ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES DE GRTGAZ DU 14 NOVEMBRE 2019

Sommaire

Préambule………………………………………………………………………………………….…………………………………2

1 Principes généraux du vote électronique……………………………………………..…………………………….4

2. Modalités de vote……………………………………………………………………………..………………………………4

3. Communication des listes électorales et des listes de candidats……………………………………….5

3.1 Les listes électorales……………………………………………………………………………………………..5

3.2 Les listes de candidats…………………………………………………………………………………………..5

4. Bulletins de vote...............................................................................................................…...6

5. Recette des masques et du site de vote………………………………………....…………………………………6

6. Modalités d’accès au serveur de vote……………………………………………………………………..…………7

6.1 L’envoi des identifiants…………………………………………………………………………………………7

6.2 Génération de nouveaux identifiants…………………………………………………………………….7

6.3 Modalités du vote…………………………………………………………………………………………………8

7. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin........................................................................................................................................8

8. Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats…………………………………….………………………………8

9. Dispositions finales……………..…………………………………………………………………………………………….9

ANNEXE 1 – Cahier des charges techniques de la prestation relative à l’organisation matérielle du processus de vote électronique de l’élection des membres des comités sociaux et économiques de GRTgaz du 14 novembre 2019……………………………………………………………………11

Préambule

L’accord de Branche du 7 septembre 2018 a fixé la date de clôture du premier tour des élections des membres de CSE pour l’ensemble des entreprises de la Branche des Industries Électriques et Gazières au 14 novembre 2019.

Ainsi, le présent accord collectif a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales pour l’élection des membres des comités sociaux et économiques d’établissement (ci-après « CSEE ») de GRTgaz.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, les parties signataires conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre, notamment, des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Économie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004).

Les principes retenus dans le présent accord sont applicables pour le premier tour et l’éventuel second tour de scrutin.

Par protocole d’accord préélectoral, il convient d’entendre le protocole valablement signé :

• avec une ou plusieurs organisations syndicales représentatives représentant 50 % ou plus des suffrages valablement exprimés au 1^er tour des élections des membres titulaires des comités d’Établissement de 2016 ;

ET

• avec la majorité des organisations syndicales ayant participé aux négociations de ce protocole.

Dans l’hypothèse où le protocole d’accord préélectoral ne serait pas valablement signé, il conviendra de se référer aux dispositions qui seront arrêtées par la Direction de GRTgaz pour l’organisation des élections objet du présent accord à chaque fois qu’il est fait référence au « protocole ».

Par candidat libre au second tour de scrutin, il convient d’entendre les candidatures sans étiquette et les listes déposées par toute organisation syndicale.

1. Principes généraux du vote électronique

La société prestataire (ci-après dénommée « le Titulaire ») qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral, devra garantir les règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.

La société prestataire s’engage à respecter les principes posés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dans sa délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système de vote électronique du Titulaire devra avoir été soumis à une expertise indépendante et le rapport de l’expert tenu à disposition de la Commission Nationale Informatique et Liberté conformément aux articles R2314-9 et suivants du Code du travail.

2. Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique pour les deux tours de scrutin. Chaque tour de scrutin se déroulera sur plusieurs jours et selon les horaires définis par le Protocole d’accord préélectoral (ci-après désigné le Protocole).

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, telle que précisée dans le Protocole, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

L’accès au site de vote pourra s’effectuer directement à partir d’un lien présent sur la première page du site Intranet de GRTgaz.

L’employeur pourra mettre à disposition un ordinateur suite à une demande des organisations syndicales, dans un lieu préservant la confidentialité du vote. 

Il convient de prendre les mesures nécessaires afin de permettre aux salariés en situation de handicap d’exercer leur droit de vote dans les meilleures conditions.

Les opérations de vote ayant lieu pour élire les membres des CSEE (Comité Social et Économique d’Établissement) de GRTgaz, le Titulaire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège (CSEE titulaires, CSEE suppléants).

Les bureaux de vote, composés au minimum d’un président et de deux assesseurs qui figurent obligatoirement sur l’une des listes électorales CSEE de l’établissement considéré, sont institués selon les principes suivants :

• il est mis en place un bureau de vote centralisateur chargé de procéder au scellement et au descellement de l’urne électronique de manière centralisée pour l’ensemble des scrutins CSEE. Les délégués de liste seront invités à assister à ces opérations. Le bureau de vote centralisateur est composé d’un président et au minimum de deux assesseurs figurant sur une des listes électorales CSEE de la présente élection. Une fois le dépouillement réalisé le bureau de vote centralisateur pourra énoncer la représentativité.

• Il est également mis en place un bureau de vote par établissement qui procèdera à la proclamation des résultats et à la rédaction des procès-verbaux des élections CSEE de son établissement.

• le lieu, la composition définitive et les modalités de désignation de chaque bureau de vote, seront déterminés par le Protocole.

Chaque bureau de vote sera équipé d’un micro-ordinateur relié à une imprimante.

Conformément aux dispositions du code électoral, chaque liste a la faculté de désigner un délégué de liste. Ce dernier a un rôle d’observateur des opérations électorales.

3. Communication des listes électorales et des listes de candidats

3.1 Les listes électorales

GRTgaz établit les listes électorales conformément aux dispositions de l’article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007.

La première transmission au Titulaire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du Protocole relatif à ces élections, interviendra à la date fixée par ce dernier. Ces listes seront également transmises aux organisations syndicales qui remplissent les conditions de l’article L2314-5 du Code du travail au niveau de l’établissement considéré au format PDF.

Dès leur réception, le Titulaire assure leur sécurité et leur confidentialité.

En cas de modification des listes électorales, les nouvelles listes seront transmises préalablement aux délégués de listes pour vérification dans un délai qui sera précisé dans le Protocole. Les délégués de listes sont désignés par chaque liste de candidats afin d’assister aux opérations électorales.

3.2 Les listes de candidats

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du Protocole relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées à la date fixée par le Protocole, par l’employeur au Titulaire pour intégration dans le système de vote électronique.

Les professions de foi (une profession de foi par Établissement au sens CSEE, par Organisation Syndicale (OS), par alliance entre OS ou par liste de candidat libre), sont transmises de préférence sous la forme d’un fichier au format PDF, sur une (ou deux) feuille(s), dont la taille ne doit pas dépasser les spécifications fixées par le Titulaire (taille, poids et format des fichiers).

La société Titulaire en assure le traitement dès réception pour les intégrer dans le système de vote électronique.

4. Bulletins de vote électronique

Le Titulaire procède à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des professions de foi conformes à celles présentées par leurs auteurs et assure la réalisation des pages Web.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des Organisations Syndicales et du nom du candidat libre au second tour. En cas d’alliance, le nom de la première Organisation Syndicale apparaissant sur la liste sera retenu, selon les principes prévus à l’article précédent.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les candidats, le Titulaire s’engage à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard (fond blanc).

5. Recette des masques et du site de vote

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « Bon À Tirer ») a lieu, à la date et à l’heure fixées par le Protocole et à définir avec le Titulaire, en présence des délégués de listes, des chefs d’établissements ou de leur représentant au moyen de codes qui auront été fournis par le Titulaire.

Cette recette concerne l’ensemble des listes CSEE pour les établissements dans un (ou des) lieu(x) déterminé(s) par les chefs d’établissement ou leur représentant.

Par ailleurs, il est procédé, avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le Titulaire à la date fixée par le Protocole : à la recette du site de vote (test du système de vote électronique et test spécifique du système de dépouillement), en présence des membres des bureaux de vote et des délégués de listes ;

• par les membres du bureau de vote centralisateur et les délégués de listes à la date fixée par le Protocole au scrutin à blanc. Celui-ci a pour objet la vérification de l’urne. Ils contrôlent qu’elle est vide, scellée et chiffrée par des clés générées par les membres du bureau de vote centralisateur. Cette opération permettra en outre de programmer l’ouverture et la fermeture des élections. .

Lors des recettes des masques et du site de vote, à la date fixée par le Protocole, une formation au système de vote électronique sera faite, conformément à l’article R2314-12 du Code du travail.

Une fois la programmation du site faite, le scellement de ce système sera en place. Il sera possible de contrôler celui-ci tout au long du scrutin. Le jour du dépouillement des élections le scellement du site sera contrôlé avant d’actionner celui-ci. Les délégués de liste sont invités à assister à ces opérations.

6. Modalités d’accès au serveur de vote

6.1 L’envoi des identifiants

Le Titulaire adresse à chaque électeur au plus tard à la date fixée par le Protocole, à son domicile, par courrier simple avec le logo « GRTgaz » et la mention « Élections des Comités Sociaux et Économiques » une feuille A4 recto/verso comprenant:

• l’adresse URL électronique permettant l’accès au site de vote, un code d’identification personnel unique associé à un mot de passe également unique, générés de façon aléatoire par le Titulaire. Seul le Titulaire a connaissance de ce code et de ce mot de passe.

• une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, établie conjointement par GRTgaz et le Titulaire, est jointe à cet envoi.

Ce code d’identification personnel ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Dans ce contexte l’attention des salariés de GRTgaz devra être attirée sur la nécessité de conserver le code et le mot de passe jusqu’à la proclamation définitive des résultats de son périmètre.

6.2 Génération de nouveaux identifiants

Pour les électeurs ayant perdu ou oublié leur mot de passe et/ou leur identifiant, le Titulaire crée :

• un site internet dédié et sécurisé, sur lequel les électeurs accèdent directement, s’identifient (en indiquant leur Nom – Prénom – Date de naissance – Lieu de naissance (pour les personnes nées à l’étranger, le pays sera demandé) – NNI (matricule)). Le renvoi de l’identifiant se fera prioritairement sur l’adresse mail professionnelle, le cas échéant sur l’adresse mail personnelle renseignée par le salarié dans l’application. Le code secret sera quant à lui communiqué par SMS sur le téléphone renseigné par le salarié dans l’application. À noter qu’un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

• et une assistance téléphonique qui, après que l’électeur se sera identifié (en indiquant son nom, son prénom, sa date de naissance, son adresse, ainsi que le NNI), pourra lui indiquer la marche à suivre pour récupérer son identifiant et son code secret.

Les délégués de listes auront un suivi journalier des demandes de nouvelle transmission de codes.

Quel que soit le système de renvoi utilisé, le code secret généré annule le précédent.

En cas de génération d’un mot de passe et/ou d’une demande de son identifiant, afin d’informer l’électeur de cette demande de renvoi un courriel lui sera adressé, sur sa messagerie professionnelle lorsque le renvoi du mot de passe et/ou d’un nouvel identifiant aura été fait par le biais du site dédié.

6.3 Modalités du vote

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les élections des membres de son CSEE, pour les titulaires et pour les suppléants. L’ergonomie du site devra être configurée pour que le salarié passe bien par les deux masques liés au scrutin.

L’électeur pourra, selon son choix, voter en une seule connexion pour les deux élections ou en plusieurs connexions.

Les membres des bureaux de vote, les délégués de listes et les représentants de l’employeur, recevront, à la date fixée dans le Protocole, par courrier simple au tarif normal, les codes sécurisés dont ils auront besoin dans le cadre de leur participation au déroulement des opérations électorales (accès de type gestionnaire). Ces codes ‘gestionnaire’ seront distincts de leur code ‘électeur’.

GRTgaz veillera à ce que durant la période ouvrée de scrutin, aucune maintenance du site GRTgaz ne soit programmée.

La validation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote, liste qui sera transmise aux délégués de liste.

7. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 à 28 du Code du travail, le Titulaire devra garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés.

L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, les parties conviennent que le système du Titulaire permet :

• de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde ;

• et de procéder, à nouveau et tant que de besoin, au décompte des votes.

8. Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Le 14 novembre 2019, à l’heure de clôture du scrutin telle que prévue par le Protocole, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Même en l’absence de quorum, les opérations de dépouillement sont effectuées dans les bureaux de vote CSE, sous l’autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…) ;

• aux Procès-Verbaux des résultats ;

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

Pour rappel, lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par chaque membre du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote centralisateur devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes ;

• une copie de sa séquence secrète ;

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote ;

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Le dépouillement s’effectuera, de manière concomitante dans tous les établissements à partir de l’heure qui sera fixée dans le Protocole :

• dans un premier temps pour les membres titulaires ;

• dans un second temps pour les membres suppléants.

Ainsi, dans chaque bureau de vote constitué pour un établissement CSEE, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*01 et 15823*01). Le président du bureau de vote signera ensuite le procès-verbal ainsi que tous les assesseurs du bureau de vote.

Le Titulaire est chargé de l’agrégation des résultats, qu’il adresse au « groupe » de centralisation des résultats, constitué de la Direction et d’un représentant par organisation syndicale et par les candidats libres ayant présenté une liste aux élections.

En outre, les membres de chaque bureau de vote adressent au « groupe de centralisation » leurs procès-verbaux ; un regard particulier devra être porté sur la qualité de la saisie des formulaires CERFA. Ces résultats ne feront l’objet d’aucune publicité avant l’heure déterminée dans le Protocole.

Le Titulaire communique également le taux de participation par collège pour tous les niveaux intéressés. GRTgaz transmettra au « groupe de centralisation » le rapport complet établi par le Titulaire sur le déroulement de la procédure de vote et, le cas échéant, des incidents.

9. Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’ensemble des établissements de GRTgaz pour les élections des membres du CSEE.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt conformément à l’article L2261-1 du Code du travail.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 pour le premier tour et pour l’éventuel second tour, et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Conformément aux articles L2261-7-1 et 8 du Code du travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans le cadre d’un avenant conclu dans les mêmes conditions de forme. La demande de révision, le cas échéant motivée, sera adressée par l’une des parties à l’ensemble des autres signataires de l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions prévues aux articles L2231-6, D2231-2 du Code du travail, dans les conditions fixées aux articles L2231-5, D2231-4 et D2231-5 du Code du travail et fera l'objet des mesures de publicité prévues aux articles L2262-5, R2262-1 et 2 du Code du travail.

À ce titre, le présent accord sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Nanterre.

Fait à Bois Colombes, le 10 juillet 2019

En 7 exemplaires originaux

Pour GRTgaz,

Le Directeur Général

Pour les représentants des Organisations Syndicales,

CFE-CGC CGT CGT-FO

ANNEXE 1

Cahier des charges technique de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique de l’élection des membres des comités sociaux et économiques de GRTGAZ du 14 novembre 2019

Table des matières

Table des matières 11

PREAMBULE 12

1. NATURE DU MARCHE 12

1.1 Principes de l’élection 12

1.2 Modalités de l'élection 12

Scrutin 12

Corps électoral et listes électorales 14

Éligibilité et listes de candidats 14

Modalités du vote 15

Opérations de dépouillement et attribution des sièges 18

2. INTERVENANTS 18

2.1 Organisation des élections 18

2.2 - Le Titulaire 19

Références 19

Coordination, suivi de l’opération et garanties 19

3. DEFINITION DU BESOIN 20

3.1 Fonctionnalités générales attendues 20

3.2 Contraintes 21

3.3 La plateforme de vote électronique 21

Disponibilité de la plateforme 22

Accessibilité de la plateforme 23

Accès au système de vote 23

Maintenance 24

Fonctionnalités du système de vote électronique 24

Procédure de vote 24

Tests et recette 25

4. ASSISTANCE 26

4.1 Assistance aux électeurs 26

4.2 Documentation 26

PREAMBULE

Le présent cahier des charges technique a pour objet de décrire les attentes de GRTgaz concernant la prestation de vote électronique par internet à l’occasion de l’élection des membres des Comités Sociaux et Économiques d’Établissement (ci-après « CSEE »).

L'élection des membres des CSEE de GRTgaz a lieu conformément aux dispositions du code du travail et du Protocole d’accord préélectoral (désigné ci-après le Protocole). L’accord de Branche du 7 septembre 2018 a fixé la date de clôture du 1^er tour au 14 novembre 2019.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fait par vote électronique dans le cadre, notamment, des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Économie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004).

Le scrutin est organisé exclusivement sous forme de vote électronique par Internet. Il concerne environ 3 200 salariés répartis au sein des établissements CSEE de GRTgaz. Le nombre exact de ces établissements sera déterminé et transmis au prestataire. À titre indicatif, il existe à ce jour 4 Comités d’établissement.

Les opérations de vote se déroulent conformément aux dispositions du code du travail et au Protocole qui sera négocié.

1. NATURE DU MARCHE

1.1 Principes de l’élection

Le Protocole prévoit, pour les élections CSEE, le recours au vote électronique, par internet.

Le système retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

1.2 Modalités de l'élection

Scrutin

Il s’agit, conformément aux dispositions de l’article L2314-29 du Code du travail, d’un scrutin de liste à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Il s’agit également d’un vote à bulletin secret pour une liste déposée (complète ou incomplète) avec possibilité de ratures d’un ou plusieurs candidats.

Les sièges sont attribués conformément aux dispositions des articles R2314-19 à R2314-21 du Code du travail.

Les opérations de vote ayant lieu pour élire les membres des CSEE de GRTgaz, le Titulaire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège (CSEE titulaires, CSEE suppléants).

Les bureaux de vote, composés au minimum d’un président et de deux assesseurs qui figurent obligatoirement sur une des listes électorales CSEE de l’établissement concerné, sont institués selon les principes suivants :

• Il est mis en place un bureau de vote commun aux différents collèges et aux titulaires et suppléants par établissement CSEE. Ce bureau de vote centralisateur procède à l’ouverture du scrutin, proclame la fermeture du scrutin, lance la procédure de dépouillement électronique. Une fois le dépouillement réalisé chaque bureau de vote procède à la proclamation des résultats et à l’établissement du procès-verbal de ses élections CSEE.

• Les membres des bureaux de vote ainsi que les délégués de liste, désignés conformément au Protocole, peuvent consulter sur un site sécurisé grâce à un compte spécifique et personnel de type ‘gestionnaire’ fourni par le Titulaire, la liste d’émargement (établie conformément aux listes électorales) ainsi que l’état du taux de participation correspondant à leur périmètre.

La Direction de l’établissement CSEE considéré désigne un représentant pour chaque bureau de vote pour toute question relative au scrutin. Il peut consulter sur un site sécurisé grâce à un compte spécifique et personnel de type gestionnaire fourni par le Titulaire, le taux de participation à l’élection de son périmètre.

Les données affichées par les écrans de consultation accessibles via les comptes gestionnaires (liste d’émargement et taux de participation), sont actualisées au moins deux fois par jour (6 h 00 et 13 h 00). Les membres du bureau de vote doivent pouvoir télécharger et consulter cette liste d’émargement dans un format Excel compatible avec les outils informatiques de GRTgaz.

Les listes des membres des bureaux de vote, des délégués de liste ainsi que celle des représentants de l’employeur sont transmises au Titulaire par le PJIRP de la Direction des Ressources Humaines au plus tard à la date prévue au calendrier électoral.

À l’issue du premier tour (et de l’éventuel second tour), le Titulaire est chargé de la remontée automatique des résultats de chacun des 4 bureaux de vote correspondant à chacun des 4 établissements vers le bureau de vote centralisateur dans un format exploitable en permettant le contrôle. Il procède au calcul automatique des résultats par périmètre :

• aux niveaux CSEE (nombre de suffrages valablement exprimés et pourcentage pour chaque organisation syndicale et par collège) ;

• au niveau Entreprise (nombre de suffrages valablement exprimés et pourcentage pour chaque organisation syndicale et par collège, notamment afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales catégorielles) sur la base des résultats du 1^er tour des élections CSEE titulaires.

Dans la mesure du possible, le titulaire procède au calcul automatique du score de représentativité retenu pour la négociation d’accords collectifs d’Établissement ou d’Entreprise.

Outre la communication de ces résultats, Il communique également au bureau de vote centralisateur le taux de participation par collège pour tous les niveaux ci-dessus. Ces données sont exprimées dans un format lisible et exploitable en permettant le contrôle (recalcul manuel ou via Excel …).

Corps électoral et listes électorales

Les conditions pour être électeur sont définies dans le Protocole. Elles s’apprécient à la date du 1^er tour du scrutin et valent pour l’organisation du premier tour et, le cas échéant, du second tour.

Les listes électorales sont établies par l’employeur ou son représentant pour chaque établissement concerné et par collège. Les listes électorales, pour envoi au Titulaire, sont établies par collège tels que définis dans le protocole et comportant les indications suivantes par ordre alphabétique :

• civilité ;

• nom et prénom ;

• NNI ;

• soit date d’embauche dans les IEG, soit de présence dans les locaux de GRTgaz pour les salariés mis à disposition ;

• date de naissance ;

• unité de travail et lieu.

Il y sera également indiqué le lieu de naissance, cette information faisant partie de celles demandées dans le cas où le salarié aurait perdu son identifiant et/ou son code secret.

Le PJIRP de la Direction des ressources humaines adresse les listes électorales au Titulaire sous format informatique normé, au plus tard à la date prévue au Protocole pour le premier envoi. La société Titulaire assure dès réception des listes leur sécurité et leur confidentialité.

En cas de modification des listes électorales, suite à une décision de justice ou en raison d’une modification liée à une entrée/sortie de l’établissement, il est procédé à la correction des listes provisoires par l’employeur ou son représentant. Ces éventuelles modifications sont transmises, après vérification par les délégués de liste, au Titulaire, à des dates restant à définir et au plus tard à la date prévue dans le Protocole.

Éligibilité et listes de candidats

Les conditions d’éligibilité sont définies dans le Protocole.

Établissement des listes de candidats :

La composition des listes, pour chacun des deux scrutins, se fait librement sans que le nombre de candidats dépasse le nombre de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Ces listes sont distinctes pour chaque scrutin par collège et par établissement, séparées pour les titulaires et les suppléants.

Les organisations syndicales habilitées (Cf. loi du 20 août 2008) à présenter des candidats peuvent présenter une liste commune, groupant des candidats appartenant à des syndicats différents. La répartition des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les syndicats concernés lors du dépôt de leur liste ou, à défaut d’indication, elle se fait à parts égales entre ces syndicats.

En cas d’un éventuel second tour, les candidatures libres et les listes déposées par toute organisation syndicale sont admises. Il est rappelé qu’une organisation syndicale habilitée n’est pas tenue de déposer une nouvelle liste pour l’éventuel second tour, lorsque celle-ci est déposée pour le premier tour.

Le PJIRP de la Direction des ressources humaines regroupe les listes de candidats, les logos et les professions de foi (sous la forme d’un fichier attaché) et les adresse au Titulaire sous format informatique normé au plus tard à la date prévue par le Protocole.

Les professions de foi (une profession de foi par Établissement au sens CSEE, par Organisation Syndicale (OS), par alliance entre OS ou par liste de candidat libre) devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF (noir et blanc ou couleur) d’un poids au maximum égal à 10 M octets, sans lien hypertexte, comprenant 4 pages A4 (1 page A4 correspondant au recto d’une feuille A4), soit au maximum deux feuilles A4 recto/verso, en mode portrait. Elles seront imprimées au format livret. A défaut de respecter ces conditions, elles ne seront pas recevables.

La société Titulaire en assure le traitement dès réception pour les intégrer dans le système de vote électronique.

Un modèle unique de logo sera retenu pour toutes les listes de candidats présentées par une ou plusieurs organisations syndicales d’une même tendance syndicale. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG, ou JPEG. L’égalité de traitement entre les listes de candidats et les contraintes techniques font que tous les logos apparaitront à l’écran en respectant le même format minimum suivant : 130 x 60 pixels.

Modalités du vote

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

• Bulletins de vote :

Le Titulaire procède à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats conformes à celles présentées par leurs auteurs et des professions de foi ; et assure la réalisation des pages Web.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales et du nom du candidat libre.

Par ailleurs, afin de ne pas valoriser une liste par rapport à une autre, le Titulaire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes et permettent leur affichage sur une page d'écran unique, avec une résolution standard. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

• Déroulement des opérations de vote

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « Bon À Tirer ») a lieu à la date fixée par le Protocole à une heure à définir avec le Titulaire, en présence des délégués de liste et du chef d’établissement ou de son représentant, au moyen de codes qui ont été fournis par le Titulaire sur un site sécurisé. Cette recette concerne l’ensemble des listes pour chacun des établissements CSEE. Elle s’effectue dans un (ou des) lieu(x) précisé(s) par le chef d’établissement de chaque CSEE.

Il est procédé, selon le calendrier annexé au Protocole, avant que le scrutin ne soit ouvert :

• à la recette du site de vote (test du système de vote électronique et test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé) par les membres du bureau de vote centralisateur et les délégués de listes ;

• à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée grâce à aux clés générées à cet effet, par les membres du bureau de vote centralisateur. Le scellement de ce système est contrôlé à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement. Il peut, au choix, être réalisé par chacun des bureaux de vote sur leur périmètre propre, ou de façon centralisé sur l’ensemble du périmètre employeur par le bureau de vote centralisateur.

• Modalités d’accès au serveur de vote

Le Titulaire adresse à chaque électeur au plus tard à la date fixée par le Protocole, à son domicile, par courrier simple avec le logo « GRTgaz » et la mention « Élections des Comités Sociaux et Économiques », l’adresse URL électronique permettant l’accès au site de vote, un code d’identification personnel unique associé à un mot de passe également unique, générés de façon aléatoire par le Titulaire. Seul le Titulaire a connaissance de ce code et de ce mot de passe.

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, établie conjointement par GRTgaz et le Titulaire est jointe à cet envoi. L’édition de la note explicative portant sur les modalités et finalités du vote est faite sur une feuille A4 recto/verso (soit 2 pages A4) en noir et blanc

Ces codes d’identification et mots de passe associés doivent être stockés en base au sein du système de vote de façon sécurisée et chiffrée via un système fort afin d’en assurer la confidentialité.

Le courrier comporte également les professions de foi portées par les organisations syndicales ayant déposé des listes de candidat (une profession de foi par organisation syndicale). Chaque profession de foi doit respecter le formalisme suivant :

• poids au maximum égal à 10 M octets, sans lien hypertexte, comprenant 4 pages A4 (1 page A4 correspondant au recto d’une feuille A4) ;

• ces deux feuilles A4 recto/verso maximum, en mode portrait, sont imprimées au format livret (soit 4 pages A4) ;

• impression identique à celle fournie.

Le traitement des retours de La Poste se fait au fil de l’eau par le Titulaire qui les transmet en retour à GRTgaz. Les plis non distribués seront saisis dans le journal des plis non distribués au sein de l’application.

En cas de perte ou d’oubli des codes, une récupération des codes depuis le site internet après authentification sera possible. L’électeur pourra via le site internet se rendre sur une interface de récupération de son identifiant et de son code secret en s’authentifiant par les éléments suivants : Nom – Prénom – Date de naissance – Lieu de naissance (pour les personnes nées à l’étranger, le pays sera demandé) – NNI (matricule).

Le renvoi de l’identifiant se fera prioritairement sur l’adresse mail professionnelle, le cas échéant sur l’adresse mail personnelle renseignée par le salarié dans l’application.

Le code secret sera quant à lui communiqué par SMS sur le téléphone renseigné par le salarié dans l’application. À noter qu’un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

Un numéro de mobile est associé à un électeur.

Le prestataire assure une assistance technique pour les salariés rencontrant des difficultés pour voter.

Les délégués de liste ont un suivi journalier des demandes de nouvelle transmission de code via un mail qui leur sera envoyé quotidiennement par le Titulaire. Chaque génération d’un nouveau code entraîne l’invalidation du précédent.

L’authentification est assurée par un serveur dédié après saisie par l’électeur de son code d’identification et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’a pas accès aux pages du serveur de vote. À l’aide de ce code (utilisable également, le cas échéant, pour le second tour des élections), l’électeur peut donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé de l’élection créé par le Titulaire pour la seule élection objet du présent cahier des charges.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à l’établissement et au collège dans lesquels il est inscrit sur les listes électorales, pour les élections des membres du CSEE titulaires et suppléants. L’ergonomie du site doit être configurée pour que le salarié passe bien par les deux masques liés au scrutin, le premier masque étant celui de l’élection des membres CSEE titulaire.

L’électeur peut au choix voter pour les deux élections en une seule connexion ou en plusieurs. Dans ce second cas, le système de vote doit stocker les choix effectués et validés par le salarié lors de chaque session, sans qu’aucun de ces éléments ne soit enregistré sur le poste de travail (cookie / fichier temporaire …).

La validation définitive du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception effective de celui-ci par le système et confirmation de sa prise en compte définitive et irrévocable à l’électeur.

Lors de la cérémonie du scrutin à blanc, les membres des bureaux de vote, les délégués de listes et les représentants de l’employeur se verront remettre leur code personnel et le mot de passe associé dont ils ont besoin dans le cadre de leur participation au déroulement des opérations électorales (accès gestionnaire) par mail ou par SMS.

• Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 à 28 du Code du travail, le Titulaire devra garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le Titulaire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables utilisés lors du vote dans la version mis en œuvre, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. Le Titulaire procède, à nouveau et tant que de besoin, au décompte des votes et au calcul des résultats.

Il sera demandé au Titulaire la remise d’un certificat apportant la preuve de la suppression.

Par ailleurs, le Titulaire vient en appui à GRTgaz dans la phase préparatoire du vote et tout au long de la prestation dans le cadre des démarches visant au respect des engagements vis-à-vis du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ; en collaboration avec le Data Privacy Manager de GRTgaz.

Opérations de dépouillement et attribution des sièges

À l’heure de clôture du scrutin, telle que déterminée par le Protocole, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. L’heure de clôture sera programmée au cours du scrutin à blanc en fonction de la période indiqué au sein du PAP.

Le bureau de vote centralisateur atteste de la clôture du scrutin.

Le président et les assesseurs du bureau de vote centralisateur introduisent respectivement leurs clés de déchiffrement générées préalablement lors du scrutin à blanc.

Les opérations de dépouillement sont effectuées dans les bureaux de vote CSEE, sous l’autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.

Le dépouillement qui est effectué dans toute situation (y compris, lorsque le quorum n’est pas atteint), s’effectue dans un premier temps, pour les membres titulaires, et dans un second temps, pour les membres suppléants.

Les résultats font apparaître le nombre et le taux de voix obtenus pour chaque liste et pour chaque candidat, ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote constitué pour un établissement CSEE il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*01 et 15823*01).

Les résultats sont également repris sous forme de fichiers dans un format structuré en permettant le contrôle du contenu, puis transmis au bureau de vote centralisateur. Ce dernier procède alors de façon automatisée à l’agrégation des résultats.

En cas d’égalité des voix, le siège revient au candidat le plus âgé.

En l’absence de quorum atteint au premier tour ou si des sièges restent à pourvoir, un second tour est organisé selon le même dispositif de vote électronique.

2. INTERVENANTS

2.1 Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché sont suivies par la DRH de GRTgaz.

2.2 - Le Titulaire

Références

Le Titulaire doit s’engager à assurer en permanence l’anonymat, l’intégrité, le secret, la sincérité et l’unicité du vote, ainsi que la liberté de choix des électeurs (ci-après dénommés les « Principes Électoraux »).

De façon générale, le Titulaire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection. Le Titulaire doit s’engager à respecter les délais et les échéances tels que décrits dans le calendrier.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le Titulaire indique les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communique leurs curriculum vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le Titulaire indique le recours éventuel à des sous-traitants et détaille les opérations confiées à ceux-ci.

Le Titulaire indique le (ou les) site(s) de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique ainsi que la localisation des données. L’ensemble de l’infrastructure (et plus particulièrement les données) est située sur le territoire de l’Europe communautaire ; et de préférence sur le territoire national.

Le Titulaire doit disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal. Ce site de secours est capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier, avec le même niveau de service et dans un délai raisonnable (inférieur à 4 heures).

Le Titulaire doit être propriétaire de son infrastructure (système de gestion de base de données notamment), de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique. Il doit être capable le cas échéant d’apporter toutes les modifications nécessaires à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Titulaire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect des Principes Électoraux tels que définis ci-dessus.

Le Titulaire doit certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développés ou qu’il a modifiés et qu’il utilise pour les opérations électorales (ci-après « le Logiciel »), ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Titulaire doit attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• le logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Électoraux ;

• le logiciel ne contient aucune fonction espion, ou module d’administration, de supervision ou de tracking dont un défaut de conception ou de sécurisation pourrait remettre en cause les Principes Électoraux ;

• le logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Électoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Titulaire doit s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver:

• une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’Audit et de la Recette Interne ;

• le rapport de l’Audit ;

• le compte rendu validé de la Recette Interne ;

Le Titulaire doit également justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute décision de justice relative aux opérations électorales déjà effectuées par le Titulaire devra être référencée et fournie sur simple demande du commanditaire. Si un quelconque contentieux électoral impliquant la technologie du Titulaire est en cours, celui-ci doit en faire état ainsi que des remarques, conclusions et plans d’action qu’il a pu apporter.

3. DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet des membres CSEE de GRTgaz, le Titulaire doit assurer :

• la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé et redondé ;

• la mise en œuvre au sein de ce système de vote de la configuration et du paramétrage permettant de répondre aux spécifications et aux modalités de l’élection concernée ;

• la formation des membres des bureaux de vote à l’utilisation du logiciel de vote électronique ;

• la disponibilité d’un support technique clair et détaillé durant toute la durée de la prestation ;

• la fourniture d’un site internet dédié et d’une hotline téléphonique pour la génération et la communication aux électeurs des nouveaux codes suite à la perte ou l’oubli de ceux envoyé par voie postale ;

• la disponibilité d'une assistance téléphonique pendant la durée de l’opération pour les problèmes techniques pouvant être rencontrés par les utilisateurs ;

• un appui à la déclaration des données personnelles dans le cadre de la conformité du dispositif de vote aux dispositions du RGPD ;

• l’accueil de l’expert indépendant qui sera désigné par le commanditaire, et la mise à disposition des ressources nécessaires à l’audit de sa solution de vote.

3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Titulaire doit mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• la coordination de l'opération en relation avec le commanditaire ;

• une assistance technique pour les organisateurs ;

• la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs ;

• le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement ;

• le traitement et l’intégration des listes de candidats ;

• la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin ;

• le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique aux différents niveaux demandés par GRTgaz ;

• la fourniture des listes d'émargement, des résultats et des taux de participation ;

• la conservation des fichiers, y compris la liste des salariés ayant demandé un nouvel envoi de leur code (avec jour, heure de l’appel et informations données ainsi que les moyens avec lesquels le code aura été renvoyé), pendant toute la durée des délais de recours ;

• les échanges entre le commanditaire et le Titulaire de façon sécurisée garantissant l’intégrité et la confidentialité des données échangées (fichiers des listes de candidats, listes électorales …) ;

• la destruction des archives dans les délais légaux.

3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et de produire la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet de collecter l’ensemble des votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les bureaux de vote.

La sécurité et le maintien de l’intégrité et de la confidentialité des données du système de vote doivent être assurés tout au long du processus de vote, et ce pour chaque élément du système. La mise en œuvre de ces contraintes doit pouvoir être contrôlée par le Titulaire et le commanditaire.

3.3 La plateforme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée doit obligatoirement comporter une architecture de type « client léger » sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges sont obligatoirement chiffrés, de préférence par usage du protocole TLS, et à minima par le protocole SSL V3. Un chiffrement du bulletin est également réalisé dès son émission, et ce indépendant du chiffrement de la transaction.

La solution comprend obligatoirement :

• un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification personnels ;

• une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires ;

• une séparation stricte des données:

• pour le fichier des électeurs,

• pour la réception des votes (urne électronique).

Le Titulaire décrit sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précise les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité en précisant leurs finalités. Il donne aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance …etc.).

Un site géographiquement distant de redondance doit obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les deux sites sont décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote doit être opérationnel aux dates définies dans le calendrier.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physiques et logiques adéquats pour assurer :

• la fiabilité de l’ensemble ;

• une protection des accès physiques ;

• un contrôle d'accès logique ;

• une gestion des droits et périmètres ;

• l’intégrité des données ;

• la protection contre toutes les attaques et codes malveillants pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin (par ex : attaques de type DDOS, injection SQL, attaques bruteforce, vol de données, insuffisance du système de chiffrement…).

Le Titulaire doit s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance, supervision et administration adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne de ce dernier, et ce avec le même niveau de service et dans un délai inférieur à 4 h 00.

Tous les incidents liés à la plateforme de vote sont remontés aux délégués de liste.

Tous les accès et tentatives d’accès au système de vote sont tracés, sourcés (adresse IP du dispositif accédant au système) et horodatés.

Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme doit être maximale. Cette disponibilité est assurée tant au niveau matériel et logiciels qu’aux niveaux de l’accessibilité réseau et des services (vote, accès administratifs, supervision …).

Durant la période de vote, les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption jusqu’au 14 novembre 2019 à l’heure prévue par le Protocole. La durée d’indisponibilité maximale admissible cumulée sur une journée, suite à un ou plusieurs incidents du système, est fixée à 30 minutes.

Le système de vote devra être suffisamment dimensionné pour absorber les périodes ayant un nombre important de connexions.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme doit être tracé et remonté sous forme documentée et détaillée à GRTgaz, qui en informe le bureau de vote et les délégués de liste concernés.

Le Titulaire indique le temps de rétablissement estimé en cas d’incident.

Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

Le logiciel de vote doit absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant.

La solution du Titulaire doit être compatible avec tout type de navigateur Internet (à minima IE, Edge, Firefox, Chrome, Safari, Opera).

Le système doit être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente sans nécessiter la mise en œuvre de moyens techniques complexes (règles de routage/NAT/ouvertures de ports spécifiques, protocoles particuliers, règles de proxy …) : dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre sont minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés sont normalisés. L’ensemble des prérequis techniques est clairement indiqué dans la réponse.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fait exclusivement en HTTPS : seul ce port doit être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plateforme.

Les URL utilisés pour la navigation ne font pas apparaître en clair d’éléments significatifs et/ou explicites (identifiant de l’utilisateur, nature des options sélectionnés, choix réalisés …).

Les flux d’administration et de gestion sont également chiffrés en mode HTTPS.

Afin de permettre une expérience de navigation satisfaisante pour l’ensemble des électeurs, le système de vote est compatible avec l’ensemble des standards d’accessibilité en vigueur.

Une attention toute particulière doit être apportée à la compatibilité du système de vote avec les dispositifs d’aide aux personnes en situation de handicap (options de contrastes élevées, d’agrandissement des tailles de police …).

Accès au système de vote

L’accès au système est limité aux seuls utilisateurs autorisés. Tous les accès au système sont tracés en fonction de leur nature (type de profil électeur / gestionnaire /administrateur …).

Les utilisateurs doivent obligatoirement se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel et unique, et ce quel que soit le type d’accès requis.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plateforme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur (pas de comptes génériques).

Les accès par identifiant/mot de passe sont assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur et complexité suffisante, modification des identifiants en cas de perte, désactivation des accès précédents dans le cas d’un renouvellement ...).

Maintenance

Durant toute la durée de la prestation, et plus particulièrement du vote, le produit bénéficie d’une maintenance technique et applicative en couvrant l’ensemble du périmètre.

Fonctionnalités du système de vote électronique

L’outil doit assurer une fonction d’horodatage et de trace des votes, permettant de garantir de manière certaine la date et l’heure du vote de chaque électeur, ainsi que l’adresse IP du poste de travail utilisé (cette dernière information permet de s’assurer qu’un nombre significatif de votes n’émane pas d’une même adresse IP externe à GRTgaz, ce qui pourrait être considéré comme une situation anormale).

Le vote peut s’effectuer en une ou plusieurs connexions. Aucune trace de la nature du vote réalisé ne doit être stockée sur le poste de travail (fichiers temporaires, cookies, mémorisation en cache de valeurs passées dans les formulaires ...). La clôture de chaque tour de l’élection est faite après la validation de l’ensemble des votes et à la date et l’heure spécifiée par le Protocole.

La solution doit utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement du bulletin de vote ne doit pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le chiffrement des bulletins ou des transactions.

L’électeur doit être capable de constater par lui-même, avant et après la validation définitive de ses choix, que le vote qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation. Un bordereau électronique attestant de la bonne prise en compte de son vote, daté et signé, lui est proposé. Il lui est possible de le télécharger et de l’imprimer afin d’en conserver la preuve.

Procédure de vote

Le système de vote doit permettre :

• le vote blanc ;

• à l’électeur de voir l’ensemble des listes de candidats en présence sur un seul écran sans avoir à utiliser un ascenseur vertical ;

• à l’électeur de rayer un ou plusieurs noms dans une liste ;

• à l’électeur de revenir sur son choix avant validation définitive ;

• la double confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement définitif du bulletin dans l’urne électronique (par exemple via l’affichage d’un pop-up l’informant qu’il est sur le point de valider définitivement et de façon irrévocable son vote, en complément du bouton de confirmation du vote) ;

• la possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).

Par ailleurs, une durée d’inactivité de session de 5 minutes doit être mise en place. Au-delà de ce temps, l’utilisateur est automatiquement déconnecté et l’affichage bascule sur la page d’accueil du site de vote. L’utilisateur doit se reconnecter pour poursuivre son vote. Cette disposition a pour objectif de limiter le risque d’accès par un tiers à des éléments ayant trait au principe de confidentialité du vote sur un poste de travail que l’utilisateur aurait temporairement quitté, sans verrouillage préalable de la session.

Le système de vote doit interdire :

• de sélectionner plus d’une liste pour chacun des suffrages CSEE titulaire et suppléant ;

• de voter plusieurs fois ;

• de se reconnecter à la plateforme une fois le vote définitif émis et dûment enregistré par le système ;

• tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.

Tests et recette

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert, avec les membres du bureau de vote à un scrutin blanc. À cet effet, la documentation nécessaire est fournie et l’accès à la plateforme de recette est proposé.

Avant l’ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• la conformité de l’ergonomie du site avec les préconisations du commanditaire ;

• le bon fonctionnement du processus de connexion ;

• la présence et l’exactitude de la liste d’émargement ;

• la présence et l’exactitude des listes de candidatures et des candidats associés ;

• la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos ainsi que leur présentation sur le site ;

• le fonctionnement du processus de vote ;

• le fonctionnement du processus de dépouillement et du calcul automatique des résultats ;

• le fonctionnement du processus automatique d’agrégation des résultats ;

• le fonctionnement des accès de type ‘gestionnaire’ à destination des membres des bureaux de vote, des délégués de listes et des représentants de l’employeur : ‘accès aux listes d’émargement’, ‘accès au taux de participation’ …, dans le respect des périmètres d’habilitation attendus (établissement, collèges).

Conformément à l’art 5 de l’accord annexé, une formation au système de vote électronique doit être réalisée (art. R2314-12 du Code du travail). Lors de cette formation, le Titulaire doit prévoir le temps suffisant pour assurer une démonstration didactique et pédagogique du séquencement des opérations ainsi que le temps suffisant pour s’assurer de la compréhension des participants et pouvoir répondre aux questions.

Le Titulaire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant l’ouverture de la période de vote.

Après validation de la recette, le Titulaire :

• détruit les comptes fictifs ayant permis les contrôles ;

• scelle les listes électorales ;

• scelle les listes de candidats ;

• remet à zéro le compteur des votes ;

• vide et scelle l’urne électronique ;

• s’assure de la suppression et/ou réinitialisation de tout élément (calculs intermédiaires de résultats, traces d’actions, logs d’accès …) généré par la phase de recette ;

• génère les clefs de déchiffrement et place celles-ci sous scellés.

Après l’ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre les différents accès de type ‘gestionnaire’ exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques (pour le taux de participation) et aux listes d’émargement.

4. ASSISTANCE

4.1 Assistance aux électeurs

Durant toute la période du scrutin, une hotline accessible 24h / 24h est mise en place et opérée par le Titulaire 

Cette assistance a pour mission de :

• répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension,..) ;

• indiquer aux électeurs ayant perdu leur identifiant et/ou code secret la manière de les récupérer.

En cas de débordement, le salarié est invité à attendre dans une boucle dédiée lui indiquant le temps moyen d’attente (pas de rejet « brutal » de la communication en cas d’absence de poste disponible immédiatement pour répondre au salarié).

Cette assistance sera reconduite dans les mêmes conditions en cas de second tour.

Pendant toute la durée de l'opération, le Titulaire veille au bon déroulement des opérations de vote et assure également l'assistance pour :

• les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration mise à disposition des accès gestionnaires ;

• l'information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système ;

• les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs ;

• l’assistance aux opérations de dépouillement, de calcul des résultats, à la centralisation de ceux-ci vers le bureau de vote centralisateur, à leur consolidation automatique par le bureau de vote centralisateur ; puis à l’édition des résultats définitifs, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

4.2 Documentation

Le Titulaire fournit aux membres des bureaux de vote et à l’employeur une documentation sur :

• le système de vote ;

• le système de dépouillement ;

• le système d'administration.

Le Titulaire fournit un rapport complet sur le déroulement de la procédure de vote, et le cas échéant, des incidents ou faits marquants éventuellement survenus.

Afin de garantir la sécurisation du vote, le Titulaire fournit sur demande en cours de la période de vote et en tout état de cause à la fin du processus de vote, dans un format directement lisible et exploitable, les éléments collectés et enregistrés par le système dédié et l’assistance téléphonique durant sa prestation.