Accord d'entreprise "ACCORD QVT" chez SQUARE HABITAT NORD DE FRANCE (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL AU SEIN DE SQUARE HABITAT NORD DE FRANCE

Entre

La société SQUARE HABITAT NORD DE FRANCE, dont le siège social est situé 2 place Mendès France - 59000 LILLE, représentée par Madame , agissant en sa qualité de Directrice Talents et Transformation ;

D’une part,

Et

Le syndicat CGT, représenté par Madame , agissant en sa qualité de déléguée syndical ;

Le syndicat FO, représenté par Monsieur , agissant en sa qualité de délégué syndical ;

D’autre part,

PREAMBULE

Le bien-être et la qualité des conditions de vie au travail des salariés constituent des ressources essentielles pour la performance sociale et économique de l’entreprise.

Square Habitat Nord de France attache une importance considérable à l’accompagnement de chacun de ses salariés dans l’accomplissement de sa mission. L’ambition de Square Habitat Nord de France, au travers de cet accord, est de franchir un palier supplémentaire dans l’amélioration durable de la qualité de vie au travail de ses salariés, en inscrivant cette démarche parmi ses priorités d’action.

Dans cette perspective, les parties signataires affirment leur volonté de contribuer au développement de la qualité de vie au travail et à la promotion de la politique de prévention des risques psychosociaux de la façon suivante :

Article 1 : Mobilisation des acteurs et définition des rôles

1. La définition des rôles

   1. – la Direction

Dans son rôle d’employeur, la Direction prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés. A ce titre, elle identifie et évalue les risques pour la santé et la sécurité des salariés et les transcrit dans le document unique.

De manière cohérente avec le tryptique « performance, qualité de service et cohésion sociale », et tenant compte du contexte de l’évolution de l’entreprise depuis sa fusion, la Direction reste vigilante quant aux contenus et aux conditions du déploiement des projets, mais aussi au fonctionnement opérationnel de l’entreprise.

A ce titre, et en vue de la protection de la santé des salariés et de l’amélioration de leurs conditions de vie au travail, elle s’engage à :

• Veiller à l’implication de l’ensemble des acteurs de l’entreprise,

• Mettre en place et suivre les mesures prévues dans le présent accord,

• Réaliser des points réguliers devant les instances représentatives du personnel compétentes sur l’évolution des projets et l’évolution du réseau de l’entreprise,

• Adapter si besoin son action, en cas de nécessité.

  2. – L’ensemble des salariés

Chaque salarié a un rôle à jouer en matière d’amélioration de la qualité de vie au travail et de construction du collectif de travail.

La contribution bienveillante de chaque salarié au « travailler et agir ensemble », le soutien et la cohésion sociale, la prévention et l’identification des situations sensibles individuelles et/ou collectives, la remontée d’informations, est essentielle.

Il est rappelé que les moments d’échanges, formels ou informels, participent aussi à la création des collectifs de travail.

3. – L’ensemble de la ligne managériale

Les managers, entendu comme l’ensemble de la ligne managériale, de par leur action d’encadrement notamment, sont au cœur de la démarche et leur action au quotidien est essentielle en ce qui concerne la qualité des conditions de vie au travail des salariés.

Il leur est demandé de concilier les exigences conjuguées de bien-être de leurs équipes et de performance qui consiste à mettre en place des actions en vue de l’atteinte des objectifs fixés.

Plusieurs attributions et missions des managers peuvent favoriser le bien-être au travail et notamment celles relatives à :

• L’organisation du travail et du collectif de travail,

• L’accompagnement et l’écoute des salariés au quotidien,

• Le développement des compétences et l’appui technique de l’équipe,

• Les échanges sur les missions, les priorités et le sens de l’action,

• La communication au sein et entre les membres de l’équipe,

• L’information descendante et ascendante,

• L’identification et la régulation des tensions et conflits,

• L’évaluation et la reconnaissance du travail réalisé…

A ce titre, les managers bénéficieront d’un accompagnement spécifique, notamment des formations dédiées au management incluant les risques psycho-sociaux.

4. La fonction ressources humaines

La fonction ressources humaines, dans son rôle de conseil, d’appui et d’accompagnement des managers et des collaborateurs, constitue un interlocuteur privilégié, un lien central et indispensable avec les différents acteurs œuvrant dans le cadre de l’amélioration de la qualité de vie au travail.

La fonction ressources humaines veille à apporter aux salariés et managers conseils et accompagnement, notamment en matière de parcours professionnels, de développement des compétences et de formation mais aussi de régulateur et médiateur en cas de situations difficiles.

5. La commission santé sécurité et conditions de travail

La proximité de l’instance avec le terrain et sa connaissance des situations de travail font de la CSSCT un contributeur essentiel dans la mise en œuvre des dispositions du présent accord.

La CSSCT est un acteur fondamental en matière de remontée d’informations et d’alerte. Les réunions de la CCSCT sont des espaces privilégiés de dialogue, de consultation et de suivi des actions en matière de prévention des risques professionnels et il constitue en ce sens une réelle force de proposition.

6. – La Médecine du Travail

En plus de la mission de suivi médical individuel et d’intervention sur le milieu de travail, la Médecine du Travail a également un rôle de conseil et d’alerte auprès de l’employeur, des salariés et de leurs représentants.

A ce titre, elle constitue une ressource et son expertise peut être sollicitée notamment sur des actions de prévention qui visent à éviter toute altération de la santé physique et mentale des salariés du fait de leur travail.

Article 2 : les mesures de prévention et d’intervention

2.1 – L’organisation de temps de dialogue et d’échanges visant à favoriser l’expression des salariés

Les parties conviennent de la nécessité d’organiser régulièrement des moments d’échanges destinés à l’expression des salariés, durant lesquels peuvent être abordés, notamment, la stratégie de l’entreprise, les projets, les pratiques professionnelles, le métier, et toutes questions liées à l’organisation du travail sans que cette liste soit limitative.

Ces réunions d’échange se dérouleront à hauteur d’une réunion par an par collectif métier. Afin d’assurer la qualité des échanges et de maximiser les interactions, les collectifs métier seront scindés de la façon suivante :

• 1 réunion pour les équipes des fonctions supports,

• 2 réunions pour les équipes gestion / location dont les comptables du back-office,

• 2 réunions pour les équipes copropriété dont les comptables des back-offices,

• 4 réunions pour les équipes transaction dont l’activité commerces,

• 1 réunion pour l’équipe de la vente de neuf.

Ces réunions seront animées par un binôme composé du Directeur Général ou du Directeur Administratif et Financier ou de la Directrice Talents et Transformation et du Directeur commercial concerné.

A l’issue de la tenue de ces réunions par métier, un point est réalisé avec les représentants du personnel lors du CSE pour échanger sur les thématiques soulevées durant ces échanges.

2.2- Accompagnement et formation des managers

La prévention des risques psychosociaux auxquels les managers, eux-mêmes, peuvent être exposés, est prise en considération.

Les parties conviennent de la nécessité de renforcer la dimension managériale des encadrants et leur pouvoir d’agir en matière d’accompagnement, d’écoute et de soutien social des équipes, tant sur le plan collectif qu’individuel, mais aussi en matière de régulation des situations de tension.

L’entreprise a mis en place une formation e-learning portant sur les risques psychosociaux. Il est convenu qu’un recyclage de cette formation soit réalisé tous les 2 ans. Ainsi, les managers feront de nouveau cette formation en 2021 puis tous les 2 ans.

L’équipe formation veillera à faire évoluer le contenu du support en fonction des évolutions réglementaires et sociétales. Le support sera partagé avec les membres de la CSSCT en amont de sa diffusion.

2.3 – Mise en place d’un RDV avec le service RH dans le cadre d’une reprise d’activité des salariés après de longues absences

Les parties conviennent que la reprise d’activité après une longue absence (à partir de 3 mois d’absence) constitue une préoccupation qui exige une réponse structurée et un processus d’intervention formel. Dans ce cadre, un RDV avec la direction des ressources humaines sera mis en place à la demande du salarié concerné. Ce RDV vise à accompagner les salariés et les managers et faciliter la reprise du travail.

Au-delà de ce rendez-vous avec la Direction Talents et Transformation, un plan d’action et d’accompagnement sera systématiquement mis en place et pourra comprendre des actions telles que : entretiens managériaux hebdomadaires et mensuels, tutorat, coaching, formation, immersion dans d’autres agences…

2.4 – Mise en place d’un protocole relationnel en vue de la gestion des situations sensibles individuelles et/ou collectives

Afin de ne pas laisser les collectifs de travail ou les salariés seuls face à des situations dites sensibles (relations entre les membres de l’équipe, relation manager / collaborateur, problématique liée au poste de travail, à la santé…), les parties conviennent de définir et de mettre en place un « protocole relationnel ».

Un protocole relationnel est un système de gestion des relations adapté à la gestion des conflits, ce qui intègre la prévention des risques psycho-sociaux. Il s’appuie sur la mise en place de procédés facilitant la gestion des différents types de tension et des situations conflictuelles pouvant affecter la relation des salariés au travail.

Ce protocole peut être également utilisé dans les situations d’amélioration des conditions de travail et pourra aboutir à la mise en œuvre d’actions permettant la préservation de la santé des collaborateurs (par ex, demande d’études ergonomiques des postes de travail).

Le protocole permet de donner la parole, d’assurer l’écoute et d’engager si nécessaire les actions en réponse au problème soulevé par le salarié. Il vise à contribuer à l’amélioration des conditions de travail.

La discussion avec le responsable hiérarchique direct doit rester le premier réflexe de tout salarié.

Le manager doit quant à lui s’assurer de faire tout son possible, à son niveau, avant de passer le relais à un autre acteur.

Le collaborateur peut également saisir, selon son choix, pour exprimer sa situation :

• - son N+2

• - la Direction Talents et Transformation,

• - un représentant du personnel.

Le collaborateur peut adresser sa demande soit par appel téléphonique, soit par mail. Les interlocuteurs s’engagent à échanger et le cas échéant, à organiser un entretien.

Selon la situation, différentes actions pourront être envisagées et notamment :

• - entretien(s) avec les managers, les RH

• - échanges avec les différentes parties en présence dans le cadre d’une médiation

• - enquête avec la CSSCT : lorsqu’un ou plusieurs collaborateurs exprime(nt) auprès de ses managers, de la DTT ou d’un représentant du personnel un mal-être lié aux relations de travail, une enquête réalisée en partenariat entre la DTT et la CSSCT pourra être envisagée. Dans ce cadre, les membres du collectif concerné sont reçus et entendus par un binôme composé d’un membre de la DTT et d’un représentant du personnel. Le représentant du personnel associé à l’enquête peut être membre de la CSSCT et/ou du CSE. Il est choisi conjointement avec la CSSCT. Un compte-rendu d’enquête sera réalisé et présenté en CSSCT ainsi que les actions décidées mises en place suite à l’enquête.

L’ensemble des acteurs s’engagent à mettre tout en œuvre pour apporter des réponses claires et justifiées et apporter des solutions.

2.5 -Droit à la déconnexion

Les parties ré-affirment le droit à la déconnexion. Le droit à la déconnexion doit permettre d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale du salarié.

Ce droit à la déconnexion se concrétise de la manière suivante :

L’entreprise fait valoir la nécessité de ne pas envoyer de mails, réaliser d’appels téléphoniques, de chats, de sms, sauf urgence et cas exceptionnels :

- Entre 20h et 8h en semaine,

- Les samedis pour les collaborateurs des fonctions administration de biens et supports ne travaillant pas ce jour-là,

- Le dimanche pour tous,

- durant les congés, RTT ou repos cadre s’il s’agit de mails individuels, dès lors que la situation de repos est connue de l’expéditeur et notamment du manager. Les situations de congés ne peuvent cependant être prises en compte pour l’envoi de mails groupés. Pour autant l’expéditeur ne peut attendre que le mail soit lu durant la période d’absence.

- durant les congés, RTT, repos cadre ou autre absence d’un jour ou plus, afin d’assurer une réelle déconnexion, les collaborateurs doivent systématiquement mettre en place un message d’absence (mail et téléphone portable) précisant clairement la personne à contacter.

Les cas d’urgence / cas exceptionnels doivent réellement être qualifiés comme tels et chacun doit veiller à respecter et faire respecter ces règles.

Enfin, un collaborateur ne peut être sanctionné pour ne pas avoir lu et/ou répondu à un message en dehors de son temps de travail.

2.6 – Recommandations concernant la gestion des mails

Pour faire face à la recrudescence du nombre de mails et messages instantanés échangés entre collaborateurs et avec les clients, il est important de rappeler des règles de base de l’utilisation des mails :

- Chaque mail doit définir son objet,

- Si nécessaire, le degré d’urgence doit être précisé,

- Il convient d’éviter de mettre trop de personnes en copie,

- Il convient d’utiliser la possibilité de « répondre à tous » avec parcimonie et de veiller à choisir les bons interlocuteurs

- L’utilisation du CCI – copie cachée – est très fortement déconseillée,

- L’écriture et l’envoi de mails en cas d’énervement est à éviter absolument,

- La ponctuation doit être utilisée à bon escient notamment en limitant les …, !!!

- Sauf dans les cas où l’on souhaite mettre en avant une information positive, l’écriture en gras et souligné doit être proscrite,

- Le mode « brouillon » est à utiliser pour préparer des mails qui seront envoyés au moment opportun.

Enfin, il convient toujours de s’interroger sur la pertinence de l’envoi d’un mail afin d’utiliser le média le plus approprié entre mail, messagerie instantanée et appel téléphonique.

Une sensibilisation des collaborateurs sera réalisée sur ce sujet en 2021.

2.7 – Ergonomie des postes de travail et aménagement des lieux de travail

La qualité de vie au travail passe également par la qualité matérielle des conditions de travail et l’association des collaborateurs à ces sujets.

Ainsi, il est prévu :

• Une communication vers les salariés sur l’ergonomie des postes de travail afin qu’ils aient autant que possible les bons réflexes pour bien s’installer à leur bureau,

• Lors d’une rénovation d’agence, les collaborateurs sont informés en amont de la réalisation des travaux à réaliser,

• Un état des lieux des agences particulièrement bruyantes (open spaces) et de celles sans fenêtre sera réalisé en 2021 / 2022 afin d’identifier les éventuelles solutions à apporter,

• Une vérification annuelle des affichages portant sur la sécurité dans les agences

• D’assurer la mise à disposition de trousse de secours dans les agences.

2.8 – Echange et communication avec les collaborateurs

Tous les collaborateurs sont acteurs de la qualité de vie au travail. La Direction et la CSSCT ont un rôle particulier d’accompagnement et de pédagogie sur ces sujets.

Pour favoriser l’échange de bonnes pratiques et faire de ce thème un sujet récurrent de la communication d’entreprise, un canal de communication dédié à la qualité de vie au travail a été mis en place via l’outil Teams afin de publier des articles, des idées novatrices et d’échanger de bonnes pratiques. Ce canal QVT est animé régulièrement en s’appuyant notamment sur les engagements pris dans cet accord.

Article 3 : les moyens de suivi des dispositifs de l’accord

3.1 Les indicateurs de suivi

Afin de favoriser la prévention des risques psychosociaux et l’amélioration des conditions de vie au travail, les parties conviennent de mettre en place un dispositif de suivi des indicateurs suivants :

• Taux de turn-over du personnel

• Nombre d’entrées par type de contrat

• Nombre de licenciements et de démissions

• Volume d’heures supplémentaires rémunérées

• Nombre de congés pour convenance personnelle

• Suivi de l’absentéisme

• Pourcentage du temps partiel

• Pourcentage d’accès à la formation et nombre de salariés et managers ayant suivi une formation au sujet de la prévention des risques psychosociaux

• Nombre de réunions d’expression réalisés dans l’année et synthèse du contenu de ces réunions.

• Nombre de PV envoyés à l’Inspection du Travail

• Analyse des rapports de la médecine du travail

• Nombre d’accidents du travail et de trajet

• Nombre de maladies professionnelles reconnues

• Nombre d’inaptitudes au travail

• Nombre d’aménagements de poste

Les données relatives à ces indicateurs seront fournies à la CSSCT par la Direction, une fois par an, idéalement au deuxième trimestre, et analysées et débattues dans le cadre de la réunion du CSSCT.

ARTICLE 4 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de trois années, à compter du 1er juillet 2021.

ARTICLE 5 : REVISION

Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

­ la demande de révision n’est recevable que si elle est accompagnée d’indications précises sur les changements souhaités.

­ en cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles ayant une incidence directe ou indirecte sur les dispositions du présent accord, les parties signataires se réuniront, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans un délai de 2 mois à compter de la date d’entrée en vigueur des nouvelles dispositions légales ou conventionnelles, afin d’examiner les aménagements à apporter au présent accord.

Toutes les organisations représentatives dans l’entreprise seront convoquées à la négociation de l’avenant de révision.

Dans tous les cas, les parties mettront tout en œuvre pour faire aboutir les négociations dans un délai de 6 mois à compter de la première réunion.

En cas d’absence d’accord passé ce délai, les négociations prendront fin et conduiront à poursuivre l’application du présent accord dans les mêmes conditions, sauf souhait de l’une des parties de procéder à la dénonciation de l’accord dans les conditions ci-dessous évoquées, et ce, conformément aux dispositions légales.

ARTICLE 6 : DENONCIATION

La dénonciation du présent accord pourra intervenir à l’initiative de l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception notifiée aux autres parties.

Une période de survie temporaire de l’accord sera respectée pendant un délai maximum d’un an (en cas d’absence de signature d’accord de substitution), à compter de la date de dénonciation (c’est-à-dire date de notification + 3 mois de préavis).

ARTICLE 7 : DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé à l’Unité territoriale du Nord de la DIRECCTE et au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 du code du travail.

Le présent accord sera affiché et porté à la connaissance du personnel par le biais de l’outil intranet. Un exemplaire sera remis à chaque membre du personnel qui n’y a pas accès et qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Fait à Lille, le …

En … exemplaires

Signature