ACCORD TELETRAVAIL du 27 juin 2019

Avenant n°1 du 25 mars 2021

 

Entre les soussignés :

La société UNIVERSAL MUSIC France, dont le siège social est à Paris (75005), 20-22 rue des Fossés Saint-Jacques, immatriculée au RCS de Paris sous le N° 414 945 188, représentée par Monsieur xxx, agissant en qualité de Secrétaire Général, et Directeur Général Adjoint,

ci-après dénommée « l’Entreprise », d'une part,

ET

Les représentants d'organisations syndicales signataires représentatives au sens de l'article L 2232-12 du Code du travail, à savoir :

• Monsieur xxx, pour le SNELD CFE-CGC,

• Madame xxxx, pour le SNAPAC CFDT, d'autre part,

Il est conclu le présent avenant à l’accord initial du 27 juin 2019, lié aux évolutions intervenues durant 2020 et 2021.

PREAMBULE

A la suite du premier accord, la mise en place du télétravail au sein d’Universal Music France a remporté un certain succès. La situation de pandémie liée au Covid19 intervenue en début d’année 2020 a entrainé une mise en télétravail exceptionnelle de l’ensemble des salariés de l’entreprise. Cette expérimentation inattendue, a montré ses avantages et ses inconvénients, et a permis une refonte du mode de fonctionnement du télétravail tel qu’il avait été initialement dessiné.

Les partenaires sociaux et la direction de l’entreprise confirment que la mise en place du télétravail doit reposer sur un nécessaire lien de confiance entre salarié et manager, et doit permettre de conserver le lien social nécessaire à la construction du collectif de travail. La mise en place du télétravail ne doit pas entraver la cohésion et le travail d’équipe, ni la fluidité dans les échanges, ni la nécessaire réactivité inhérente à l’industrie musicale.

Les parties signataires ont convenu les modalités suivantes :  

Article 1 - Définitions du Télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (article L1222-9 du code du travail).

Le télétravail comporte deux notions : le télétravail occasionnel (article 2) et le télétravail régulier (article 3).

Article 2 – Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel peut être mis en place de façon temporaire face à des circonstances particulières inhabituelles, à la demande de l’employeur ou du salarié :

• Intempéries empêchant ou rendant très difficile la mobilité des salariés,

• Pics de pollution tel que définis par l’article L.223-1 du Code de l’environnement et article L.1222-9 du Code du Travail entrainant des restrictions des conditions de circulation

• Epidémies,

• Cas de Force majeure,

• Grèves de transports publics,

• Après ou avant un rdv professionnel sur un site différent de son lieu de travail habituel,

• Immobilisation temporaire du salarié n’empêchant pas une activité professionnelle habituelle.

• Travaux dans les locaux de l’employeur

Le télétravail occasionnel n’est pas décompté du nombre de jours annuels de télétravail régulier.

Un délai de prévenance doit être respecté.

Deux jours auparavant, ou au maximum la veille au soir, sauf dans l’un des 5 premiers cas cités plus haut, une demande par mail doit être faite au manager indiquant la durée du télétravail, avec copie la HR Business Partner (pour des questions de couverture d’assurance).

Cette demande implique une réponse écrite du manager. S’il refuse, il a obligation de motiver sa réponse.

Si le manager ne répond pas dans le temps imparti, le salarié utilisera cette période de télétravail, et une régularisation pourra intervenir dans les jours qui suivent.

Un télétravail occasionnel ne pourra pas dépasser 2 jours par semaine (sauf dans l’un des 5 premiers cas cités plus haut) et ne se fera qu’avec l’accord du manager.

Les conditions d’éligibilité au télétravail occasionnel sont identiques à celles prévues pour le télétravail régulier (cf article 3.3) et notamment les conditions relatives à la nécessité d’être équipé d’un matériel adapté à l’exercice des fonctions en télétravail.

Toutefois, dans ce cadre, le salarié peut exceptionnellement utiliser son propre équipement à défaut de matériel fourni par l’entreprise.

Le télétravail occasionnel ne doit pas être utilisé en situation de garde d’enfant malade en bas âge, cette situation étant couverte par des jours exceptionnels liés à la Convention Collective pour les enfants de moins de 12 ans.

Article 3 – Le Télétravail régulier

3.1) Principes généraux

Le télétravail régulier sur volontariat, pour les salariés répondants aux critères d’éligibilité et dont la demande de passage en télétravail est validée, est de : un ou deux jours par semaine, quel que soit le jour de la semaine, sous condition de validation par le responsable hiérarchique de l’organisation de télétravail au sein du département.

Pendant la période encore bousculée de circulation du virus endémique, et de port de masque obligatoire, une situation dérogatoire de télétravail permettant d’assurer au mieux la sécurité et la santé de tous continue d’exister et permet d’établir des roulements de présence au sein des départements et labels.

Ce télétravail régulier entrera en vigueur dès la fin de l’obligation de télétravail à distance imposée par la crise sanitaire.

En cas de raisons de santé, sur prescription du médecin traitant et après avis RH : un nombre de jours de télétravail sera établi selon la prescription médicale.

Les salariés ayant des projets d’installation familiale en province (à plus de 200 km en dehors de la région parisienne) pourront examiner avec leur Manager, et la HRBP en charge du département, la possibilité d’organiser jusqu’à trois jours de télétravail par semaine. Si les missions du poste le permettent, cette possibilité sera alors confirmée, après une période d’essai de 3 mois.

Les postes de management ne pourront pas aller au-delà de deux jours de télétravail par semaine.

3.2) Conditions générales

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier ou de remettre en cause :

• Le lien de subordination entre le salarié et son manager,

• L’activité habituelle du salarié et la charge de travail y afférente,

• Son amplitude de travail,

• Le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

1. Exercice des fonctions

L’activité en télétravail reste équivalente à l’activité exercée dans les locaux de l’entreprise : le salarié en télétravail doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations internes et externes dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise, grâce aux moyens de communication mis à sa disposition.

Le télétravailleur doit être joignable selon ses horaires habituels ou dans des plages horaires différentes déterminées avec son manager.

Il doit respecter les durées minimales de pause déjeuner (30mn), de pause journalière (20mn) et de temps de repos quotidien de 11h.

Le salarié en télétravail s’engage à participer aux réunions téléphoniques ou vidéoconférences organisées par l’employeur lorsque sa présence est sollicitée et à consulter régulièrement sa messagerie pendant ces plages horaires.

Afin de maintenir le lien social, la cohésion des équipes et de préserver la continuité de l’activité et les collectifs de travail, le salarié s’engage, à la demande de l’employeur, à se rendre dans les locaux de l’entreprise pour participer aux réunions de travail qui seraient organisées pour les besoins de bon fonctionnement du service ou de l’activité de l’entreprise.

Les salariés amenés, dans le cadre de leurs fonctions, à se déplacer à l’extérieur de l’entreprise pour des rendez-vous professionnels, s’engagent pendant leur activité en télétravail à assurer leurs rendez-vous professionnels dans les conditions habituelles de leur métier.

2. Statut du salarié en télétravail

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que ceux applicables aux salariés, travaillant dans les locaux de l’entreprise, déroulement de carrière, charge de travail, besoins en formation, participation, intéressement, etc…

Le salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail. Ainsi, un accident survenu au salarié sur le lieu où est exercé le télétravail tel que déclaré à son employeur et dans l’exercice de son activité professionnelle, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

3. Maintien des situations de télétravail préexistantes à l’accord : Pas de remise en cause des avenants aux contrats de travail préalablement signés à l’accord actuel pour des raisons médicales ou d’éloignement géographique, ces avenants sont maintenus dans leur principe et jusqu’à leur échéance. Ils seront reconduits selon les modalités prévues aux avenants.

4. Mise en place du télétravail régulier par un mail d’approbation du manager ayant valeur d’avenant, adressé au salarié volontaire et à la HRBP en charge du département/label. Cette réponse du manager doit intervenir sous un délai de 15 jours maximum après la demande du salarié.

3.3) Conditions d’éligibilité

1. Les conditions liées au poste occupé 

Le salarié ne doit pas occuper un emploi requérant :

• Une présence physique permanente

• L’usage d’équipements informatiques lourds ou d’accès uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou associés à des impératifs de sécurité.

En application des conditions ci-dessus, sont exclus de l’accord les postes des Services généraux intervenant sur le courrier ou l’accueil des établissements, les postes d’Ingénieurs et Techniciens sons / vidéos.

Une attention particulière sera également apportée aux postes qui requièrent une très grande exigence de confidentialité envers les données manipulées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

2. Les conditions liées aux qualités ou au statut du salarié

Le salarié doit faire preuve d’autonomie quelle que soit la catégorie socio professionnelle d’appartenance.

Le manager devra évaluer la capacité d’autonomie du salarié demandeur (organisation de son activité, gestion de son temps de travail et des priorités, expérience) et la capacité à réaliser la quasi-totalité des activités sans aide ni soutien quotidien, via des outils informatiques.

Le salarié doit être en CDI ou CDD de plus de 4 mois. Le passage en télétravail pourra s’effectuer après la validation de la période d’essai, la confirmation de la capacité d’autonomie nécessaire et l’intégration suffisante au collectif de travail par le manager.

Temps partiel :

Les salariés travaillant à 90% pourront bénéficier s’ils le souhaitent : de la demi-journée concernée, en télétravail, et si besoin d’une 2^ème journée.

Les salariés travaillant à 80% ne pourront bénéficier que d’une journée de télétravail, afin d’assurer la conservation d’un lien social suffisant avec leur équipe.

Stagiaires et alternants :

Pour les Stagiaires et jeunes en contrats d’alternance, une attention particulière est portée à leur intégration. Le recours au télétravail doit être limité, parfois exclu lorsque les conditions d’encadrement ne peuvent être effectués à distance. L’avis du manager et du HRBP doivent converger sur l’obtention du niveau d’intégration et d’autonomie nécessaire.

Les tuteurs d’alternants et stagiaires peuvent être amenés à modifier leur rythme de télétravail pour assurer une présence sur site aux côtés du nouvel arrivé.

3.4) Fixation des journées télétravaillées

Le manager peut déterminer qu’une journée dans la semaine soit sanctuarisée à l’activité en présentiel pour l’ensemble de son équipe pour conserver le lien social et les réunions d’équipes, ou qu’une période limitée dans l’année justifiée par l’activité, ne soit pas ouverte au télétravail.

Les jours de télétravail sont fixés en accord avec le manager, celui-ci ayant pris en compte l’ensemble des situations de son équipe, et sont validés par la HR Business Partner en charge de l’organisation.

Un planning des jours en télétravail au sein de chaque département/label, est partagé entre le Département ou Label et la Direction des Ressources Humaines.

Ces jours ne sont pas récupérables, pas cumulables, pas reportables.

3.5) Durée de la période de télétravail

La durée est prévue pour une période d’un an, renouvelable par tacite reconduction, si l’activité en télétravail a donné toute satisfaction.

Elle comprend une période d’adaptation de 3 mois.

Cette période permettra à chacune des parties de vérifier si les modalités d’exercice de l’activité en télétravail est satisfaisante avant d’envisager la prolongation du télétravail.

Réversibilité du télétravail à la demande du salarié ou de l’employeur

La relation de confiance doit être le point majeur entre le salarié et son manager, permettant d’assurer la bonne réussite de l’organisation du poste en télétravail.

Pendant la durée de l’avenant de télétravail, le salarié a la possibilité de décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail moyennant un délai de prévenance de deux semaines, et sous réserve de faire part de sa décision par écrit.

L’employeur dispose également de la faculté de mettre fin à la situation de télétravail, dans les mêmes conditions, notamment pour des nécessités liées à l’organisation de l’activité ou en cas de changement de poste par le salarié. Sa décision devra être par écrit, et motivée.

En cas de changement de poste ou d’affectation, la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau manager.

3.6) Mise en œuvre du passage en télétravail

La demande du salarié :

Le collaborateur doit être à l’initiative de la demande de télétravail (volontariat), et faire une demande écrite auprès de son manager et de la HRBP de son département/label.

Une relation de confiance entre le manager et son collaborateur est nécessaire et primordiale.

Réponse de l’entreprise :

Cette demande est soumise à l’accord du Manager et de la HRBP.

En cas de refus, une réponse motivée doit être faite sous un délai de 15 jours.

Liste de motifs (non exhaustive) : non-respect des conditions d’éligibilité, raisons d’impossibilité matérielle ou technique, raisons liées à la sécurité et à la confidentialité des informations/données traitées, désorganisation au sein de l’activité, autonomie insuffisante du salarié …

Mail individuel

Le mail autorisant la mise en place du Télétravail devra être individualisé et comprendre :

- la fixation de la ou des journées de télétravail,

- les plages horaires le cas échéant,

- le lieu d’exercice : le domicile principal du salarié ou tout autre lieu situé en France (résidence secondaire, espace de coworking à proximité du domicile) sous réserve d’en avertir au préalable le manager et la HRBP,

- la durée,

- l’équipement.  

Il sera établi par la HRBP en concertation avec le manager du salarié, et aura valeur d’avenant.

3.7) Suivi du télétravail

Déclaration des journées télétravaillées :

Afin qu’un suivi global du télétravail puisse se faire, il est demandé à chaque télétravailleur de déclarer ses jours de télétravail au moyen de l’outil auto déclaratif mis en place dans le portail RH ou l’Intranet. En ultime recours, toute personne ne respectant pas ce process pourra faire l’objet d’un arrêt de ses modalités de télétravail.

Les métiers de la Promotion connaissent des contraintes d’organisation plus fortes que les autres métiers de l’entreprise. Raisons pour lesquelles, seuls ces métiers auront la souplesse de modifier le jour de télétravail en accord avec leur manager dans un délai de prévenance d’une journée, sur autorisation par mail, copie le service paye & administration du personnel.

Toute journée de télétravail initialement prévue peut ne pas être effectuée en fonction des besoins du service. De façon exceptionnelle, cette journée peut être décalée, uniquement sur la même semaine, avec l’accord express de son manager.

Suivi régulier du salarié :

Le salarié bénéficie d’un suivi régulier de son activité en télétravail avec son manager et au minimum une fois par trimestre afin de faire le point sur les conditions du télétravail, la régulation de sa charge de travail et ce qui pourrait être amélioré s’agissant notamment des outils à disposition du salarié et des procédures pour permettre la coopération ou collaboration au sein des équipes.

Une réunion une fois par semestre interviendra avec le manager de chaque département concerné par le télétravail et la HRBP pour un suivi de la mise en place de l’organisation en télétravail, et de son bon fonctionnement. En cas de difficulté, des changements pourront intervenir rapidement dans cette organisation.

Carte TR pour les salariés de l’établissement de Massy :

Les salariés de l’établissement de Massy (sauf les représentants commerciaux), bénéficient habituellement du Restaurant Interentreprises partagé avec les autres sociétés du site.

Pour tous les salariés en télétravail régulier sur des journées complètes, une Carte TR leur sera attribuée le mois suivant de leur passage en télétravail.

En fonction des jours effectivement télétravaillés, déclarés dans le portail RH, et validés, cette carte sera approvisionnée à terme échu.

3.8) Equipement et aménagement du domicile

Le télétravail s’exerce au domicile du salarié ou autre lieu, sous réserve que ce lieu offre un environnement personnel propice au travail et à la concentration et qu’il soit localisé en France.

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié atteste formellement :

• de la conformité de son logement ou du lieu de télétravail et des installations électriques déjà en place à pour permettre l’exercice de son activité en télétravail et l’installation des équipements mis à sa disposition,

• d’avoir informé son assureur de l’utilisation d’une partie de son logement à des fins professionnelles, et fourni une attestation d’assurance multirisques habitation,

Le domicile doit garantir la confidentialité et la sécurité des données selon les règles en vigueur UMF/UMG/Vivendi.

La connexion réseau du domicile doit être assez puissante pour supporter les outils UMG.

L’entreprise fournit le matériel informatique. Son usage doit être dédié uniquement aux activités professionnelles, dans le respect de la charte informatique UMF/UMG.

L’entreprise ne participe pas financièrement à la mise en place d’une connexion à domicile, ni à un abonnement téléphonique ou internet du salarié.

Le salarié en télétravail prend soin des équipements qui lui sont confiés, et qui restent en tout état de cause la propriété de l’entreprise. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements, le salarié en avise immédiatement son manager et le département Informatique.

Le salarié devra organiser le renvoi de ses appels sur son numéro professionnel ou à défaut personnel (sans que ce dernier ne puisse être divulgué).

L’entreprise participera aux frais occasionnés par la situation de télétravail en versant une allocation forfaitaire mensuelle, déterminée dans le mail/avenant de mise en place du télétravail régulier, selon le nombre de jours de télétravail régulier réalisés par semaine : jusqu’à 10€ ou 20€ par mois.

Les règles de l’URSSAF et du Ministère des Finances en vigueur à ce jour sont : exonération fiscale dans la limite de 2,5 € par jour de télétravail à domicile, soit 50€ pour un mois comprenant 20 jours de télétravail, et dans la limite annuelle de 550€.

Les membres du Comité de Direction sont exclus du bénéfice de cette allocation.

Les salariés en situation de handicap ou qui nécessitent pour des raisons de santé d’un matériel de bureau spécifique, pourront bénéficier sur prescription médicale de matériel adapté.

Article 4 - Connexion maitrisée « droit à la déconnexion »

Universal Music France est attachée au respect de la vie privée de ses salariés et veille à garantir le droit à la déconnexion, encore plus dans le cadre du télétravail.

Le droit à la déconnexion a pour objectif de tendre vers une connexion maîtrisée des outils numériques, à la fois en dehors et pendant le temps de travail. Il s’entend comme le droit de ne pas être joignable pendant les temps de repos (soirées, weekend, congés, RTT) en vue d’assurer le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Il est recommandé aux salariés de ne pas utiliser les outils de communication pendant les périodes de repos et il est demandé aux managers de s’assurer du respect de ce droit.

C’est une responsabilité qui doit être partagée entre l’entreprise et ses collaborateurs.

Les salariés et leurs managers s’organisent pour :

• Prioriser leurs activités afin de distinguer ce qui est « urgent, important et prioritaire », et d’aménager leur journée en conséquence,

• Ne pas organiser de réunions démarrant après 18h,

• D’organiser le traitement des mails, d’utiliser les fonctionnalités de paramétrage des outils numériques (envoyer des mails en différé, signaler ses absences dans sa signature électronique, bien utiliser son agenda électronique…)

• De rendre efficient les temps de pause pour faciliter la concentration.

Un accompagnement/ formation des managers est mis en place afin qu’une communauté des « bonnes pratiques » soit connue et utilisée par tous :

• Les mails arrivant pendant les Congés payés d’un salarié ou pendant un weekend ne doivent pas être soumis à une réponse immédiate, et il ne pourra pas être reproché à un salarié de ne pas avoir lu ni répondu à un mail pendant ses congés,

• Pas d’obligation de répondre aux mails adressés en soirée, et en tout état de cause au-delà de 20h, sauf contrainte métier liée à l’activité internationale ou une urgence exceptionnelle,

• Pas de mails envoyés pendant le weekend ni au-delà de 20h,

• Privilégier les échanges oraux (de vive voix ou téléphoniques)

• Cibler les destinataires d’un mail,

• Réduire le nombre d’échanges par mails,

• Mettre un titre à chaque mail, et si besoin qualifier son degré d’urgence.

Article 5 – Commission de suivi

Une commission de suivi regroupant des membres du CSE et des membres de la Direction des Ressources Humaines, se réunira deux fois par an pour s’assurer des bonnes conditions d’utilisation du Télétravail, et aider à la résolution de situations litigieuses.

Article 6 – Dispositions finales et publicité

Cet avenant est d’effet immédiat. Sa mise en œuvre interviendra dès la fin de la période de pandémie Covid19.

Cet avenant est à durée déterminée, pour la durée de la période restant à courir.

Il pourra être consulté par les salariés sur les emplacements de communication réservés dans chaque établissement, sur l’intranet Com’In, rubrique RH, Accords d’entreprise.

Le présent avenant sera déposé, par les soins de l’Entreprise, en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à la DIRECCTE, dans le ressort de laquelle est situé le siège de l'Entreprise, une version sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), et auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Fait à Paris, en 5 exemplaires, le 25 mars 2021

Pour UNIVERSAL MUSIC FRANCE

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Pour le SNELD CFE-CGC Pour le SNAPAC CFDT

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