Accord temporaire sur la mise en place du télétravail en contexte de confinement et de crise sanitaire

Entre les soussignés

La société VWR International, SAS au capital de 64 803 525 euros, dont le siège social est situé Le Périgares – Bâtiment B – 201 rue Carnot – 94120 Fontenay-sous-Bois, inscrite au RSC de Créteil sous le numéro 421 287 855 et représentée par XXX Directrice des ressources humaines Europe du sud.

D’une part,

Les Organisations syndicales, ci-dessous désignées, prises en la personne de leur représentant :

XXX, pour la C.G.T.

XXX, pour le S.E.C.I.F - C.F.D.T.

XXX, pour la C.F.E. – C.G.C.

Table des matières

Préambule 3

Article 1 : Définition du télétravail 3

Article 2 : Principes directeurs 4

Article 3 : Conditions d’éligibilité au Télétravail 4

3.1 Conditions d’éligibilité relatives aux bénéficiaires 4

3.2 Conditions d’éligibilité relatives aux missions et / ou à l’activité exercée 4

3.3 Activités et postes non compatibles avec le télétravail 5

Article 4 : Organisation du télétravail 5

4.1 Le télétravail flex 5

4.2 Le télétravail complet 6

4.3 Le présentiel complet 6

Article 5 : Durée du télétravail 6

Article 6 : Lieu d’exercice 7

Article 7 : Equipements de travail 7

Article 8 : Management du télétravail 8

Article 9 : Droits des télétravailleurs 8

Article 10 : Devoirs des télétravailleurs 9

Article 11 : Indemnité de télétravail 9

Article 12 : Santé et sécurité au travail 9

Article 13 : Nouveaux entrants 10

Article 14 : Cas particuliers 10

Article 15 : Respect de l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle 10

Article 16 : Modification de situation 11

16.1 : Modification d’organisation 11

16.2. La suspension provisoire 11

16.3. La rupture du contrat de travail 11

Article 17 : Dispositions finales 12

Préambule

L’année 2020 a été marquée par une crise sanitaire exceptionnelle liée à la pandémie mondiale du Corona virus.

Au mois de mars 2020, le gouvernement français a décidé du confinement total de la population française afin de limiter la propagation du virus. La société a dû réagir et installer un télétravail pour la majorité des équipes.

Il a été étudié les possibilités de retour sur site tout en préservant la santé de tous et toutes.

Afin de protéger la santé et la sécurité des collaborateurs, le groupe a décidé trois organisations de travail permettant de limiter la propagation du virus mais aussi de permettre un retour sur site des équipes sur la base du volontariat.

Ce retour sur site dépend néanmoins des annonces du gouvernement et de l’évolution de la crise sanitaire. Ainsi le présent accord a vocation à s’appliquer aussi bien en confinement total que partiel ou en cas de retour progressif à une organisation normale.

Afin de refaire du lieu de travail un lieu d’épanouissement et de création de lien social, tout en s’assurant du respect de la santé des collaborateurs, les partenaires sociaux et la Direction se sont réunis.

Cet accord n’a pas vocation à s’appliquer hors crise sanitaire. En outre, la signature de cet accord ne met pas fin aux négociations d’un accord télétravail hors crise sanitaire actuellement en cours. Les dispositions de cet accord n’ont vocation à s’appliquer uniquement lors de la crise sanitaire et prendront fin à l’issue de la crise ou à la signature d’un accord télétravail à terme indéterminé. Enfin les partenaires sociaux et la Direction se réservent la possibilité de reprendre certaines mesures de cet accord et de les adapter au sein de l’accord télétravail hors crise sanitaire.

C’est dans ce cadre qu’il a été décidé ce qui suit :

Article 1 : Définition du télétravail

Selon l’article L. 1222-9 du Code du Travail, « le Télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisation des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci ».

Le télétravail n’a pas pour effet de remettre en cause la définition du lien de subordination entre l’employeur et le collaborateur. Il n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l’entreprise. L’exécution de l’activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le collaborateur. A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail.

Article 2 : Principes directeurs

Dans le cadre de la crise sanitaire, Le dispositif de télétravail repose sur les principes suivants :

• Le dispositif de télétravail, sans être un droit, est pensé comme un système d’organisation visant à assurer une continuité de l’activité tout en contribuant à la sécurité et la préservation de la santé des collaborateurs et collaboratrices.

• Le télétravail est un mode particulier d’exercice de l’activité professionnelle. S’il peut procurer à son bénéficiaire une facilité dans la conciliation entre sa vie professionnelle et sa vie familiale, il s’exerce dans le respect des dispositions contractuelles habituelles de travail.

• Le télétravail ne doit pas être une source de contraintes ou de perturbations dans la conduite des activités, que ce soit pour les clients, les fournisseurs, les équipes, les collègues et les managers.

Les parties insistent sur le fait que le télétravail engage tous les acteurs de l’entreprise. Son efficacité repose sur le respect, par tous, des règles de fonctionnement définies dans ce titre et implique une confiance mutuelle entre les collaborateurs et leur management.

Article 3 : Conditions d’éligibilité au Télétravail

Le présent accord encadre et précise les modalités de mise en place du télétravail.

3.1 Conditions d’éligibilité relatives aux bénéficiaires

Le télétravail est ouvert à tous les collaborateurs (CDI et CDD) dont l’activité professionnelle ne nécessite pas une présence régulière hebdomadaire sur site et dont les fonctions peuvent être réalisées à distance.

Concernant les alternants, les CAP, contrat pro et stagiaires, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage et que leur autonomie sur le poste de travail n’est pas suffisamment développée, ils ne peuvent opter pour le télétravail flex ou complet qu’après validation du Manager et de la Direction des ressources humaines.

De même les intérimaires ne peuvent prétendre au télétravail que si l’autonomie sur le poste est validée par le responsable hiérarchique et validation de la Direction des ressources humaines.

3.2 Conditions d’éligibilité relatives aux missions et / ou à l’activité exercée

Compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu’aux activités pouvant être exercées par les collaborateurs de manière autonome.

Le manager, en concertation avec la Direction des Ressources Humaines, s’attachera à étudier chaque situation en vérifiant si le collaborateur remplit les conditions suivantes :

• Postes ou activités compatibles et ouverts à cette forme d’organisation ;

• Autonomie du collaborateur dans les missions et la maîtrise de son poste (organisation, gestion du temps, réalisation des missions/objectifs), la capacité du collaborateur à travailler de façon régulière à distance ;

3.3 Activités et postes non compatibles avec le télétravail

Sont inéligibles les postes et activités qui nécessitent par nature d’être exercés dans les locaux de l’entreprise notamment en raison :

• D’une proximité managériale indispensable ;

• De la nécessité d’une présence physique face au client interne, externe ou un public ;

• Des équipements matériels ;

Article 4 : Organisation du télétravail

L’organisation de travail durant la période de crise sanitaire s’organise selon 3 possibilités :

• Le télétravail flex

• Le télétravail complet

• Le présentiel complet

En fonction des besoins du service, mais également des critères d’éligibilité cités, les collaborateurs optent pour une organisation. Cette organisation devra être contrôlée et validée par la Direction des ressources Humaines et les équipes HSE.

Cette organisation est dépendante des décisions du gouvernement tout au long de la crise sanitaire. De ce fait, si le gouvernement décidait d’imposer le télétravail l’organisation décrite serait modifiée afin que les collaborateurs puissent exercer leur activité en télétravail complet. 

En cas de confinement complet les autres dispositions concernant le télétravail restent applicables.

4.1 Le télétravail flex

Les collaborateurs et collaboratrices ayant opté pour le flex suivent l’organisation du travail suivantes :

Deux équipes de travail sont mises en place :

• L’équipe 1 doit être présente sur site entre 1 et 4 jours par semaine impaire du lundi au jeudi. Le vendredi doit toujours être travaillé à distance.

Le nombre de collaborateurs en équipe 1 doit correspondre à 25% du service

• L’équipe 2 doit être présente entre 1 et 4 jours par semaine paire du lundi au jeudi le vendredi doit toujours être travaillé à distance.

Le nombre de collaborateurs en équipe 2 doit correspondre à 25% du service.

Les jours ou les collaborateurs sont présents sur site doivent être validés par le responsable hiérarchique.

Le manager des collaborateurs ayant opté pour cette organisation devra déterminer à quelle équipe le collaborateur appartient. L’information sera disponible sur demande auprès des managers ou de la Direction des Ressources Humaines.

4.2 Le télétravail complet

Les collaborateurs/ collaboratrices optant pour le télétravail complet travaillent à distance depuis leur domicile tous les jours de la semaine.

Seuls les collaborateurs totalement autonomes peuvent opter pour ce mode d’organisation. L’autonomie doit être confirmée par le supérieur hiérarchique. Si le collaborateur/ collaboratrice ne remplit pas les conditions prévues à l’article 3 et que le niveau d’autonomie n’est pas suffisant, le manager optera alors soit pour l’organisation en travail flex, soit pour l’organisation présentielle.

Si un collaborateur ou une collaboratrice souhaite revenir de manière ponctuelle et exceptionnelle sur site pour assister à une réunion ou pour réaliser une démarche nécessaire à son activité, il doit en amont demander l’accord à son supérieur hiérarchique qui devra faire une demande avec un formulaire Groupe à la Direction des Ressources Humaines précisant, l’identité du collaborateur, le jour et les heures de venue sur site ainsi que le motif justifiant un déplacement sur site.

La Direction pourra refuser tout déplacement.

4.3 Le présentiel complet

Les collaborateurs/ collaboratrices dont les postes et activités nécessitent par nature d’être exercés dans les locaux de l’entreprise notamment en raison :

• D’une proximité managériale indispensable ;

• De la nécessité d’une présence physique face au client interne, externe ou un public ;

• Des équipements matériels ;

• Du manque d’autonomie sur le poste décidé après contrôle du hiérarchique ;

Les collaborateurs sous ce régime devront travailler en présentiel 5 jours par semaine sur le site. Le présentiel ne doit pas concerner plus de 20 % des effectifs de la société sauf si les postes et activités ne peuvent pas être effectués à distance (site de Briare).

Article 5 : Durée du télétravail

L’organisation du télétravail se réalise dans le cadre des horaires habituels du service auquel est affecté le collaborateur ou la collaboratrice.

D’autre part, il est expressément convenu que le collaborateur/ collaboratrice devra respecter les mesures définies au sein des accords ARTT et Horaires variables applicables au sein de l’entreprise.

Le collaborateur en télétravail gère l’organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise, s’agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien. Une pause déjeuner devra être respectée dans les mêmes conditions que dans l’entreprise.

Le collaborateur/ collaboratrice dont le temps de travail est décompté en jours organisera son temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire prévues par le Code du Travail et les accords collectifs applicables.

Sans qu’il soit porté atteinte aux temps de pause journaliers, le télétravailleur devra être joignable sur tous les outils fournis par l’entreprise et sur la plage horaire définie conjointement avec son manager, en correspondance avec son horaire habituel de travail. Par ailleurs, avant 8h15 et après 18h30, le collaborateur pourra être joint uniquement en cas d’urgence, afin d’assurer le respect de conciliation vie personnelle et vie professionnelle.

Le collaborateur en télétravail doit impérativement déclarer les heures travaillées sur les logiciels mis à disposition et se déclarer en mission horaire.

Article 6 : Lieu d’exercice

Le télétravail défini au présent accord s’effectuera principalement au domicile du collaborateur/de la collaboratrice tel que déclaré à l’entreprise.

Ce lieu est sous la pleine responsabilité du télétravailleur. Il devra être déclaré à la Direction des Ressources Humaines.

En cas de changement de résidence, le collaborateur ou la collaboratrice devra en avertir son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines.

L’entreprise doit également pouvoir s'assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Conformément à la réglementation en vigueur, l'employeur, les représentants du personnel compétents en matière d'hygiène, sécurité et conditions de travail et les autorités administratives compétentes ont la possibilité d’accéder au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du télétravailleur et en sa présence.

Article 7 : Equipements de travail

Au titre du télétravail, l’entreprise veillera à ce que le collaborateur ou la collaboratrice, ait à sa disposition tous les éléments nécessaires à la réalisation de son activité.

Il sera fourni, un ordinateur portable.

Concernant le matériel annexe à savoir écran, base d’accueil. Le collaborateur pourra en faire la demande auprès des services généraux qui pourront lui accorder le matériel demandé en fonction des stocks sur site.

Ce matériel est sous la responsabilité du télétravailleur. Il doit en prendre soin et devra ne l’utiliser que dans un cadre strictement professionnel. Le collaborateur/ collaboratrice veillera en particulier à ce qu’aucun tiers ne puisse avoir accès à ce matériel et aux données qu’il contient.

Il bénéficie en outre d’une assistance technique adaptée par le service informatique auprès duquel il est déclaré comme télétravailleur.

En cas de problème informatique, d’origine extérieure aux outils professionnels (panne de réseau électrique, d’internet par exemple), l’empêchant d’effectuer son travail, le collaborateur ou collaboratrice en télétravail devra en informer son responsable hiérarchique immédiatement et ils conviendront ensemble de la conduite à tenir (se rendre sur le lieu de travail/ prendre un jour de congés, par exemple).

L’intégralité de l’équipement fourni devra être rendue en bon état, en cas de cessation de l’activité de télétravail ou de rupture du contrat de travail, et, dans cette dernière hypothèse, dans un délai maximum de 8 jours à compter du début du préavis ou dès la date de rupture du contrat (licenciement pour faute grave ou lourde) ou de la fin du délai de rétractation dans le cadre d’une rupture conventionnelle.

Chaque collaborateur et collaboratrice bénéficient d’une enveloppe de 150 euros pour rembourser les frais engagés depuis le 16 mars 2020 pour s’équiper en matériel permettant l’amélioration des conditions de travail. Les collaborateurs seront remboursés par note de frais sous présentation de justificatifs. Seront remboursées les dépenses telle que l’achat de fauteuils, lampes, bureaux et le matériel divers lié à l’amélioration des conditions de travail. Les frais de consommables comme les cartouches d’encre, stylos, cahiers ou papiers ne sont pas pris en compte comme des dépenses nécessaires à l’amélioration des conditions de travail, ces dépenses ne feront pas l’objet d’un remboursement.

Article 8 : Management du télétravail

Dans le cadre de la diffusion et de l’application de cet accord, les parties s’accordent pour mettre à disposition des collaborateurs et des managers une formation de sensibilisation au télétravail.

Cette initiative permettra de faciliter l’intégration du télétravail comme nouvelle forme d’organisation du travail et d’en accompagner le management au sein de l’établissement. Elle aura un double enjeu :

- le collaborateur/collaboratrice et le manager appréhenderont ensemble les règles liées au télétravail déterminées dans le présent accord,

- le collaborateur/collaboratrice et le manager développeront le management, la communication et la confiance nécessaires à une telle forme d’organisation.

Ces sessions de sensibilisation seront organisées tout au long de l’organisation, à compter de la date de dépôt du présent accord.

Article 9 : Droits des télétravailleurs

Le collaborateur ou la collaboratrice en télétravail est soumis à la même réglementation et bénéficie des mêmes droits que les collaborateurs et collaboratrices exécutant leur travail dans les locaux de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle.

En ce qui concerne notamment les relations avec les représentants du personnel et l'accès aux informations syndicales, par exemple aux intranets, les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits que les autres collaborateurs et collaboratrices.

Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs de l’établissement en application des dispositions en vigueur.

Les collaborateurs ou collaboratrices en télétravail sont électeurs et éligibles aux élections des instances représentatives du personnel au sein de l’établissement, dans la mesure où ils répondent aux conditions prévues dans le protocole pré-électoral.

Article 10 : Devoirs des télétravailleurs

Le collaborateur ou la collaboratrice doit fournir, une attestation sur l’honneur de la conformité de son réseau électrique et d’une couverture assurance multirisque habitation.

Par ailleurs, les collaborateurs ou les collaboratrices en télétravail doivent respecter les règles de confidentialité et garantir la sécurité des données, selon les règles de l’entreprise.

Il/elle doit éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

Le collaborateur s’engage par ailleurs à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales, il doit rester joignable et en contact sur tous les outils fournis par l’entreprise.

Article 11 : Indemnité de télétravail

Tout collaborateur et collaboratrice en télétravail percevra une indemnité forfaitaire mensuelle visant à compenser les hausses des coûts quotidiens inhérents au télétravail (frais d’électricité…). Cette indemnité est de 40 euros bruts par mois.

Tous les collaborateurs et collaboratrices en flex ou en télétravail complet bénéficieront de cette indemnité.

Cette mesure est applicable depuis le 1^er octobre 2020.

Article 12 : Santé et sécurité au travail

Le collaborateur ou la collaboratrice en télétravail bénéficie de la même couverture sociale, en termes d’arrêt maladie et d’accident du travail, que les collaborateurs/collaboratrices travaillant au sein de l’établissement.

Dans le cadre d’un accident qui surviendrait durant un jour de télétravail à domicile, l’accident sera présumé comme étant lié à l’activité professionnelle du collaborateur ou de la collaboratrice et donc considéré comme étant un accident du travail.

Les collaborateurs en télétravail, comme tous les collaborateurs de l’entreprise, font l’objet d’un suivi médical organisé par le service de santé au travail. Dans son évaluation de la situation du collaborateur, la Médecine du Travail devra apprécier les conditions dans lesquelles le télétravail s’effectue.

L’employeur, les représentants du CSE et les autorités administratives compétentes pourront être amenés à accéder au domicile, après avoir obtenu l’accord du collaborateur et en sa présence.

Toute intervention au domicile du collaborateur devra être précédée :

• D’une demande préalable par courrier de la part de l’entreprise sous condition de respecter un délai de prévenance de quinze jours ;

• D’une réponse favorable et par écrit du collaborateur sous un délai de huit jours.

Article 13 : Nouveaux entrants

Les collaborateurs nouveaux entrants quelque que soit le contrat signé ne peuvent pas bénéficier de l’organisation télétravail complet, sauf fonction ou activité le justifiant, tant que leur autonomie n’a pas été validée par le responsable hiérarchique et que la Direction des ressources humaines n’a pas émis un avis positif.

Les nouveaux entrants et intérimaires sont automatiquement en équipe FLEX ou en présentiel selon le poste et l’activité.

Article 14 : Cas particuliers

En dehors des dispositions du présent accord, des situations individuelles particulières peuvent nécessiter un aménagement de poste. Les modalités pratiques de cet aménagement pourront faire l’objet d’une étude au cas par cas pour tenir compte des caractéristiques de chaque situation par la Direction des Ressources Humaines, le Médecin du Travail et la hiérarchie.

Sont considérées comme des situations individuelles particulières :

• Les collaborateurs dont l’état de santé ou la situation de handicap nécessite un aménagement de poste recommandé par le Médecin du Travail,

• Les collaborateurs devant revenir sur site pour des raisons de santé,

Article 15 : Respect de l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle

Le télétravail ne doit pas conduire à une augmentation ni de la charge de travail, ni du temps de travail habituel des collaborateurs/ collaboratrices.

La hiérarchie contrôle le maintien du volume et de la qualité du travail. Elle apprécie les résultats du télétravailleur par rapport aux objectifs qui lui ont été fixés de la même manière, que l’activité soit réalisée totalement ou partiellement hors des locaux de l’entreprise.

Aussi, il est rappelé que les règles légales et conventionnelles en matière de temps de travail, temps de repos obligatoires, pause déjeuner et plages communes de travail, en vigueur au sein de l’entreprise, restent applicables aux télétravailleurs.

Enfin, il est rappelé que le droit à la déconnexion doit être respecté pour être efficace grâce à l’implication de chacun : chaque manager devra s’assurer du respect de ce droit. Chaque collaborateur est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans le cadre de l’usage de ceux-ci.

Article 16 : Modification de situation 

16.1 : Modification d’organisation

Dans le cadre ou le collaborateur en télétravail souhaite passer du flex au complet (ou vice versa), le collaborateur bénéficiera de la possibilité de retourner à l’organisation initiale.

• En cas de demande à l’initiative du responsable hiérarchique, celui-ci adressera ses motivations par écrit à la Direction des Ressources Humaines et HSE, qui en cas d’acceptation, informeront par courrier ou mail motivé le collaborateur ou la collaboratrice.

• En cas de demande à l’initiative du collaborateur ou de la collaboratrice, un écrit motivé sera également transmis à son manager, à la Direction des Ressources Humaines ainsi que le HSE.

Dans les deux situations, les parties devront observer un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

16.2. La suspension provisoire

Le responsable hiérarchique pourra, en cas de besoin avéré, notamment tenant à des impératifs opérationnels qui nécessiteraient donc la présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise, demander une suspension provisoire pour une journée, moyennant un délai de prévenance de sept jours minimums.

Le supérieur hiérarchique adressera un mail avec accusé de réception, copie à la Direction des Ressources Humaines, informant le collaborateur de cette suspension.

16.3. La rupture du contrat de travail

Dans les cas de rupture du contrat de travail, qu’il s’agisse, d’un départ volontaire du collaborateur ou de la collaboratrice dans le cadre d’une démission, ou qu’il soit lié à un licenciement, le télétravail se poursuivra jusqu’à l’issue de la période du préavis.

Le collaborateur ou la collaboratrice devra restituer en bon état tout le matériel destiné au télétravail ayant été fourni par l’employeur, et tout document relatif à l’activité professionnelle devra également être ramené au sein de l’entreprise, dans le cadre du respect de la confidentialité.

Article 17 : Dispositions finales

Le présent accord n’a pour but de produire des effets qu’en période de crise sanitaire, il entrera en vigueur pour une durée déterminée de 6 mois renouvelable à compter de la date de signature.

L’accord pourra être renouvelé par avenant.

Le présent accord pourra être révisé pendant la période d’application, par avenant, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du code du travail.

Toute dénonciation du présent accord sera conforme aux dispositions de l’article L2261-9 du code du travail.

La révision comme la dénonciation devront être notifiées par lettre recommandée avec avis de réception auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord sera notifié, dès sa conclusion, à chacune des organisations syndicales disposant d’une section syndicale dans l’entreprise.

Enfin, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, il sera déposé en deux exemplaires (une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) auprès de la DIRECCTE compétente et un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Le présent accord sera également déposé en ligne sur la plateforme de téléprocédure « Téléaccords ».

Cet accord sera diffusé sur l’intranet.

Fait à Fontenay, le 16 février 2021

Pour la société

XXX

Pour le syndicat C.G.T.

XXX

Pour le syndicat S.E.C.I.F-C.F.D.T.

XXX

Pour le syndicat C.F.E. – C.G.C.

XXX