ACCORD RELATIF AU RECOURS DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES CSE D ETABLISSEMENTS

Entre les soussignés :

TELETECH INTERNATIONAL, Société par Actions Simplifiées dont le siège social se situe 92-98 Boulevard Victor Hugo, 92 110 CLIOCHY, immatriculée au R.C.S de Nanterre sous le numéro 412 245 292, représentée par Madame XXXXXXXXX, Directrice des Ressources Humaines ci-après dénommée « la Société »,

d’une part,

Et

Les Organisations Syndicales suivantes, dûment mandatées :

• Madame XXXXXXXX, Déléguée Syndical CFDT

• Madame XXXXXXX, Déléguée Syndical CFDT

• Monsieur XXXXXXXX, Délégué Syndical CGT

• Madame XXXXXXXX, Déléguée Syndical CGT

ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

En perspective des élections professionnelles devant intervenir en juin 2019 la Direction et les Partenaires Sociaux ont convenu du présent accord relatif à la réalisation des élections professionnelles par voie électronique, au moyen d’un vote par internet.

En effet, les dispositions de l’Ordonnance Macron du 22 septembre 2017 relatives au Comité Social et Economique ont supprimé les instances CE et DP. Elles ont été complétées par un décret d’application n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, qui prévoit les modalités de mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE).

La Direction et les Partenaires Sociaux ont donc convenu des modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique conformément aux nouvelles dispositions des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.

La Direction et les Partenaires Sociaux se sont accordés à reconnaître que le recours au vote électronique s’inscrit dans une logique de développement durable, et qu’il facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permettant ainsi de voter de n’importe quel endroit et à tout moment pendant l’ouverture du scrutin.

Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs de nature à favoriser la participation au scrutin et le bon fonctionnement du processus électoral.

C’est dans ces conditions que le présent accord est conclu.

Table des matières

Préambule 1

Chapitre 1 – Principes Généraux 3

Chapitre 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 3

Chapitre 3 – Choix du prestataire 3

Chapitre 4 – Respect de la protection des données 4

Chapitre 5 – Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 4

Chapitre 5 – Accès au serveur de vote électronique 4

Chapitre 6 – Sécurité du vote électronique 5

Chapitre 7 – Information du personnel et de ses représentants 5

Chapitre 8 – Expertise 5

Chapitre 9 – Annexe 6

Chapitre 10 –Formalités de dépôt de l’accord 6

ANNEXE 1 – Cahier des charges du prestataire de vote électronique 7

Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique 7

Article 2 – Expertise préalable du système de vote électronique 7

Article 3 – Contrôle de la mise en œuvre du système 7

Article 4 – Cellule d’assistance technique interne 7

Article 5 – Système de secours 8

Article 6 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique 8

Article 7 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral 8

Article 8 – Listes électorales 8

Article 9 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes 8

Article 10 – Données à enregistrer et destinataires de ces données 9

Article 11 – Formation spécifique 9

Article 12 – Clés de chiffrement 9

Article 13 – Information des électeurs 9

Article 14 – Période de vote électronique 10

Article 15 – Opérations de vote électronique par l’électeur 10

Article 16 – Contrôle des heures du scrutin 10

Article 17 – Résultats en cours de vote électronique 10

Article 18 – Liste d’émargement 10

Article 19 – Scellement du système 10

Article 20 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes 10

Article 21 – Accès aux données 11

Article 22 – Conservation et archivage des données 11

Chapitre 1 – Principes Généraux

Par le présent accord, La Direction et les Partenaires Sociaux signataires confirment et précisent la faculté de recourir au vote électronique, tout en rappelant que le principe du vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque l’établissement ou travaille le salarié est doté de postes en libre accès.

Chapitre 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Chapitre 3 – Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges annexé au présent accord, répondant aux prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R 2314-5 à R 2314-18 du Code du travail.

Le prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra souscrire une clause de confidentialité et garantir le respect des dispositions relatives au règlement général sur la protection des données, et donc proposer un système de vote électronique assurant la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le prestataire qui sera retenu devra également garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure,

• la publicité du scrutin.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire choisi devra être indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des collaborateurs sur leur lieu de travail.

Chapitre 4 – Respect de la protection des données

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le prestataire devra préalablement certifier, dans le cadre du contrat de prestation, disposer d’un dispositif de traitement de ces données conforme aux prescriptions du RGPD.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Chapitre 5 – Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

Le vote électronique sera mis en œuvre selon des modalités précisées par le protocole d’accord préélectoral dans le respect des principes généraux du droit électoral énoncés à l’article 3 du présent accord.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Le protocole d’accord préélectoral organisant le vote électronique devra respecter le cahier des charges annexé au présent accord et y faire référence. Il devra comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Chapitre 5 – Accès au serveur de vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, ses codes d’accès générés de manière aléatoire.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

En cas de non-réception ou de perte du matériel de vote, l’électeur aura la possibilité de contacter un service d’assistance géré par le prestataire.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’a pas accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter pour chacun des votes les bulletins correspondants, tant pour les titulaires que pour les suppléants et ce, à chacune des élections professionnelles à laquelle il participe.

Chapitre 6 – Sécurité du vote électronique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission, en présence des représentants des listes de candidats, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Chapitre 7 – Information du personnel et de ses représentants

Tous les moyens seront mis en œuvre par la Direction pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, précisant les modalités de traitement de leurs données personnelles.

Les représentants du personnel, les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu, ainsi que d’une démonstration sur le système de vote électronique au moment du test à blanc d’ouverture / fermeture et de dépouillement du scrutin.

Chapitre 8 – Expertise

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Chapitre 9 – Annexe

Il est annexé au présent accord un cahier des charges.

Chapitre 10 –Formalités de dépôt de l’accord

Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L 2231-6 et D 2231-4 du Code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties contractantes et pour dépôt auprès de la DIRECCTE et au secrétariat du conseil de Prud’hommes.

Le dépôt auprès de la DIRECCTE est opéré via la plateforme de télé-procédure du ministère du travail

Fait à Clichy, le 15 mai 2019

En 8 exemplaires Originaux

Pour la société Pour les Organisations Syndicales

XXXXXXXXX Madame XXXXXXX, Déléguée Syndical CFDT

DRH

Madame XXXXXX, Déléguée Syndical CFDT

Monsieur XXXXXXX, Délégué Syndical CGT

Madame XXXXXX Déléguée Syndical CGT

ANNEXE 1 – Cahier des charges du prestataire de vote électronique

Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise Teletech International.

Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.

Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 – Expertise préalable du système de vote électronique

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Article 3 – Contrôle de la mise en œuvre du système

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 4 – Cellule d’assistance technique interne

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5 – Système de secours

Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 6 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 8 – Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 9 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 10 – Données à enregistrer et destinataires de ces données

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Article 11 – Formation spécifique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 12 – Clés de chiffrement

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Article 13 – Information des électeurs

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 14 – Période de vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 15 – Opérations de vote électronique par l’électeur

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Article 16 – Contrôle des heures du scrutin

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 17 – Résultats en cours de vote électronique

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 18 – Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 19 – Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 20 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 21 – Accès aux données

Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 22 – Conservation et archivage des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.