présent accord soit dans le cadre de mesures unilatérales.

ARTICLE 7 – FORMALITES DE DEPOT

Dès sa conclusion, le présent accord sera à la diligence de l'Entreprise, adressé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (ci-après dénommée « DIRECCTE »), et au Secrétariat - Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

En outre, un exemplaire original est remis à chaque organisation syndicale signataire.

L’Accord sera disponible pour tous les salariés via sa mise en ligne sur le site Intranet de l’Entreprise.

ARTICLE 8 – DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée de l’état d’urgence sanitaire actuel et au plus pour une durée de un an jusqu’au 31 octobre 2021, avec une entrée en vigueur au 12 octobre 2020. Il pourra être révisé ou prolongé par avenant.

Fait à Courbevoie le 25 septembre 2020.

En 4 exemplaires

Pour la Direction de la société Ocea Smart Building

………………………

Pour l’Organisation Syndicale CFTC

……………………….

Pour l’Organisation Syndicale FO

…………………………….

ANNEXE 1

ANNEXE 1