Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez LYRIA (Siège)

ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNÉS

La société Lyria, SAS au capital de 80 000 euros, RCS Paris B 428 678 627 - Code APE 5121Z, dont le siège social est situé au 25, rue Titon - 75011 PARIS, représentée par

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

Et

Le Délégué du personnel,

Ci-après ensemble désignés, les « Parties »

PRÉAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans la continuité de l’accord-cadre interprofessionnel sur le télétravail signé au niveau européen le 16 juillet 2002 et de sa transposition en droit français par l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail et de la loi du 22 mars 2012 qui a inséré dans le Code du travail les articles L1222-9, modifiée en dernier lieu par l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail et la loi du 29 mars 2018.

Le présent accord vise à participer à l’amélioration de la qualité de vie au travail des salariés en favorisant une meilleure conciliation entre la vie privée et la vie professionnelle, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise ainsi que la qualité et l’efficacité du travail et ce en prenant en compte les nécessités opérationnelles et organisationnelles.

En application de l’article L.1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les parties conviennent que l’accord mutuel entre le salarié et le supérieur hiérarchique est le principe préalable à la mise en œuvre du télétravail. Elles réaffirment au travers de cette organisation du travail la confiance mutuelle comme fondement de la relation entre le salarié et le supérieur hiérarchique. A ce titre et eu égard de la mise à disposition et à l’utilisation des nouveaux outils de l’information et de la communication, les parties souhaitent rappeler que la préservation du collectif de travail et le maintien du lien social doivent être pleinement garantis.

Article 1 – CHAMP D’APPLICATION ET CRITERES D’ELIGIBILITE

A titre liminaire, il est précisé que les cadres dirigeants n’entrent pas dans le champ d’application du présent accord, compte tenu de leur statut et de leur grande indépendance dans l’organisation de leur travail et de leur emploi du temps.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié est compatible avec cette forme d’organisation du travail et avec le fonctionnement de son équipe de rattachement.

Sont ainsi éligibles au télétravail les salariés :

• titulaires d’un Contrat à durée indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée à temps plein ou partiel à 90 % minimum ;

• justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois dans la Société ;

• disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé ainsi que d’une capacité à travailler de façon régulière à distance de façon suffisamment autonome. ;

• occupant un poste pouvant être réalisé en télétravail (notamment avec possibilité d’accéder à distance aux applications de travail) et dont l’exécution en télétravail est compatible avec l’organisation du travail et la configuration de l’équipe de rattachement ;

- disposant d’un équipement de travail adapté : espace de travail dédié (environnement calme et équipement mobilier adapté), connexion internet haut débit sécurisée, installation électrique conforme… et ayant contracté une assurance multirisque habitation.

Les alternants (contrats d’apprentissage, contrats de professionnalisation…), les stagiaires et les « contrats aidés » ne sont pas éligibles au télétravail au regard de la quotité de temps travaillé et considérant que la présence dans un collectif de travail est un élément indispensable à leur formation ou à leur insertion.

Ainsi ne sont notamment pas éligibles au télétravail les salariés :

• occupant des fonctions qui nécessitent une présence physique du salarié dans l’entreprise ou une présence obligatoire ;

• dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail ;

• dont les fonctions impliquent de devoir utiliser des logiciels, équipement matériels et/ou techniques spécifiques.

A ce jour, compte tenu des critères énoncés ci-dessus, les salariés occupant les fonctions d’assistant de direction et de chargé de clientèle ne sont pas éligibles au télétravail.

Article 2 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

2.1 Principe de volontariat avec accord du supérieur hiérarchique

Tout salarié tel que défini à l’article 1 du présent Accord, peut, sur la base du volontariat, faire du télétravail, selon les conditions ci-après définies.

Le volontariat est fondé sur :

• une demande du salarié de sa propre initiative ou après une proposition du responsable hiérarchique ;

• un principe d’acceptation mutuelle entre le salarié et le responsable hiérarchique ;

• un principe de double réversibilité, à l’initiative de l’employeur ou du salarié.

Un entretien est organisé entre le responsable hiérarchique et le salarié afin de convenir ou non de la mise en œuvre du télétravail. Lors de l’entretien, un guide préparatoire doit être rempli par le salarié et le responsable hiérarchique afin de guider le salarié dans sa réflexion pour ce choix d’organisation et de s’assurer que les conditions préalable sont favorables et réunies pour le télétravail.

Le choix des journées télétravaillées devra être validé par le supérieur hiérarchique qui s’assurera que la répartition des journées de télétravail dans son équipe soit compatible avec l’organisation du travail de son équipe.

La mise en place du télétravail est formalisée par un avenant au contrat de travail.

En cas de réponse négative de la part du supérieur hiérarchique, cette décision est motivée.

La demande ou le refus du télétravail par le salarié n’est pas constitutif d’une faute, ne peut fonder une sanction et ne peut conduire à aucune discrimination, notamment dans le parcours professionnel.

2.2 Changement de fonction, service ou de domicile

Il sera procédé à un réexamen des critères d’éligibilité avec le supérieur hiérarchique en cas de changement de fonction, de service ou de domicile du salarié, lequel pourra donner lieu à l’arrêt du télétravail.

Article 3 – ORGANISATION DU TRAVAIL

3.1 Planification des journées de télétravail

Afin de maintenir le lien social avec la communauté du travail, le salarié bénéficiant du dispositif de télétravail devra travailler au moins 4 jours entiers¹ par semaine complète dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité.

En conséquence, sauf circonstances particulières liées à des missions ou un projet ponctuel, l’activité pourra être exercée en télétravail jusqu’à une journée complète par semaine travaillée, fixée à l’avance avec l’accord du responsable hiérarchique.

Ce jour peut exceptionnellement être modifié en fonction des impératifs du service, moyennant un préavis écrit d’au moins deux jours dans les conditions convenues avec le responsable hiérarchique.

Si pour des raisons personnelles ou professionnelles le salarié ne peut exercer son activité en télétravail un jour initialement prévu, il exercera alors son activité dans l’entreprise sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période. Il pourra en revanche le reporter sur un autre jour de la semaine pour laquelle il était initialement prévu, sans pourvoir être accolé à une journée de congé ou RTT.

3.2 Modification du jour de télétravail pour une semaine donnée

Le salarié adressera par e-mail une demande préalable à son supérieur hiérarchique précisant la nouvelle journée souhaitée.

Un délai de 2 jours ouvrés devra être respecté.

Cette demande de journée de télétravail devra faire l’objet d’un accord du supérieur hiérarchique et d’une information du pôle RH.

Article 4 – CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL, REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL ET DROIT A LA DECONNEXION

Le salarié en télétravail gère l'organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles d'horaires et de durée du travail applicables au niveau de l'entreprise.

L’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d'exécution permettent au salarié en télétravail de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, l’avenant au contrat de travail fixera les plages horaires durant lesquelles le salarié en télétravail pourra être contacté, en correspondance avec son horaire habituel de travail.

Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l'horaire habituel et la durée de travail effective effectuée par le salarié.

Ainsi, quelle que soit la nature du temps de travail exercé, l’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos quotidien et hebdomadaire pour tous les salariés, ainsi que les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail pour les salariés soumis à un régime en heures.

L’entretien annuel du salarié en situation de télétravail portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.

Il est rappelé que tous les salariés, télétravailleurs y compris, bénéficient d’un droit à la déconnexion. Les outils de communication à distance doivent être utilisés dans le cadre des horaires classiques de l’entreprise et déconnectés lors des périodes non-travaillées. Ainsi, les salariés ne sont pas tenus de répondre aux e-mails en dehors des horaires de travail. Le Département RH pourra, sur demande, accompagner les salariés dans la mise en place effective du droit à la déconnexion.

Article 5 – FORMALISATION DU TELETRAVAIL PAR UN AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée d’un an, renouvelable à échéance, par tacite reconduction. Il est obligatoirement signé, suivant le modèle en vigueur dans l’entreprise.

Cet avenant précise les modalités d’exécution du télétravail, à savoir :

• Le lieu du télétravail ;

• La précision du jour de référence accordé pour le télétravail ;

• Les plages horaires de joignabilité : le télétravailleur s’engage à être joignable par téléphone ou par mail aux horaires convenus avec lui. En dehors de ces plages horaires, il a la liberté d’effectuer son travail aux heures qui lui conviennent le mieux pour autant que soient respectés les impératifs de l’entreprise et la règlementation du travail ;

• La période d’adaptation au cours de laquelle le salarié ou l’entreprise peuvent mettre un terme au télétravail ;

• Les conditions de réversibilité et de suspension ;

• Le matériel mis à disposition et les règles d’utilisation des outils informatiques et de communication.

Lieu du télétravail : pour la mise en application du télétravail dans le cadre du présent accord, le lieu du télétravail est le domicile du salarié. Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié tel que déclaré à la Société et/ou tout autre lieu fixe et pérenne déclaré par le salarié sous réserve de remplir les conditions requises propres à l’exercice du télétravail. Le salarié s’engage à informer préalablement et dans les plus brefs délais la Société de tout changement d’adresse d’exercice du télétravail. Le lieu d’exercice du télétravail doit se situer en France métropolitaine.

Avant la signature de son avenant relatif au télétravail, le collaborateur devra fournir à la Direction les documents suivants :

• Une attestation sur l’honneur indiquant que son environnement de travail est conforme aux normes électriques et est constitué d’une pièce pouvant être utilisée au travail au sein du domicile (environnement calme) et équipée de mobilier adapté ;

• Une facture d’électricité et une facture d’abonnement internet de moins de trois mois libellées à l’adresse déclarée pour le télétravail ;

• Une attestation d’assurance « multirisque habitation » indiquant que sa compagnie d’assurance a pris acte du fait que le collaborateur exerce une activité professionnelle à son domicile.

Une nouvelle communication de ces éléments à la Direction devra intervenir lors de la conclusion d’un nouvel avenant / chaque année.

Article 6 : PERIODE D’ADAPTATION, REVERSIBILITE ET SUSPENSION DU TELETRAVAIL

6.1 Période d’adaptation

Une période d’adaptation de quatre mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance de 5 jours minimum. En cas de renouvellement/tacite reconduction de l’avenant au contrat de travail sur le même poste cette période d'adaptation ne s’appliquera pas.

6.2 Réversibilité et suspension

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourra librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année, moyennant le respect d’un préavis d’un mois. En cas de réversibilité à l’initiative de l'employeur, ce dernier devra en motiver les raisons par écrit sur la base des critères d'éligibilité.

En cas de nécessité opérationnelle justifiée, le télétravail peut être provisoirement et exceptionnellement suspendu à l’initiative du responsable hiérarchique, sans pour autant que cela ne remette en cause l’organisation en télétravail. Dans ce cas, le responsable hiérarchique prévient le salarié dans un délai de 5 jours ouvrés au préalable, lui permettant de s’organiser, en lui indiquant le motif et la durée de cette suspension exceptionnelle.

En cas de résiliation ou de suspension de l’avenant pour quelque cause que ce soit, le salarié réintègrera, pour la totalité de son temps de travail contractuel, son lieu de travail habituel dans les conditions antérieures à la signature de l’avenant.

Article 7 – LA SANTE ET LA SECURITE DES TRAVAILLEURS

7.1 Conditions techniques

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

L’espace dédié à l’activité professionnelle doit respecter les règles de sécurité électrique.

La conformité des installations électriques constitue une des conditions préalables indispensables à la mise en place du télétravail à domicile.

La liste des conformités électriques est mise à disposition des salariés afin qu’ils puissent vérifier que leur installation est conforme. Le salarié doit attester auprès de son employeur de la conformité de l’espace dédié au télétravail.

Le salarié qui estimerait que son installation doit être vérifiée peut demander un diagnostic de conformité à un organisme extérieur agréé. L’entreprise s’engage à commander un diagnostic auprès d’organismes agréés.

7.2 Assurance

Le salarié est tenu d’informer sa compagnie d’assurance de sa situation de télétravail et de s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre sa situation de télétravail.

Cette condition de couverture d’assurance doit être remplie préalablement à la mise en œuvre et le salarié devra remettre à l’entreprise les justificatifs nécessaires avant la signature de l’avenant, ainsi que chaque année à l’occasion du renouvellement de l’assurance.

7.3 Prévention des risques professionnels

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité du travail sont applicables aux télétravailleurs.

Le salarié, s’il le souhaite peut demander une visite des Délégués du personnel. Les Délégués du personnel peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence.

7.4 Accidents du travail

Comme tout salarié, le télétravailleur bénéficie de la législation relative aux accidents du travail et de trajet et aux maladies professionnelles.

Article 8 – LES PRINCIPES D’EGALITE DE TRAITEMENT

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

L’employeur veille au respect de dispositions en vigueur en matière de temps de travail.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient confiés suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du salarié.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié télétravailleur bénéficie du même accès à la formation, des principes de déroulement de carrière et des mêmes critères d’évaluation que s’il exerce son activité dans l’entreprise pour la totalité de son temps de travail.

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel.

Article 9 – L’EQUIPEMENT FOURNI PAR L’ENTREPRISE

L’entreprise met à la disposition du télétravailleur l’équipement bureautique nécessaire (ordinateur portable standard aux normes de l’entreprise, accès réseau, skype) lui permettant de travailler à distance.

Le salarié pourra utiliser Skype, ou tout autre moyen de communication équivalent mis à disposition par l’employeur, comme moyen de télécommunication et un casque lui sera fourni.

Le salarié s’engage à respecter les procédures et bonnes pratiques d’utilisation du matériel.

Le salarié en télétravail bénéficiera d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant dans l’entreprise.

Le télétravail étant une possibilité offerte par l’entreprise, sa mise en œuvre résultant d’une demande exclusive du salarié et l’entreprise fournissant l’équipement bureautique nécessaire au télétravailleur, l’entreprise ne prend pas à sa charge les frais éventuels d’aménagement, de mise en conformité, de mobilier ou de fonctionnement (internet, téléphone.. ;)

Article 10 – PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité informatique et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin ...) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 11 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD DURÉE, CONDITIONS DE SUIVI, DE RÉVISION ET DE DÉNONCIATION

11.1 – Entrée en vigueur et durée de l’Accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il s’applique à compter du lendemain de sa date de dépôt auprès de la DIRECCTE compétente, et prendra effet au 1^er janvier 2019.

11.2 – Dénonciation et révision de l’Accord

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire ou adhérente.

Les dispositions de l’avenant portant la révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord, qu’elles modifient soit à la date expressément prévue soit, à défaut, à partie du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Le présent accord pourra être dénoncé par tout ou partie des signataires dans les conditions prévues par le Code du travail.

La volonté de dénoncer l’accord devra être notifiée aux parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.

La partie qui aura pris l’initiative de la dénonciation devra obligatoirement adresser sa demande avec un courrier motivé de façon à permettre l’ouverture d’une négociation.

En cas de dénonciation, l’accord continuera à produire ses effets jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui sera substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis.

Les parties rappellent que l’accord constitue un tout indivisible et qu’en conséquence il ne saurait faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Article 12 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ

Dès sa conclusion, le présent accord sera à la diligence de l'entreprise, adressé :

• en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE d'Ile de France, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec demande d'avis de réception et une version sur support électronique ainsi qu’un exemplaire sous format Word anonymisé.

• en un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Un exemplaire du présent accord sera remis au Délégué du personnel.

Un exemplaire du présent accord sera également à disposition de l'ensemble des collaborateurs dans les locaux de l’entreprise.

Il est établi en 5 exemplaires.

A Paris, le 12 décembre 2018

Le Délégué du personnel L'Entreprise

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1. Les « journées courtes » sont assimilées à un jour entier.↩