ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR

L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

A l’Institut Jacques Delors

Préambule

L’association, en lien avec ses salariés, s’est engagée en faveur du télétravail, et a progressivement structuré des usages et ouvert ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, tels que définis ci-après.

Le télétravail contribue à une meilleure qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

Le télétravail participe d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre et pollution de l’air.

Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe de l’attractivité et de la fidélisation des équipes au sein de l’association.

Au sein de L’IJD, le télétravail repose sur la confiance et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail.

Cet accord vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,

• Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail,

 I – Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’association.

Le télétravail occasionnel, non régit par la présente charte, peut néanmoins être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (pandémie, intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, situation médicale hors arrêt de travail et préalablement validé par le médecin du travail, etc.).

Le télétravail nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une autorisation écrite préalable de l’employeur (par exemple par courriel).

II – Accès au télétravail

II-1 : Volontariat

L’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable de l’employeur.

II-2 : Éligibilité

Le télétravail est ouvert à tout salarié de l’association, quel que soit son poste ou son emploi. Par ailleurs, il est ouvert à tout type de contrat et de durée contractuelle de temps de travail.

II-3 : Conditions matérielles

Le salarié devra garantir de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes. Il assure également avoir une connexion internet fiable.

II-4 : Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de publication d’un arrêté préfectoral pour informer la population d'un épisode de pollution nécessitant des mesures de restrictions ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée, car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des salariés et permettre la continuité de l’activité de l’entreprise.

Les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail en situation de crise doivent être définies par décret en Conseil d’Etat.

III – Mise en œuvre du télétravail

Le télétravail est accordé aux salariés selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs).

La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation de l’employeur sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et l’employeur. La mise en place du télétravail est donc le fruit d’un accord entre le salarié et l’employeur.

A partir de son acceptation, notifiée par écrit, l’association mettra en place les moyens matériels et techniques nécessaires à l’exercice du télétravail pour le salarié concerné, dans un délai d’un mois maximum.

III-3 : Recours

Si une candidature au télétravail n’est pas validée, sur le fondement des critères objectifs visés précédemment, le refus sera motivé et notifié par écrit par l’employeur.

Une décision de refus n’exclut pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme d’un nouveau délai de 6 mois à compter de sa demande.

III-4 : Formalisation

L’accord de l’association quant à l’accès au télétravail pour un salarié sera formalisé dans un document type notifiant la date d’entrée en vigueur de ce mode d’organisation du travail, les jours de la semaine / mois télétravaillés, ainsi que les horaires de travail. Le salarié devra explicitement accepter ces conditions en signant le document.

III-5 : Réversibilité

La situation de télétravail est résiliable.

Durant les trois premiers mois de télétravail, l’association comme le salarié pourront mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires (dimanches et jours fériés compris).

L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le salarié concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité de l’IJD.

Après cette période probatoire de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du salarié, soit à celle de l’association.

Si la demande émane du salarié, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit et exposer à son manager, les motifs justifiant sa décision.

Si la demande émane de l’employeur, ce dernier recevra le salarié pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par écrit (courrier remis en main propre ou par LRAR).

La date de remise ou de réception du courrier de résiliation fera alors courir le préavis d’un mois visé précédemment

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le salarié sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’association, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

III-6 : Lieux

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu.

Le salarié qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement l’employeur. Dans ce cas, le salarié s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.

IV – Modalités d’organisation du télétravail

IV-1 : Rythme du télétravail

Le rythme du télétravail est déterminé en accord entre le salarié et l’employeur. Il est organisé sur la base de fréquences fixes hebdomadaires ou mensuelles qui seront formalisées par un accord écrit entre le salarié et l’employeur. Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation de l’employeur, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable.

IV-2 : Planification

Le télétravail est organisé sous la responsabilité de l’employeur. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement de l’association. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des salariés concernés.

Les périodes travaillées au bureau rue de Londres sont planifiées au moyen d’une application de réservation à distance.

Pour le maintien de la cohésion de l’équipe et l’organisation du travail, le télétravail n’est en principe pas autorisé les lundis matin, réservés à la réunion de coordination et autres formats de réunions de l’équipe.

Il n’est pas possible de télétravailler plus de 4 jours par semaine (organisation possible mensualisée). Les salariés qui ne télétravaillent aucun jour disposent d’un poste de travail dédié et de la prise en charge entière du forfait de leur téléphone portable.

IV-3 : Report

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le salarié ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de L’IJD, l’employeur peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’association lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours. Dans ce cas, le salarié pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.

IV-4 : Horaires et joignabilité

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail à l’association. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement.

IV-5 : Suivi et comptabilisation du télétravail

L’ensemble des salariés de L’IJD ont accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrits les jours télétravaillés et les jours de travail au sein de l’association, de sorte que l’équipe puisse connaitre en temps réel la situation de travail de chaque salarié.

Tout salarié en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable l’employeur et obtenir un accord écrit (par exemple par courriel).

IV-6 : Droit à la déconnexion

L’IJD réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à la disposition des salariés et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses salariés.

Salariés et employeur doivent être particulièrement vigilant à l’application de ce droit dans les situations de télétravail (se référer à la charte sur le droit à la déconnexion).

V – Réalisation du télétravail

V-1 : Moyens et équipements

L’IJD met à disposition de ses salariés l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.

Dans le cadre du télétravail, l’association prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition. Lorsque le salarié en situation de télétravail, engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de :

• Un forfait mensuel de 20€/j jusqu’à 3j. de télétravail par semaine + prise en charge à 50% du PassNavigo (dispositif pour les salariés franciliens), sur 11 mois dans la limite de 60€ par mois.

• Un forfait mensuel de 20€/j jusqu’à 4j. de télétravail par semaine, sans prise en charge du PassNavigo (possibilité de remboursement des tickets RATP, sur justificatif de paiement, pour les salariés non franciliens) sur 11 mois dans la limite de 80€ par mois.

Les salariés en télétravail bénéficient des tickets restaurants au même titre que les autres travailleurs.

V-2 : Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition

Le salarié en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique et/ou de téléphonie lui ayant été confié par l’association à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la Charte Informatique.

Le salarié en télétravail devra informer l’association sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par l’IJD.

V-3 : Assistance technique

Le salarié pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique du prestataire informatique (Aamset) pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.

V-4 : Conditions d’exercice

Le salarié n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Ainsi le télétravail est exclusif de la garde d’enfant.

Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’association, notamment en matière de concentration et de bruit.

V-5 : Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le salarié sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’association, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité (Charte Informatique). Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir l’association de toute anomalie constatée.

L’IJD prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le salarié en période de télétravail à des fins professionnelles.

Il incombe au salarié en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l’association relatives à la protection des données et à leur confidentialité.

V-6 : Assurances

L’IJD prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L’association dispose pour cela d’une assurance multirisque informatique liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile d’un salarié.

Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l’association n’est pas engagée.

Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d’une partie du logement comme local professionnel. Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.

A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le salarié sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’association.

V-7 : Accidents liés au travail

L’IJD prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens l’employeur dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

L’IJD procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.

VI – Suivi et pilotage du télétravail

VI-1 : Suivi managérial

Le manager est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les salariés soient télétravailleurs ou non.

Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre manager et salarié :

- Un point hebdomadaire entre le manager et le nouveau télétravailleur dans le premier mois d’exercice du télétravail,

- Un point à l’issue de la période probatoire de trois mois,

- Un point spécifique sur le télétravail dans le cadre de l’entretien annuel, dans sa partie portant notamment sur les conditions d'activité du salarié, et sa charge de travail et sa compatibilité avec le télétravail.

Enfin, tout salarié en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son manager ou de l’employeur en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.

VI-3 : Portée, entrée en vigueur de l’accord et suivi du dispositif

Le présent accord est mis en place pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le premier jour du mois civil suivant l’accomplissement des formalités de publicité.

Le présent accord annule et remplace tout accord ou usage, écrit ou oral, quelle qu’en soit la forme, portant sur le télétravail, et ce, à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Un suivi annuel sera réalisé par l’employeur avec le comité social et économique, dans le cadre du dialogue social interne, afin de suivre la mise en œuvre de l’accord et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.

VII – Formalité de dépôt et publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L2231-6 du Code du Travail.