Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX REMBOURSEMENTS DES FRAIS REPAS/ TRANSPORT DOMICILE-TRAVAIL / DEPLACEMENT OCCASIONNEL / GRAND DEPLACEMENT" chez VIVERIS SYSTEMES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX REMBOURSEMENTS DES FRAIS

REPAS / TRANSPORT DOMICILE-TRAVAIL / DEPLACEMENT OCASSIONNEL / GRAND DEPLACEMENT

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’UES Viveris composée des sociétés Viveris Systèmes, Viveris Technologies, Viveris Intégration et Viveris ASR représentée par XXX, XXXX, en vertu des mandats dont il dispose à cet effet,

D’UNE PART,

ET

La CFE-CGC

Représentée par XXXX

L’UNSA-Specis

Représentée par XXXX

La CGT

Représentée par XXXX

La FEC-FO

Représentée par XXXX

D’AUTRE PART,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE :

Le présent accord a pour objet de prévoir les conditions et les modalités d'application en matière de prise en charge des frais de repas du midi, de déplacements domicile-travail, de déplacements occasionnels et de grands déplacements, des salariés des différentes sociétés composant l'UES Viveris.

Les partenaires sociaux ont ainsi souhaité que soient unifiées, quand cela était possible, les conditions de prise en charge des frais professionnels entre les sociétés de l’UES Viveris.

Ils en ont profité pour améliorer les obligations légales et conventionnelles en matière de remboursement de frais , en augmentant pour une grande partie des salariés le montant des remboursements des frais qu’ils sont conduits à engager à l'occasion de l'accomplissement de leur travail.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES Viveris composée des sociétés :

• Viveris Systèmes (siège situé 32-36, rue de Bellevue à Boulogne-Billancourt 92100),

• Viveris Technologies (siège situé Parc d’Affaires Icade, 1 rue Traversière à Rungis 94598),

• Viveris Intégration (siège situé 32-36, rue de Bellevue à Boulogne-Billancourt 92100),

• Viveris ASR (siège situé 32-36, rue de Bellevue à Boulogne-Billancourt 92100).

ARTICLE 2 : PRINCIPES 

Les principes définis ci-après constituent le socle des règles obligatoires conditionnant le remboursement des frais quotidiens et des frais professionnels.

Il est rappelé que :

• Toute dépense doit au préalable être approuvée par la hiérarchie.

• Il incombe à l’employeur comme au collaborateur de justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels, conformément à leur objet, pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales.

• En aucun cas, l’application de la présente politique ne peut conduire à un cumul d’indemnisation pour de mêmes frais ou des frais de même nature.

• Le remboursement de frais ne peut correspondre à une rémunération, de quelque nature que ce soit.

• Tout manquement au respect de ces règles est susceptible de conduire au report ou à un refus de remboursement.

• La situation d’éloignement ne doit pas résulter d’une convenance personnelle du salarié, cette dernière ne pouvant ouvrir droit à indemnisation au titre des frais professionnels.

Le non-respect de ces règles peut conduire à l’application de sanctions conformément à la législation en vigueur.

ARTICLE 3 : FRAIS DE REPAS DU MIDI

Le repas du midi donne lieu à l'attribution d'un ticket restaurant par journée entière travaillée sur le lieu d'emploi ou le lieu d'intervention.

A compter du 1er février 2018 la valeur du ticket restaurant passera de 8,80 euros à 9 euros. La part patronale sera de 5,40 euros. L'UES Viveris prenant à sa charge 60% de la valeur faciale.

Le ticket restaurant est le moyen mis en place par l’UES Viveris pour financer tout ou partie des repas du midi des salariés. Toutefois celui-ci pourra être remplacé exceptionnellement par une indemnité repas d’un montant de 5,40 euros (valeur de la part patronale du ticket restaurant) versée sur le bulletin de paie si le salarié est en déplacement professionnel et ne travaille pas dans son agence mais en un autre lieu depuis lequel il est empêché de rejoindre son domicile ou son agence , et si les deux conditions suivantes sont cumulées :

• Aucun établissement approprié et acceptant les tickets restaurant n’est accessible.

Par approprié on entend un restaurant ou un distributeur de plats chauds offrant un plat chaud cuisiné pour moins de 10 euros.

Par accessible on entend un établissement situé dans un rayon de 500 mètres du lieu de réalisation de la mission.

• Et qu’il n'y a pas la possibilité de pouvoir bénéficier de la cantine d'entreprise du client.

Pour les salariés se trouvant en situation de déplacement professionnel, telle que décrite ci-dessus, l’ordre de mission sera établi par le Directeur d’agence, de département ou le commercial, en rappelant les contraintes découlant de la situation de déplacement.

ARTICLE 4: TRANSPORT DOMICILE-TRAVAIL

Il a été convenu d’aller plus loin que l’obligation légale de prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport. Quatre options sont désormais possibles : le transport en commun, l'équivalent transport en commun, le remboursement kilométrique et le remboursement kilométrique vélo.

4-1. Le transport en commun quotidien

Afin de privilégier l'utilisation des transports en commun, il a été décidé à compter du 1er janvier 2018 (sur les justificatifs de transport de décembre 2017), une prise en charge à hauteur de 100% de l'abonnement au titre de transport en commun (hebdomadaire ou mensuel ou annuel/proratisé) pour l'ensemble des salariés, hors salariés dont le domicile est éloigné pour convenance personnelle.

La convenance personnelle étant tout lieu d'habitation situé à plus de 50 km de l'agence où est rattaché le salarié au sein de l'UES Viveris, sauf si cette localisation est consécutive à la demande de l'UES Viveris dans le cadre d'un projet.

Ainsi la prise en charge de l'abonnement du titre de transport en commun sera à hauteur de:

• 100% des abonnements: Pass Navigo en Ile-de-France, CTS, TISSEO, TCL, liberté TAG, abonnement travail (TER + réseau urbain), etc. ;

Et/ou

• 50% sur les abonnements grandes lignes SNCF en 2nde classe (domicile éloigné par convenance personnelle);

Ou

• 100% d'un abonnement à un service public de location de vélos.

Cette prise en charge couvrira l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Elle se fera sur la base d'un tarif de 2nde classe et du trajet le plus court.

Le remboursement est effectué mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) sur justificatif donné par le salarié (titre de transport). Il doit être transmis au secrétariat des agences ou au service des Ressources Humaines au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation. Une tolérance de deux mois sera exceptionnellement admise.

4-2. Utilisation de son véhicule personnel pour convenance personnelle

L'utilisation de son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à l'agence ou chez un client pour convenance personnelle sera prise en charge à concurrence de 50% du tarif de l'abonnement mensuel au transport en commun le plus économique à compter du 1er février 2018. Cette prise en charge ne concerne que les abonnements dont le domicile n'est pas éloigné pour convenance personnelle (plus de 50 km de distance entre le domicile et l'agence de rattachement). Ainsi l'éloignement du domicile ne donnera pas droit à prise en charge complémentaire.

Le salarié devra donc chaque mois indiquer le nombre de kilomètres entre son domicile et son lieu de travail, le multiplier par le nombre de jours travaillés dans le mois, et multiplier ce résultat par le remboursement kilométrique en vigueur. Ce résultat sera ensuite plafonné à la moitié du remboursement du prix de l'abonnement du titre de transport le plus économique.

Nombre de kilomètres x Nombre de jours travaillés x Remboursement

domicile-lieu de travail dans le mois au kilomètre

Plafonné à la moitié du remboursement de l'abonnement transport en commun le plus économique

Pour que ce mode de remboursement soit possible, il sera demandé au salarié de fournir une copie de sa carte grise et une attestation sur l’honneur qu’il ne transporte aucun autre salarié de l’UES Viveris bénéficiant da la même indemnité.

4-3. Utilisation de véhicule personnel faute de pouvoir utiliser les transports en commun sur le lieu de réalisation de sa mission

Les salariés contraints d'utiliser leurs véhicules personnels du fait de l'absence de transport en commun sur le lieu de réalisation de sa mission chez l’un de nos clients ou d'un horaire de travail décalé ne permettant pas l'utilisation des transports en commun, pourront être remboursés au kilomètre, après accord formel de leur encadrement stipulé dans l’ ordre de mission. Ceci sera mis en place à compter du 1er février 2018.

Cette prise en charge kilométrique ne sera possible que si aucun véhicule de service n’a été proposé au salarié.

Le trajet retenu pour le calcul des kilomètres est le plus court entre le trajet domicile-client et établissement de rattachement-client.

Les remboursements kilométriques seront pour :

• Les salariés de Viveris Systèmes, Viveris Intégration et Viveris ASR

• Automobile = 0.39 €/km

• Moto = 0.232 €/km

• Scooter = 0.144 €/km

• Les salariés de Viveris Technologies:

• Automobile = 0.35 €/km

• Moto = 0.232 €/km

• Scooter = 0.144 €/km

Le remboursement des éventuels péages aux frais réels sera réalisé sur présentation d’un justificatif (limités au péage nécessaire au plus court des trajets domicile-client et établissement de rattachement-client).

Lorsque ce mode de remboursement sera réalisé, il sera demandé au salarié de fournir une copie de sa carte grise et une attestation sur l’honneur qu’il ne transporte aucun autre salarié de l’UES Viveris bénéficiant de la même indemnité.

4-4. Indemnités kilométrique vélo

L'UES Viveris prendra à charge à compter du 1er février 2018, les déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique. Cette prise en charge prendra la forme d'une indemnité kilométrique dont le montant sera de 0.25 euros par kilomètre. Cette indemnité sera plafonnée à 200 euros par an et par salarié.

Le trajet pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo électrique correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail et la gare ou la station de transport collectif.

L’indemnité vélo est cumulable uniquement avec la prise en charge des frais de transport en commun, lorsque le salarié utilise son vélo pour se rendre vers un arrêt de transport public ou une station de service public de location de vélo. A condition toutefois que ces abonnements ne permettent d’effectuer que le trajet restant entre le lieu de travail et la station de location de vélo ou de transport collectif.

4-5. Situation particulière

Du fait de la spécificité de l’implantation géographique de leurs clients, les salariés de Viveris Technologies conserveront la possibilité, si le temps de trajet domicile-lieu d’affectation chez le client est supérieur à 1h15 en transport en commun et si l’utilisation de la voiture représente un gain de temps de 40% minimum par rapport à l’utilisation des transports en commun, d’avoir un remboursement de frais égal au nombre de kilomètres nécessaire pour se rendre chez le client, multiplié par le remboursement kilométrique. Ce remboursement est limité à 40 km par jour aller/retour. Le trajet retenu pour le calcul des kilomètres est le plus court entre le trajet domicile-client et établissement de rattachement-client.

Les remboursements kilométriques seront pour

• Automobile = 0.35 €/km

• Moto = 0.232 €/km

• Scooter = 0.144 €/km

Lorsque ce mode de remboursement sera réalisé, il sera demandé au salarié de fournir une copie de sa carte grise et une attestation sur l’honneur qu’il ne transporte aucun autre salarié de l’UES Viveris bénéficiant de la même indemnité.

ARTICLE 5: FRAIS PROFESSIONNELS EN GRAND DEPLACEMENT

Il est rappelé que le grand déplacement s'effectue obligatoirement via un ordre de mission préalable, dans lequel seront précisées les modalités de remboursement.

Ces indemnités de grand déplacement sont destinées à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour le salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.

L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies, à savoir :

• La distance domicile – lieu d’affectation client est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),

• Et les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Cette situation d’éloignement ne doit pas résulter d’une convenance personnelle du salarié, cette dernière ne pouvant ouvrir droit à indemnisation au titre des frais professionnels.

5-1. Prise en charge du retour au domicile 

Un aller/retour par semaine en transport en commun, en 2nde classe sera privilégié.

L’utilisation du véhicule personnel sera possible exceptionnellement. Il ne sera pris en charge par l’UES Viveris qu’après l’accord de l’encadrement.

5-2. Hébergement et repas du soir 

Trois modes de prises en charge seront possibles :

• aux frais réels (sur présentation des justificatifs dans la note de frais):

• pour l'hébergement: réservations et prise en charge directe par l'UES Viveris, les tarifs seront en fonction des accords passés avec les chaînes hôtelières (catégorie deux étoiles). Dans le cas d’un déplacement supérieur à un mois, la réservation d’un appart’ hôtel ou d'un appartement meublé sera privilégié.

• pour le repas du soir: frais réels sur justificatifs plafonnés à 20 euros par repas si l’hébergement se fait en hôtel et 10 euros sur justificatifs des achats par repas si l’hébergement se fait en appart ‘hôtel ou en appartement meublé.

• aux forfaits :

Ce forfait prendra en compte l'hébergement du soir et le repas du soir. Il ne pourra être mis en place que par accord exprès du salarié et de son encadrement stipulé dans l'ordre de mission. Si, le salarié et son encadrement ne trouvent pas d'accord sur son montant, le remboursement au frais réel sera privilégié.

Il est rappelé que le forfait URSSAF est un maximum qui donne lieu à exonération de charges sociales et ne peut en aucun cas être considéré comme un acquis.

• Panachage possible entre frais réel et forfait :

Il pourra également être mis en place par accord express du salarié et de son encadrement dans l’ordre de mission, un panachage des modalités de prise en charge pour les remboursements des frais liés au grand déplacement. Ainsi, par exemple, le logement et le petit déjeuner pourront être remboursés au réel alors que les frais de repas le seront au forfait et inversement.

5-3. Trajet du lieu d’hébergement au lieu d’intervention 

Le salarié en grand déplacement pourra bénéficier du remboursement à hauteur de 100% du titre de transport en commun (hebdomadaire ou mensuel) ou d’un abonnement à un service public de location de vélo pour ses trajets entre le lieu de son hébergement et le site du client.

5-4. Suppression de la prime de déplacement 

La prime de déplacement de 16 euros par jour, appliquée aux salariés de Viveris Systèmes, Viveris Intégration et Viveris ASR est supprimée à compter du 1^er février 2018.

Les salariés qui au moment de la signature de cet accord en bénéficient dans le cadre de leur affectation, en conserveront le bénéfice jusqu'à la fin de leur mission actuelle.

ARTICLE 6 : FRAIS PROFESSIONNELS LORS DANS D’UN DEPLACEMENT OCCASIONNEL

La prise en charge des frais professionnels occasionnels et/ou exceptionnels se feront sur présentation des justificatifs dans la note de frais.

6-1. Transport

Pour des raisons de sécurité et de coûts, l’utilisation des transports en commun sera privilégiée.

Les déplacements en train se feront en 2^nde classe pour l’ensemble du personnel.

L’utilisation du véhicule personnel qui n’a pas de caractère de convenance personnelle sera remboursée sur la base du trajet ViaMichelin et suivant le barème ci-dessous :

• Pour les salariés de Viveris Systèmes, Viveris Intégration et Viveris ASR

• Automobile = 0.39 €/km

• Moto = 0.232 €/km

• Scooter = 0.144 €/km

• Pour les salariés de Viveris Technologies:

• Automobile = 0.35 €/km

• Moto = 0.232 €/km

• Scooter = 0.144 €/km

Il est rappelé que si une voiture de service est disponible, son utilisation est à privilégier plutôt que celui de son véhicule personnel.

Les frais de péages seront remboursés sur présentation des justificatifs sur la note de frais et si le trajet conseillé ViaMichelin le prévoit.

Quant aux parkings et aux taxis, ils seront remboursés s’ils se révèlent nécessaires, et non pour convenance personnelle.

6-2. Hébergement

Les frais d’hébergement se feront uniquement aux frais réels.

Les réservations et la prise en charge sera faite directement par l’UES Viveris, les tarifs seront en fonction des accords passés avec les chaînes hôtelières (catégorie deux étoiles)

6-3. Repas du soir

Les frais de repas seront pris en charge aux frais réels sur justificatifs plafonnés à 20 euros par repas.

6-4. Repas du midi

Les salariés bénéficieront des tickets restaurant aux mêmes conditions que définis ci-dessus.

ARTICLE 7 : ENTREE EN VIGUEUR

Il est rappelé que les dispositions du présent accord se substituent, à compter de leur date d'application, à toute disposition, pratique et usage en vigueur antérieurement et ayant le même objet.

En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié, après signature de la Direction, aux organisations syndicales signataires, par la Direction aux organisations représentatives.

ARTICLE 8 : DUREE DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord s’appliqueront pour une durée indéterminée.

ARTICLE 9 : ADHESION – REVISION – DENONCIATION

9-1. Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’UES Viveris, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la DIRECCTE des Hauts de Seine.

La notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

9-2. Révision

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée sur tout ou partie du présent accord, à l’issue d’une période d’un an à compter de sa date de prise d’effet, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec AR ou par lettre remise en main propre à l’ensemble des parties signataires.

La copie de l’accord portant révision devra être déposée à la DIRECCTE des Hauts de Seine et au greffe du conseil des prud’hommes compétent.

9-3. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis légal de trois mois.

En cas de dénonciation totale ou partielle, le présent accord continue de s'appliquer jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord de substitution et au plus tard, pendant douze mois, à compter de l'expiration du délai précité.

ARTICLE 10 : DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE des Hauts de Seine et du secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes compétent.

Les formalités de dépôt seront accomplies par l’employeur.

Les parties décident que la publication en dehors de l’UES Viveris sera anonymisée (signataires et négociateurs).

En application des articles R.2262-2 et R.2262-1 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur l’intranet de Viveris.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie signataire.

Fait à Boulogne-Billancourt, le 19 janvier 2018

Pour l’UES Viveris

XXXX

XXXX

Pour les organisations syndicales représentatives :

Pour la CFE-CGC, XXXX, délégué syndical

Pour l’UNSA-Specis, XXXX, délégué syndical

Pour la CGT, XXXX, déléguée syndicale

Pour la FEC-FO, XXXX, délégué syndical