Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place d'une base de données économiques et sociales (BDES)" chez FVDP - FONDATION VINCENT DE PAUL (Siège)

Accord d’entreprise relatif à la mise en place

d’une base de données économiques et sociales (BDES)

au sein de la Fondation Vincent de Paul

Entre :

La Fondation Vincent de Paul,

Dont le siège social est situé 15 rue de la Toussaint 67000 STRASBOURG

Immatriculé sous le n° SIRET : 438 420 887 00012,

Représentée par son Président, dûment habilité,

d’une part,

ET

Les Organisations Syndicales de salariés qui ont fait la preuve de leur représentativité au niveau de la Fondation, à savoir :

Le syndicat UNSA représenté par Madame la déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CFTC représenté par Madame la déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGT représenté par Madame la déléguée syndicale centrale.

Le syndicat CFDT représenté par Madame la déléguée syndicale centrale.

d’autre part,

Il a été conclu le présent accord sur la mise en place de la BDES.

Il est rappelé au préalable que la loi no 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, complétée par le décret 2013-1305 du 27 décembre 2013 ont créé la base de données économiques et sociales (BDES).

La loi n°2015-994 du 17 août 2015 dite Rebsamen a renforcé son rôle en faisant de la BDES le support des consultations périodiques des instances de représentation du personnel.

L'article 8 de l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 quant à lui donne la possibilité aux partenaires sociaux de négocier par accord d'entreprise les modalités et contenu de la BDES.

Aussi, le présent accord a pour objet de mettre en place une base de données économiques et sociale (BDES), conformément aux dispositions de l'article L. 2312-21 du Code du travail, au sein de la Fondation Vincent de Paul.

Il est rappelé que la BDES a pour objet de rassembler les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à la disposition du comité social et économique central et d’établissement.

Elle doit contribuer à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

L'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES doivent permettre au CSE et CSECE, ainsi que le cas échéant, aux délégués syndicaux, d'exercer utilement leurs compétences (C. trav. art. L 2312-21, al. 6).

Article 1 - Niveau de mise en place de la BDES

La Fondation Vincent de Paul étant composée de 21 établissements distincts, la mise en place de la BDES est adaptée à cette organisation.

• Une BDES est mise en place au niveau de l'entreprise : elle rassemble les informations nécessaires aux consultations annuelles du comité social et économique central sur les orientations stratégiques de l'entreprise, sur la situation financière de l'entreprise, et sur la politique sociale de l'entreprise.

• Une BDES plus restreinte est mise en place au sein de chaque établissement, elle regroupe les informations que l’employeur doit communiquer au comité social et économique lors des consultations obligatoires.

Il est entendu que si le périmètre de la Fondation Vincent de Paul était amené à évoluer, cette actualisation du périmètre s'appliquerait automatiquement au présent accord sans qu'il soit nécessaire de recourir à la révision ou la dénonciation.

La mise en œuvre de la BDES sera progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques la supportant, que de son encadrement légal et réglementaire.

Article 2. Organisation, architecture et contenu de la base

2.1. Architecture de la base de données

L'architecture générale de la BDES est organisée autour des trois grandes consultations du comité social et économique prévues par l'article L. 2312-17 du Code du travail, à savoir :

• la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise ;

• la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise ;

• la consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

La BDES regroupe également les informations nécessaires pour :

• la négociation obligatoire sur la rémunération ;

• la négociation obligatoire sur l'égalité professionnelle ;

• la négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels ;

• les consultations ponctuelles du comité social et économique en application de l'article L. 2312-8 du Code du travail et des articles L. 2312-37 et suivants du Code du travail.

2.2. Contenu de la base

Conformément à l'article L. 2312-21 du Code du travail, la base de données contient notamment des informations portant sur les thèmes suivants :

• L’investissement social

• Evolution des emplois par type de contrats, par catégorie professionnelle, par âge, par ancienneté

• Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés

• Conditions de travail : durée et aménagement du temps de travail.

• Investissement matériel et immatériel :

  • Évolution des actifs nets d'amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations),

  • Dépenses de recherche et développement,

  • Mesures pour améliorer les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail et l'emploi.

• L'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes :

  • Diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,

  • Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté,

  • Évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise,

  • Part des femmes et des hommes dans le conseil d'administration.

• Les fonds propres et l’endettement :

  • Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières,

  • Impôts et taxes

• Les rémunérations des salariés et dirigeants :

  • Évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, par catégorie et par sexe)

  • Salaire de base minimum

• Les activités sociales et culturelles :

  • Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité social et économique (CSE)

• Les flux financiers à destination de l'entreprise :

  • Aides publiques ;

  • Exonérations et réductions de cotisations sociales,

  • Réductions d'impôts, crédits d'impôts,

  • Mécénat : montant des dons perçus

  • Résultats financiers.

• Partenariat et sous-traitance ;

• Le cas échéant, les transferts commerciaux et financiers entre les établissements de la Fondation.

2.3. Cycle des informations

Les parties conviennent de porter les informations sur les deux années précédentes, l’année en cours et intègrent des perspectives sur les deux années suivantes.

Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances.

Les parties conviennent, exceptionnellement, que les informations ne porteront que sur une seule année précédant l’année de mise en place de ce présent accord, soit 2020 pour N-1 et 2021 pour N.

Les éléments d'information transmis de manière récurrente au CSE et CSECE sont mis à la disposition de leurs membres titulaires et suppléants dans la base de données. Cette mise à disposition vaut communication. Il est entendu que les membres du CSE seront avertis de la mise à disposition des informations dans la BDES.

Elle sert de support pour les informations et consultations, notamment pour les trois grands domaines de consultations (orientations stratégiques, situation économique et financière et politique sociale de l'entreprise) du CSE.

Dans le respect des obligations légales, conventionnelles et réglementaires, il est précisé que certaines informations pourront ne pas être transmises par le biais de la BDES mais transmises directement en format papier ou par email aux destinataires, il peut s'agir par exemple, d'informations ponctuelles remises à l'occasion d'une réunion extraordinaire du CSE ou d'une de ses commissions.

Les éléments d'information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail.

Article 3 - Calendrier de mise en place de la BDES

Prenant en compte les contraintes résultant de la mise en place de la BDES au niveau de l’entreprise Fondation, les parties conviennent que la BDES sera mise en place le 1/11/2021 et sera progressivement renseignée selon le calendrier suivant :

• les données relatives à l’exercice 2020 seront intégrées dans la BDES lors de sa mise en place le 1/11/2021

• la BDES sera par la suite progressivement enrichie des données concernant de l’exercice 2021.

Article 4 - Droits d'accès

La BDES est accessible en permanence aux :

• membres de la délégation du personnel au comité social et économique (titulaires et suppléants) et au comité social et économique central d’entreprise et aux représentants de proximité

• délégués syndicaux.

Les membres du comité social et économique central d’entreprise ainsi que les délégués syndicaux centraux ont accès à la BDES de l’ensemble des établissements.

Article 5 - Support

L’entreprise disposant d’un effectif de plus de 300 salariés, la BDES est mise en place sous forme informatique et accessible via une application extérieure.

Outre l’accès à la forme informatique, les documents des BDES d’établissements de moins de 300 salariés pourront également être présentées sous format papier à la demande des membres de la délégation du personnel au comité social et économique et des délégués syndicaux.

Article 6 - Modalités de consultation et d'utilisation

6.1. Modalités de connexion

L'accès à la BDES se fait par le biais d'un identifiant individuel de connexion et d'un mot de passe.

Ces codes sont strictement personnels : ils ne doivent pas être communiqués à des tiers.

La perte du ou des mandats entraîne la suppression immédiate des droits d'accès à la BDES.

Toutefois, sauf mention contraire, pour des raisons de sécurité et de confidentialité, les restrictions générales suivantes doivent être appliquées :

• les documents mis à disposition dans la BDES peuvent être imprimés,

• les documents mis à disposition dans la BDES ne peuvent pas être transférés, transmis, envoyés… de quelque manière que ce soit (mail, impression écran…).

En cas de problème de connexion, le bénéficiaire peut contacter le support informatique ou un responsable habilité et identifié dont les références de contact lui sont communiquées. En cas d’indisponibilité globale et prolongée du système d’information, une solution de substitution pourra alors être mise en œuvre.

6.2. Mise à jour de la base

La BDES est actualisée et alimentée, pour l’entreprise par les personnels du siège de la Fondation sous la responsabilité du directeur général, pour les établissements par leur personnel administratif sous la responsabilité de leur direction.

Ces mises à jour se font dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail.

Les représentants du personnel sont informés de l'actualisation de la BDES par l’envoi d’une alerte sur leur adresse e-mail. À cette fin, chaque représentant concerné fera connaître à la Direction l'adresse électronique à laquelle cette information lui sera communiquée.

6.3. Confidentialité

Conformément à l'article L. 2312-36 du Code du travail, l'ensemble des représentants du personnel visé à l'article 3 sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations intégrées dans la BDES, en particulier celles revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'entreprise (C. trav. art. L 2312-36). La mention « confidentiel » est alors clairement indiquée au bas de chaque page comprenant ces données conformément à l'article L. 2312-36 du Code du travail.

Cette obligation s'inscrit également dans le cadre de la réglementation RGPD (Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

La Fondation informe ses collaborateurs du traitement automatisé de données personnelles notamment dans le cadre de la BDES et du fait que celles-ci sont accessibles aux représentants du personnel qui doivent en respecter la confidentialité.

Le respect de ces obligations est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l'entreprise se tienne dans un climat de confiance.

Il est également rappelé que l'utilisation frauduleuse de certaines informations reçues dans le cadre de l'exercice d'un mandat peut être sanctionnée pénalement.

Article 7 - Prise d’effet et durée

Cet accord prend effet à compter du 1/11/2021. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 8 - Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L2261-7-1 du code du travail, notamment en cas d’évolution de la réglementation ayant un impact sur le contenu du présent accord.

Par ailleurs, les parties susvisées ainsi que l'employeur se réservent également la possibilité de dénoncer leurs engagements avec un préavis de trois mois par les parties signataires dans les conditions fixées à l’article L2261-9 du code du travail. La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L2261-9 du code du travail.

Article 9 - Notification et dépôt

Conformément à l'article L 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature, puis déposé dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail :

• de façon dématérialisée via la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail,

• et un exemplaire sera déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud'hommes de Strasbourg.

Il sera affiché sur les panneaux réservés à l’information des salariés.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Une copie sera remise à chacune des Organisations Syndicales représentatives au sein de la Fondation non signataire ayant participé aux négociations.

Fait à Strasbourg, le 8 juin 2021

En 5 exemplaires,

La Fondation Vincent de Paul,

Représentée par son Président

Et les organisations syndicales :

Le syndicat UNSA représenté par sa déléguée syndicale centrale

Le syndicat CGT représenté par sa déléguée syndicale centrale

Le syndicat CFTC représenté par sa déléguée syndicale centrale

Le syndicat CFDT représenté par sa déléguée syndicale centrale