Accord d'entreprise "Accord sur le vote électronique pour les élections du comité social et économique dans l'entreprise" chez VACANCES EN LIGNE - MMV (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DANS L’ENTREPRISE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société MMV, SASU immatriculée au RCS d’ANTIBES sous le numéro 411 926 892, dont le siège social est situé 51 avenue France d’Outre-Mer, 06700 SAINT LAURENT DU VAR

Prise en la personne de son représentant légal en exercice

D’une part

ET

Les Organisations syndicales de salariés représentatives dans l’ensemble de la société, à savoir :

1- Monsieur xxx en sa qualité de Délégué Syndical UNSA de la Société MMV

D’autre part

Ci-après dénommées « les Parties »

PREAMBULE

Afin de simplifier et de sécuriser l'organisation des élections professionnelles des membres du Comité Économique et Social, de favoriser l'accès au scrutin, d'optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, la société a proposé aux partenaires sociaux d'engager des discussions sur la mise en place du vote électronique.

À l’issue de ces discussions, les parties ont convenu que la mise en place du vote électronique pourrait permettre de mobiliser plus facilement les collaborateurs lors des élections professionnelles et donc d’espérer une meilleure participation de ces derniers.

EN CONSEQUENCE, IL A ÉTÉ ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet de prévoir et aménager le recours au vote électronique dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des membres de la délégation au Comité Économique et Social.

ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE

2.1 – Choix du Prestataire

Le choix du Prestataire sera réalisé dans le respect du cahier des charges prévu par les dispositions des articles R 2314-6 et suivants du Code du travail et à celles de la délibération de la CNIL, du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin à savoir :

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois lors d’un même scrutin ;

• la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

2.2 – Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote, sous réverse de l’évolution législative prévu par la loi du 26 mai 2017.

L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

2.3 - Caractéristiques du système de vote électronique

Le système de vote électronique proposé par le Prestataire devra répondre aux prescriptions prévues par les dispositions des articles R 2314-6 et suivants du Code du travail prévoyant notamment que :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

2.4 - Information du personnel et formation sur le système de vote électronique

Une notice d’information sur le déroulement des opérations électorales, fournie par le Prestataire, sera distribuée à chaque salarié de la société.

Les délégués syndicaux, les membres des bureaux de vote et les représentants du personnel bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu, conformément aux dispositions de l’article R 2314-12 du Code du travail.

Le cahier des charges du Prestataire sera tenu à la disposition des salariés au sein de l’entreprise.

2.5 – Cellule Assistance Technique

La Société met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant, les représentants du Prestataire.

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

2.6 – Dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal tout en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques du dispositif initial.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du fournisseur mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2.7 – Protocole pré-électoral

Le recours au vote électronique par la signature du présent accord ainsi que le nom du Prestataire choisi seront mentionnés dans le protocole pré-électoral.

Le protocole pré-électoral comportera également en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

3.1 – Modalités de vote

La mise en place du vote électronique exclut toute autre modalité de scrutin dans le cadre des élections des membres de la Délégation du Comité Économique et Social dont le vote à bulletin secret sous enveloppe.

3.2 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

jusqu'au 29/08/18 à 12H, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au 19/09/18 à 12h.

3.3 – Modalités d’accès au serveur de vote 

À partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe qu'il sera seul à détenir.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs par le Prestataire par voie postale.

(et éventuellement si tous les salariés disposent d’une adresse professionnelle électronique)

Cet envoi sera doublé par un envoi sur leur messagerie professionnelle personnelle, laquelle remplit les conditions de sécurité nécessaires aux fins d’éviter toute appropriation frauduleuse par un tiers.

L’authentification de l’électeur au moment du vote sera assurée par la saisie de ses codes d’accès.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter pour chacun des votes les bulletins correspondants tant pour les titulaires que pour les suppléants.

Le choix fait par l’électeur doit apparaitre clairement à l’écran. Il a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, dans la limite de la période définie pour voter, mais une fois le vote validé, celui-ci est crypté et définitivement enregistré dans l’urne électronique.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Lors de la validation du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à l’élection pour le tour concerné.

Le flux de vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés, l'opinion de ce dernier étant cryptée et stockée dans l'urne sans aucun lien possible avec le fichier des électeurs, garantissant de ce fait la confidentialité de son vote et la sincérité des opérations électorales.

3.4 - Modalités du déroulement des élections par vote électronique

Le protocole pré-électoral définira le nombre de jours, les heures d’ouverture et fermeture du scrutin.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du bureau de vote électronique, à partir de n'importe quel navigateur Internet permettant de se connecter sur le site du prestataire, de leur lieu de travail (y compris depuis leur poste de travail), de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le salarié pourra voter à l'aide d'outils informatiques tel qu’ordinateur, smartphone ou tablette bénéficiant d’une connexion internet.

L’heure d'ouverture des opérations de vote et celle de la fermeture du scrutin électronique à la date déterminée doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote composé d’un président et de deux assesseurs, et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux seuls membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

ARTICLE 4 – CLOTURE ET RESULTAT

4.1 – Clôture et dépouillement des votes

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

4.2 – Conservation des données

Le Prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, la Société ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 – PUBLICITE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

5.1 – Durée de l’accord

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

5.2 - Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé.

La Partie qui souhaite le réviser devra en informer les autres Parties par courrier recommandé en précisant les thèmes de révision souhaités. Un projet d’avenant pourra, le cas échéant, être joint à la demande.

À réception de la demande, des négociations devront être engagées dans un délai de 2 mois.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Il sera déposé auprès des administrations compétentes, conformément aux dispositions légales applicables au moment de sa conclusion.

Toute réforme législative ou réglementaire, ayant pour effet de modifier les conditions de révision de l’accord, s’appliquera de plein droit.

5.3 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

La dénonciation fera l’objet d’un dépôt dans les conditions fixées à l’article D. 2231-8 du Code du travail.

Toute réforme législative ou réglementaire ayant pour effet de modifier les conditions de dénonciation de l’accord s’appliquera de plein droit au présent régime.

Article 5.4 - Notification et dépôt

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles D2231-2 et suivants du code du travail.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera adressé en vue d’être publié sur la base de données nationale mise en ligne sur le site www.legifrance.gouv.fr (rubrique « Accords collectifs ») dans une version anonymisée.

Fait à Saint Laurent du Var, le 29/06/18 juin 2018.

En 3 exemplaires originaux

Pour la Société MMV, M.

Pour le syndicat UNSA, organisation syndicale représentative au sein de la société MMV