Accord d'entreprise "Accord collectif portant sur les conditions d'organisation du télétravail" chez MACON HABITAT OPAC - MACON HABITAT OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DE MACONNAIS BEAUJOLAIS AGGLOMERATION (Siège)

Accord collectif portant sur les conditions d’organisation du télétravail

Sommaire

Préambule 2

I : Définition du télétravail 3

II : Accès au télétravail 3

II-1 : Volontariat 3

II-2 : Eligibilité 3

II-3 : Conditions matérielles 4

III : Mise en œuvre du télétravail 4

III-1 : Candidature 4

III-2 : Acceptation 4

III-3 : Recours 5

III-4 : Formalisation 5

III-5 : Réversibilité 5

III-6 : Lieux 6

IV : Modalités d’organisation du télétravail 6

IV-1 : Rythme de travail 6

IV-2 : Planification 7

IV-3 : Report 7

IV-4 : Horaires et joignabilité 7

IV-5 : Suivi et comptabilisation du télétravail 7

IV-6 : Droit à la déconnexion 8

V : Réalisation du télétravail 8

V-1 : Moyens et équipements 8

V-2 : Usage et entretien des outils et matériels mis à disposition 9

V-3 : Assistance technique 9

V-4 : Sensibilisation au télétravail 9

V-5 : Conditions d’exercice 9

V-6 : Sécurité informatique et protection des données personnelles 10

V-7 : Assurances 10

V-8 : Accidents liés au travail 11

VI : Suivi et pilotage du télétravail 11

VI-1 : Suivi managérial 11

VI-2 : Référent télétravail 12

VI-3 : Portée, entrée en vigueur de l’accord et suivi du dispositif 12

Préambule

Mâcon Habitat souhaite proposer à ses salariés, sous certaines conditions, le principe du télétravail.

Le télétravail repose ainsi sur des valeurs, convictions et ambitions, portées par la Direction :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Le télétravail participe d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre.

• Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe de l’attractivité et de la fidélisation des équipes au sein de l’entreprise.

Au sein de Mâcon Habitat, le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité : à savoir, la confiance et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail.

Cet accord vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail,

• Promouvoir l’engagement et l’affichage de l’entreprise en matière de télétravail.

Il repose par ailleurs sur le principe de l’égalité de traitement entre les salariés en situation de télétravail et les autres.

Cette consécration et la formalisation du télétravail au sein du présent accord chez Mâcon Habitat s’inscrivent dans la droite ligne des récentes évolutions du cadre législatif et réglementaire en la matière.

I – Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’entreprise.

Le télétravail occasionnel, non régi par le présent accord, peut néanmoins être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, situation médicale hors arrêt de travail et préalablement validé par le Médecin du travail, etc.).

Il nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable au manager (ou éventuellement par le manager en cas de situations temporaires telles que visées précédemment, en vue de préserver la santé des collaborateurs) et à son accord écrit (par exemple par courriel).

II – Accès au télétravail

II-1 : Volontariat

L’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable du manager et de la Direction des Ressources Humaines.

II-2 : Éligibilité

Le télétravail est ouvert aux salariés de l’entreprise, titulaires d’un emploi dit « administratif » (sont donc exclus tous les postes dits « de terrain » et/ou en contact avec le public, soit les personnes occupant un poste de correspondant de quartier, référent de secteur, agent d’entretien, ouvrier, agent logistique, technicien, chargé d’accueil, chargé de clientèle, etc…), dès lors qu’il justifie d’un an d’ancienneté au sein de l’entreprise, et de deux mois sur son poste de travail.

Une attention particulière sera portée à la situation des travailleurs handicapés, dont le métier est éligible au télétravail et qui souhaiteraient bénéficier de ce mode d’organisation du travail. Ainsi, Mâcon Habitat fournira les équipements informatiques nécessaires aux salariés concernés et veillera particulièrement à la bonne adaptation des salariés à ce mode d’organisation.

II-3 : Conditions matérielles

Le salarié devra s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes.

Enfin, il devra disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

III – Mise en œuvre du télétravail

III-1 : Candidature

Le salarié candidat au télétravail devra en faire la demande à son manager. Un entretien sera réalisé avec son manager. Cet entretien est obligatoire. Il est distinct de l'entretien annuel d'évaluation.

III-2 : Acceptation

Le télétravail est accordé aux collaborateurs selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs).

La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation du manager sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son manager. La mise en place du télétravail est donc le fruit d’un accord entre le salarié et son manager (N+1).

Le manager dispose de 15 jours maximum pour formuler sa réponse, et ce, à compter de la date de remise ou réception de la demande de passage au télétravail formulée par le salarié.

A partir de son acceptation, notifiée par écrit, l’entreprise mettra en place les moyens matériels et techniques nécessaires à l’exercice du télétravail pour le salarié concerné, dans un délai d’un mois maximum.

III-3 : Recours

Si une candidature au télétravail n’est pas validée, sur le fondement des critères objectifs visés précédemment, le refus sera motivé et notifié par écrit par le manager. Le salarié peut demander un entretien à la Direction des Ressources Humaines pour arbitrage. La décision de la Direction des Ressources Humaines vaudra décision définitive.

Une décision de refus n’exclut pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme d’un nouveau délai de 6 mois à compter de sa demande.

III-4 : Formalisation

L’accord de l’entreprise quant à l’accès au télétravail pour un salarié sera formalisé dans un document type notifiant la date d’entrée en vigueur de ce mode d’organisation du travail, les jours de la semaine télétravaillés, ainsi que les horaires de travail. Le salarié devra explicitement accepter ces conditions en signant le document.

III-5 : Réversibilité

La situation de télétravail est résiliable.

Durant les trois premiers mois de télétravail, l’entreprise comme le salarié pourront mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires (dimanches et jours fériés compris).

L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le collaborateur concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité de Mâcon Habitat.

Après cette période probatoire de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du collaborateur, soit à celle de l’entreprise.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit et exposer à son manager, les motifs justifiant sa décision.

Si la demande émane du manager, ce dernier recevra le collaborateur pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par écrit (courrier remis en main propre ou par LRAR).

La date de remise ou de réception du courrier de résiliation fera alors courir le préavis d’un mois visé précédemment

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’entreprise, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

III-6 : Lieux

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu.

A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement son manager. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par la présente charte.

IV – Modalités d’organisation du télétravail

IV-1 : Rythme du télétravail

Le nombre de jours télétravaillés est encadré : le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à un, de sorte à éviter le risque d’une « distanciation » avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra être au minimum de 3 jours par semaine, sans préjudice de jours de congés payés ou de report de jours télétravaillés.

Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation du manager, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable dudit manager concerné par une telle demande.

IV-2 : Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du manager. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

Le chef de service pourra demander la suppression d’une journée de télétravail, dans le but de garantir une présence minimum par service (périodes de vacances par exemple).

Un planning définissant les jours télétravaillés pour l’ensemble des membres d’une équipe est figé pour une période mensuelle et remis à chaque collaborateur avant le début de la période concernée.

IV-3 : Report

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de Mâcon Habitat, le manager peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler dans l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours ouvrés. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.

IV-4 : Horaires et joignabilité

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail dans l’entreprise. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement.

Une journée de télétravail doit compter le même volume horaire qu’une journée habituellement effectuée en présentiel.

Toute anomalie constatée dans la répartition du temps de travail entre les journées de télétravail et les autres sera gérée par une intervention managériale et pourra à terme provoquer la suspension ou l’arrêt définitif du télétravail pour le salarié concerné.

IV-5 : Suivi et comptabilisation du télétravail

L’ensemble des collaborateurs de Mâcon Habitat ont accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrits les jours télétravaillés et les jours de travail au sein de l’entreprise, de sorte que les managers et les autres services connaissent en temps réel la situation de travail de chaque collaborateur.

Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable son manager et obtenir un accord écrit (par exemple par courriel).

IV-6 : Droit à la déconnexion

Mâcon Habitat réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :

- Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires,

- Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet…

Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jours et de 35 heures par semaine, s’agissant du repos hebdomadaire.

Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.

V – Réalisation du télétravail

V-1 : Moyens et équipements

Mâcon Habitat met à disposition de ses collaborateurs l’ensemble des matériels informatiques et téléphoniques nécessaires à l’exercice du télétravail. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition.

Mâcon Habitat versera une allocation forfaitaire de 2€ (deux euros) par journée effectivement télétravaillée.

Le versement de cette dotation sera trimestriel.

V-2 : Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition

Le collaborateur en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique et de téléphonie lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la Charte Informatique.

Le collaborateur en télétravail devra informer son manager sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par Mâcon Habitat.

V-3 : Assistance technique

Le collaborateur pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique de la DSI pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.

V-4 : Sensibilisation au télétravail

Afin de faciliter le passage et l’exercice du télétravail, l’entreprise pourra proposer à tout nouveau collaborateur candidat une « formation-sensibilisation » présentant le télétravail tel qu’il est envisagé et pratiqué chez Mâcon Habitat et les spécificités de ce mode d’organisation du travail, notamment en matière de protection de la santé et de la sécurité du personnel dans ce cadre.

V-5 : Conditions d’exercice

Le collaborateur n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Ainsi le télétravail est exclusif de la garde d’enfant.

Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’entreprise, notamment en matière de concentration et de bruit.

V-6 : Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le collaborateur sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’entreprise, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité (Charte Informatique). Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son manager de toute anomalie constatée.

Mâcon Habitat prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en période de télétravail à des fins professionnelles.

Il incombe au collaborateur en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l'entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité.

V-7 : Assurances

Mâcon Habitat prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L’entreprise dispose pour cela d’une assurance multirisque informatique liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile d’un salarié.

Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l’entreprise n’est pas engagée.

Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d’une partie du logement comme local professionnel.

Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.

A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.

V-8 : Accidents liés au travail

Mâcon Habitat prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son manager et/ou la Direction dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

Mâcon Habitat procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.

VI – Suivi et pilotage du télétravail

VI-1 : Suivi managérial

Le manager est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les collaborateurs soient télétravailleurs ou non.

Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre manager et collaborateur :

• Un point hebdomadaire entre le manager et le nouveau télétravailleur dans le premier mois d’exercice du télétravail,

• Un point à l’issue de la période probatoire de trois mois,

• Un point spécifique sur le télétravail dans le cadre de l’entretien annuel, dans sa partie portant notamment sur les conditions d'activité du salarié, et sa charge de travail et sa compatibilité avec le télétravail.

Enfin, tout collaborateur en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son manager ou de la DRH en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.

VI-2 : Référent télétravail

Un référent télétravail est nommé au sein de l’entreprise, en la personne de la DRH. Son rôle sera de :

• Répondre aux questions et conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail, au-delà des informations transmises par leur manager,

• Soutenir le dialogue et la régulation entre collaborateur et manager sur le sujet du télétravail,

• Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide du télétravail, formulaire de demande etc.),

• Archiver les documents relatifs au télétravail (demande des salariés, formulaire d’acceptation etc.),

• Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.

VI-3 : Portée, entrée en vigueur de l’accord et suivi du dispositif

Le présent accord est mis en place le 1^er Mars 2021 pour une durée de 3 ans.

Un suivi annuel sera réalisé par la direction avec les représentants du personnel, dans le cadre du dialogue social interne, afin de suivre la mise en œuvre de l’accord et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.