Accord d'entreprise "Accord d’Entreprise relatif à l’utilisation du Vote Electronique par Internet pour les Elections des membres du Comité Social et Economique" chez CEH II - MERCK PERFORMANCE MATERIALS (Siège)

Accord d’Entreprise relatif à l’utilisation du Vote Electronique par Internet pour les Elections des membres du Comité Social et Economique

Référence 2023-01

Conclu entre :

MERCK PERFORMANCE MATERIALS S.A.S., société par actions simplifiée, au capital de 21.311.308 Euros, dont le siège social est sis rue du Flottage – 60350 TROSLY-BREUIL, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Compiègne, sous le numéro 429 980 568, représentée par :

• Monsieur , agissant en qualité de Président de Merck Performance Materials SAS ;

Et

• La CFDT, organisation syndicale représentée par son délégué syndical, dument habilité aux présentes ;

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, les parties du présent accord conviennent de mettre un place un système de vote par voie électronique pour les opérations électorales.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Article 1 – Modalités d’organisation des opérations

Article 1.1 – Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection 2023, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Les scrutins, pour les élections des membres de la délégation du personnel des CSE, auront lieu dans l’établissement de Trosly-Breuil.

Article 1.2 – Formation au système de vote électronique

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux, les représentants syndicaux, les représentants de sections syndicales et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Par ailleurs, une action de communication sera assurée, en dehors de la période des congés scolaires, par le service des Ressources Humaines auprès des salariés. A l’issue de cette action, chaque participant se verra remettre un guide d’utilisation. Par ailleurs, ce guide sera disponible sur les présentoirs et dans la base de connaissances HR4YOU. Les modalités pratiques seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Tous les membres de la délégation du personnel du CSE et les délégués syndicaux qui le souhaitent seront à la disposition des salariés pour toute question relative à ce mode d’élection et pourront bénéficier à ce titre et à titre exceptionnel de deux heures de délégation supplémentaires (non cumulatives) à prendre dans le délai de 60 jours précédant la tenue des élections.

L’outil de démonstration sera mis à disposition auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux, des représentants syndicaux et des représentants des sections syndicales qui le souhaitent à partir du mois de septembre et ce jusqu’à la date des élections.

Article 1.3 – Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend les représentants du prestataire.

Cette cellule procèdera, en septembre 2023, à un test, auquel pourront participer 2 représentants de chaque liste :

• Test du système de vote électronique et vérifie que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• Test du système de dépouillement

Elle contrôle à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellage du système. Le système sera scellé la veille de l'ouverture du scrutin afin de pouvoir prendre en compte les ultimes modifications (exemple : màj de la liste électorale en cas de salariés quittant la société)

Article 2 – Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 – Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise et des délégués syndicaux.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 2.2 – Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être relevé au cours du scrutin. Le taux de participation sera partagé avec les salariés à plusieurs reprises, chaque jour du scrutin, aux horaires suivants :

• A 12h00 le premier jour du scrutin

• A 12h00 le deuxième jour du scrutin

Le système est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. De plus, le scellement est périodiquement contrôlé durant la durée du scrutin.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs au moins 15 jours avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Article 2.3 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, dans les 10 jours précédant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification : à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire. Ces codes sont valables pour les deux tours.

L’adresse du site de vote (URL) sera précisée dans ce même courrier. En outre, des raccourcis internet vers le site de vote seront implémentés sur chaque ordinateur mis à disposition dans les salles de vote et les salles de production.

Article 2.4 – Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie de code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Article 2.5 – Programmation du site Internet

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le serveur les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

Néanmoins, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire s’engage à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient identiques.

Le prestataire s’engage à transmettre à chaque représentant légal de la liste le « Bon à Tirer » de la profession de foi ainsi que l’impression des différents écrans dans un délai permettant de faire des modifications si nécessaire.

Article 3 – Clôture et résultats

Article 3.1 – Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 3.2 – Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote créent chacun une clé de dépouillement distincte, selon les modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 3.3 – Délais de recours et destruction des données

L’entreprise conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise procède à la destruction des fichiers supports.

Article 4 – Sécurité et confidentialité

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote.

Article 4.1 – Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 4.2 – Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : Etablissements, collèges, noms et prénoms des inscrits. Les listes comporteront en plus de l’identité des salariés, leur âge et leur ancienneté.

• Pour les listes des candidats : Etablissements, collèges, titulaires ou suppléants, noms et prénoms des candidats, appartenance syndicale le cas échéant.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées, date de naissance, clé NIR ou clé RIB (à définir)

• Pour les listes d’émargement : Etablissements, collèges, noms, prénoms des électeurs.

• Pour les listes des résultats : Etablissements, collèges, titulaires ou suppléants, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

Article 4.3 – Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Litige

En cas de désaccord sur l’interprétation d’un des articles de cet accord, les parties signataires conviennent de demander la formation d’une commission d’interprétation composée de 2 membres de la direction et de deux représentants du personnel désignés par les représentants des organisations syndicales signataires.

Cette commission débute ses travaux par l’élection d’un rapporteur, chargé de rédiger les comptes rendus et de revenir expliciter devant les parties signataires les conclusions de la commission. Les travaux de la commission se font à huit clos. L’interprétation de cette commission est souveraine.

Article 6 – Durée, notification et dépôt de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée des élections 2023.

Le présent accord sera déposé par l'entreprise sur la plateforme TéléAccords du ministère du travail. Conformément à l’article L 2231-5-1, le présent accord fera l’objet d’une publication sur la base de données nationale après avoir fait l’objet d’une anonymisation. Un exemplaire sera également déposé au greffe du conseil de prud'hommes de Saverne.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

A Trosly-Breuil, le 31 aout 2023

Président Merck Performance Materials SAS				Mandaté par la CFDT Délégué Syndical _____________________

Les parties au présent document s’accordent sur le fait que les signatures électroniques qu’elles ont apposées sur ce document permettent d’en garantir l’authenticité et ont la même force probante et emportent les mêmes effets que les signatures manuscrites.

Conformément aux dispositions du Décret 2017-1416 du 28-09-2017, le dispositif de création de signature électronique utilisé pour la signature du présent document repose sur un certificat qualifié signature électronique conforme aux articles 26, 29 et 28 du règlement UE 910/2014 du 23 juillet 2014.

ANNEXE I : Cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique

Article 1 – Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Article 2 – Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Article 2.1 – Fonctionnalités générales

Article 2.1.1 – Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

Article 2.1.2 – Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Article 2.1.3 – Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (Représentants du personnel au Comité Social et Economique).

Article 2.1.4 – Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la société Merck Performance Materials SAS les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Article 2.2 – Scénario de vote

Article 2.2.1 – Etapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Article 2.2.2 – Emargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Article 2.2.3 – Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

Article 2.3 – Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la société Merck Performance Materials SAS.

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

Article 2.4 – Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Société.

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

Article 2.5 – Dépouillement des urnes électroniques

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

Article 2.6 – Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2019-053 du 25 avril 2019.

Article 2.7 – Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin dans les modalités fixées à l’article 2.2 de l’accord.

Article 2.8 – Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Article 2.9 – Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2 – Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

Article 3 – Autres prestations à fournir

Article 3.1 – Préparation de l’élection

Article 3.1.1 – Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par la Société Merck Performance Materials SAS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la société Merck Performance Materials SAS, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Société Merck Performance Materials SAS et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur,

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• La clef du numéro de Sécurité Sociale ou la clé RIB (2 chiffres),

Article 3.1.2 – Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Article 3.1.3 – Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société Merck Performance Materials SAS et lui-même.

Article 3.1.4 – Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Article 3.1.5 – Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Article 3.1.6 – Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

Article 3.1.7 – Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non-réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Article 3.1.8 – Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la société Merck Performance Materials SAS, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la société Merck Performance Materials SAS, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Article 3.1.9 – Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de la société Merck Performance Materials SAS au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la société Merck Performance Materials SAS, ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Article 3.1.10 – Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

Article 3.1.11 – Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la société Merck Performance Materials SAS, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

Article 3.2 – Phase de test et de recette du système de vote électronique

Article 3.2.1 – Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Article 3.2.2 – Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

Article 3.3 – Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

Article 3.3.1 – Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à la société Merck Performance Materials SAS sur support numérique à l’issue de l’élection.

Article 3.3.2 – Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Article 3.3.3 – Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de la société Merck Performance Materials SAS les procès-verbaux modèle CERFA préremplis au format .pdf ;

Article 3.4 – Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Article 3.4.1 – Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Article 3.4.2 – Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Article 3.4.3 – Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.