Accord d’entreprise sur la durée et l’aménagement du temps travail du personnel de la société JWF

Le 15/05/2018

SOMMAIRE

Préambule

Chapitre 1 Personnel CADRE

Article 1.1 - Champ d’application

Article 1.2 – Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle

Article 1.3 – Modalités d’acquisition et de prise des jours de repos

Article 1. 4 – Forfait en jours réduit

Article 1.5 – Contrôle du décompte des jours travaillés / non travaillés

Article 1.6 – Garanties accordées au salarié en matière de temps de repos

Article 1.7 – Droit à la déconnexion

Article 1. 8 – Suivi de la charge de travail

Article 1.9 – Entretiens individuels

Article 1.10 – Suivi médical

Chapitre 2 Personnel NON CADRE

Article 2.1 - Champ d’application

Article 2.2 – Temps de travail

Article 2.3 – Temps partiel

Article 2.4 – Contrôle du Temps de travail

Article 2.5 – Droit à la déconnexion

Chapitre 3 Dispositions relatives à l’ensemble du personnel

Article 3.1 – Charte informatique

Article 3.2 – Congés payés et d’ancienneté

Article 3.4 – Don de jours de repos

Chapitre 4 Date d’entrée en vigueur et formalités de dépôt du présent accord sur la durée et l’aménagement du temps de travail du personnel de JWF

Préambule

La société JWF est une entreprise de Vente à Distance qui commercialise en France les marques WITT et Moda Vilona (articles de prêt à porter féminin).

Jusqu’au 31 décembre 2016, elle était membre du Groupe 3SI, les salariés bénéficiaient des droits sociaux existants au sein du Groupe 3SI.

Depuis le 01 er janvier 2017, JWF est une filiale opérationnelle à part entière de la société Allemande Josef WITT Gmbh.

Cette entreprise (JWF) située en métropole lilloise est une PME occupant une quinzaine de salariés.

Les fonctions exercées au sein de JWF sont des fonctions de back office spécialisées dans le développement commercial des marques sur le marché Français.

Sur le plan social, les salariés de JWF ont conservé le maintien de certains avantages sociaux de 3SI, notamment ceux concernant les jours de congés.

Pour sauvegarder sa compétitivité la société JWF se doit d’être réactive, agile et adapter son organisation du travail pour satisfaire la promesse client, dans un marché de la Vente à distance et du e-commerce très concurrentiel.

Par ailleurs compte tenu de sa configuration de PME et de la nature des métiers exercés par ses salariés, JWF doit assurer au sein des différents services de l’entreprise, une polyvalence, des permanences et répondre aux fluctuations d’activité imposées par le secteur d’activité.

Au sein de la société JWF il existe deux catégories statutaires, les Cadres et les Agents de Maîtrise.

Les cadres de par leur autonomie dans l’organisation de leur travail, leur emploi du temps ne pouvant être prédéterminé, ce personnel se doit de disposer d’une gestion du temps de travail adaptée à leur fonction d’expertise et/ou de management.

Le forfait jours est une réponse à leur organisation du travail en adéquation avec leurs missions.

Les Agents de Maîtrise et assimilés cadres quant à eux peuvent bénéficier d’une gestion souple de leur temps de travail, leur permettant d’exercer leur activité et concilier vie professionnelle et vie personnelle.

Il est donc apparu nécessaire de repenser un nouvel aménagement du temps de travail.

Le présent accord est conclu selon les nouvelles dispositions prévues par les Ordonnances dites « Macron » pour les entreprises de moins de 20 salariés. Cet accord a été négocié avec les délégués du personnel et signé avec le délégué titulaire ayant obtenu lors des dernières élections 50 % des suffrages exprimés. Il s’agit donc d’un accord d’entreprise majoritaire

Chapitre 1 Personnel CADRE

Article 1.1 - Champ d’application

Peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année de référence, les cadres disposant de par leur fonction d’un large champ d’initiative et d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des missions qui leur sont confiées et dont la durée du travail ne peut être prédéterminée.

Il est rappelé que sont exclus du présent accord les cadres Dirigeants tels que définis à l’article L3111.2 du code du travail.

Ceux-ci font l’objet de dispositions spécifiques explicitées dans leur contrat de travail.

Ce mode d’organisation concerne au jour de la conclusion du présent accord tous les collaborateurs de statut cadre.

Article 1.2 – Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle

Le nombre de jours travaillés au sein de l’entreprise est fixé à 212 jours maximum (211 jours auquel s’ajoute la journée de solidarité), pour un salarié présent sur une année complète, ayant acquis des droits à congés payés complets.

Pour coïncider avec la période de référence des congés payés, l’année complète de référence du forfait jours est fixé du 1^er juin au 31 mai.

Afin de ne pas dépasser ce forfait annuel en jours travaillés, les salariés disposent de jours de repos.

Ce nombre de jours de repos est calculé pour la période de référence, comme suit :

365 jours calendaires

- samedis et dimanches

- jours fériés

- jours de CP

- nombre de jours du forfait

A titre d’exemple pour l’année de référence 1^er juin 2018/ 31 mai 2019 :

365 jours calendaires

- 104 samedis et dimanches

- 8 jours fériés

- 32 jours de CP soit (25jours de congés légaux, 2 jours de fractionnement et 5 jours au titre des droits acquis)

- 212 jours de forfait annuel

= 9 jours de repos à attribuer sur l’exercice 2018/2019 complet.

Dans le cadre d’une année incomplète le nombre de jours à effectuer sera calculé en fonction de la durée de travail restant à courir jusqu’à la fin de l’année de référence.

Article 1.3 – Modalités d’acquisition et de prise des jours de repos

Les jours de repos sont accordés par anticipation au 1^er juin de chaque année.

Dans toutes les hypothèses où :

- le salarié ne serait pas présent sur un exercice complet (entrée ou sortie en cours d’année), l’acquisition des jours de repos se calculera sur la période de présence du salarié.

- le contrat serait suspendu au cours de l’exercice pour des absences, il sera tenu compte de ces absences dans les modalités de calcul d’acquisition de ces jours de repos sur cette période, conformément aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles se rapportant aux absences.

Sous réserve de l’accord de sa hiérarchie, le salarié détermine en autonomie les jours de repos (journée entière ou demi-journée), en tenant compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise.

Ces jours de repos ne peuvent en aucun cas être reportés ni rémunérés en fin d’exercice annuel.

Article 1. 4 – Forfait en jours réduit

Pour concilier leur vie professionnelle et vie personnelle, ou dans certaines situations spécifiques, certains salariés cadres à leur seule initiative souhaiteront bénéficier d’un forfait en jours réduit.

Dans ce cas le forfait en jours réduit correspondra à un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini à l’article 1.2 du présent accord.

Le contrat de travail du salarié ou son avenant précisera le nombre de jours travaillés sur l’année ainsi que la rémunération qui sera calculée au prorata du nombre jours fixés par sa convention de forfait.

La charge de travail tiendra compte de ce forfait en jours réduit.

Article 1.5 – Contrôle du décompte des jours travaillés / non travaillés

Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen d’un outil de saisie manuelle fiable et contradictoire.

Ce document fera apparaître le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés par exemple les repos hebdomadaires, congés payés, congés légaux et conventionnels ou jours de repos au titre du respect du plafond de 212 jours, etc.

Ce document sera communiqué tous les mois par le salarié à sa hiérarchie qui le signera avant de le retourner au service Ressources Humaines pour vérification et visa.

Article 1.6 – Garanties accordées au salarié en matière de temps de repos

Les salariés concernés par le présent accord ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires. Ils bénéficient d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures plus 11 heures) minimum consécutives.

Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

A cet effet, l’entreprise affichera dans ses locaux le début et la fin d’une période quotidienne et d’une période hebdomadaire au cours desquelles les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire visées ci-dessus devront être respectées.

L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance, précisé à l’article 1.7 du présent accord.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

Article 1.7 – Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion est une responsabilité partagée entre le salarié et l’entreprise.

Ainsi, le salarié doit se déconnecter, en dehors de son horaire habituel de travail (les soirs, week-ends, jours fériés, jours de congés et sur l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail), des outils et systèmes lui donnant accès aux ressources de la société, sauf dérogation en concertation avec sa hiérarchie et pour des situations spécifiques.

Pour toute absence prévisible, le salarié est invité à paramétrer sa messagerie électronique et à indiquer la date de retour ainsi que la personne à joindre en cas d’absence.

En dehors de situations spécifiques (clôtures financières, nouvelle saison commerciale, soldes par exemple), il ne pourra être exigé d’un salarié de répondre à une sollicitation par téléphone ou par courriel en dehors de ses horaires habituels.

Il lui est demandé en contrepartie, de limiter l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques au strict nécessaire durant ces mêmes périodes.

Article 1. 8 – Suivi de la charge de travail

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’entreprise assure le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail et de l’amplitude.

Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre au salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée.

Le salarié tiendra informé son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

L’outil de suivi mentionné à l’article 1.5 du présent accord, permet de déclencher l’alerte.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail, le salarié a la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte auprès de l’entreprise qui recevra le salarié dans les 8 jours.

A l’issue de l’entretien un compte-rendu écrit précisera les mesures prises et leur suivi.

Par ailleurs, si l’entreprise est amenée à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, elle pourra organiser un rendez-vous avec le dit salarié et proposer des mesures adaptées.

Article 1.9 – Entretiens individuels

Pour respecter les dispositions légales et veiller à la santé et la sécurité des salariés, l’entreprise organise au minimum 2 fois par an un entretien individuel spécifique avec le salarié, ainsi qu’en cas de difficulté inhabituelle constatée.

Au cours de ces entretiens avec leur responsable hiérarchique seront évoquées la charge individuelle de travail du salarié, l’organisation du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie privée et enfin la rémunération du salarié.

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble le cas échéant les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens individuels biannuels, à communiquer en copie au service Ressources Humaines.

Article 1.10 – Suivi médical

Dans une démarche de protection de la santé et de la sécurité des salariés, à la demande du salarié, une visite d’information et de prévention distincte pourra être organisée.

Chapitre 2 Personnel NON CADRE

Article 2.1 - Champ d’application

Sont concernés par les présentes dispositions tous les salariés non Cadre (employés, agents de maîtrise et assimilés cadre).

Article 2.2 – Temps de travail

2.2-1 Principe

En application de l’article L3121-1 du code du travail, le temps de travail effectif est le « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Ne sont notamment pas considérés comme temps de travail effectif, les temps de pause, de repas notamment.

Le badgeage et/ou l’arrivée avant la prise effective de poste aux heures de travail affichées ne constitue pas du temps de travail effectif sauf accord formel du manager.

2.2-2Durée du travail

Les parties ont souhaité faire bénéficier le personnel non cadre, d’un aménagement d’horaires leur permettant de :

- disposer d’une pause journalière de 20 minutes (33ct)

-comptabiliser des journées de repos complémentaires pour concilier leur vie professionnelle et personnelle.

Il est donc convenu que la durée hebdomadaire du salarié soit fixée comme suit :

La durée du travail effectif du personnel non cadres de la société JWF est de 35 heures.

La rémunération fixée au bulletin de paie est calculée sur cette durée du travail.

A cette durée du travail effectif de 35 h s’ajoutent :

- une pause journalière de 20 minutes non rémunérée (33ct) soit 5 x 33 ct équivalent à 1.65ct par semaine.

-pour permettre au personnel non cadre de bénéficier de 9 Journées de repos complémentaires et de contribuer à la journée de solidarité (ceci représente 10x7h= 70h par an), en contrepartie le salarié effectuera : ( (1600/ 35h= 45.71 semaines ) et (70h/45.71 semaines) soit 1.53ct de travail par semaine.

La durée de présence du personnel non cadres est donc de ( 35h +1.65+1.53) 38 h18 ct par semaine.

2.2-2 Modalités d’acquisition et de prise des jours de repos complémentaires

Les 9 jours de repos complémentaires sont accordés par anticipation au 1^er juin de chaque année.

Dans toutes les hypothèses où :

- le salarié ne serait pas présent sur un exercice complet (entrée ou sortie en cours d’année), l’acquisition des jours de repos se calculera sur la période de présence du salarié.

- le contrat serait suspendu au cours de l’exercice pour des absences, il sera tenu compte de ces absences dans les modalités de calcul d’acquisition de ces jours de repos sur cette période, conformément aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles se rapportant aux absences.

Sous réserve d’accord de sa hiérarchie, le salarié détermine en autonomie les jours de repos (journée entière ou demi-journée), en tenant compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise.

Ces 9 jours de repos ne peuvent en aucun cas être reportés ni rémunérés en fin d’exercice annuel.

2.2-3 Horaires de travail

Le personnel non cadre dispose d’un système d’horaire souple.

-du lundi au jeudi

Matin : Plage Souple de 8h00 à 9h00 et Plage Fixe de 9h00 à 11h30

Midi : Plage Souple de 11h30 à 14h00 (pause déjeuner minimale de 45 minutes)

Après-midi : Plage Fixe de 14h00 à 17h00 et Plage Souple de 17h00 à 19h00

-le vendredi

Matin : idem

Midi : idem

Après-midi : Plage Fixe de 14h00 à 16h00 et Plage Souple de 16h00 à 18h30

Il est expressément convenu que le système de report d’heures d’une semaine sur l’autre ou de débit et crédit mensuel n’est pas prévu dans le présent accord.

Article 2.3 – Temps partiel

Pour concilier leur vie professionnelle et vie personnelle, ou dans certaines situations spécifiques, les salariés non cadre peuvent demander à bénéficier d’une activité à temps partiel.

Dans la mesure de la compatibilité avec leur fonction et leur mission et sous réserve de l’accord de l’entreprise (à l’exception des possibilités légales permettant de droit de bénéficier du temps partiel) le salarié conclura un nouvel avenant au contrat de travail.

Il est rappelé que les salariés en activité à temps partiel ne peuvent aucunement bénéficier des jours de repos complémentaires.

Article 2.4 – Contrôle du Temps de travail

Un outil de saisie manuelle fiable et contradictoire sera mis en place.

Ce document fera apparaître les horaires de présence journalière, le positionnement et la qualification des jours non travaillés par exemple les congés payés, congés conventionnels, les jours de repos complémentaires, les absences légales, etc.

Ce document sera communiqué chaque semaine par le salarié à sa hiérarchie qui le signera avant de le retourner au service Ressources Humaines pour vérification et visa.

Article 2.5 – Droit à la déconnexion

L’entreprise souhaite également que soit respecté le droit à la déconnexion pour le personnel non cadre qui dispose d’outils de communication de l’entreprise.

Les modalités prévues à l’article 1.7 pour les cadres sont également applicables à l’ensemble des salariés de la société JWF.

Chapitre 3 Dispositions relatives à l’ensemble du personnel

Article 3.1 – Charte informatique

La société JWF met en œuvre un système d’information et de communication nécessaire à son activité, comprenant notamment un réseau informatique et téléphonique.

Les salariés dans l’exercice de leurs fonctions sont conduits à accéder aux moyens de communication mis à leur disposition et à les utiliser.

Une charte informatique sera élaborée et adoptée après information et consultation es délégués du personnel, elle sera ensuite portée à la connaissance de chaque salarié.

Elle définira les conditions générales d’utilisation du système d’information et de communication et notamment des accès internet, des réseaux et des services multimédias au sein de l’entreprise.

Article 3.2 – Congés payés et d’ancienneté

Les congés payés se décomptent en jours ouvrés et s’acquièrent selon les dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Ils sont au total de 32 jours pour une année complète (soit 25 jours de congés légaux, 2 jours de fractionnement et 5 jours de congés supplémentaires au titre des droits acquis).

Il est précisé qu’en cas d’évolution législative ou conventionnelle ultérieure qui augmenterait les droits à congés légaux actuels, ceux-ci viendraient en diminution des congés supplémentaires d’entreprise figurant ci-dessus.

Aux jours ouvrés de congés dont bénéficie le salarié sur un exercice complet, s’ajoutent les jours d’ancienneté prévus par la convention collective de vente à distance.

La période de prise de congés payés est la période du 1^er juin (année n) au 31 mai (année n+1).

Les congés payés doivent être soldés au 31 mai de l’exercice en cours.

Aucun report ni paiement ne sera accepté en cas de non utilisation de ces jours de congés. A titre exceptionnel le report est permis dans les situations d’absences pour maladie, accident du travail, maternité par exemple.

Article 3.4 – Don de jours de repos

Tous les salariés peuvent faire un don de leurs jours de repos à un collègue sous deux conditions cumulatives :

• Ce collègue a un enfant, un conjoint (marié, pacsé ou concubin) ou un parent de 1^er rang (père, mère, frère ou sœur) gravement malade (maladie grave, handicap ou accident) qui nécessite une présence soutenue et des soins contraignants attestés par un certificat médical détaillé ou situation exceptionnelle.

• L’accord de la Direction de l’entreprise.

Les jours de repos pouvant faire l’objet d’un don sont les suivants :

• Les jours de repos ;

• La 5ème semaine de congés payés.

Le don se fait par écrit auprès du service Ressources Humaines. Cet écrit doit préciser la ou les catégories de jours donnés et le nombre de jours. Un formulaire sera créé à cet effet.

Le salarié donateur qui souhaite conserver l’anonymat auprès du salarié bénéficiaire doit le signaler au service Ressources Humaines.

Chapitre 4 Date d’entrée en vigueur et formalités de dépôt du présent accord sur la durée et l’aménagement du temps de travail du personnel de JWF

Article 4.1 – Date d’entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à la date du 1^er juin 2018.

Il pourra être révisé, notamment en cas de modification des dispositions législatives et réglementaires qui ont présidé à sa rédaction ou de modifications significatives de l’organisation de l’entreprise.

Le présent accord pourra être dénoncé avec un préavis de 3 mois et par lettre recommandée.

Le cas échéant, la Direction et les partenaires sociaux se réuniront pendant la durée du préavis pour négocier les termes d’un nouvel accord.

Article 4.2 - Formalités de dépôt

Le présent accord sera affiché et porté à la connaissance de chaque salarié de l’entreprise.

Il sera déposé par la Direction en trois exemplaires auprès de la DIRECCTE :

1. Une version papier ;

2. Une version électronique adressée à nordpdc-ut59l.accord-entreprise@direccte.gouv.fr ;

3. Une version anonymisée au format .docx Word envoyée à nordpdc-ut59l.accord-entreprise@direccte.gouv.fr .

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Article 4.3 – Signatures des parties

Le présent accord relatif à la durée et l’aménagement du temps de travail de la société JWF est signé par :

M. XXXXX Délégué du personnel titulaire (majoritaire aux élections)

M XXXX Directeur Commercial & Opérations de la Société JWF

Fait à Villeneuve d’Ascq, le 15 Mai 2018,

En 5 exemplaires originaux