WALTEFAUGLE

ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET SUR LE DROIT A LA DECONNEXION

SOMMAIRE

Préambule 4

1. DISPOSITIONS GENERALES 5

1.1. Objet 5

1.2. Cadre juridique 5

1.3. Date d'effet – Durée 5

1.4. Champ d’application 5

1.5. Clauses d'adaptation – Révision 5

1.6. Interprétation 6

2. LES OUTILS NUMÉRIQUES CONCERNÉS 6

3. RÈGLES DE BON USAGE DES OUTILS NUMÉRIQUES 6

4. MODALITES DE DÉCONNEXION 10

4.1. Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion 10

4.2. Mesures de contrôle 10

4.3. Dispositifs de déconnexion impérative 11

4.4. Dispositifs de formation et de sensibilisation 11

5. SUIVI DE L’ACCORD D’ENTRPERISE 12

5.1. La base de données économiques et sociales 12

5.2. Commission de suivi 12

6. DISPOSITIONS FINALES 13

6.1. Règlement des litiges 13

6.2. Information-consultation du CHSCT – Information du Comité d’Entreprise 13

6.3. Information du personnel 13

6.4. Formalités de dépôt et de publicité 13

Préambule

WALTEFAUGLE qui cultive au fil des ans, une ambiance sociale de qualité intégrant le respect mutuel, la protection de la vie personnelle et familiale et l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale et personnelle, entend intégrer les dispositions de la Loi du 8 août 2016 qui consacre le droit à la déconnexion numérique notamment.

Depuis le 1^er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (C. trav., art. L. 2242-8, 7º).

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.

En application de l’article L. 2242-8 7° du code du travail, des NAO se sont déroulées du 20 avril 2017 au 20 septembre 2017 et se sont soldées par un accord.

C’est pourquoi et en parallèle, les partenaires sociaux sont convenus de définir les règles d’usage des outils numériques ainsi que les modalités d’exercice du droit à la déconnexion en application de l’article du code du travail précité.

Il est ici rappelé que le CHSCT a été informé et consulté sur le présent dispositif au cours de la réunion du 18 septembre 2017, sans compter le Comité d’Entreprise réuni en date du 7 septembre 2017

DISPOSITIONS GENERALES

Objet 

Le présent dispositif a pour objet d’intégrer les modalités de bon usage et de déconnexion numérique au sein de WALTEFAUGLE.

Cadre juridique

Le présent accord s’inscrit dans le cadre du dispositif légal, tout en intégrant les dispositions de la Loi Travail du 8 août 2016.

En outre, il s’inscrit également dans le cadre de tout accord de branche étendu qui pourrait être applicable à la société WALTEFAUGLE concernant ce dispositif, dès lors qu’il ne contrevient pas aux présentes dispositions.

Date d'effet – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans et prendra effet à compter du 1er jour du mois suivant sa signature.

Il prendra effet au plus tard le 1^er octobre 2017

6 mois avant l’échéance de celui-ci, les parties se rencontreront afin de définir les paramètres du nouvel accord se substituant au présent dispositif.

Champ d’application

Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

Clauses d'adaptation – Révision

Les dispositions du présent accord seraient caduques en cas de disparition des dispositions législatives et réglementaires ayant présidé à sa conclusion.

Conformément au dispositif légal et en cas de changement de cet accord interférant sur l’une ou l’autre des clauses du présent accord, les parties prenantes au présent accord pourront procéder à la signature d’un avenant portant révision en tant que de besoin.

Pour ce faire, la Direction convoquera les Délégués Syndicaux en vue de conclure un accord cohérent adapté aux nouvelles exigences légales et conventionnelles.

Interprétation

Le présent accord fait loi entre les parties qui l'ont signé.

Toutefois, s'il s'avérait que l'une des clauses du présent accord pose une difficulté d'interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation.

A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d'ordre collectif, la Direction de la société convoquera, dans un délai maximum d'un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend, une commission composée des représentants du personnel titulaires, des Délégués Syndicaux et autant de membres désignés par la société.

L'interprétation sera donnée sous forme d'une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord, accord auquel elle sera annexée.

LES OUTILS NUMÉRIQUES CONCERNÉS

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

RÈGLES DE BON USAGE DES OUTILS NUMÉRIQUES

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, les partenaires sociaux ont décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de son activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :

• Règles de bon usage :

• Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée des nouveaux messages (mail, sms…) afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ;

• Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages ;

• Actionner le « gestionnaire d’absences du bureau » et indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau ;

• Favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ;

• Cibler avec précision le ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ;

• Limiter au strict nécessaire l’insertion des pièces jointes ; 

• Préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ;

• Ne pas écrire en majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Gérer l’addiction aux outils numériques

1. Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques

• Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

• Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.

2. Gérer et encadrer l’accessibilité

• Utiliser le « gestionnaire d’absences  » en cas d’absence du bureau

• Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter

• Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse

• Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

• Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

• Gérer l’information

1. Etre rigoureux et précis dans la communication

• Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

• Traiter d’un sujet par message

• Eviter la multiplication des messages sur le même sujet

• S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

2. S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé

• La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…

• Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

  • les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

  • il existe un risque de mauvaise interprétation,

  • le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,

  • il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

3. S’interroger sur le(s) destinataire(s) principal(aux) du message

• Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

• N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

• Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

4) Gérer les pièces jointes

• Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message

• S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux

• Limiter les sources de stress

1. Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message

• Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail

• Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail

2. Eviter de créer un sentiment d’urgence

• Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

• Eviter les réponses « réflexes »

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire

• Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu

• Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

• Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

1. S’identifier et identifier son destinataire

• S’identifier avec clarté

• Respecter les formes de politesse

2. Personnaliser l’échange

• Faciliter les échanges informels

• Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

• Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

• Etre vigilant sur le contenu du message

• Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie

• Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers

MODALITES DE DÉCONNEXION

Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, JNT,…).

(Le cas échéant) Par « période habituelle de travail », on entend les plages horaires suivantes : du lundi au vendredi de 8 heures à 18 heures.

Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes (seuls peuvent être actuellement concernée les services maintenance ou informatique), aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront êtres mises en œuvre.

Mesures de contrôle

Afin d’assurer le respect par les salariés de ce droit à la déconnexion, il est décidé de mettre en place une action de sensibilisation lors des présentations du présent projet d’accord aux membres du CHSCT et de la délégation unique, sur l’envoi des mails et leur réception, voire leur répartition en dehors des périodes habituelles de travail et le week-end.

Ainsi, chacun s’engage à ne pas utiliser les outils informatiques et donc l’envoi de mails, voire la lecture de mails en dehors des plages habituelles de connexion.

Il appartient à chaque manager de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant d’adresser des emails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors les périodes habituelles de travail et à réagir en cas de réception en sensibilisant le collaborateur concerné.

En effet, la répétition de cette utilisation non-conforme déclencherait une alerte du manager responsable du salarié concerné et/ou déclencherait l’organisation d’un rendez-vous avec celui-ci. »

Dispositifs de déconnexion impérative

Afin d’assurer un droit à la déconnexion effectif dès sa mise en place, il a été convenu que les accès à tous les serveurs de l’entreprise (intranet…) seront bloqués le soir à partir de 19 heures (reconnexion le lendemain sauf week-end, à partir de 7h00 et le week-end le samedi 18h00 à 7h00 le lundi matin et nécessiteront l’utilisation d’un mot de passe qui ne pourra être délivré qu’avec l’accord du manager du service.

De manière exceptionnelle, et en cas de circonstances ou d’urgence dûment validées par son manager (travail avec l’étranger, mission urgente…), une dérogation pourra être accordée au salarié pour une durée limitée.

En cas de demandes de dérogations répétées, le salarié pourra être convié à un entretien avec son manager et les services RH pour analyser notamment sa charge individuelle de travail.

Dispositifs de formation et de sensibilisation

Seront organisées des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

SUIVI DE L’ACCORD D’ENTRPERISE

La base de données économiques et sociales

La base de données économiques et sociales servira de base au suivi du présent accord d’entreprise.

Chaque année, la société WALTEFAUGLE entend présenter un point particulier aux Institutions Représentatives du Personnel, et notamment au Comité d’entreprise dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, sur les mesures mises en place et destinées à renforcer les conditions de travail au travers de la déconnexion numérique.

2. Commission de suivi

   Une commission de suivi est en place dans le cadre du présent accord d’entreprise et est composée :

• du représentant Légal de la société WALTEFAUGLE, assisté de 2 collaborateurs,

• des membres titulaires du Comité d’Entreprise,

• des Délégués Syndicaux.

La composition de cette Commission devra respecter au maximum le principe de la parité entre femmes et hommes.

Cette Commission sera réunie chaque année à l’initiative de la société WALTEFAUGLE après la présentation de la base de données économiques et sociales.

Elle pourra se réunir de manière exceptionnelle à la demande de la majorité de ses membres.

Le CHSCT sera consulté sur la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail suivant les modalités prévues par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Un bilan chiffré sera présenté en Comité d’entrepris une fois par an.

DISPOSITIONS FINALES

Règlement des litiges

Les Parties conviennent d'appliquer le présent accord dans le même esprit de loyauté et d'ouverture que celui qui a présidé aux négociations et à la conclusion de celui-ci.

Dans cet esprit, en cas d'apparition d'un litige sur la mise en œuvre du présent accord, les Parties s'engagent à se rencontrer dans les meilleurs délais, afin de rechercher la ou les solutions nécessaires au règlement amiable de leur différend.

Information-consultation du CHSCT – Information du Comité d’Entreprise

Le texte du présent accord a été transmis préalablement à sa signature à l’information et à la consultation des membres du CHSCT et à l’information du Comité d’Entreprise.

Information du personnel

Le texte du présent accord sera diffusé dans l’entreprise en vue d’être porté à la connaissance de l’ensemble du personnel.

Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux dispositions légales, le présent accord :

• Sera déposé en 2 exemplaires, dont 1 version sur support papier signée des parties et 1 version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de VESOUL ;

• Sera déposé en 1 exemplaire au Secrétariat- Greffe du Conseil de Prud’hommes de VESOUL.

Fait à Dampierre sur Salon,

en 5 exemplaires originaux

Le ……….…. 2017