ACCORD TELETRAVAIL

27 juin 2019

 

Entre les soussignés :

La société UNIVERSAL MUSIC France, dont le siège social est à Paris (75005), 20-22 rue des Fossés Saint-Jacques, immatriculée au RCS de Paris sous le N° 414 945 188, représentée par agissant en qualité de Secrétaire Général, et Directeur Général Adjoint,

ci-après dénommée « l’Entreprise », d'une part,

ET

Les représentants d'organisations syndicales signataires représentatives au sens de l'article L 2232-12 du Code du travail, à savoir :

• , pour le SNELD CFE-CGC,

• , pour le SNAPAC CFDT, d'autre part,

Il est conclu le présent accord conformément aux dispositions de l’Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail.  

PREAMBULE

L’évolution de la société, du travail et de ses outils facilitent de plus en plus le travail à distance. Cette évolution a été accompagnée par une modernisation de la législation : réforme du Code du Travail en 2016 et Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 qui ont facilité la mise en place du télétravail en entreprise.

Universal Music France a entamé une démarche globale à la suite de quelques expérimentations réalisées sur ces dernières années, d’enquêtes menées auprès des managers et des retours exprimés, pour adapter ses modes de travail et ouvrir des possibilités d’organisation innovantes associant le travail à distance, le maintien du lien social avec l’entreprise, le droit à une connexion maitrisée, la qualité de vie au travail et l’équilibre vie privée-vie professionnelle, en s’appuyant également sur la responsabilisation des salariés pour les rendre acteurs de leurs usages numériques.

Les partenaires sociaux et la direction de l’entreprise ont convenu que la mise en place du télétravail doit reposer sur un nécessaire lien de confiance entre salarié et manager, et ne doit pas entraver la cohésion et le travail d’équipe, ni la fluidité dans les échanges, ni la nécessaire réactivité inhérente à l’industrie musicale.

Les parties signataires ont convenu les modalités suivantes :  

Article 1 - Définitions du Télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (article L1222-9 du code du travail).

Le télétravail comporte deux notions : le télétravail occasionnel (article 2) et le télétravail régulier (article 3).

Article 2 – Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel peut être mis en place de façon temporaire face à des circonstances particulières inhabituelles, à la demande de l’employeur ou du salarié :

• Intempéries empêchant ou rendant très difficile la mobilité des salariés,

• Pics de pollution tel que définis par l’article L.223-1 du Code de l’environnement et article L.1222-9 du Code du Travail entrainant des restrictions des conditions de circulation

• Epidémies,

• Cas de Force majeure,

• Grèves de transports publics,

• Après ou avant un rdv professionnel sur un site différent de son lieu de travail habituel,

• Immobilisation temporaire du salarié n’empêchant pas une activité professionnelle habituelle.

• Travaux dans les locaux de l’employeur

Le télétravail occasionnel n’est pas décompté du nombre de jours annuels de télétravail régulier.

Un délai de prévenance doit être respecté.

La veille au maximum, une demande par mail doit être faite au manager indiquant la durée du télétravail, avec copie RH (pour des questions de mise en œuvre d’assurance).

Cette demande implique une réponse écrite du manager. S’il refuse, il a obligation de motiver sa réponse.

Les conditions d’éligibilité sont identiques à celles prévues pour le télétravail régulier (cf article 3.3) et notamment les conditions relatives à la nécessité d’être équipé d’un matériel adapté à l’exercice des fonctions en télétravail.

Toutefois, s’agissant du télétravail occasionnel, le salarié peut exceptionnellement utiliser son propre équipement à défaut de matériel fourni par l’entreprise.

L’employeur ne prendra en charge aucun frais lié à la situation de télétravail depuis le domicile du salarié.

Le télétravail occasionnel ne doit pas être utilisé en situation de garde d’enfant malade en bas âge, cette situation étant couverte par des jours exceptionnels liés à la Convention Collective pour les enfants de moins de 11 ans.

Article 3 – Le Télétravail régulier

3.1) Principes généraux

Volume annuel de 22 jours pour les salariés répondants aux critères d’éligibilité et dont la demande de passage en télétravail est validée.

Situations de maladie invalidante sur prescription du médecin traitant et après avis RH, temps de transport du domicile au travail supérieur à 1h30 par trajet : 1 jour par semaine

3.2) Conditions générales

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier ou de remettre en cause :

• Le lien de subordination entre le salarié et son manager,

• L’activité habituelle du salarié et la charge de travail y afférente

• Son amplitude de travail,

• Le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié

1. Exercice des fonctions

L’activité en télétravail reste équivalente à l’activité exercée dans les locaux de l’entreprise : le salarié en télétravail doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations internes et externes dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise, grâce aux moyens de communication mis à sa disposition.

Le télétravailleur doit être joignable selon ses horaires habituels ou dans des plages horaires différentes déterminées avec son manager.

Il doit respecter les durées minimales de pause déjeuner (30mn), de pause journalière (20mn) et de temps de repos quotidien de 11h.

Le salarié en télétravail s’engage à participer aux réunions téléphoniques ou vidéoconférences organisées par l’employeur lorsque sa présence est sollicitée et à consulter régulièrement sa messagerie pendant ces plages horaires.

Afin de maintenir le lien social, la cohésion des équipes et de préserver la continuité de l’activité et les collectifs de travail, le salarié s’engage, à la demande de l’employeur, à se rendre dans les locaux de l’entreprise pour participer aux réunions de travail qui seraient organisées pour les besoins de bon fonctionnement du service ou de l’activité de l’entreprise.

Les salariés amenés, dans le cadre de leurs fonctions, à se déplacer à l’extérieur de l’entreprise pour des rendez-vous professionnels, s’engagent pendant leur activité en télétravail à assurer leurs rendez professionnels dans les conditions habituelles de leur métier.

2. Statut du salarié en télétravail

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que ceux applicables aux salariés, travaillant dans les locaux de l’entreprise, déroulement de carrière, charge de travail, besoins en formation, participation, intéressement, etc…

Le salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail. Ainsi, un accident survenu au salarié sur le lieu où est exercé le télétravail tel que déclaré à son employeur et dans l’exercice de son activité professionnelle, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

3. Maintien des situations de télétravail préexistantes à l’accord

Pas de remise en cause des avenants aux contrats de travail préalablement signés à l’accord actuel pour des raisons médicales ou d’éloignement géographique, ces avenants sont maintenus dans leur principe et jusqu’à leur échéance. Ils seront reconduits selon les modalités prévues aux avenants.

4. Mise en place du télétravail régulier par la formalisation d’un avenant individuel

   3. Conditions d’éligibilité

1. Les conditions liées au poste occupé 

Le salarié ne doit pas occuper un emploi requérant :

• Une présence physique permanente

• L’usage d’équipements informatiques lourds ou d’accès uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou associés à des impératifs de sécurité.

En application des conditions ci-dessus, sont exclus de l’accord les salariés des Services généraux, les Assistant(e)s, Ingénieurs et Techniciens sons / vidéos.

Une attention particulière sera également apportée aux postes qui requièrent une très grande exigence de confidentialité des données manipulées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

2. Les conditions liées aux qualités du salarié

Le salarié doit faire preuve d’autonomie quel que soit la catégorie socio professionnelle d’appartenance.

Le manager devra évaluer la capacité d’autonomie du salarié demandeur (organisation de son activité, gestion de son temps de travail et des priorités, expérience) et la capacité à réaliser la quasi-totalité des activités sans aide ni soutien quotidien, via des outils informatiques.

Le salarié doit être en CDI ou CDD, à temps complet. Avec une ancienneté minimum d’un an dans la fonction.

En application des conditions ci-dessus, sont exclus de l’accord les Stagiaires et Contrats d’alternance.

Les membres du Comité de Direction s’excluent des possibilités de télétravail régulier.

3.4) Fixation des journées télétravaillées

Le manager peut déterminer qu’une journée dans la semaine et/ou une période limitée dans l’année justifiée par l’activité ne soit pas ouverte au télétravail.

Les jours de télétravail et leur fréquence sont fixés dans l’avenant individuel.

Ces jours ne sont pas récupérables, pas cumulables, pas reportables.

Ils ne sont pas accolés aux congés, aux RTT ni aux Week end.

3.5) Durée de la période de télétravail

La durée est formalisée lors de la signature d’un avenant individuel au contrat de travail,

1. Durée initiale : période d’adaptation

Période d’adaptation de 3 mois

Cette période permettra à chacune des parties de vérifier si les modalités d’exercice de l’activité en télétravail est satisfaisante avant d’envisager la prolongation du télétravail.

2. Prolongation

A l’issue de la période d’adaptation prévue ci-dessus et si l’activité en télétravail a donné toute satisfaction, la durée de l’avenant de télétravail sera prolongée pour une durée d’un an, renouvelable par accord formel des deux parties.

3. Réversibilité du télétravail à la demande du salarié ou de l’employeur

Pendant la durée de l’avenant de télétravail, le salarié a la possibilité de décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail moyennant un délai de prévenance de deux semaines, et sous réserve de faire part de sa décision par écrit.

L’employeur dispose également de la faculté de mettre fin à l’avenant individuel, dans les mêmes conditions, notamment pour des nécessités liées à l’organisation de l’activité ou en cas de changement de poste par le salarié.

Sa décision devra être par écrit, et motivée.

En cas de changement de poste ou d’affectation, l’avenant de télétravail sera réexaminé avec le nouveau manager.

3.6) Mise en œuvre du passage en télétravail

1. La demande du salarié

Le collaborateur doit être à l’initiative de la demande de télétravail (volontariat), et faire une demande écrite auprès de son manager et de la DRH.

Une relation de confiance entre le manager et son collaborateur est nécessaire et primordiale.

2. Réponse de l’entreprise

Cette demande est soumise à l’accord du Manager et de la Direction des Ressources Humaines.

En cas de refus, une réponse motivée doit être faite sous un délai d’un mois.

Liste de motifs (non exhaustive) : non-respect des conditions d’éligibilité, raisons d’impossibilité matérielle ou technique, raisons liées à la sécurité et à la confidentialité des informations/données traitées, désorganisation au sein de l’activité, autonomie insuffisante du salarié …

3. Conclusion d’un avenant individuel

L’avenant individuel définira les conditions spécifiques à salarié qui souhaite bénéficier du télétravail, à savoir :

- fixation de la journée de télétravail,

- plages horaires le cas échéant

- lieu d’exercice : domicile principal du salarié

- durée

- équipement 

3.7) Suivi du télétravail

1. Déclaration des journées télétravaillées

Afin qu’un suivi global du télétravail puisse se faire, il est demandé à chaque télétravailleur de déclarer ses jours de télétravail au moyen de l’outil auto déclaratif mis en place dans Zadig. En ultime recours, toute personne ne respectant pas ce process pourra faire l’objet d’un arrêt de ses modalités de télétravail.

Les métiers de la Promotion connaissent des contraintes d’organisation plus fortes que les autres métiers de l’entreprise. Raisons pour lesquelles, seuls ces métiers auront la souplesse de modifier le jour de télétravail en accord avec leur manager dans un délai de prévenance d’une journée, sur autorisation par mail, copie le service paye & administration du personnel.

Toute journée de télétravail initialement prévue peut ne pas être effectuée en fonction des besoins du service. De façon exceptionnelle, cette journée peut être décalée, uniquement sur la même semaine, avec l’accord express de son manager.

2. Suivi régulier du salarié

Le salarié bénéficie d’un suivi régulier de son activité en télétravail avec son manager et au minimum une fois par an afin de faire le point sur les conditions du télétravail, la régulation de sa charge de travail et ce qui pourrait être amélioré s’agissant notamment des outils à disposition du salarié et des procédures pour permettre la coopération ou collaboration au sein des équipes.

3.8) Equipement et aménagement du domicile

Le télétravail s’exerce au domicile du salarié, sous réserve que ce lieu offre un environnement personnel propice au travail et à la concentration et qu’il soit localisé en France.

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié atteste formellement :

• de la conformité de son logement et des installations électriques déjà en place à son domicile pour permettre l’exercice de son activité en télétravail et l’installation des équipements mis à sa disposition,

• d’avoir informé son assureur de l’utilisation d’une partie de son logement à des fins professionnelles, et fourni une attestation d’assurance multirisques habitation,

Le domicile doit garantir la confidentialité et la sécurité des données selon les règles en vigueur UMF/UMG/Vivendi.

La connexion réseau du domicile doit être assez puissante pour supporter les outils UMG.

L’entreprise fournit le matériel informatique. Son usage doit être dédié uniquement aux activités professionnelles, dans le respect de la charte informatique UMF/UMG.

L’entreprise ne participe pas financièrement à la mise en place d’une connexion à domicile, ni à un abonnement téléphonique ou internet du salarié.

Le salarié en télétravail prend soin des équipements qui lui sont confiés, et qui restent en tout état de cause la propriété de l’entreprise. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements, le salarié en avise immédiatement son manager et le département IT.

Le salarié devra organiser le renvoi de ses appels sur son numéro professionnel ou à défaut personnel (sans que ce dernier ne puisse être divulgué).

Article 4 - Connexion maitrisée « droit à la déconnexion »

Universal Music France est attachée au respect de la vie privée de ses salariés et veille à garantir le droit à la déconnexion, encore plus dans le cadre du télétravail.

Le droit à la déconnexion a pour objectif de tendre vers une connexion maîtrisée des outils numériques, à la fois en dehors et pendant le temps de travail. Il s’entend comme le droit de ne pas être joignable pendant les temps de repos (soirées, weekend, congés, RTT) en vue d’assurer le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Il est recommandé aux salariés de ne pas utiliser les outils de communication pendant les périodes de repos et il demandé aux managers de s’assurer du respect de ce droit.

C’est une responsabilité qui doit être partagée entre l’entreprise et ses collaborateurs.

Les salariés et leurs managers s’organisent pour :

• Prioriser leurs activités afin de distinguer ce qui est « urgent, important et prioritaire », et d’aménager leur journée en conséquence,

• Ne pas organiser de réunions démarrant après 18h,

• D’organiser le traitement des mails, d’utiliser les fonctionnalités de paramétrage des outils numériques (envoyer des mails en différé, signaler ses absences dans sa signature électronique, bien utiliser son agenda électronique…)

• De rendre efficient les temps de pause pour faciliter la concentration.

Un accompagnement/ formation des managers sera mis en place afin qu’une communauté des « bonnes pratiques » soit connue et utilisée par tous :

• Les mails arrivant pendant les Congés payés d’un salarié ou pendant un weekend ne doivent pas être soumis à une réponse immédiate, et il ne pourra pas être reproché à un salarié de ne pas avoir lu ni répondu à un mail pendant ses congés,

• Pas d’obligation de répondre aux mails adressés en soirée, et en tout état de cause au-delà de 20h, sauf contrainte métier liée à l’activité internationale ou une urgence exceptionnelle,

• Pas de mails envoyés pendant le weekend ni au-delà de 20h,

• Privilégier les échanges oraux (de vive voix ou téléphoniques)

• Cibler les destinataires d’un mail,

• Réduire le nombre d’échanges par mails,

• Mettre un titre à chaque mail, et si besoin qualifier son degré d’urgence.

Article 5 – Dispositions finales et publicité

La date de mise en œuvre est prévue au 1^er septembre 2019.

L’Accord est un Accord à Durée Déterminée, pour une durée de 3 ans.

Au bout d’un an, un point d’étape sera fait entre les parties signataires, et permettra si nécessaire, la mise en œuvre d’un avenant.

L’Accord pourra être consulté par les salariés sur les emplacements de communication réservés dans chaque établissement, sur l’intranet Com’In, rubrique RH, Accords d’entreprise.

Le présent Accord sera déposé, par les soins de l’Entreprise, en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi, dans le ressort de laquelle est situé le siège de l'Entreprise, une version sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), et auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Fait à Paris, en 5 exemplaires, le 27 juin 2019

Pour UNIVERSAL MUSIC FRANCE

Pour le SNELD CFE-CGC Pour le SNAPAC CFDT