ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

AU SEIN DE FUTUREN

ENTRE :

La société FUTUREN, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 423 127 281, dont le siège social est situé Cœur Défense – 100, Esplanade du Général de Gaulle – 92932 Paris La Défense Cedex (France), représentée par Madame , en qualité de Responsable Ressources Humaines,

ci-après désignée « la Société »,

d’une part,

ET :

Le membre titulaire de la délégation du Comité Economique et Social : Monsieur ,

ci-après désigné « le CSE »,

d’autre part

PREAMBULE

L’ensemble des parties a souhaité discuter de la mise en place du télétravail au sein de la société FUTUREN.

La discussion sur le télétravail s’inscrit dans la continuité de l’accord temps de travail ratifié par les salariés en 2019 qui a donné lieu à la mise en place du Forfait Jour pour les salariés cadres et un temps de travail à 37h pour les salariés ETAM.

Un échange a été organisé entre les managers et les salariés à l’occasion des entretiens professionnels.

Il est ressorti de ces échanges que ce nouveau mode d’organisation du travail permet, lorsqu’il reste limité :

• d’améliorer le bien-être et la performance des salariés par un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, moins de fatigue et un gain d’efficacité,

• de réduire notre empreinte carbone par la réduction du nombre de trajets domicile-lieu de travail.

OBJET DE L’ACCORD

Le télétravail est une modalité d’organisation du travail à part entière, individuelle et collective, fondée sur une relation de confiance entre le manager et les salariés concernés et qui doit préserver un lien fort entre les salariés télétravailleurs et leur équipe de travail.

Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Les 3 caractéristiques principales du télétravail sont :

• La localisation du collaborateur hors des locaux de son employeur ;

• Le caractère volontaire de ce mode de travail ; par conséquent, aucun salarié ne peut être contraint d’accepter cette formule, ni ne peut l’imposer à la direction ;

• L’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

Cet accord couvre deux modes d’organisation du télétravail : le télétravail « régulier » et le télétravail « occasionnel ».

Sauf à ce que des modalités spécifiques soient expressément indiquées, l’ensemble de l’accord est applicable aux deux modes d’organisation.

PERIMETRE DU TELETRAVAIL

1. Critères généraux d’éligibilité

Les critères retenus pour déterminer si les salarié(e)s pouvant être en télétravail sont les suivants :

• Occuper un emploi éligible au télétravail, c’est-à-dire un emploi ne nécessitant pas de présence physique permanente, ni l’usage d’équipements uniquement disponibles sur site et n’impliquant pas des impératifs de sécurité et de confidentialité non compatibles avec un travail à distance.

• Être salarié(e) en CDI ou en CDD d’une durée égale ou supérieure à 12 mois, à temps plein ou partiel à 80% minimum et disposer d’une ancienneté dans l’entreprise de six mois minimum.

• Savoir utiliser les outils informatiques, les logiciels associés à son activité, les outils numériques collaboratifs et suivre les formations ou informations afférentes qui sont ou seront proposées.

• Avoir eu un échange et complété le diagnostic conjoint avec son manager sur sa capacité à télétravailler.

A la date de signature de cet accord, tous les postes chez FUTUREN sont réputés éligibles au télétravail régulier.

Toutefois, il conviendra à chaque nouvelle création de poste d’étudier sa compatibilité avec le télétravail et en particulier avec le télétravail régulier. En effet, compte tenu des contraintes, notamment de réalisation de certaines missions ou des contraintes informatiques, des postes pourraient être considérés comme non éligibles au télétravail. Ces emplois nécessitent une présence physique permanente, l’usage d’équipements uniquement disponibles sur site et impliquent des impératifs de sécurité et de confidentialité non compatibles avec un travail à distance.

Cette analyse de comptabilité sera opérée par la Direction et entérinée lors du comité de suivi tel que prévu au §VI.2 du présent accord. Cette analyse précisera pour quel mode d’organisation du télétravail ce poste est éligible ou non au télétravail (régulier / occasionnel / les deux).

Une attention particulière sera portée aux demandes effectuées par les salariés reconnus travailleurs handicapés.

2. Le télétravail régulier

Le télétravail régulier permet aux salariés de travailler une journée par semaine en télétravail.

Par ailleurs, le télétravail régulier devra être réalisé dans le respect des modalités décrites dans le paragraphe V.

3. Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel peut concerner trois types de situations :

• Les salariés occupant un poste éligible au télétravail régulier

Il sera ouvert, par défaut, aux salarié(e)s occupant un poste éligible au télétravail qui n’auront pas fait le choix de bénéficier du télétravail de façon régulière.

• Les salariés occupant un poste éligible seulement au télétravail occasionnel

Pour ces salariés, les parties ont convenu de leur permettre à minima de télétravailler de façon occasionnelle et de ne pas les exclure purement et simplement du dispositif.

Dans ces deux hypothèses chaque fois que le/la salarié(e) voudra bénéficier du dispositif de télétravail occasionnel il devra obtenir l’accord de son manager.

En tout état de cause, le recours au télétravail occasionnel doit être limité à 1 journée dans la semaine, le salarié ne pourra y avoir recours 2 semaines consécutives.

Par ailleurs, le télétravail occasionnel devra être réalisé dans le respect des modalités décrites dans le paragraphe V.

• Les circonstances exceptionnelles

En cas de circonstance exceptionnelle (événement climatique exceptionnel, …), la Direction pourra demander aux salarié(e)s occupant un poste éligible (à titre régulier ou occasionnel) de télétravailler.

Le nombre de jours sera défini par la Direction.

Cette organisation ne pourra être mise en œuvre qu’en cas d’information préalable diffusée par le service RH à tous les salariés de l’entreprise.

4. MODALITES D’ACCES AU TELETRAVAIL

1. Principes régissant le recours au télétravail

Le recours au télétravail doit :

• Reposer sur un accord de confiance entre le/la salarié(e) et son management,

• Être basé sur un principe de volontariat,

• Présenter des possibilités de suspension ou de réversibilité.

Les parties rappellent que le/la salarié(e) en télétravail bénéficie des mêmes dispositions, droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment pour le suivi de son activité, l’évaluation des résultats, la rémunération, l’évolution professionnelle, la formation, le temps de travail.

Les parties conviennent également :

• de la nécessité de respecter les règles relatives à la protection des données personnelles et de l’entreprise ;

• de la nécessité de respecter la vie privée du/de la salarié(e) en fixant des plages horaires durant lesquelles le/la salarié(e) en télétravail peut être contacté(e) ;

• de la nécessité de permettre aux salarié(e)s de concilier vie privée et vie professionnelle en garantissant un droit à la déconnexion.

2. Conditions de passage au télétravail

Le salarié qui souhaite bénéficier de l’accord télétravail (régulier ou occasionnel) en informe son manager. Un échange est alors organisé entre le salarié et le manager : cet échange a pour objectif d’étudier la capacité du salarié à télétravailler. Pour ce faire, le salarié et le manager renseignent le document diagnostic commun, qui se trouve en annexe 3.

Une fois le document complété conjointement, si le salarié et le manager sont d’accord sur la capacité du salarié à télétravailler, ils effectuent une demande conjointe au service RH via le formulaire qui se trouve en annexe 2 (mail avec AR), en y annexant notamment un scan du diagnostic signé des 2 parties.

Le service RH répondra par écrit dans un délai maximum d’un mois.

3. Cas de passage en télétravail impossible

Si le salarié et le manager ne sont pas d’accord sur la capacité du salarié à télétravailler, le manager devra motiver son désaccord sur le document diagnostic conjoint. Le document sera alors remis au service RH, pour conservation au dossier.

En résumé, le télétravail ne sera pas accepté dans les cas suivants :

• Emploi non éligible ;

• Impossibilité technique (couverture réseau, diagnostic électrique, dotation informatique inadéquate) ;

• Inaptitude du salarié à télétravailler motivée par le manager dans le document diagnostic conjoint ;

• Absence de fourniture des documents visés au §V.5 du présent accord.

4. Réversibilité

Le/La salarié(e) pourra demander à arrêter cette forme de travail sans avoir à respecter un délai de prévenance spécifique.

De même, l’entreprise pourra mettre fin à l’activité en télétravail dans le cas où la façon de travailler du/de la salarié(e) s’avérerait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction, sans avoir à respecter un délai de prévenance spécifique.

Par ailleurs, il pourra être mis fin à tout moment au télétravail dès lors que les critères d’éligibilité ne sont plus remplis (ex : problèmes liés aux connexions informatiques à distance).

5. MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

1. Jour et horaire de travail

Le télétravail devra être mis en œuvre, par journée entière de travail, selon un quota annuel de 45 jours, à raison d’1 journée maximum par semaine. Les journées autorisées pour le télétravail sont les lundi, mardi, jeudi et vendredi.

Les jours de télétravail ne sont ni récupérables, ni cumulables. Si pendant une semaine donnée, le collaborateur est dans l’impossibilité de mobiliser 1 journée de télétravail, ce jour ne peut être ni reporté ni cumulé.

Pour permettre aux membres d’une équipe de se réunir (réunions d’équipe, échanges informels…), chaque manager d’équipe déterminera parmi les lundi / mardi / jeudi / vendredi les jours de présence obligatoire au bureau après concertation avec son équipe, en complément de la journée du mercredi. Le/la salarié(e) pourra librement choisir le jour de la semaine où il pourra télétravailler en dehors de ces journées de présence obligatoire.

Il/Elle devra ,en cas de télétravail à titre régulier ou occasionnel, obtenir l’accord de son manager en saisissant le jour de télétravail dans l’outil de gestion des temps au minimum 5 jours avant le jour télétravaillé.

Par ailleurs, pour des raisons d’organisation du service et du travail au sein du service, chaque manager d’équipe pourra en concertation avec son équipe opter pour des jours de télétravail fixes / flexibles dans l’année.

En cas de nécessité de service, le manager pourra demander au salarié de modifier son jour prévu de télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 2 jours.

Le salarié pourra aussi le cas échéant demander à son manager la possibilité de modifier le jour prévu de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 3 jours.

2. Suspension temporaire du télétravail

Si les nécessités de service l’imposent, le management peut exclure temporairement le bénéfice du télétravail.

Certaines exclusions peuvent être prévisibles. C’est le cas notamment pour les postes au sein des équipes finance durant les périodes de clôture comptable ou d’élaboration des budgets.

A l’inverse, certaines exclusions peuvent ne pas être prévisibles (pic d’activité…). Dans ces situations, il pourra être demandé au collaborateur d’être présent sur son lieu de travail habituel avec un délai de prévenance de 2 jours ouvrés.

Il reviendra au responsable hiérarchique (et au responsable de projet pour les fonctions concernées par le mode projet) le soin de déterminer la durée de la suspension et d’en informer ses équipes.

3. Régulation de la charge de travail

Si la charge de travail ne permet pas le respect des horaires ou du forfait jours, le télétravailleur informe l’entreprise.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation ou lors de l’entretien spécifique cadre autonome, il sera procédé à une analyse de la charge de travail et sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail seront prises.

4. Durée du travail

La durée du travail du/de la salarié(e) en télétravail n’est pas modifiée.

Le/La salarié(e) exerce son activité dans le cadre de l’organisation du temps de travail telle que décrite dans son contrat de travail et dans l’accord relatif au temps de travail en vigueur dans l’entreprise. 

Ainsi, lorsqu’il/elle est amené(e) à télétravailler, le/la salarié(e) exerce son activité à son domicile :

• Pour les ETAM :

  • Option 1 : 8h - 12h et 13h – 16h30 et 16h le vendredi

  • Option 2 : 9h - 13h et 14h – 17h30 et 17h le vendredi

• Pour les cadres autonomes, selon les modalités d’organisation de leur activité dans le respect des durées légales minimales de repos quotidiens et hebdomadaires.

Les jours où l’activité du/de la salarié(e) est exercée en télétravail à domicile, il/elle peut être contacté(e), par téléphone et messagerie électronique.

Le/La salarié(e) s’engage également à être disponible via les outils collaboratifs mis à sa disposition par l’entreprise.

Pour faciliter les échanges, les salariés sont encouragés à activer leur caméra lors des réunions / entretiens.

5. Lieu de télétravail

Le télétravail pourra être effectué au(x) domicile(s) désigné(s) du/de la salarié(e). Le domicile est entendu comme la résidence principale ou la résidence secondaire du / de la salarié(e). Les salariés devront préalablement informer le service RH du ou des domiciles dans lesquels ils pratiqueront le télétravail et s’engageront à ce que ces lieux de télétravail soient éligibles au télétravail (cf critères ci-dessous).

Les parties rappellent que le fait de travailler à son domicile dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.

Pour que le domicile soit éligible à une pratique de télétravail, le salarié doit :

• Attester qu’il dispose d’un espace de travail dédié et un mobilier adapté à ce mode d’organisation du travail,

• Disposer d’un abonnement internet et d’une connexion d’un débit minimal dédié de 5MB/sec,

• Justifier d’une assurance couvrant le télétravail à domicile,

• Attester de la conformité électrique de l’installation.

A ce titre, le/la salarié(e) transmettra au service Ressources Humaines :

• La photocopie d’une attestation d’assurance couvrant le télétravail au domicile,

• Une déclaration sur l’honneur de la conformité des installations et des lieux (environnement de travail propice au télétravail et conformité de l’installation électrique).

6. Equipement

Le service informatique dotera chaque salarié(e) en télétravail :

• D’un ordinateur PC portable,

• D’une solution de téléphonie via l’ordinateur PC portable mis à sa disposition ou via, pour les métiers éligibles, un téléphone portable d’ores et déjà mis à disposition dans le cadre normal de son activité hors télétravail,

• Des applications et accès à distance nécessaires pour accomplir ses missions.

Chaque salarié(e) aura un accès à distance au Service Desk au même titre que s’il/elle était sur son lieu de travail habituel.

Autres modalités d’accompagnement du télétravail

Les managers et les salariés sont invités à échanger de façon régulière sur l’organisation du travail en télétravail et plus particulièrement lors de l’Entretien annuel d’Evaluation.

Par ailleurs, la Direction s’engage à former les managers au management à distance et à toute autre formation qui lui semblera utile pour faciliter le management des salariés en situation de télétravail.

Le service RH diffusera le document « Bonnes pratiques en télétravail ». Les managers sont invités à en parler avec leurs équipes.

Enfin, la Direction s’engage à organiser l’intervention d’un spécialiste pour parler du télétravail, de ses difficultés et des bonnes pratiques à mettre en œuvre.

Confidentialité et protection des données

Le/La collaborateur/trice en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatiques et de confidentialité en vigueur au sein de l’entreprise. Il est notamment tenu de respecter les dispositions du règlement intérieur et de la Charte Informatique en vigueur dans l’entreprise.

Ainsi, il/elle devra s’assurer de l’intégrité et de la confidentialité des informations et des données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support (papier ou électronique).

Santé, sécurité et assurance

Les dispositions légales et conventionnelles, ainsi que les règles internes de l’entreprise relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail.

Si un/une collaborateur/trice est victime d’un accident à son domicile pendant les jours de télétravail, il/elle devra informer son manager et le service Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il/elle effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

DISPOSITIONS FINALES

Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Le présent accord sera applicable le jour suivant les formalités de dépôt et de publicité prévues par la législation en vigueur.

Pour tenir compte d’impératifs organisationnels et techniques, la mise en œuvre effective de l’accord sera cependant reportée au 1^er mars 2021.

2. Suivi de l’accord

Les parties conviennent de se réunir annuellement afin de faire un bilan sur l’application de l’accord.

Révision

Les parties pourront réviser le présent accord dans les conditions fixées par la loi.

Dépôt légal et publicité de l’accord

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties signataires.

Le présent accord est déposé par la direction de FUTUREN auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle territorialement compétente et au conseil de prud’hommes d’Aix-En-Provence dans les conditions prévues à l’article D2231-2 du code du travail.

Fait à Aix en Provence,

Le 27 janvier 2021,

En 5 exemplaires originaux,

Pour la société FUTUREN : Madame

Pour le Comité Social et Economique : Monsieur

Annexe 1 

1. Listes des postes non éligibles au télétravail

NA

2. Liste des postes éligibles au télétravail occasionnel uniquement

NA

Annexe 2 - Formulaire de demande de télétravail,

A l’attention du service RH….

DEMANDE DE TELETRAVAIL

Je « nom prénom, fonction » souhaite bénéficier du dispositif de télétravail, tel que prévu dans le cadre de l’accord collectif en date du 27.01.2021 et tel que convenu avec mon manager « nom, prénom, fonction ».

Je souhaite bénéficier du ce dispositif :

• à compter du XX

• à mon domicile principal (adresse) et à mon domicile secondaire.

Je certifie :

• être en contrat à durée indéterminée, ou en CDD longue durée (supérieure ou égale à 12 mois),

• disposer de plus de six mois d’ancienneté dans l’entreprise,

• avoir pris connaissance de l’accord collectif et des modalités d’exécution du télétravail en vigueur au sein de l’entreprise.

• avoir pris connaissance du ou des jours autorisés pour le télétravail au sein de mon équipe.

• avoir pris connaissance des modalités de planification des jours de télétravail (délai de prévenance de 5 jours & utilisation de l’outil informatique Silaé*).

• avoir l’équipement nécessaire au sens de l’article V.5 de l’accord collectif

• que mon domicile principal (et mon domicile secondaire) est / sont éligible(s) à une pratique du télétravail au sens de l’article V.4 de l’accord collectif et qu’il(s) permet(tent) l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Signature du salarié précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé ».

Pièces jointes :

- Attestation sur l’honneur relative à la conformité de l’installation électrique de mon domicile principal / secondaire.

- Déclaration d’exercice du télétravail auprès de votre compagnie d’assurance au titre de votre assurance multirisque habitation.

- Diagnostic conjoint complété et signé par le salarié et le manager

*sous réserve d’évolutions technologiques ultérieures

Annexe 3 – Diagnostic conjoint salarié / manager sur l’aptitude à télétravailler