Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE CONCERNANT LE TELETRAVAIL" chez KYOCERA SENCO FRANCE (Siège)

ACCORD D'ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNEES

La Société KYOCERA SENCO FRANCE, Société par Actions Simplifiée au capital de 9 330 108,34 €, immatriculée sous le n° 428 898 159 RCS Epinal et dont le siège social est situé 29, rue de la Gare à SAINT AME (Vosges), représentée par Monsieur XXX, agissant en sa qualité de Président.

D’UNE PART

Et l’organisation syndicale de la société KYOCERA SENCO FRANCE représentée par Monsieur XXX, délégué syndical F.O.

D’AUTRE PART

APRES AVOIR EXPOSE QUE

Le développement du télétravail s’est accéléré au cours de ces dernières années et plus particulièrement suite à la crise sanitaire que le monde vit actuellement. En effet, dans un objectif de continuité de l’activité économique, le télétravail a été plus que largement mis en œuvre puisqu’imposé notamment lors du premier confinement du mois de mars 2020. Certes les conditions de mise en œuvre du télétravail « imposé » ne sont pas comparables au télétravail « habituel », mais il a impulsé une nouvelle dynamique dans l’organisation du travail et a modifié la perception de ce mode de travail : de nombreux salariés souhaitent aujourd’hui télétravailler plus régulièrement qu’auparavant.

Fort de ce constat, les parties ont souhaité engager une négociation afin de définir le cadre formel du recours au télétravail « habituel », ses règles d’application, et ainsi de clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail.

En conséquence,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 - OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet de définir le cadre du recours au télétravail et de fixer les règles de ce dernier au sein de l’entreprise.

ARTICLE 2 – RAPPEL DE LA DEFINITION DU TELETRAVAIL HABITUEL

Encadré par les articles L.1222-9, L.1222-10 et L.1222-11 du Code du travail, le télétravail habituel est un mode d'organisation dans lequel le salarié accomplit son travail hors des locaux de son employeur de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (Internet notamment) pour des fonctions qui auraient pu être exercées dans ces même locaux.

Le télétravail suppose donc la réunion des conditions suivantes :

• le travail doit tout d'abord être effectué hors des locaux de l'employeur, notamment via l'utilisation de moyens tels qu'Internet ou le téléphone.

• il doit ensuite être accompli dans ces conditions de manière régulière, un travail réalisé occasionnellement au domicile du salarié ne conférant pas le statut de télétravailleur.

• le salarié doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein des locaux de l’entreprise, notamment en matière de concentration et de bruit, et il se consacre exclusivement à son activité professionnelle et n’exerce pas des activités personnelles et/ou familiales dans le créneaux horaires impartis au travail.

• enfin, et sauf circonstances exceptionnelles (telles que celles liées à l'épidémie de Covid ou une situation médicale hors arrêt de travail et préalablement validé par le Médecin du travail, etc.), le salarié doit donner son accord à cette forme d'organisation du travail via la signature de son contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

ARTICLE 3 – CHAMP D’APPLICATION

Le champ d’application de cet accord est réservé à tous les salariés en CDD ou en CDI répondant aux critères à suivants :

- avoir une nature de travail pouvant être réalisée en télétravail. Sont ainsi exclus les salariés dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ;

- disposer d’une capacité à travailler de façon régulière à distance ;

- faire partie d’une équipe dont la configuration permet le télétravail ;

- disposer de fonctions ou tâches n’impliquant pas l’accès et /ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des conditions de sécurité.

- disposer à domicile des technologies de l'information et de la communication (Internet notamment) permettant d’accomplir leur fonction en télétravail, à savoir disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile avec un minimum de 5 Mo, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

- de disposer à domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Le salarié devra s’assurer que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes.

Les parties rappellent que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission

ARTICLE 4 – ACCES AU TELETRAVAIL

4-1 Double volontariat

L’accès au télétravail relève du caractère volontaire pour le salarié et l’employeur, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure : il est fondé sur le double volontariat (article 2.3.1 de l’ANI du 26 novembre 2020).

Dès lors qu’un salarié informe l’entreprise de sa volonté de passer en télétravail, l’employeur peut après examen, accepter ou refuser sa demande.

Refuser à un salarié de passer en télétravail n’est pas un motif de rupture du contrat de travail.

4-2 Critères d’éligibilité

Seuls les salariés remplissant les critères d’éligibilité mentionnés ci-avant pourront accéder au télétravail.

ARTICLE 5 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

5-1 Demande du salarié

Le salarié qui désire bénéficier du télétravail devra en faire la demande par courriel à son Manager avec copie à la Direction des Ressources Humaines.

Le Manager et la Direction des Ressources Humaines valideront ou non les demandes.

Ils disposeront d’un mois maximum pour formuler la réponse, et ce, à compter de la date de remise ou réception de la demande de passage au télétravail formulée par le salarié.

En cas de refus, la Direction des Ressources Humaines devra motiver sa décision.

Les principaux motifs de refus de la mise en place du télétravail peuvent être :

• Le non-respect du champ d’application.

• Une désorganisation réelle au sein de l’activité.

A partir de son acceptation, notifiée par écrit, l’entreprise mettra en place les moyens matériels et techniques nécessaires à l’exercice du télétravail pour le salarié concerné, dans un délai d’un mois maximum.

5-2 Acceptation de la demande/Avenant au contrat de travail

Tout salarié qui accède, d’un commun accord avec l’entreprise, au télétravail régulier se verra proposer un avenant au contrat de travail dans lequel seront précisés :

• Les modalités d’exécution du télétravail (la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile, les plages horaires pendant lesquelles le personnel doit pouvoir être joint, décompte du temps de travail).

• Le matériel mis à disposition.

• Les conditions de réversibilité du télétravail.

• La durée d’adaptation.

5-3 Période d’adaptation/réversibilité du télétravail régulier, habituel

Si le télétravail ne fait pas partie des conditions d’embauche, durant les 3 premiers mois de télétravail, l’entreprise comme le salarié pourra mettre fin au télétravail sous un délai de 15 jours, sauf accord des parties pour abréger ce délai. L’objectif est de vérifier la compatibilité organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur) et technique.

A l’issu de cette période d’adaptation de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, le nombre de jours télétravaillés pourra être réduit, ou il pourra être également mis fin au télétravail, soit à la demande du collaborateur, soit à celle de l’entreprise.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit et exposer à son manager, les motifs justifiant sa décision.

Si la demande émane du manager, ce dernier recevra le collaborateur pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par écrit (courrier remis en main propre ou par LRAR).

La date de remise ou de réception du courrier de résiliation fera alors courir le préavis d’un mois visé précédemment.

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’entreprise, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

Si le télétravail fait partie des conditions d’embauche, le salarié peut ultérieurement postuler à tout emploi vacant, s’exerçant dans les locaux de l’entreprise et correspondant à sa qualification. Il bénéficie d’une priorité d’accès à ce poste.

En tout état de cause, l’entreprise peut organiser les conditions du retour ponctuel du salarié en télétravail dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin particulier, de sa propre initiative ou à la demande du salarié.

5-4 Lieux

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu.

A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement son manager. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.

ARTICLE 6 – MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

6-1 Rythme du télétravail

De sorte à éviter le risque d’une « distanciation » avec l’entreprise, le nombre de jours maximum en télétravail est fixé à 2 jours par semaine pour un collaborateur à temps plein.

En revanche, pour les collaborateurs à temps partiel, le nombre de jours maximum en télétravail est fixé à 1 jour par semaine.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de 3 jours par semaine pour un temps plein.

Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation du manager, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable dudit manager concerné par une telle demande.

La répartition au sein d’un même service entre les personnes en télétravail et les personnes en présentielle sera arbitrée par les managers.

6-2 Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque service, sous la responsabilité du manager. Ce dernier est vigilant et garant, dans la limite fixée ci-avant, des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

Le télétravail est organisé sur la base de jours fixes (régularité des jours de télétravail pour chaque collaborateur et non jours « volants » dans la semaine) établis dans le cadre d’un planning hebdomadaire.

Ce planning définissant les jours télétravaillés pour l’ensemble des membres d’une équipe est figé pour une période annuelle et remis à chaque collaborateur avant le début de la période concernée. Sauf circonstances particulières, il est révisé chaque année par le manager, après entretien avec son équipe.

6-3 Report

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de l’entreprise, le manager peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.

6-4 Durée de travail

La durée de travail est identique qu’il soit sur site ou en télétravail. Les dispositions relatives notamment à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent de la même manière.

6-5 Suivi et comptabilisation du télétravail/Contrôle du temps de travail

Le télétravailleur enregistre son temps de travail à partir de son domicile grâce au système de badgeage utilisé au sein de l’entreprise et accessible via son poste de travail.

Le manager fixe, en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans l’entreprise.

ARTICLE 7 – EGALITE DE TRAITEMENT

Le télétravailleur dispose du même accès à la formation et aux possibilités de carrière que les collaborateurs qui travaillent à plein temps dans les locaux de l’entreprise. Il bénéficie aussi des mêmes droits collectifs notamment en matière de participation et d’éligibilité aux élections des représentants du personnel.

ARTICLE 8 – FORMATION AU TELETRAVAIL

Les salariés en télétravail reçoivent une formation appropriée, ciblée sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail. Les responsables hiérarchiques et les collègues directs des salariés en télétravail doivent également pouvoir bénéficier d’une formation à cette forme de travail et à sa gestion.

ARTICLE 9 – ENTRETIEN ANNUEL

Chaque année, un entretien individuel devra être organisé par le responsable du télétravailleur dans le but d’un échange sur l’organisation du travail et les conditions du télétravail.

ARTICLE 10 – DROIT A LA DECONNEXION

Le télétravailleur devra respecter l’accord sur le droit à la déconnexion ainsi qu’un repos journalier de 11 heures.

ARTICLE 11 – SANTE ET SECURITE

Afin que le collaborateur qui sera en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, les parties attirent leur attention sur le fait que le télétravailleur doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.

Pour s’assurer que le logement du télétravailleur est conforme aux normes électriques, une attestation sur l’honneur lui sera demandée avant le démarrage du télétravail.

ARTICLE 12 – EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

Le télétravailleur s’engage à apporter ses meilleurs soins à la conservation et à la garde des équipements de travail qui lui sont remis à des fins professionnelles, et ce, afin de prévenir tout risque de dégradation, de perte ou de vol.

Tous les ordinateurs portables de la Société sont équipés de logiciels sous licence d’utilisation régulièrement acquis. En conséquence, le télétravailleur s’interdit d’en réaliser des copies dans un autre but que la sauvegarde ou l’archivage ou de fournir ce(s) logiciel(s) à des tiers dès lors qu’il est en possession d’un ordinateur de la Société.

Le télétravailleur s’interdit également d’installer sur cet ordinateur d’autres logiciels que ceux qui sont expressément autorisés par la Direction. La Société s’étant assurée que la documentation originale et les disques systèmes existent pour chaque copie des programmes installés sur cet ordinateur, elle se réserve aussi le droit de vérifier à tout moment le contenu de son disque dur.

Le télétravailleur s’oblige à veiller à l’efficacité permanente des systèmes de protection installés sur l’ordinateur mis à sa disposition, à l’occasion de l’utilisation de sa messagerie électronique ou de ses connexions au réseau internet.

ARTICLE 13 – PRISE EN CHARGE DES COÛTS

Les frais supportés par le salarié en télétravail seront remboursés par l’entreprise sous forme d’une indemnité forfaitaire mensuelle, exonérée de charges, dans la limite de :

• 10€ par mois pour un salarié effectuant 1 jour de télétravail par semaine.

• 20€ par mois pour un salarié effectuant 2 jours de télétravail par semaine.

Aucun justificatif ne sera demandé.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est proratisé voire suspendu en cas d’absence du télétravailleur. A cet effet, l’indemnité est calculée en fonction du nombre de jours réellement télétravaillés par rapport au nombre de jours initialement prévus en télétravail : la formule de calcul étant la suivante : Indemnité du mois x (Jours réellement télétravaillés/Jours prévus en télétravail).

ARTICLE 14 – BILANS ANNUELS

Chaque année, l’entreprise effectuera un bilan sous forme d’un questionnaire destiné aux télétravailleurs et aux responsables pour analyser les bienfaits de la mise en place du télétravail.

De plus, un bilan sur les demandes et refus sera présenté aux représentants du personnel.

ARTICLE 15 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 16 - DEPOT ET PUBLICITES

Le présent accord (dont une version sera rendue anonyme par la suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera déposé par les soins de la partie la plus diligente via la plateforme nationale appelée « TéléAccords » qui est accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire sera également envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes du siège.

Il fera l’objet d’un affichage légal. Une copie sera également tenue à la disposition du personnel qui pourra le consulter sur demande.

Le présent accord sera également notifié auprès de l’organisation syndicale signataire.

Il est enfin rappelé que la loi Travail du 8 août 2016 a renforcé l'accès des salariés au droit conventionnel en rendant obligatoire, à compter du 1^er septembre 2017, la publication de tous les accords collectifs, quel que soit le niveau de leur conclusion, sur une base de données nationale.

Toutefois et après la conclusion du présent accord, il sera possible d’acter qu'une partie de cet accord ne doive pas faire l'objet de la publication sur la base de données nationale.

Fait à Saint Amé, le 25 février 2021

En 4 exemplaires originaux

XXX XXX

Président Délégué Syndical FO