Accord d'entreprise "ACCord Protocole d'Accord Préélectoral - Elections professionnelles - CSE" chez SAFRAN CERAMICS (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS PROFESSIONNELLES

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre la Direction de la Société représentée par Responsable Ressources Humaines,

D’une part,

Et les Organisations Syndicales :

• CFDT

• CFE-CGC

• CGT

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

OBJET DU PROTOCOLE D’ACCORD

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation des élections au Comité Social et Economique (CSE) de Safran Ceramics

ARTICLE 1 – DUREE DES MANDATS

La durée du mandat des membres du Comité Social et Economique est de quatre ans. Ces mandats prennent effet à compter du jour de la proclamation des résultats des élections.

ARTICLE 2 – EFFECTIF GLOBAL

Les effectifs de Safran Ceramics sont calculés conformément aux dispositions légales. Cet effectif est apprécié au 1^er novembre 2022.

2-1 Décompte de l’effectif des salariés de Safran Ceramics et des contrats de mission temporaire

Sont inclus dans l’effectif les salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail (à durée indéterminée, à durée déterminée) et les contrats de mission temporaire.

En application de la législation les règles suivantes sont notamment appliquées :

- Les salariés en contrat de travail à durée indéterminée à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur durée du travail ;

- Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée à temps plein ou d’un contrat de mission temporaire sont pris en compte au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents et sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ;

- Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur durée du travail et au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents. Ils sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent.

2-2 Décompte des effectifs des entreprises extérieures

En application des dispositions du code du travail les salariés mis à disposition exclusive de la société par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de Safran Ceramics et y travaillent depuis au moins un an de manière continue ou discontinue, sont pris en compte dans l’effectif. Ils sont pris en compte à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédant la date du 1^er tour.

A cet effet, la Direction a interrogé les entreprises extérieures avec lesquelles elle a contracté et qui mettent à sa disposition sur site des salariés. La synthèse des éléments fournis par les entreprises extérieures est consultable par les organisations syndicales auprès du service Ressources Humaines.

2-3 Effectif global retenu

Les parties constatent que l’effectif global de la Société apprécié au 1^er novembre 2022 est de 137,63.

ARTICLE 3 – NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

Le présent protocole détermine le nombre de sièges à pourvoir pour les membres du Comité Social et Economique à savoir : 7 titulaires et 7 suppléants.

ARTICLE 4 – COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE

4-1 Nombre de collèges

Le personnel de la Société est réparti pour l’élection des membres du Comité Social et Economique en trois collèges.

4-2 Composition des collèges

Prenant en compte la grille de classification des personnels de Safran Ceramics, la composition des collèges est la suivante :

1^er collège : ouvriers, employés administratifs, techniciens d’atelier

Niveaux I, II et III inclus, jusqu’au coefficient 240 inclus

2ème collège : techniciens - y compris d’atelier, employés administratifs, maîtrise

Niveaux IV, V, VI inclus, à partir du coefficient 255

3ème collège : Cadres et Ingénieurs

4-3 Répartition des sièges par collège

La répartition des sièges à pourvoir entre les différents collèges s’effectue proportionnellement à l’importance numérique de chaque collège avec attribution des sièges restants selon la méthode du plus fort reste. Cette répartition pour l’élection des membres du Comité Social et Economique est la suivante :

1^er collège : Pas de siège attribué (0 siège) et cela car aucun salarié n’est inscrit dans ce collège

2^ème collège : 2 représentants titulaires et 2 représentants suppléants

3^ème collège : 5 représentants titulaires et 5 représentants suppléants

ARTICLE 5 – MODE DE SCRUTIN

Conformément aux dispositions du Code du travail les membres du Comité Social et Economique sont élus au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Il est procédé à des votes séparés pour les titulaires et les suppléants dans chaque collège.

Le scrutin est organisé par voie électronique.

Cette possibilité est ouverte pour Safran Ceramics par accord d’entreprise.

Sa mise en œuvre est confiée au prestataire VOXALY / DOCAPOST (Immeuble Le Pascal, 6 impasse Augustin Fresnel, 44800, Saint-Herblain).

Aucun vote à bulletin sous enveloppe ne sera organisé.

ARTICLE 6 – REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES

En application des dispositions du code du travail, le protocole d’accord préélectoral doit mentionner la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Par ailleurs, les listes de candidats comportant plusieurs candidats doivent :

• Comporter une proportion de femmes et d’hommes correspondant à leur proportion respective dans les collèges électoraux ;

• Présenter alternativement un homme et une femme. Chaque liste de candidats peut commencer par une femme ou un homme.

Ces règles s’appliquent aux listes des membres titulaires et aux listes des membres suppléants.

Toutefois, lorsque ces règles conduisent à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Si plusieurs sièges sont à pourvoir, ce candidat ne pourra être en 1^ère position de liste.

		Nombre de femmes et d'hommes	% de femmes et d'hommes
1er collège	Femmes	-	-
	Hommes	-	-
2ème collège	Femmes	8	17,49%
	Hommes	38,75	82,51%
3ème collège	Femmes	20,88	22,73%
	Hommes	70	77,27%

ARTICLE 7 – MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Les deux tours de scrutin se déroulent selon le même processus à savoir vote par voie électronique.

7-1 Date des scrutins

La date de premier tour de scrutin pour l’élection des membres du Comité Social et Economique est fixée pour l’ensemble des collèges du 17 janvier 2023 (9h30) au 18 janvier 2023 (15h00).

La date du second tour éventuel pour l’élection des membres du Comité Social et Economique est fixée pour l’ensemble des collèges du 30 janvier 2023 (9h30) au 31 janvier 2023 (15h00).

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique

• de la proclamation des résultats

7-2 Listes électorales

Les listes électorales précisant notamment le collège d’appartenance et l’ancienneté dans le Groupe de chaque salarié sont établies par la Direction avec une date de référence fixée au 1^er janvier 2023, étant entendu qu’elles pourront être actualisées si besoin jusqu’à la veille du scellement de la solution de vote (voir calendrier en annexe).

Elles seront affichées sur les panneaux prévus à cet effet selon calendrier annexé.

Un message sera adressé par les Ressources Humaines aux personnels détachés leur précisant le lieu d’affichage des listes électorales.

Les listes électorales pour les salariés des entreprises extérieures qui souhaitent voter sont arrêtées par la Direction dans les mêmes délais et sur la base des informations retournées par les entreprises extérieures.

Sont électeurs les salariés âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Le département Ressources Humaines (contact Jean-Luc ESTREMO) doit être directement informé de toute réclamation concernant l’inscription sur les listes électorales. Cette réclamation doit avoir lieu conformément aux dispositions règlementaires dans le délai de trois jours suivant l’affichage de la liste électorale.

7-3 Listes de candidats

Sont éligibles les salariés remplissant les conditions pour être électeurs, âgés de 18 ans révolus et ayant travaillé dans l’entreprise depuis un an au moins (que cette durée soit continue ou non), à l’exception des conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l’employeur.

Il est rappelé que seules les organisations syndicales qui satisfont aux conditions mentionnées à l’article L2314-5 du Code du travail, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant au processus électoral, la date limite de dépôt de candidatures est fixée sur le calendrier annexé au présent protocole.

Les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales en distinguant les collèges, les titulaires et les suppléants. Elles comportent le nom, le prénom, la société - pour les salariés des entreprises extérieures – et le service d’appartenance des candidats.

Elles ne peuvent comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir.

Les personnes présentées par les organisations syndicales devront avoir émargé sur la liste des candidatures remise au département Ressources Humaines (contact Jean-Luc ESTREMO) ou devront avoir signé une déclaration individuelle de candidature remise au département Ressources Humaines (contact Jean-Luc ESTREMO).

A charge pour les organisations syndicales d’apporter la preuve de la validation des listes de candidats par le syndicat ou l’union départementale.

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

Les listes de candidats sont affichées par la Direction selon le calendrier annexé au présent protocole. Toute réclamation concernant l’inscription sur les listes des candidats doit avoir lieu conformément aux dispositions règlementaires dans le délai de trois jours suivant l’affichage de la liste des candidats.

Par ailleurs, en application des dispositions du code du travail, lorsqu’une liste commune est établie par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par écrit par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. A défaut d’indication, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les organisations concernées.

La communication des organisations syndicales par la distribution de tracts qu’elle qu’en soit la forme, et la pose d’affiches, devra se terminer au plus tard la veille du scrutin.

7-4 Documents des organisations syndicales (profession de foi)

Chaque organisation syndicale remet au département Ressources Humaines de la société un exemplaire de profession de foi au format PDF, consistant en un feuillet 21 X 29,7 (format A4), selon calendrier annexé au présent protocole pour qu’il soit mis en ligne sur le site de vote par internet. Les éventuelles listes communes seront intitulées « Liste commune » suivi du sigle des organisations syndicales dont des candidats composent la liste.

7-5 Second-tour de scrutin

Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes, appréciées collège par collège :

• les syndicats n’ont pas présentés de liste ;

• le quorum n’a pas été atteint (tel est le cas lorsque le nombre de votants, non compris les bulletins blancs et nuls, est inférieur à la moitié des électeurs inscrits) ;

• les sièges n’ont pas été pourvus.

ARTICLE 8 – CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES

Le calendrier détaillé des opérations électorales (dont les dates et horaires des votes par internet) est défini en Annexe N°1 du présent protocole.

ARTICLE 9 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Un descriptif du fonctionnement du système retenu (vote par voie électronique) et du déroulement des opérations électorales est défini. Ce descriptif dénommé « cahier des charges » est annexé au présent protocole (Annexe N°2).

Chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 10 – BUREAU DE VOTE / COMITE DE SURVEILLANCE / CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

- Un bureau de vote sera constitué de trois électeurs (un Président et deux Assesseurs) acceptant cette fonction. Ces électeurs seront désignés par les organisations syndicales présentant des candidats aux élections professionnelles.

La Présidence appartiendra au plus âgé de ces salariés.

Il s’assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du vote. Ces clés seront au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

- Un Comité de surveillance est mis en place, composé d’un représentant de chaque organisation syndicale présentant des candidats (représentants de listes de candidats), des membres du bureau de vote et de deux représentants de la Direction (RH et SI).

Il participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. Il assiste aux opérations de dépouillement, à la date et heure prévue pour celui-ci.

- Une cellule d’assistance technique sera constituée, composée du prestataire et de représentants de la Direction (RH et SI), chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

ARTICLE 11 – DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAUX

Après clôture des scrutins par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes et procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime et signe les procès-verbaux de résultats et proclame les résultats.

Les résultats sont affichés au plus tard le lendemain des élections à l’initiative de la Direction.

ARTICLE 12 – DUREE ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections professionnelles Comité Social Economique (CSE) de Safran Ceramics dont le calendrier est arrêté en Annexe N°1.

Au-delà de l’échéance de l’élection professionnelle, ce protocole d’accord ne se poursuivra pas comme un accord à durée indéterminée.

Les éventuelles difficultés que pourrait soulever l’application du présent protocole seront soumises à l’appréciation des parties signataires au cours d’une réunion organisée dans les meilleurs délais par la Direction.

Un exemplaire de ce protocole est remis à chaque organisation syndicale représentative. Il fera l’objet des formalités de publicité légales.

Le protocole d’accord sera consultable par le personnel sur le site Intranet.

Une communication auprès du personnel sur le calendrier électoral sera effectuée à l’initiative de la Direction.

Fait au Haillan,

Le 14/11/2022

Pour la Direction

Responsable Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales

• CFDT

• CFE-CGC

• CGT

ANNEXE N°1 du Protocole d’accord préélectoral

CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES – ELECTION PROFESSIONNELLE

COMITE SOCIAL ECONOMIQUE

Demandes aux entreprises extérieures Septembre / Octobre 2022

Signature du protocole d’accord préélectoral Octobre 2022

Affichage d’une note d’information du personnel sur l’organisation des élections

Et sur la date du 1^er tour

Et appelant les organisations syndicales à présenter leurs candidats Le 30 novembre 2022

Affichage des listes électorales Le 6 décembre 2022

Date limite de dépôt des candidatures au 1er tour (12 heures) Le 12 décembre 2022

Et remise des documents des organisations syndicales (Profession de foi)

Affichage des listes de candidats au 1er tour Le 14 décembre 2022

Affichage d’une note relative à l’organisation des élections Le 15 décembre 2022

Scellement de la solution de vote Le 17 janvier 2023 (9h)

PREMIER TOUR DE SCRUTIN………………. du 17 janvier 2023 (9h30) au 18 janvier 2023 (15h00)

Affichage des résultats du 1er tour

Ou procès-verbal de carence

Ou information du personnel par affichage de l’organisation du 2nd tour

Et appel à candidature Le 19 janvier 2023

Date limite de dépôt des candidatures au 2nd tour (12 heures)... Le 23 janvier 2023

Et remise des documents des organisations syndicales (profession de foi)

Affichage des listes de candidats au 2nd tour…………………. Le 24 janvier 2023

Scellement de la solution de vote Le 30 janvier 2023 (9h)

DEUXIEME TOUR DE SCRUTIN……… du 30 janvier 2023 (9h30) au 31 janvier 2023 (15h00)

Affichage des résultats du 2nd tour Le 1er février 2023

ANNEXE N°2 du Protocole d’accord préélectoral

VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR L'ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

CAHIER DES CHARGES

L’article R 2314-5 du code du travail prévoit notamment qu’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail est établi dans le cadre de l'accord d’entreprise autorisant le recours au vote par voie électronique.

Ce cahier des charges sera transmis au prestataire retenu afin qu’il en assure la mise en œuvre dans le cadre des opérations électorales.

Aux conditions obligatoires de mise en œuvre définies dans le code du travail sont ajoutées par ce cahier des charges des précisions et conditions supplémentaires considérées comme indispensables par la société Safran Ceramics pour apporter toutes garanties quant à la confidentialité et la sécurité du système de vote.

• langue utilisée : les indications et informations présentées sur le site de vote sont en langue française ;

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• information par voie de notice aux salariés utilisant le vote électronique ;

• sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R 2314-9 et R 2324-5 (respect du principe de sécurité).

Ordre des instances et affichage initial des listes

Une fois connecté sur l’application, l’électeur se verra présenter la liste des deux scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et CSE suppléant). Le logo et le nom des listes s’afficheront.

L’électeur peut basculer d’une présentation d’une liste à l’autre par un simple « clic » sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d’une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec les candidats de la liste.

Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par un code d’accès personnel et par sa date de naissance (communiquée par l’entreprise au prestataire).

Les codes d’accès sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l’application informatique et de valider son vote.

Il est à noter que de nouveaux codes seront générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur (adresse communiquée au prestataire par l’entreprise).

Scellement du système et formation

Avant le début du scrutin, le système sera scellé, à travers un mécanisme de clés USB.

Ce scellement sera animé par un représentant de la Direction à la cellule d’assistance technique.

Avant le scellement effectif de la solution de vote, seront convoqués par la Direction les représentants des listes de candidats, les membres du bureau de vote, des représentants de la Direction et du prestataire afin que les étapes suivantes aient lieu :

• il sera procédé à un test à blanc qui aura pour objet de tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l’ouverture du vote,

• les urnes électroniques seront réinitialisées, et il sera constaté qu’elles sont vides,

• des clés de scellement seront générées, destinées aux membres du bureau de vote.

Une formation sur le système de vote électronique, avant l’ouverture du site internet, sera dispensée aux membres de la cellule d’assistance technique visés à l’article 10 du présent protocole.

Données pouvant être utilisées

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et coordonnées postales,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote s'engagera à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers. Aucune base de données détenue par le prestataire ne pourra contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Destinataires des données

Les destinataires ou catégories de destinataires des informations retenues sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, service du personnel

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service du personnel

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, service du personnel

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs, service du personnel.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote s'engagera à protéger les fichiers qui lui sont confiés (dont liste électorale, fichier des électeurs, listes des candidats…) contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du tribunal compétent.

Le prestataire s'engagera à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Voir également les modalités de conservation de la preuve ci-après.

Confidentialité et sécurité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

La liste d'émargement n'est accessible après la clôture du scrutin qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin dans les conditions prévues à l’accord d’entreprise.

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote par l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire qui doit les importer strictement sur le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Parmi ses obligations le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec le service Ressources Humaines de la Société.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs devra être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou sur l’adresse mail professionnelle pour les salariés travaillant à l’étranger et contractuellement liés à Safran Ceramics, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise à l’électeur contre décharge par un représentant des services du personnel ou exceptionnellement à l’adresse mail personnelle pour les salariés absent pour une longue durée mais toujours contractuellement liés à Safran Ceramics. L'envoi par courriel ne pourrait être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve de la demande expresse de l'électeur.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes devront rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne devra être possible.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rendra obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Système de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire devra avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.

Scellement et descellement du système

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

En présence des représentants des listes de candidats et des membres du Bureau de vote, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés. En aucune façon le prestataire ne devra avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.

Durée du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible pendant toute la durée du scrutin.

Interface de vote

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Dépouillement

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système devra être totalement automatisé, devra appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et devra imprimer les procès-verbaux intégralement renseignés.

Conservation de la preuve

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.