Accord d'entreprise "Un Accord relatif au Télétravail" chez

 

ACCORD AVEC LE CSE ARAMISAUTO RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL 

 

 

Siège social 23 avenue Aristide Briand – Immeuble Axeo 2 – 94110 Arcvueil CEDEX – Tel. 01 72 72 22 20

SAS au capital de 1 036 461 € - RCS Créteil B 439 289 265 – Siret 429 289 265 00134

PREAMBULE

La mise en place du télétravail exceptionnel dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19 a conduit l’entreprise à se challenger sur ses modalités de travail et de fonctionnement. 

Le passage obligatoire au télétravail nous a forcé à nous adapter, sans délai, à cette nouvelle modalité de travail tout en assurant la continuité de nos activités et la qualité du service auprès de nos clients. 

Il nous a également conduit à nous interroger sur la compatibilité entre ce mode de travail à distance et notre système de management et d’apprentissage qui implique du travail en équipe et un environnement de travail construit sur le management visuel pour orienter les équipes et résoudre les problèmes.  

Dans un contexte de développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication, et tirant les bénéfices du retour d’expérience du télétravail obligatoire qui a pris fin en février 2022, il a été entamé une réflexion globale sur la pérennisation d’un système de télétravail compatible avec notre modèle de management. 

Le télétravail est devenu un facteur de satisfaction important pour les conditions de travail de nos salariés en permettant une meilleure articulation entre vie professionnelle et vie personnelle. Il repose sur une relation de confiance mutuelle entre le manager et son collaborateur. A ce titre, le télétravail s’inscrit parfaitement dans les valeurs de l’entreprise et permet de renforcer le socle de la confiance mutuelle. 

Il est également une opportunité pour renforcer l’attractivité de l’entreprise et d’accueillir les meilleurs talents au service de la satisfaction clients. 

Par ailleurs, il permet, d’une part, d’accroître et d’accompagner l’emploi des collaborateurs en situation de handicap et, d’autre part, de s’inscrire dans une démarche éco-responsable en diminuant l’empreinte carbone, en lien avec nos ambitions actuelles et sur les années à venir. 

Dans ce contexte, fort des échanges réalisés avec les équipes (collaborateurs et managers) et des remontées E – NPS, la Direction de la société ARAMISAUTO a entamé un dialogue avec le CSE afin de fixer le standard des conditions d’exécution du télétravail dans l’entreprise. 

Le CSE a été informé et consulté le 8 juin 2022 en vue de la signature du présent accord conclu entre la Direction et le CSE. 

Il a donc été convenu ce qui suit :

Article 1. Champ d’application du télétravail

Le présent texte s’applique à l’entreprise ARAMISAUTO et ne concerne donc pas les entreprises TRC et T2C. 

Seuls les salariés du siège social d’ARAMISAUTO sont couverts par cet accord. Il ne concerne donc pas les salariés du réseau d’agences ARAMISAUTO. 

Article 2. Définitions du télétravail

Conformément à l’article L.1222-9 du code du travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l’entreprise qui effectue soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail. 

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur et repose donc sur un double volontariat. 

Article 3 : Critères d’éligibilité au télétravail

Pour bénéficier du télétravail, les collaborateurs doivent répondre à plusieurs conditions. 

Article 3.1 : Emplois éligibles au télétravail

Le retour d’expérience du télétravail exceptionnel lié à la crise sanitaire a permis d’identifier que tous les emplois du Siège Social de l’entreprise sont en partie télétravaillables à l’exception du poste d’Office Manager qui nécessite une présence physique à plein temps dans les locaux du Siège Social.   

Article 3.2 : Collaborateurs éligibles au télétravail 

Sont éligibles tous les salariés du siège, peu important leur type de contrat (CDI, CDD, alternants ou stagiaires) et sans condition d’ancienneté. 

Les salariés à temps partiel peuvent télétravailler si les conditions de préservation du lien avec l’équipe et la participation au TEAM WORK et au management visuel peuvent être assurées. En outre, comme les salariés à temps plein, ils doivent alterner période de télétravail et présentiel sur une même semaine. 

Toutefois, sont exclus les intérimaires, les travailleurs à domicile, les travailleurs itinérants dont le travail ne s’exerce par nature que sur le terrain, les travailleurs nomades dont le travail à distance ne présente pas de régularité de temps et de localisation de travail, les salariés qui sont en astreinte à leur domicile. 

Article 3. 3 : Autonomie suffisante 

Les salariés doivent bénéficier d’une autonomie suffisante sur le poste de travail afin de pouvoir être éligible au télétravail. Cette autonomie s’entend notamment d’une maîtrise suffisante de leur activité et des outils informatiques et bureautiques et d’une capacité suffisante à gérer et à organiser leur charge de travail et leur activité. 

Les salariés déjà présents dans l’entreprise et bénéficiant déjà du télétravail bénéficient d’une présomption d’autonomie. Les nouveaux collaborateurs sont accompagnés par leur manager en vue d’obtenir l’autonomie suffisante pour télétravailler. 

Article 4 : Modalités de mise en œuvre du télétravail

Article 4.1 : Fréquence, nombre et répartition des jours télétravaillés 

Le standard repose sur la possibilité de télétravailler deux jours par semaine (hors jours de repos et jours fériés chômés) par journée entière. Ces jours de télétravail ne seront pas reportables d’une semaine sur l’autre. 

Le positionnement de ces jours télétravaillés dans la semaine est variable et défini par le manager en lien avec son équipe. Chaque équipe doit mettre en place une traçabilité des journées télétravaillées selon la modalité et l’organisation qui lui convient, après validation du manager.   

Le télétravail doit être compatible avec le bon fonctionnement du service, l’organisation de l’équipe et le teamwork qui est l’une des valeurs clés de l’entreprise. En outre, le télétravail doit obligatoirement s’articuler avec des périodes de travail en présentiel sur une même semaine afin notamment de prévenir contre le risque d’isolement, de maintenir le collectif et le travail collaboratif. Dès lors, il est précisé que les collaborateurs doivent obligatoirement être présents sur site pour participer aux rituels qui animent nos activités (Gemba, Kaizen, A3…). Les managers devront donc être attentifs à respecter un délai de prévenance raisonnable (48h) en vue de l’organisation de ces sessions de réflexions collectives. 

En outre, le télétravail peut être suspendu temporairement en cas d’urgence opérationnelle. 

Article 4.2 : Télétravail lié à des situations particulières 

Par dérogation à l’article 4.1 du présent accord, certains collaborateurs éligibles au télétravail pourront être autorisés à télétravailler régulièrement plus de deux journées par semaine afin de répondre à des situations individuelles particulières (ex : état de grossesse à compter du 6ème mois et jusqu’au congé de maternité, salarié en situation de handicap, préconisation particulière du médecin de travail).

Dans ce cas, le télétravail fait l’objet d’une organisation particulière et individualisée qui sera formalisée par avenant au contrat de travail. 

Enfin, l’ensemble des collaborateurs pourront être amenés à télétravailler dans le cadre de circonstances exceptionnelles pour répondre à des situations collectives d’urgence rendant impossible le déplacement sur le lieu de travail (ex : pandémie, pollution…). Dans ce cas, le télétravail sera mis en

œuvre à l’initiative de l’entreprise dans les meilleurs délais et fera l’objet d’un régime particulier adapté à la situation et communiqué via YAMMER et les outils internes à l’ensemble des salariés. 

Article 4.3 : Lieu du télétravail 

Le télétravail sera effectué prioritairement au domicile principal du collaborateur. Le domicile du collaborateur s’entend comme le lieu de résidence habituelle du télétravailleur.

En cas de changement de domicile, le collaborateur préviendra l’Entreprise dans les plus brefs délais et lui indiquera la nouvelle adresse en adressant un justificatif de domicile.

En tout état de cause, le lieu de télétravail choisi devra impérativement être adapté à l’exercice du travail en télétravail, à savoir disposer d’une connexion internet de débit suffisant et offrir un environnement personnel propice au travail et à la concentration. La connexion internet doit permettre l’utilisation de la visioconférence, moyen de communication privilégié entre les équipes pendant le télétravail. 

Article 4.4 : Modalités de contrôle applicable et modalités de contrôle du temps de travail 

Article 4.4.1 : Durée du travail et modalités de contrôle du temps de travail 

Le collaborateur en télétravail gère l’organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’Entreprise, s’agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien.

Il appartient également au collaborateur de respecter les dispositions du règlement intérieur en vigueur au sein de l’Entreprise, en particulier les dispositions relatives au temps de travail. 

Le collaborateur pourra exercer son droit à la déconnexion en dehors des horaires collectifs applicables dans l’Entreprise ou à tout le moins, pendant la durée légale de repos quotidien et de pause déjeuner. Le collaborateur en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise, en dehors du temps de travail. Le manager veillera au respect de ce droit à la déconnexion. 

Article 4.4.2 : Fixation des plages horaires de joignabilité

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve d’être joignable pendant son horaire de travail habituel ou la plage horaire de joignabilité définie par le manager, si celle-ci est différente de l’horaire habituel de travail.

Pendant cette plage horaire de joignabilité, le collaborateur peut être contacté par son manager et par les autres interlocuteurs internes et externes de l’Entreprise. Il est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les téléréunions organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie. 

Article 4.5 : Équipements liés au télétravail 

Chaque collaborateur en télétravail dispose d’un ordinateur professionnel portable mis à disposition par l’entreprise avec un accès sécurisé au réseau à distance (VPN et Authentification Multiples Facteurs). 

A ce titre, il est rappelé que l’ordinateur professionnel portable est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne. 

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son manager afin de convenir des modalités de poursuite de son travail au domicile ou dans les locaux de l’entreprise. 

Le télétravailleur est tenu de respecter la charte informatique et les règles de sécurité informatique applicables au sein de l’entreprise. 

L’entreprise est attentive aux conditions de travail des collaborateurs à leur domicile. Chaque collaborateur pourra bénéficier d’un remboursement, valable une fois, pour l'achat d’un équipement (ex : casques, clavier etc…) sur présentation de la facture d’achat, de l’attestation de télétravail et dans la limite de 100 euros. 

Pour bénéficier de cette indemnité, le collaborateur devra justifier d’une ancienneté de six mois minimums dans l’entreprise et ne pas avoir déjà bénéficié d’une prise en charge similaire pendant les 18 derniers mois. 

Article 5 : Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le télétravail est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de réversibilité tant à l’initiative de l’employeur que du collaborateur.

Article 5.1 : Modalité de la demande 

Sous réserve que les critères d’éligibilité soient remplis, tout collaborateur de l’Entreprise qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande via un formulaire dématérialisé. 

Les salariés déjà présents dans l’entreprise et souhaitant continuer de bénéficier du télétravail en font la demande via un formulaire “google forms”.  Ce formulaire contient notamment une attestation à remplir et valider permettant de s’assurer que chaque salarié bénéficie de l’ensemble des conditions nécessaires pour télétravailler en toute sécurité et dans de bonnes conditions (connexion internet, assurance…). 

Les nouveaux salariés doivent remplir leur demande, comprenant l’attestation relative aux bonnes conditions de travail,  via le formulaire disponible sur HEY TEAM dès leur embauche. 

Le manager doit nécessairement veiller à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soient compatibles avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

Dans le cas où le passage au télétravail pourrait être proposé par le manager, le collaborateur peut accepter ou refuser, étant précisé que ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Article 5.2 : Période d’adaptation 

Pour les nouveaux embauchés (à la date de signature du présent accord), l’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation d’un mois. 

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient. 

Au cours de cette période, l’employeur ou le salarié peut décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. 

Dans ce cas, le salarié retrouve son poste dans les locaux de l’entreprise. 

Cette période d’adaptation n’est pas applicable aux salariés déjà présents dans l’entreprise qui ont déjà expérimenté le télétravail. 

Article 5.3 : Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 

Article 5.3.1 : Retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Le manager ou le télétravailleur peut mettre fin au télétravail, de sa propre initiative, et sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois, qui peut être raccourci d’un commun accord. 

Si la décision d’un retour à une situation sans télétravail émane du manager, ce dernier doit en exposer les motifs à son collaborateur. Ces motifs peuvent notamment résulter des éléments suivants : 

• Dégradation significative des résultats du salarié 

• Impossibilité de joindre le salarié à de nombreuses reprises pendant les plages de connexion

• Réorganisation du service ou nécessité de fonctionnement du service

• Non-respect de la charte informatique ou du règlement intérieur et des règles de protections des données.  

Cette décision fait à minima l’objet d’un mail, point de départ du délai de prévenance défini ci-dessus. Le CSE de l’entreprise en est informé. 

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le collaborateur effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail pourra faire l’objet d’une nouvelle demande dès lors que les critères d’éligibilité sont remplis.

Article 5.3.2 : Entretiens de suivi

Le manager devra porter une attention particulière aux conditions d’activité en télétravail de ses collaborateurs et notamment au respect du droit à la déconnexion et à la régulation de la charge de travail.

A ce titre, il est rappelé que la charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise. 

A l’occasion de l’entretien annuel, un point est effectué sur l’exercice du télétravail par le collaborateur (moyens nécessaires), le droit à la déconnexion et la charge de travail. 

Cet échange peut également être demandé, à tout moment, à la demande de l’une ou l’autre des parties.

Article 6 : Articulation entre le télétravail et notre système de management 

Notre système de management repose sur l’apprentissage et le développement de nos collaborateurs dans le but de toujours mieux satisfaire le client. Ce système d’apprentissage s’appuie notamment sur le management visuel et la résolution de problèmes en collectif et ne doit pas être entravé par le télétravail. 

Article 6.1 : Développement des outils collaboratifs  

L’évolution de notre mode de travail par la pérennisation du télétravail est une opportunité de progresser quant à l’optimisation de nos outils collaboratifs.  L’enjeu est de tirer le meilleur parti des outils collaboratifs mis à la disposition de chacun pour permettre de concilier télétravail et management visuel.

Ainsi, des trames d’OBEYA virtuelle et de KAIZEN 6 points virtuels sont mises à dispositions des salariés. L’objectif est de permettre à chacun de pouvoir travailler collectivement « sur les murs » de son équipe, même à distance. 

En outre, une campagne de sensibilisation à l’utilisation de l’outils « JAMBOARD » sera organisée. Cette fonctionnalité issue de l’outils de visioconférence Google Meet permet de travailler ensemble à distance pour développer des idées en représentant les idées sur un tableau blanc virtuel.

Enfin, un groupe de travail paritaire et inter-service sera mis en place afin de travailler sur la conciliation entre télétravail et management visuel. 

Article 6.2 : Garantir une présence physique pour les sessions de réflexions collectives sur les murs

Notre système de fonctionnement et de management repose sur des temps forts, de questionnement et de résolution de problèmes en collectif, dont la réussite ne peut être assurée qu’en présentiel. C’est notamment le cas lors des GEMBA WALK ou de travail collectif sur de l’analyse de flux. 

Au sein de chaque équipe, il appartient au manager d’organiser ces rituels avec son équipe et de les prévenir dans un délai raisonnable (48 h) que leur présence au siège est impérative. Dans ce cas,

le collaborateur sera tenu de se rendre au siège pour participer aux sessions collectives de travail et devra positionner son jour de télétravail un autre jour de la semaine. 

Article 7 : Droits et devoirs du salarié en télétravail

Article 7.1 : Santé et sécurité au travail 

Le collaborateur exerce ses missions en télétravail dans le respect des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail applicables au sein de l’Entreprise. 

Conformément à l’article L. 1222-9 du code du travail, « l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l’article L.411-1 du code de la sécurité sociale ».

Il est rappelé que l’accident du travail doit pouvoir être daté et résulter de circonstances certaines pour être considéré comme tel.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer immédiatement son manager, en lui expliquant les circonstances de l’accident.

Le collaborateur bénéficie de la même couverture sociale que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. 

Article 7.2 : Protection des données et confidentialité 

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur s’engage à respecter scrupuleusement la charte informatique de l’Entreprise et la réglementation sur la protection des données. 

Un flyer de communication rappelant les principales règles et bonnes pratiques est distribué à l’ensemble des salariés télétravailleurs. 

En outre, le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur. 

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l’Entreprise, qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité. 

Article 8 : Communication et suivi du télétravail 

Le présent texte est applicable à compter du 1^er juillet 2022 à durée indéterminée. 

Un plan de communication sera déployé pour accompagner la pérennisation de ce mode d’organisation du travail. 

En outre, un suivi régulier du télétravail sera réalisé tous les semestres en CSE. 

Fait à ARCUEIL, le 23 juin 2022

Pour la Direction Pour le CSE

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