Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF CONCERNANT L'EQUILIBRE VIE PRIVEE/VIE PROFESSIONNELLE" chez SIF - SHISEIDO INTERNATIONAL FRANCE

ACCORD COLLECTIF CONCERNANT L’EQUILIBRE VIE PRIVEE/VIE PROFESSIONNELLE

Entre,

La Société SHISEIDO INTERNATIONAL FRANCE, Société par actions simplifiées (S.A.S.) au capital de 36 295 000 €, domiciliée – Chemin de la Fontaine – 45504 Gien, identifiée au RCS de PARIS sous le numéro 410 140 057

Représentée par Monsieur (…) en sa qualité de Directeur Général.

D’UNE PART

Et,

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société, représentées par :

(…) et (…), Délégués Syndicaux CFDT

Et,

(…), Déléguée Syndicale CGC

D’AUTRE PART

Préambule

Le présent Accord relatif au télétravail, au droit à la déconnexion et à l’organisation de la durée du travail pour les salariés travaillant selon un mode « régime administratif » a été conclu conformément aux dispositions des articles L.2242-5 2° et L.2242-8 1 et 7° du Code du travail.

Ces thèmes de négociation sont regroupés au sein de ce même accord au regard de l’objectif poursuivi.

La société et les partenaires sociaux ont souhaité négocier pour améliorer, notamment, la qualité de vie au travail et le respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

La société souhaite rappeler, dans un premier temps, que le télétravail constitue à la fois un moyen pour les entreprises de moderniser l'organisation du travail et un moyen pour les salariés de concilier vie professionnelle et vie sociale et de leur donner une plus grande autonomie dans l'accomplissement de leurs tâches.

Par ailleurs, la société étant particulièrement sensible au respect de l’équilibre vie privée/vie professionnelle et à l’effectivité du droit au repos du salarié, le présent accord rappelle à ses salariés qu’ils disposent d’un droit à la déconnexion.

Enfin, afin de concilier au mieux la vie personnelle et la vie professionnelle du personnel administratif non cadre, il a été décidé de prévoir une suppression des plages horaires fixes de travail selon les modalités développées dans le présent accord.

Chapitre 1 : Télétravail

Préambule

La société souhaite rappeler que le télétravail constitue à la fois un moyen pour les entreprises de moderniser l'organisation du temps de travail et un moyen pour les salariés de concilier vie professionnelle et vie sociale et de leur donner une plus grande autonomie dans l'accomplissement de leurs tâches.

Article 1 : Définition

Le télétravail est une forme d'organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l'information dans le cadre d'un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux dans les conditions suivantes :

Il est convenu que le télétravail s’exercera :

• Au domicile du Salarié

• à raison d’une journée complète de travail par semaine maximum (soit une fois toutes les semaines civiles) ; il ne peut s’agir du mercredi.

Le Manager pourra, par exception, accepter une journée de télétravail positionnée le mercredi pour faciliter l’organisation du service sur la semaine, ex. organisation d’une réunion, suivi d’un projet…

Pour des raisons d’organisation et de suivi de l’activité, les journées de télétravail seront organisées sur des semaines pleines de travail (hors jours fériés, RTT, permanence le vendredi…) et ne pourront être accolées à des congés. Les journées de télétravail ne pourront être accolées entre elles et seront non cumulables sur une même semaine.

Article 2 : Critères d’éligibilité

Les parties rappellent que certains postes ne sont, par définition, pas éligibles au télétravail dans la mesure où les fonctions impliquent une présence physique impérative au poste de travail sur site (comme par exemple les activités de production).

Par ailleurs, pour être éligibles, les salariés devront remplir les conditions cumulatives suivantes :

• Etre en CDI ou en CDD,

• Disposer d’une ancienneté de six mois révolus,

• Disposer d’une connexion internet à son domicile.

Ne sont pas concernés, les collaborateurs à temps partiel, les personnes sous contrats en alternance, les stagiaires et les intérimaires.

Pour mémoire, tout salarié qui souhaite bénéficier de cette mesure de télétravail devra, au préalable, obtenir l’accord de son manager et de la Direction des ressources humaines.

Des mesures exceptionnelles de télétravail peuvent être mises en place en cas d’épisode d’intempérie, de force majeure, d’épidémie ou de pollution visée à l’article L223-1 du Code de l’environnement.

Article 3 : Caractère volontaire du salarié et l’accord exprès de la société

La mise en place du télétravail se fait à la demande du salarié, en fonction de ses tâches, via le formulaire annexé au présent accord.

L’exercice des fonctions en télétravail implique l’accord de la société, qui se matérialise par l’accord du supérieur hiérarchique du salarié ainsi que par l’accord de la Direction des ressources humaines.

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, cet accord sera matérialisé par la remise par le salarié du formulaire joint en annexe 1, rempli par le salarié à sa demande et accepté par l’employeur.

Article 4 : Période d’adaptation

En cas d'accord pour passer au télétravail, une période d'adaptation de 6 mois sera mise en place.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, chacune des parties peut mettre fin à cette forme d'organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 15 jours. Dans cette hypothèse, le salarié devra exercer intégralement son activité dans les locaux de l'entreprise.

Article 5 : Réversibilité

Il est convenu que l'employeur et/ ou le Salarié peuvent décider de mettre fin au télétravail et d'organiser le retour du salarié dans les locaux de l'entreprise, sous réserve de respecter un préavis de 2 mois, porté à 1 mois en cas de circonstance exceptionnelle dument motivée par la Société.

Article 6 – Vie privée et équipements

La société s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur.

A cet effet, il sera fixé, en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter.

Ces plages horaires maximales seront, pour les Salariés non cadres, les suivantes :

de 7 h30 à 19 h30 heures, sous réserve des aménagements particuliers de chacun des salariés concernés.

Pendant ces plages horaires, le salarié est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie, ou de consulter sa messagerie.

Pour l’exercice du télétravail il est nécessaire d’utiliser exclusivement les postes informatiques fournis par SHISEIDO EMEA. Le Salarié s’assure de la conformité des installations électriques, qui relève de la responsabilité du télétravailleur, et d’une connexion internet à son domicile.

L'employeur fournit au télétravailleur un service approprié d'appui technique.

L'employeur assume la responsabilité, conformément aux dispositions en vigueur, des coûts liés à la perte ou à la détérioration des équipements et des données utilisés par le télétravailleur.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son Manager et convenir ensemble des suites à donner à la journée (autre activité, régularisation d’absence, retour sur le lieu de travail).

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et prend à sa charge les frais afférents à son abonnement internet.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui lui ont été remises et de les respecter scrupuleusement.

Le télétravailleur s’engage notamment à respecter la charte informatique de la société.

Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Article 7 - Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer correctement ces politiques de sécurité.

Article 8 - Organisation du travail et modalités de contrôle

La charge de travail confiée aux salariés en télétravail sera équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'employeur.

Le salarié placé en situation de télétravailleur devra respecter la législation relative à la durée du travail et tout spécialement la durée maximale du travail et les temps de repos.

Chaque année, le salarié bénéficiera d’un entretien pour évoquer notamment ses conditions d’activité et sa charge de travail.

Chaque journée sera automatiquement comptabilisée soit :

Salarié en régime horaire : 7h18 mn – le vendredi sera comptabilisé pour 4 h.

Salarié en forfait jours : 1 journée

Il est rappelé que les heures supplémentaires sont soumises à l’accord exprès et préalable du supérieur hiérarchique ou du service des ressources humaines.

Chapitre 2 : Droit à la déconnexion

Par droit à la déconnexion, il est entendu le droit de ne pas répondre à un courriel, un appel téléphonique pendant une période de repos, d’absence maladie, de congé de quelle que nature qu’il soit, ce droit implique pour le Salarié de ne pas se connecter en dehors des horaires d’ouverture des sites, la possibilité de laisser son ordinateur professionnel et son téléphone portable sur site avec la précaution de les déposer dans un placard fermant à clé.

Les outils numériques professionnels se définissent comme : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, application mobile, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance.

Ce droit à la déconnexion pour tous les salariés de l’entreprise est également applicable le samedi, le dimanche, durant les jours de congés, les jours fériés, durant les arrêts de travail et plus généralement durant toute suspension du contrat de travail.

Concernant plus précisément les salariés soumis au télétravail, ces derniers devront respecter des plages horaires de déconnexion (connexion internet, réseau téléphone, etc…) entre 20 heures et 7 heures le lendemain.

L’effectivité du respect des dispositions précitées implique la mise en œuvre des mesures suivantes :

• chaque salarié doit se déconnecter des outils de communication à distance notamment durant la plage horaire comprise entre 20 heures et 7 heures, le samedi, le dimanche durant les jours de congés, les jours fériés durant les arrêts de travail et plus généralement durant toute suspension du contrat de travail ;

• Les Salariés qui reçoivent des mails pendant les périodes de repos, de congés, et plus généralement, durant les périodes de suspension du contrat de travail, n’ont aucune obligation à y répondre ;

La société veillera au respect du droit à la déconnexion. Ainsi, les salariés reconnaissent avoir été informés que la société dispose d’un logiciel informatique lui permettant de contrôler l’envoi et la réception des e-mails dont un état est fait chaque mois.

Afin de sensibiliser les salariés la société informera les salariés et les managers régulièrement par voie d’affichage, via la communication intranet et lors de l’organisation de réunion avec le personnel.

En cas de difficulté, les salariés doivent sans délai en avertir leur supérieur hiérarchique.

Il est également rappelé que, conformément aux dispositions de l’article L3121-64 du Code du travail, les dispositions ci-dessus sont pleinement applicables aux salariés soumis au forfait-jours.

Chapitre 3 : Organisation de la durée du travail pour les salariés travaillant selon un mode « régime administratif »

Le présent chapitre règlemente la durée du travail du personnel administratif non cadre.

Afin de concilier au mieux la vie personnelle et la vie professionnelle, il a été décidé de prévoir une suppression des plages horaires fixes de travail.

Ce mode d’organisation du travail a été instauré en tant que phase test en 2017 et un bilan a été réalisé avec les partenaires sociaux en mars 2018. Il est convenu par le présent accord de confirmer ce mode d’organisation du travail.

Ainsi, les salariés administratifs non cadres travailleront :

• selon une durée du travail de 36h30 mn par semaine,

• dans le cadre d’une plage horaire comprise entre 7h30 et 19h30 : au sein de cette plage horaire, le salarié devra travailler, à minima :

  • 5 heures par jour réparties à raison de :

    • 2 heures minimum le matin (avant 12h00)

    • 2 heures minimum l’après-midi (après 12h00) du lundi au jeudi.

Une pause déjeuner de 45 mn minimum s’ajoute aux heures travaillées ; cette pause est debadgée par chacun des salariés ; à défaut de badgeage la pause sera comptabilisée à hauteur de 2H00 sauf régularisation auprès du service RH.

• 3 heures minimum le vendredi matin : avec une présence au minimum jusqu’à 12 h00. Il sera possible de travailler le vendredi après midi en respectant la pause déjeuner.

Le régime de permanence le vendredi après midi est maintenu en l’état.

Afin de ne pas désorganiser le service, des bonnes pratiques de fonctionnement devront être définies dans chaque secteur entre le Manager et l’équipe, pour assurer notamment la plage d’ouverture du service, les bonnes relations avec les partenaires extérieurs et les autres services de l’Entreprise.

A l’intérieur de ces bonnes pratiques chaque salarié sera responsable de la bonne organisation de son service avec ses collègues.

Les salariés travaillent en moyenne 36 heures 30 mn par semaine sachant que l’amplitude de travail peut varier, à la hausse de 4 heures 30 ou à la baisse, de 4 heures

Dans la mesure où les salariés travaillent en moyenne 36 heures 30 par semaine, ils bénéficieront de JRTT dans les conditions définies par l’accord collectif portant sur la réduction du temps de travail et conclu le 6 janvier 2015, de telle sorte que ces derniers travaillent 1 607 heures par an.

Seront considérées comme des heures supplémentaires, les heures effectuées par le personnel administratif :

• sur la semaine, concernant les heures effectuées au-delà de 41 heures de travail effectif : 36 heures 30 mn + 4 heures 30 mn reportables.

• sur l’année, au-delà de 1607 heures de travail effectif, après déduction des heures supplémentaires déjà décomptées dans le cadre hebdomadaire (cf ci-dessus) et des heures ayant fait l’objet de récupération au titre des JRTT.

Pour rappel est considéré comme du temps de travail effectif, le temps où le salarié reste à la disposition de l’employeur. Sont assimilés à du temps de travail effectif : les visites médicales, les heures de délégation (dans la limite du crédit d’heures), le temps de formation professionnelle pour les formations effectuées à la demande de l’employeur.

Les heures supplémentaires pourront être effectuées uniquement à la demande du supérieur hiérarchique, un document spécifique d’enregistrement de ces heures appelé « relevé d’heures supplémentaires » (annexe 2) est prévu à cet effet. Lorsqu’il n’a pas été possible d’anticiper l’augmentation de la charge de travail, (demande urgente, aléas…) le supérieur hiérarchique pourra valider à postériori la réalisation d’heures supplémentaires en utilisant également le « relevé d’heures supplémentaires » ; soit après sollicitation du salarié soit à l’occasion d’une revue périodique du temps de travail au minimum trimestriellement.

Chapitre 4 – Dispositions communes

Article 1 : Durée d’application

Le présent accord s’applique pour une durée indéterminée à compter du 1 mai 2018.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires ou adhérentes, après un préavis de 3 mois.

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord.

Les parties conviennent de se revoir tous les 3 ans pour échanger sur la mise en œuvre de cet accord.

Article 2 : Dépôt de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord sera, à la diligence de l’entreprise, déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la concurrence, de la consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) d’Orléans.

Le dépôt est opéré en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec accusé de réception, et une version sur support électronique.

Il sera également remis un exemplaire de cet accord au greffe du Conseil de Prud’hommes de Montargis.

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant les formalités de dépôt susvisées.

Enfin, conformément à l’article L2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Fait à Gien, le 26 avril 2018

Pour la Société SHISEIDO

Pour le syndicat CFDT Pour le syndicat CGC