Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du Comité Social et Économique

ALEHOS

Entre :

La société ALEHOS, dont le Siège Social est situé au 10 avenue Aristide Briand, 92 220 Bagneux.

Représentée par, agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines et de la Communication Interne

d'une part,

L’Organisation Syndicale Représentative au sein d’ALEHOS,

Représentée par son Délégué Syndical, pour le syndicat CFDT, Monsieur

d'autre part.

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 qui a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Il prend en compte les dispositions qui ont permis de préciser et sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour ces élections, à savoir :

• le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret précité ;

• la délibération n°2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, dite “loi travail”.

C’est dans le cadre et le respect de ces dispositions que les parties conviennent de mettre en place un dispositif de vote électronique par Internet dans le cadre des élections des membres de la délégation du Comité Social et Économique (ci-après CSE) de la société ALEHOS.

Cet accord se substitue à toutes les dispositions conventionnelles, engagements unilatéraux et usages qui seraient antérieurs au présent accord.

1. Principes généraux

Le système retenu par les parties repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

La société prestataire qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect de ces principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin.

2. Champ d’application

Le vote électronique par internet concerne les élections des membres de la délégation du CSE de la société ALEHOS.

Il s’applique en conséquence :

• à l’ensemble des salariés de la société ALEHOS ;

• ainsi qu’aux salariés d’entreprises extérieures, mis à disposition au sein de la société ALEHOS, ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de la société ALEHOS.

3. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

4. Modalités d’organisation des opérations

1. Protocole d’accord préélectoral¹

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges entre les collèges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

2. Recours à un prestataire extérieur

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le cahier des charges figure dans l’Annexe 1.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux Organisations Syndicales.

3. Formation au système de vote électronique²

Les membres de la Direction, les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique peut être soumis à une expertise indépendante.

5. Cellule d’assistance technique³

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et des représentants du prestataire⁴.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique⁵ :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5. Déroulement des opérations de vote

   6. Établissement des listes électorales et transmission⁶

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

7. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁷, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales⁸.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote⁹ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix¹⁰.

8. Modalités d’accès au site de vote¹¹

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections,

• soit à son domicile par courrier simple l’adresse du site et les moyens d’authentification

• soit par email contenant un lien permettant de récupérer ses identifiants sur un site sécurisé.

Ces codes sont valables pour les deux tours.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

9. Déroulement du vote¹²

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des titulaires puis lors d’une autre connexion élection des suppléants).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

10. Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

6. Clôture et Résultats

   11. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs¹³.

12. Décompte et attribution des sièges¹⁴

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seul le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), programment chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

13. Délais de recours et destruction des données¹⁵

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

7. Sécurité et confidentialité

La Direction tient à la disposition des signataires la copie du contrat stipulant les engagements de la société extérieure spécialisée dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, et chargée du processus électoral au sein de la société ALEHOS.

14. Anonymat et confidentialité des suffrages ¹⁶

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

15. Existence et contenu des fichiers¹⁷

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées,

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale,

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège,

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Responsables des Ressources Humaines,

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, Responsables des Ressources Humaines,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou Responsables des Ressources Humaines.

  16. Le dispositif de secours¹⁸

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

8. Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

9. Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord est réalisé par la Direction et les organisations syndicales représentatives signataires de l’accord avant l’organisation des élections professionnelles. Si le bilan le nécessite, des négociations relatives à l’adaptation du présent accord seront entamées. En cas d’évolution des dispositions légales ou réglementaires ayant un impact sur le présent accord, les parties signataires se réuniront dans un délai de six mois suivant la demande de l’une des parties signataires pour en évaluer les effets et entamer le cas échéant des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

10. Révision

A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision du présent accord il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision de tout ou partie du présent accord, conformément aux dispositions légales (articles L. 2261-7-1 et 2261-8 du Code du travail), selon les modalités suivantes¹⁹ :

Toute demande de révision devra être adressée, à l’initiative de son auteur, par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement des dispositions à réviser.

Dans un délai maximum de trois mois suivant la réception de cette lettre, une négociation sera ouverte en vue de la rédaction d’un nouveau texte relatif aux dispositions visées.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant ou, à défaut, seront maintenues.

L’avenant se substituera de plein droit aux stipulations dispositions du présent accord qu’il modifie, soit à la date expressément prévue soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service concerné.

11. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans les trois mois qui suivent le début du préavis susmentionné. Elle pourra donner lieu à un accord, y compris avant l’expiration du préavis. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

12. Publicité de l’accord

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5 et suivants et de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la Direction :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée “TéléAccords” accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du Code du travail

• et en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Fait à Bagneux, le 26 janvier 2023

Pour ALEHOS

Représentée par

Pour la CFDT

Représentée par

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code unique.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stockées sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Recommandations CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentés à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

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1. Articles R. 2314-5 du Code du travail et suivants↩

2. Article R. 2314-12 du Code du travail↩

3. Articles R. 2314-10 et 15 du Code du travail↩

4. Article R. 2314-10 du Code du travail↩

5. Article R. 2314-15 du Code du travail↩

6. Articles 2, 3 et 4 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007↩

7. Article R. 2314-14 du Code du travail↩

8. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

9. Article R. 2314-8 du Code du travail↩

10. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

11. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

12. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

13. Article R. 2314-8 du Code du travail et article 6 du Décret du 25 avril 2007↩

14. Article 7 du Décret du 25 avril 2007↩

15. Article R. 2314-17 du Code du travail↩

16. Article R. 2314-7 du Code du travail et article 2 du Décret du 25 avril 2007↩

17. Articles 3, 4 et 5 du Décret du 25 avril 2007↩

18. Article 3 du Décret du 25 avril 2007↩

19. Articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail↩