Avenant à l’accord d’entreprise portant sur le télétravail du 8 février 2016

Entre les soussignés :

Kantar TNS - MB, société par actions simplifiée à associé unique, inscrite sous le numéro RCS PARIS 414 496 315, dont le siège social est situé au 3 avenue Pierre Masse – à Paris 14ème, représentée par la Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après désignée « Kantar TNS - MB », ou « l’Entreprise »,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales :

• CFE CGC

• CFTC

D’autre part,

PREAMBULE

A l’ère du digital, Kantar TNS-MB franchit une étape dans la nécessaire adaptation de ses modes de travail. Ce contexte conduit à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, en repensant notamment les espaces de vie au travail. L’objectif est de développer davantage le collectif et l’agilité.

C’est dans ce contexte que l’entreprise a souhaité mettre en place un système de bureaux partagés (Flex Office) qui nécessite davantage de souplesse dans la mise en œuvre du télétravail. L’objectif est d’ouvrir le télétravail au plus grand nombre de collaborateurs et de permettre plus de fluidité dans l’organisation du télétravail.

Les parties souhaitent donc par le présent avenant définir des règles assouplies de mise en œuvre du télétravail.

La volonté des parties signataires du présent accord est de proposer un dispositif de télétravail répondant à un double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.

Les parties rappellent que la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie et le sens commun des responsabilités sont les facteurs clés de la réussite du télétravail.

Les avantages liés à ce mode d’organisation doivent se conjuguer avec nos objectifs d’efficacité et de qualité du travail fourni tout en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

Le télétravail n’est pas une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions qui sont rappelées ci-après.

Le présent avenant modifie dans son intégralité les dispositions de l’accord relatif au télétravail du 8 février 2016 (en d’autres termes, le présent avenant se substitue audit accord de 2016, ce dernier ne sera donc plus applicable à compter de l’entrée en vigueur du présent avenant).

Article 1 – CADRE DU TELETRAVAIL ET DEFINITION

Le télétravail est défini à l’article L. 1222-9 du code du travail comme étant : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication».

Afin de répondre aux attentes des salariés tout en préservant le bon fonctionnement des organisations, les parties conviennent de la nécessité de prévoir un dispositif de télétravail flexible, simple et agile, qui s’adapte aux différentes situations de travail qui coexistent dans l’entreprise.

Le présent avenant concerne :

• le télétravail dit flexible dont la fréquence n’est pas définie sur des jours fixes, mais selon les nécessités d’organisation du travail tout en garantissant le fonctionnement optimal de l’entreprise ;

• le télétravail dit exceptionnel en cas de nécessité et afin d’optimiser l’organisation du travail des collaborateurs.

Kantar TNS MB s’engage à développer le télétravail flexible ou exceptionnel compte tenu de l’adaptation des modes de travail dans l’entreprise.

Il est précisé que le présent avenant ne concerne pas :

- le télétravail pour raisons thérapeutiques qui peut être préconisé par le médecin du travail ;

• les situations individuelles spécifiques, en particulier les collaboratrices en état de grossesse et les « personnes en situation de handicap » pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi ;

• la mise en œuvre du télétravail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure (article L. 1222-11 du code du travail). Il peut également s’agir d’événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et/ou significativement la circulation des moyens de transport collectif ou rendant difficile le déplacement dans les locaux de l’entreprise.

En cas d’épisode de pollution tel que mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement, le salarié demandant à exercer ses fonctions en télétravail ne pourra pas se voir opposer un refus de l’Employeur.

Article 2 – CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Les parties rappellent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome, à gérer son temps de travail et implique que toute ou partie de l’activité du salarié puisse être exercée à distance et ne nécessite pas de proximité managériale.

En d’autres termes, le salarié doit disposer d’un accès performant aux outils informatiques et d’une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité. En outre, le travail et l’activité en télétravail du salarié souhaitant bénéficier de ce dispositif doivent être compatibles avec le fonctionnement de son équipe de rattachement et/ou avec la nature de sa fonction.

Sont dès lors éligibles au télétravail, les salariés :

- exerçant leurs fonctions à temps plein ou partiel à 80 % minimum et ce, quelle que soit l’organisation du temps de travail du collaborateur ;

- Justifiant d’une ancienneté minimale de six mois dans le poste occupé ;

- Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail)

Ainsi sont exclus les postes nécessitant une présence physique, permanente ou quasi-permanente, dans les locaux de l’entreprise et notamment pour des raisons techniques (activités réalisées sur des équipements au sein des locaux de l’entreprise) ou professionnelles (activités du poste nécessitant d’être réalisées dans les locaux de l’entreprise).

Les stagiaires, les contrats / périodes de professionnalisation et les contrats en alternance sont également exclus du télétravail.

Article 3 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL

La Direction et les Organisations syndicales souhaitent revoir l’organisation du télétravail dans l’entreprise afin de lui donner davantage de souplesse.

Deux modalités de télétravail seront désormais prévues :

• La première modalité de télétravail concerne un télétravail dit flexible dont la fréquence n’est pas définie sur des jours fixes, mais selon les nécessités d’organisation du travail tout en garantissant le fonctionnement optimal de l’entreprise ;

• La deuxième modalité concerne uniquement la possibilité d’effectuer un télétravail exceptionnel en cas de nécessité justifiée

Le nombre total de jours en télétravail par quinzaine ne pourra dépasser 2 jours complets.

3.1 Modalités du télétravail « flexible »

Le télétravail flexible s’effectue à concurrence d’1 jour par quinzaine en accord avec le manager et ce, en fonction des nécessités du service. Le jour initialement fixé peut être modifié par le salarié ou le manager moyennant l’acceptation préalable du manager.

Les journées de télétravail flexibles non mobilisées par le salarié pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un crédit cumulé ou reporté sur la semaine suivante.

Les jours de télétravail flexibles pourront être mobilisés du lundi après-midi au vendredi matin, en journée entière ou en demi-journée.

Le salarié en forfait jours conservera la maîtrise de la détermination des journées et demi-journées de télétravail flexible sans préjudice de la fixation concertée avec la Direction de périodes de présence impératives au bon fonctionnement de l’entreprise.

3.2 Modalités du télétravail exceptionnel

Le télétravail exceptionnel peut être justifié notamment en cas de besoin particulier pour le salarié de s’isoler ou en cas de rendez-vous clients à l’extérieur de l’entreprise. Le salarié devra préalablement en informer, par écrit, son manager.

3.3 Gestion du temps de travail et plages de disponibilité

Le télétravail n’a pas pour effet de mettre en cause la définition du lien de subordination entre l’employeur et le salarié.

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société. En effet, le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l’entreprise. L’exécution de l’activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié. A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail.

Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise, s’agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien (11h). Une pause déjeuner devra également être respectée dans les mêmes conditions que dans l’entreprise.

Kantar TNS MB est attaché au respect de la vie privée de ses salariés. Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le management, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

Le Salarié s’engage à rester joignable par tous moyens (téléphone portable, skype entreprise, etc.) et par mail durant les horaires de travail.

4. Modalités de suivi du télétravail

Les salariés en télétravail renseigneront leur statut de télétravail dans l’outil GTA.

Le télétravail sera introduit dans le système par journée ou demi-journée.

5. Droit à la déconnexion

Les salariés bénéficient d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire minimum de 35 heures consécutives.

Afin d’assurer l’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos, chaque salarié concerné s’engage, sur ces temps de repos, à déconnecter les outils de communication à distance mis à sa disposition.

Par ailleurs, la Société rappelle qu’il appartient à chaque salarié, tenu de prendre soin de sa santé et de sa sécurité et de celle de ses collègues concernés par ses actes ou ses omissions :

• de s’abstenir, excepté en cas d’urgence, de solliciter un salarié par courriel ou par téléphone, sur les temps de repos et de déconnexion susvisés,

• de signaler à son supérieur hiérarchique toute difficulté qu’il pourrait rencontrer quant à la charge de travail.

Le management veillera au respect de ce droit.

Article 4 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Les parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais également la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

1. Principe de volontariat avec accord du manager

La mise en place du télétravail repose sur le volontariat du salarié. Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié, et avec l’accord de sa hiérarchie.

Le refus d’accorder le télétravail flexible à un salarié qui occupe un poste ou une activité éligible au télétravail selon les dispositions prévues dans le présent avenant doit être motivé.

Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

- Le non-respect des conditions d’éligibilité définies de l’article 2 du présent accord,

- Des raisons d’impossibilité technique ou fonctionnelle des outils,

- Des raisons de bon fonctionnement de l’organisation.

En cas de changement de fonction, de poste ou de service, un réexamen de la demande de télétravail pourra être effectué par le manager. Cet examen pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

4.2 Formalisation de la demande de télétravail

L’accord des parties fera l’objet d’un avenant au contrat de travail.

Cet avenant sera établi préalablement au passage au télétravail quel que soit la modalité choisie.

L’avenant au télétravail sera à durée indéterminée et restera valable tant que la situation du salarié ou le contexte ne nécessitera pas une modification de l’avenant.

3. Période d’adaptation en cas de mise en place du télétravail et réversibilité permanente

Une période d’adaptation de trois mois, renouvelable, permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 15 jours minimum pour l’employeur.

Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Aux termes de la période d’adaptation, le salarié ou la Société pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance minimum d’un mois pour l’employeur.

Néanmoins, en cas de circonstances exceptionnelles (ex. comportements inadéquats du salarié), l’employeur se réserve le droit de mettre fin immédiatement au télétravail.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 5 - ENVIRONNEMENT ET EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

5.1 Lieu du télétravail

Les parties signataires conviennent que le télétravail pourra s’exercer au domicile du Salarié ou dans un autre lieu de travail à distance, à la condition que ces lieux offrent un environnement propice au travail et à la concentration. Le lieu de télétravail choisi doit également garantir la confidentialité et la sécurité des données de l’entreprise.

Le salarié doit répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit et une installation électrique conforme.

Avant le passage en télétravail, le Salarié devra fournir :

• un document justifiant d’un abonnement Internet à haut débit ;

• une attestation sur l’honneur certifiant la conformité électrique de son installation ;

• une attestation d’assurance multirisques habitation certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle

• pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles. Les collaborateurs, parents de jeunes enfants (enfants de 11 ans et moins), devront donc justifier d’un moyen de garde durant les jours de télétravail.

L’assurance responsabilité civile de l’entreprise couvre les salariés en télétravail pour les dommages qu’ils pourraient causer aux tiers dans le cadre strict de leurs activités professionnelles prévues dans leur contrat de travail.

2. Utilisation des équipements

Le salarié devra impérativement utiliser dans le cadre du télétravail l’ordinateur portable équipé d’un accès VPN fourni par l’entreprise.

L’outil « Skype for Business » sera privilégié pour l’organisation de réunions à distance.

Le salarié bénéficie du support des équipes informatiques en cas de problème. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable.

5.3 Frais de fonctionnement

Compte tenu de la démocratisation des abonnements Internet et du principe de volontariat du passage en télétravail, la Société ne prendra en charge aucun frais de fonctionnement.

En cas d’exercice régulier du télétravail à la demande de la Société, cette dernière prendra en charge les coûts directement engendrés par le télétravail en versant une indemnité forfaitaire de 60 euros bruts par an. Elle sera calculée sur cette base en fonction du nombre de journées télétravaillées par année civile et versée à l’issue de la période probatoire de trois mois. En cas d’interruption du télétravail avant la fin de la période probatoire, cette indemnité sera versée prorata temporis.

Article 6 - DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE DU TELETRAVAIL

6.1 Egalité de traitement du télétravailleur

Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, le salarié exerçant ses fonctions en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux Salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’entreprise. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres salariés. Chaque année, le manager organisera un entretien et ce, afin d’échanger sur les conditions d’activité et sur la charge de travail du télétravailleur.

Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

6.2 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son lieu de télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L.411-1 du Code de la sécurité sociale.

Si un accident survient sur le lieu de télétravail pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service paie dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Tout accident survenu au télétravailleur sur le lieu de télétravail pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Compte tenu des aménagements dont le télétravailleur dispose à son domicile et des équipements qui lui sont fournis, le salarié en arrêt maladie, en congés payés ou en RTT/jours repos forfait en jours, et son manager devront veiller à ce que le télétravailleur n’utilise pas les moyens qui lui ont été octroyés, pendant l’arrêt prescrit ou pendant la prise des congés.

3. Protection des données et confidentialité

Le salarié exerçant ses fonctions en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise et à mettre en œuvre toutes les consignes et les procédures visant à assurer la protection des données de l’entreprise et leur confidentialité.

Le collaborateur a suivi l’ensemble des formations éthiques et anti-corruption ainsi que la formation obligatoire relative à la protection des données. En conséquence, le télétravailleur s’engage à respecter la règlementation en vigueur et notamment la charte informatique et les process SOX.

Pour rappel, l’ordinateur professionnel est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne. En conséquence, le télétravailleur veillera, en cas d’absence à son poste de télétravail, à ce que sa session soit verrouillée par un mot de passe.

Il veillera également à ce qu’il n’y ait pas d’échange entre ses ordinateurs professionnel et personnel (notamment par clef USB).

Aucun dossier physique n’est autorisé à sortir des locaux de l’entreprise (contrats client, factures, …) ainsi le télétravail ne peut être autorisé qu’à la condition que les dossiers de travail soient accessibles sur le réseau informatique.

Tout manquement à la protection des données pourra être une cause de cessation du télétravail.

Article 7 - DISPOSITIONS FINALES

7.1 Durée et entrée en vigueur

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DIRECCTE, Unité Territoriale compétente après sa notification par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à l’issue de la procédure de signature, conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du Code du travail.

7.2 Révision – Dénonciation

Le présent avenant pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Toute dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et devra donner lieu à dépôt auprès de la DIRECCTE-Unité Territoriale compétente.

Chaque partie pourra également demander la révision de tout ou partie du présent accord, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7 du Code du travail et selon les modalités suivantes :

- toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires de l’accord ou y ayant ultérieurement adhéré et comporter en outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;

- à réception d’une telle demande de révision et dans un délai de un mois, la Direction prendra l’initiative d’inviter à la négociation d’un avenant de révision, l’ensemble des organisations syndicales signataires ou adhérentes ;

- les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord et seront maintenues dans l’hypothèse où les négociations n’aboutiraient pas.

L’avenant de révision fera l’objet d’un dépôt effectué dans les mêmes conditions que l’accord initial.

7.3 Dépôt

Conformément à la législation en vigueur, le présent avenant fera l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE – Unité Territoriale via la plateforme de téléprocédure de dépôt des accords collectifs, sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un tel dépôt sera accompagné :

• d’une version du présent accord signé des parties, sous format PDF,

• d’une version du texte de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques, en vue de la publication du présent accord au sein de la base de données nationale,

Un exemplaire sera également adressé au secrétariat Greffe du Conseil de prud’hommes.

Enfin, une information concernant cet avenant sera affichée dans l’entreprise aux emplacements réservés aux communications à l’attention du personnel.

Fait en 7 exemplaires originaux

Fait à Paris, le 19 juin 2019

Pour KANTAR TNS MB

Pour les organisations syndicales

CFE-CGC

CFTC

* Parapher chaque page de l’accord/de l’avenant et faire précéder la signature de la mention manuscrite « lu et approuvé »