Protocole d’accord préélectoral

Caisse régionale du Crédit Agricole Nord de France

Entre les soussignés :

La Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord de France, dont le Siège Social est à LILLE, représentée par XXX Directeur Général,

D’une part,

et les Organisations Syndicales ci-dessous désignées :

	Nom / prénom
Pour la CFDT
Pour FO
Pour le SNECA CFE/CGC
Pour l’UNSA
Pour la CGT
Pour la CFTC

D’autre part,

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Article 1 – Effectif de référence 4

Article 2 – Nombre de sièges, composition et répartition dans les collèges électoraux 4

Article 3 – Personnel électeur et éligible 5

Article 4 – Liste des candidats 6

Article 5 – Professions de foi 7

Article 6 – Modalités de vote 8

Article 7 - Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 9

Article 8 – Dispositions générales 12

Annexe 1 – Calendrier des opérations électorales 14

Annexe 2 – Cahier des charges du système de vote 15

PREAMBULE

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir - au sein de la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord de France - le calendrier et les modalités relatives à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, des membres du Conseil de Discipline et des Représentants Administrateurs du personnel auprès de la CCPMA.

Il est conclu dans le cadre des dispositions légales et des dispositions conventionnelles issues de la convention collective et de l’accord sur le dialogue social au sein de la Caisse régionale du Crédit Agricole Nord de France du 7 juin 2019. Conformément aux dispositions dudit accord, la durée des mandats des représentants mentionnés ci-avant est de 4 ans.

Par ailleurs, le présent protocole s’inscrit dans le cadre des modalités prévues par l’accord relatif au vote par voie électronique en date du 17 novembre 2016 et modifié par avenant le 5 juillet 2019.

Article 1 – Effectif de référence

Les effectifs à prendre en compte sont calculés conformément aux règles de l’article L. 1111-2 du Code du travail.

L’effectif total en Equivalent Temps Plein (ETP) du Personnel de la Caisse Régionale (siège et agences), arrêté au 31 mai 2019 est le suivant : 2 636,87 ETP.

Article 2 – Nombre de sièges, composition et répartition dans les collèges électoraux

Article 2.1 – Nombre de sièges

Compte tenu des effectifs et conformément au cadre légal et conventionnel en vigueur au sein de la Caisse régionale, le nombre de sièges à pourvoir est le suivant :

• Pour les membres du comité social et économique : 27 titulaires et 27 suppléants

• Pour les membres du conseil de discipline : 3 titulaires, 3 suppléants

L’article 13 de la convention collective prévoit l’élection d’un salarié par collège et les règles de remplacement en cas d’absence de ces membres élus.

Toutefois, les Parties conviennent expressément de définir des règles de suppléance différentes.

Ainsi, en sus de l’élection d’un membre par collège, un suppléant par collège sera également élu. Par conséquent, en l’absence du salarié titulaire élu, la Caisse régionale fera siéger au conseil de discipline le salarié suppléant élu du même collège.

• Pour les délégués CCPMA : 1 titulaire, 1 suppléant.

Article 2.2 - Composition des collèges électoraux

Pour les élections des membres du CSE ainsi que des membres du conseil de discipline, le personnel est réparti en 3 collèges de la façon suivante :

	Composition du collège	Effectif du collège (en ETP)
1er collège – Agents d’application	Salariés de la classe 1	513,47
2ème collège – Techniciens et animateurs d’unité	Salariés de la classe 2	1467,67
3ème collège – Cadres	Salariés de la classe 3	651,73

L’élection des délégués CCPMA se fera, quant à elle, au sein d’un collège unique.

Article 2.3 - Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Le tableau ci-dessous précise, pour chaque collège, l’ensemble des sièges à pourvoir.

	Effectif du collège (en ETP)	Membres du CSE	Membres du Conseil de discipline	Délégués CCPMA
1er collège	513,47	5 titulaires 5 suppléants	1 titulaire 1 suppléant	1 titulaire 1 suppléant
2ème collège	1467,67	15 titulaires 15 suppléants	1 titulaire 1 suppléant
3ème collège	651,73	7 titulaires 7 suppléants	1 titulaire 1 suppléant
Total	2632,87	27 titulaires 27 suppléants	3 titulaires 3 suppléants	1 titulaire 1 suppléant

Article 3 – Personnel électeur et éligible

Article 3.1 – Conditions d’électorat et d’éligibilité

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et L.2314-19 du Code du travail.

Conformément à ces textes :

• Sont électeurs, les salariés de l’entreprise ayant au moins 3 mois d’ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• Sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

Pour les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice est de 12 mois continus pour être électeur conformément à l’article L.2314-23 du Code du travail.

A cet égard, les salariés mis à disposition remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir s’ils exercent leur droit de vote et de candidature dans l’entreprise qui les emploie ou au sein de l’entreprise utilisatrice.

Les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jour de l’ouverture du premier tour du scrutin, à savoir le vendredi 15 novembre 2019.

Article 3.2 – Liste électorale

Les listes électorales, établies par la Direction pour chaque collège, seront diffusées via l’Intranet, le mercredi 23 octobre 2019.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, date d’ancienneté et le collège électoral.

Les réclamations au sujet de ces listes devront être portées au service Relations Sociales et Affaires Juridiques au plus tard le lundi 4 novembre.

Article 4 – Liste des candidats

Article 4.1 – Premier tour

Au premier tour, seules les Organisations Syndicales visées à l’article L.2314-29 du Code du travail peuvent présenter des candidats.

Elles seront invitées à remettre les listes de leurs candidats, aux fonctions de membres du CSE, de membre du conseil de discipline et de représentant CCPMA Prévoyance, au service Relations Sociales et Affaires Juridiques au plus tard le vendredi 18 octobre 2019 à 16 heures.

Elles seront communiquées uniquement selon l’une des modalités suivantes :

• sur place contre récépissé,

• par lettre recommandée,

• par mail avec accusé de lecture.

Les listes seront établies distinctement :

• par élection

• par collège, pour une même élection,

• et à l’intérieur d’un même collège, entre titulaires et suppléants.

Chacune des listes proposées ne pourra comporter plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

Par ailleurs, les organisations syndicales peuvent présenter une liste commune. Les auteurs de la liste doivent informer l’entreprise et les salariés, avant le déroulement des élections, du mode de répartition des suffrages obtenus par leur liste et au plus tard au jour du dépôt des listes, soit le jeudi 24 octobre à 16 heures.

En cas de liste commune, l’appréciation de la représentativité de chacun des syndicats s’opère par application de la clef de répartition préalablement définie sur les suffrages obtenus par la liste commune. A défaut, les suffrages sont répartis de manière égalitaire.

Enfin, il est rappelé que chaque liste de candidats au CSE est établie conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail ayant trait à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Afin de permettre aux organisations syndicales de tenir compte de ces règles, il est précisé dans le tableau ci-dessous la ventilation sexuée par collège.

Collèges	Effectif (en ETP)	Répartition des femmes et hommes	Répartition des sièges par sexe et par collège
		Nombre	%
1er collège	513,47	358,2 femmes 155,27 hommes	69,76% femmes 30,24% hommes	3,49 soit 3 femmes 1,51 soit 2 hommes
2ème collège	1467,67	865,16 femmes 602,51 hommes	58,95% femmes 41,05% hommes	8,84 soit 9 femmes 6,16 soit 6 hommes
3ème collège	651,73	246,45 femmes 405,28 hommes	37,81% femmes 62,19% hommes	2,65 soit 3 femmes 4,35 soit 4 hommes
Total	2632,87	1469,81 femmes 1163,06 hommes		27 sièges

Article 4.2 – Second tour

Dans le cas d’un second tour, les candidatures sont libres.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour, sauf modification expresse.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes conditions que pour le premier tour, est fixée au mercredi 4 décembre 2019 à 14 heures.

Article 4.3 – Information des électeurs

Les listes de candidats seront affichées sur l’Intranet de la Caisse régionale par la Direction :

• Le vendredi 25 octobre 2019 pour le premier tour

• Le vendredi 6 décembre 2019 pour un éventuel second tour

Article 5 – Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote par internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au vendredi 18 octobre 2019 à 16 heures.

Les professions de foi seront fournies au format pdf comportant une feuille A4 recto/verso, soit au maximum 2 pages.

Les logos des syndicats devront eux respecter le format suivant : 200x200 pixels (.png).

Il est précisé que les syndicats qui présenteront une liste commune établiront également une profession de foi commune pour leur liste et non une profession de foi par syndicat affilié à la liste.

Au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu’au mercredi 4 décembre 2019 à 14 heures.

Article 6 – Modalités de vote

Article 6.1 - Vote électronique, principes généraux

Conformément à l’accord relatif au vote par voie électronique en date du 17 novembre 2016 et modifié par avenant le 5 juillet 2019, il est expressément convenu que l’ensemble des opérations électorales - à savoir l’élection des membres du CSE, des membres du conseil de discipline et des délégués CCPMA - s’effectueront uniquement par vote électronique, par l’intermédiaire du prestataire AlphaVote. Ce système étant accessible à l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à disposition.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

La description détaillée du fonctionnement du système retenu est annexée au présent protocole.

Article 6.2 - Dates et horaires des votes

Pour le premier tour de scrutin, les opérations de vote électronique auront lieu :

• Du vendredi 15 novembre 2019 à 10 heures au vendredi 29 novembre 2019 à 14 heures.

Dans l’hypothèse où devrait avoir lieu un second tour, ce dernier interviendrait :

• Du mardi 10 décembre 2019 à 10 heures au mardi 17 décembre 2019 à 14 heures.

Au cours des périodes d’ouvertures du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Il est précisé que les dates des élections seront portées à l’affichage le 10 septembre 2019 au plus tard.

En outre le prestataire Alpha Vote effectuera 2 relances par mail aux non votants afin de leur rappeler l’élection en cours et la date limite de vote :

• Les 21 et 27 novembre 2019 pour le 1^er tour

• Les 13 et 16 décembre 2019 pour le 2^ème tour.

Un mail de relance de la Direction des Ressources Humaines sera également envoyé à l’ensemble des salariés le 26 novembre 2019.

Article 7 - Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

Article 7.1 - Bureau de vote unique

Un bureau de vote sera constitué :

• d’un président et de deux assesseurs, choisis par un tirage au sort unique parmi les organisations syndicales signataires du présent protocole, qui proposeront chacune une seule personne ;

• d’un représentant de chacune des organisations syndicales dépositaires d’une liste, étant entendu qu’en cas de liste commune, les organisations syndicales composant la liste seront toutes représentées.

La liste des membres composant le bureau de vote devra parvenir au service Relations Sociales et Affaires Juridiques au plus tard le mercredi 30 octobre 2019.

Il est précisé que les délégués de liste et les membres de la Direction des Ressources Humaines auront le statut de « gestionnaires ».

Article 7.2 - Matériel de vote électronique

Le prestataire adressera le matériel de vote par courrier postal simple à partir du vendredi 8 novembre 2019, au domicile connu de chaque salarié. Ce matériel sera valable pour le premier tour et pour un second tour éventuel, et sera constitué :

• d’une lettre précisant les modalités du scrutin

• des codes confidentiels de l’électeur.

Article 7.3 – Phase de « vote test » et scellement

Dans les jours précédents l’ouverture du scrutin, les représentants de la Direction et les membres du bureau de vote se réuniront afin d’être formés sur le système de vote retenu et procéder à un « vote test » de l’application.

A cette occasion, le prestataire remettra aux membres du bureau de vote leurs codes administrateurs.

Les droits associés à ces codes sont les suivants :

	Président du bureau de vote	Assesseurs du bureau de vote	Gestionnaires
Accès aux émargements pendant le scrutin	NON	NON	NON
Accès à la participation pendant le scrutin	OUI	OUI	OUI
Accès au journal de la hotline pendant le scrutin	NON	NON	NON
Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	OUI	OUI
Création de la clé de chiffrement des votes	OUI	OUI	NON
Déchiffrement des votes	OUI	OUI	NON

Ainsi, le président et les deux assesseurs du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques, indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

Le « vote test » et le contrôle du scellement seront effectués le vendredi 8 novembre 2019 à 14h pour le premier tour du scrutin. Pour le second tour, le scellement interviendra le lundi 9 décembre 2019.

La phase de « vote test » vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote pourront tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

Article 7.4 – Ouverture du scrutin

Le jour de l’ouverture, les membres du bureau de vote se réunissent pour contrôler que l’empreinte de l’application - garante du scellement du système - est identique à celle imprimée lors du « vote test », que les urnes sont vides et constater l’ouverture automatique du scrutin.

Article 7.5 – Déroulement du vote par Internet

Les électeurs pourront voter par Internet/Intranet à tout moment pendant la période du scrutin (24h24 et 7j/7), de n’importe quel terminal qu’ils soient sur leur lieu de travail, à leur domicile ou dans un autre lieu.

• Par Internet : La connexion a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse URL communiquée sur la lettre personnalisée.

• Par Intranet : Un lien aboutissant sur l’application de vote électronique sera mis en place dans le portail Intranet. Les électeurs n’ayant pas accès à Internet depuis leur poste de travail pourront ainsi accéder à l’application de vote.

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret), les électeurs se verront présenter les listes de candidats de leurs collèges respectifs pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre déterminé aléatoirement à chacune des connexions de l’électeur.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à tout moment la possibilité d’enregistrer et/ou d’imprimer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application de vote électronique.

Article 7.6 – Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d’assistance téléphonique sera mis en place par le prestataire à l’intention des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égarés leurs codes.

L’assistance téléphonique sera joignable gratuitement, 24h/24 et 7jours/7.

En cas de perte des codes, les modalités d’accès ainsi que le code identifiant et le code secret permettant d’accéder au scrutin seront communiqués aux salariés après une phase d’authentification soit :

• par mail sur messagerie professionnelle (communiquée sur le fichier « électeurs »)

• ou par SMS (numéro de téléphone communiqué par l’électeur)

Les éléments d’authentification – à savoir date et lieu de naissance de l’électeur ainsi que la clé de son numéro de sécurité sociale (2 derniers chiffres) - seront communiqués au prestataire au préalable dans le fichier des électeurs.

Article 7.7 – Fermeture du scrutin et dépouillement

La fermeture automatique du scrutin sera contrôlée et validée par les membres du bureau de vote.

Une fois la fermeture effectuée, le président du bureau de vote et ses deux assesseurs pourront activer le déchiffrement des bulletins de vote par la saisie des clés. Dès lors, il sera précédé au dépouillement des élections en présence des représentants de la direction des ressources humaines.

Les membres du bureau de vote électronique auront accès :

• aux résultats bruts des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, ainsi que le nombre de ratures pour chaque candidat),

• à l’état de la représentativité syndicale,

• aux procès-verbaux des résultats.

Article 7.8 – Modalités de traitement des résultats – Procès-Verbaux

La désignation des membres du comité social et économique se fait au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Ainsi, chaque liste recevra autant de sièges que le nombre de voix moyen qu’elle recueille contient de fois le quotient électoral.

Si aucun siège n’a été pourvu par application du quotient électoral, ou s’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

Il n’est procédé à un second tour que si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour, ou en cas d’absence totale ou partielle de candidatures, ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

L’affectation des sièges à l’intérieur d’une même liste aura lieu en fonction du nombre de voix total obtenu par chacun des candidats figurant sur cette liste.

Si deux candidats ont le même nombre de voix, c’est l’ordre de présentation sur la liste qui sera retenu.

La possibilité est reconnue aux électeurs de rayer certains noms figurant sur les listes.

Toutefois, lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

A contrario, si les ratures sont égales ou supérieures à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat, l’ordre d’élection est modifié.

Quant à la désignation des membres du Conseil de Discipline et des délégués CCPMA, elle se fera selon les mêmes modalités que pour l’élection des membres du comité social et économique.

Les résultats de chaque élection seront consignés dans un procès-verbal et soumis à la validation du bureau de vote. Ces mêmes éléments seront transmis à l’inspection du travail conformément aux dispositions applicables.

Les procès-verbaux signés par le bureau de vote, comportant la désignation des élus, seront publiés par la Direction des Ressources Humaines via l’Intranet.

Article 8 – Dispositions générales

Article 8.1 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour les élections 2019 des membres du comité social et économique, des membres du conseil de discipline et des représentants CCPMA.

Il est valable pour la durée des mandats des représentants qui y seront élus.

Article 8.2 - Révision

Le présent protocole d’accord préélectoral pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Article 8.3 - Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, un exemplaire original du présent accord sera remis à chacune des parties signataires.

Il sera par ailleurs déposé par la Direction des Ressources Humaines :

• sous forme électronique, en un exemplaire pdf signé et un exemplaire sous format Word anonymisé, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail

• et en un exemplaire papier au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes de Lille.

Il sera enfin diffusé à l’ensemble du personnel sur l’intranet de la Caisse régionale.

Fait à Lille, le juillet 2019

En 8 exemplaires

Le Directeur Général,

XXX

	Nom / prénom	Signature
Pour la CFDT
Pour FO
Pour le SNECA CFE/CGC
Pour l’UNSA
Pour la CGT
Pour la CFTC

Annexe 1 – Calendrier des opérations électorales

oct-19	nov-19	déc-19
1			1			1
2			2			2
3			3			3
4			4			4		Date limite dépôt des listes de candidats et professions de foi
5			5			5
6			6			6		Affichage des listes des candidats
7			7			7
8			8		Envoi du matériel de vote électronique Vote test et scellement de l'urne	8
9			9			9		Vote test et scellement de l'urne
10			10			10		2nd tour des élections professionnelles
11			11			11
12			12			12
13			13			13		Relance aux non-votants
14			14			14
15			15		1er tour des élections professionnelles	15
16			16			16		Relance aux non-votants
17			17			17		Dépouillement
18		Date limite dépôt des listes de candidats et professions de foi	18			18
19			19			19
20			20			20
21			21		Relance aux non-votants	21
22			22			22
23		Affichage des listes électorales	23			23
24			24			24
25		Affichage des listes des candidats	25			25
26			26		Relance RH à l’ensemble des salariés	26
27			27		Relance aux non-votants	27
28			28			28
29			29		Dépouillement	29
30		Date limite transmission des membres du bureau de vote	30			30
31						31

Annexe 2 – Cahier des charges du système de vote

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date et lieu de naissance, Clé de son numéro de sécurité sociale
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré électoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.