Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez FUNECAP OUEST (Siège)

ACCORD D'ENTREPRISE SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La Société FUNECAP OUEST,

D'UNE PART,

ET :

L’organisation syndicale représentative au sein de FUNECAP OUEST :

Le syndicat FO

D'AUTRE PART,

L’organisation syndicale représentative au sein de FUNECAP OUEST et la Société FUNECAP OUEST étant désignées ensemble « les Parties ».

PREAMBULE :

Conformément à la loi pour la confiance dans l'économie numérique du 21 juin 2004, les parties signataires ont convenu de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles de l’entreprise.

Le vote électronique et ses modalités sont définis aux articles R2314-5 et suivants du Code du travail. Les Parties s’engagent à respecter ces dispositions et rappellent que le vote électronique se déroulera dans le respect des principes généraux du droit électoral à savoir notamment :

• La confidentialité et la sécurité des données : Les données à caractères personnelles resteront sécurisées et secrètes

• La liberté du vote : exercice du droit de vote sans influence et/ou contrainte

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote à un électeur

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois au premier et au deuxième tour

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi et celui enregistré en ligne

Le protocole d’accord préélectoral reprendra les dispositions du présent accord et, s’il est déjà arrêté il mentionnera le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique conformément à l’article R2314-13 du Code du travail.

Article 1 - Objet et champ d'application de l'accord

Le présent accord a pour objet de préciser le déroulement des opérations électorales et le fonctionnement du système retenu.

Ce dernier s'applique à l'ensemble des salariés de la Société ainsi qu'aux éventuels salariés mis à disposition appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique.

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique par internet uniquement.

Par conséquent, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord correspond aux modalités de vote par internet.

Article 3 - Respect de la loi informatique et libertés

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Par ailleurs, pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales) l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

Ainsi, toute obligation en matière de déclaration préalable au registre sera respectée conformément aux règles légales en vigueur.

Article 4 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 Recours à un prestataire extérieur

Les Parties décident de recourir à un prestataire extérieur pour mettre en place le système de vote électronique pour les élections professionnelles de la Société.

Le prestataire sera mandaté par la société et devra mettre en place le système du vote électronique sur la base d’un cahier des charges conformément aux dispositions des articles R2314-6 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés.

4.2 Confidentialité, sécurité et sincérité du vote

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Il garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Par ailleurs, le prestataire retenu s’engage à assurer la confidentialité et la sécurité des données transmises dans les conditions suivantes :

• Les données relatives aux listes électorales des différents collèges électoraux ainsi que les votes des électeurs seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique

• Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu'au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l'aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Le vote émis par les électeurs sera chiffré et stocké dans cette urne électronique

• Les moyens d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes seront sécurisés

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde – utilisés uniquement en cas de force majeure après la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote – ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

4.3 Stockage des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule d’assistance technique sera composée des représentants du prestataire.

Ses missions seront les suivantes :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En complément, un dispositif de secours sera susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrira les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Par ailleurs, en cas de dysfonctionnement informatique, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.5 Information et formation

Afin de faciliter les opérations électorales par voie électronique, la Société s’engage à :

• Transmettre une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales à tous les électeurs

• Former les membres du bureau de vote au système de vote électronique utilisé.

Article 5 - Déroulement des opérations de vote

5.1 Modalités relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral, des dates et heures d'ouverture et de fermeture des scrutins.

5.2 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote.

Les professions de foi et logos éventuels des listes de candidats définies dans le protocole d’accord préélectoral seront accessibles sur le site de vote.

Dans un souci de neutralité, le Prestataire veillera à ce que les éléments suivants soient identiques pour tous :

• La dimension des bulletins

• Les tailles de caractère ainsi que la police

• Les espaces réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats

Pour chaque scrutin, les listes de candidats seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par défaut, le système proposera le vote pour une liste complète mais il sera possible de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

5.3 Modalités d'accès au serveur de vote

Conformément aux modalités d’envoi qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• Le lien d’accès au serveur de vote

• Les codes d'accès personnels au serveur de vote, constitués d'un code d'identification personnel et d'un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Pour accéder au système de vote et voter, tant pour les titulaires que pour les suppléants l’électeur :

1. Saisira sur le site internet de vote son identifiant personnel et une autre donnée personnelle définie dans le protocole d’accord préélectoral

2. Prendra connaissance des bulletins de vote correspondants à son collège

3. Validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception des codes d'accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

5.4 Suivi des opérations de vote

Afin de contrôler les opérations de vote, le bureau de vote pourra consulter pendant le vote :

• Les listes d’émargement

• Le taux de participation

En revanche, Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

5.5 Opérations de dépouillement

En l'absence de bureau de vote physique, les délégués de listes seront uniquement conviés pour les opérations de dépouillement conformément au protocole préélectoral.

A l'heure de clôture des opérations de vote prévues dans le protocole préélectoral, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, la liste d'émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Le dépouillement se fera par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d'émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 6 - Durée, dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive.

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) compétente et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes de compétent.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par tout moyen.

Fait à Nantes, le 26/06/2019 en 2 exemplaires originaux

Pour la société FUNECAP OUEST

Délégué syndical FO Directeur Général