Accord d'entreprise "Recours au vote électronique pour les élections CSE" chez SAFRAN CERAMICS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

RECOURS AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS

DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Entre la Direction de la Société……

D’une part,

Et les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise représentées par les Délégués Syndicaux :……….

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet des salariés (voie électronique), et en particulier pour les élections du Comité Social et Economique de la Société Safran Ceramics, dans les conditions précisées par les présentes (dont cahier des charges annexé).

Le vote électronique pourra se tenir sur les lieux de travail ou à distance et se déroulera sur une période délimitée.

Article 2 – Dispositions Générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote par voie électronique étant entendu que le principe du recours à ce vote, le nom du prestataire choisi, une description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales doivent être indiqués dans le protocole d’accord préélectoral à venir.

Article 3 - Prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par internet et mandaté pour ce faire par la Direction.

Dans ce cadre, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées pour l’élection du CSE à venir à la Société DOCAPOST (services au sein du Groupe LA POSTE), dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées dans le code du travail (dont annexe).

Article 4 – Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 5 – Caractéristique du système

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que le secret du vote conformément aux principes généraux du droit électoral.

La Société prendra les mesures nécessaires afin que le système assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

- la sécurité de l'émargement,

- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 5.1 – Confidentialité des données transmises

Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

- la liste d’émargement n’est accessible à la clôture du vote qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique",

- le traitement du "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Les listes électorales ainsi que les listes de candidatures seront transmises au prestataire en charge de la mise en œuvre du système de vote par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Article 5.2 – Sécurité et déroulement des votes

La conception du système de vote électronique a été effectuée par le prestataire notamment pour permettre d’assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification et d’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes électorales sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique rendant le contenu de l’urne inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et des listes d’émargement devront, en tout état de cause, être conformes aux dispositions du Code du travail.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé en cours du scrutin, à la demande de la Société auprès du prestataire.

Les listes d'émargements ne sont accessibles à la clôture du vote que par les membres du Bureau de vote. Elles sont ensuite conservées par le service Ressources Humaines.

Article 5.3 – Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le représentant du prestataire devra assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 5.4 – Dépouillement

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 6 – Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Article 7 – Entrée en vigueur et dépôt légal

Cet accord, applicable pour l’entreprise Safran Ceramics, entrera en vigueur après son dépôt légal.

Il est convenu entre les parties signataires que cet accord est à durée déterminée et qu’il produira ses effets pour les élections professionnelles qui pourraient avoir lieu au sein de Safran Ceramics au cours du premier semestre 2019. Au-delà il ne se poursuivra pas comme un accord à durée indéterminée.

Le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction auprès de la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) et auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Bordeaux.

Fait à……, le………….

En six exemplaires originaux

Pour la Direction

Pour les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise :

ANNEXE

VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR L'ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

CAHIER DES CHARGES

L’article R 2314-5 du code du travail prévoit notamment qu’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail est établi dans le cadre de l'accord d’entreprise autorisant le recours au vote par voie électronique.

Ce cahier des charges sera transmis au prestataire retenu afin qu’il en assure la mise en œuvre dans le cadre des opérations électorales.

Dans ce cadre, le présent document reprend les articles R 2314-6 et suivants du Code du Travail ayant trait aux opérations électorales à mettre en œuvre par le prestataire.

A ces conditions obligatoires de mise en œuvre ont été ajoutées des précisions et conditions supplémentaires considérées comme indispensables par la société Safran Ceramics pour apporter toutes garanties quant à la confidentialité et la sécurité du système de vote.

MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article R 2314-6 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art 1)

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R 2314-7 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art. 1)

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Article R 2314-8 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art 1)

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R 2314-9 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art 1)

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Article R 2314-10 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art 1)

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R 2314-15 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art 1)

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R 2314-16 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art 1)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R. 2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Article R 2314-17 du Code du travail (Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art 1)

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE

Précisions complémentaires

Données pouvant être utilisées

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et coordonnées postales,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote s'engagera à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers. Aucune base de données détenue par le prestataire ne pourra contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Destinataires des données

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, service du personnel,

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service du personnel,

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, service du personnel,

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs, service du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Le prestataire s'engagera à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Voir également les modalités de conservation de la preuve ci-après.

Confidentialité et sécurité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

La liste d'émargement n'est accessible après la clôture du scrutin qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin dans les conditions prévues à l’accord d’entreprise.

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote par l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire qui doit les importer strictement sur le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Parmi ses obligations le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec le service Ressources Humaines de la Société.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs devra être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou sur l’adresse mail professionnelle pour les salariés travaillant à l’étranger et contractuellement liés à Safran Ceramics, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise à l’électeur contre décharge par un représentant des services du personnel ou exceptionnellement à l’adresse mail personnelle pour les salariés absent pour une longue durée mais toujours contractuellement liés à Safran Ceramics. L'envoi par courriel ne pourrait être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve de la demande expresse de l'électeur.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes devront rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne devra être possible.

L'enregistrement des votes devra être indépendant des émargements, mais également « dé-séquencé » afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rendra obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats devront être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

Cellule d'assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un représentant du prestataire.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme prestataire mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Système de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire devra avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.

Scellement et descellement du système

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

En présence des représentants des listes de candidats et des membres du Bureau de vote, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

En aucune façon le prestataire ne devra avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.

Durée du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible pendant toute la durée du scrutin.

Interface de vote

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Le système devra également interdire l'usurpation d'identité.

Dépouillement

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système devra être totalement automatisé, devra appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et devra imprimer les procès-verbaux intégralement renseignés.

Conservation de la preuve

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.