ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATÉRIALISÉ

PAR INTERNET

POUR LES ÉLÉCTIONS PROFESSIONNELLES 2019

DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ECONOMIQUE (CSE)

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MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE III

Optique et Audioprothèse, SSIAD, CLIC et EHPAD

Entre les soussignés,

MUTUELLES DU SOLEIL Livre III, personne morale de droit privée à but non lucratif,

Régie par les dispositions du Code de la mutualité

Dont le siège social est situé 6, avenue du Parc Borély - CS 60013 - 13295 Cedex 08, dont le numéro SIREN est le 444 283 113.

Représentée par en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité à l'effet des présentes,

D’une part,

Et,

Le représentant de l'Organisation Syndicale suivant :

• Délégué syndical F.O,

D’autre part.

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019 DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE (CSE)

MUTUELLES DU SOLEIL Livre III

PRÉAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, conformément à l’article L.2314-26 du Code du Travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres de la Délégation du Personnel au Comité Social Economique (CSE) élus au sein de MUTUELLES DU SOLEIL Livre III relève du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

- d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle du bureau de vote désigné,

- de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

- de pallier les aléas postaux,

- d’augmenter la participation des électeurs.

Cet accord collectif d'entreprise est conforme aux dispositions des articles L. 2221-1 et suivants du Code du travail.

SOMMAIRE

CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE 4

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION 4

ARTICLE 2 – MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 3 – MODALITES D'ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE 5

ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 5

ARTICLE 6 – ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE, DÉNONCIATION, RÉVISION 7

ARTICLE 7 – INTERPRÉTATION DE L'ACCORD 7

ARTICLE 8 – COMMUNICATION ET DÉPÔT LÉGAL 7

CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles au sein de MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE III.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application de l'article R2314-16 du Code du Travail.

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057.

Avec les organisations syndicales représentatives de MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE III, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent accord s’appliquent à tous les salariés de MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE III.

ARTICLE 2 – MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE III sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « le prestataire»).

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement lors de la séance du Comité d'Entreprise du 17 janvier 2019.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront effectuées par le prestataire d’une part, et Mutuelles du Soleil Livre III d’autre part.

ARTICLE 3 – MODALITES D'ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de leur lieu travail ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture du bureau de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Dans la mesure du possible, il sera demandé aux collaborateurs dont l'absence est prévue sur la période du scrutin, la possibilité d'utiliser leur adresse mail personnelle à cet effet. Sans accord de leur part, ces collaborateurs ne recevront pas ces informations et relances.

ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. Les représentants du personnel et les délégués syndicaux pourront être présents à cette formation s’ils le souhaitent.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, en application de l’Article R. 2314-16 du Code du Travail.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votant pour chacune des élections.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires de l'Article R.2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau désignés au sein du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

ARTICLE 5 – DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin conformément à l’Article R.2314-15 du Code du Travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance téléphonique du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 6 – ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE, DÉNONCIATION, RÉVISION

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an, à compter du 08 mars 2019.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Il pourra par ailleurs être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux signataires de l'accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt auprès de la DIRECCTE.

Conformément aux dispositions de l'article L.2261-10, une nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des parties intéressées dans les 3 mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.

ARTICLE 7 – INTERPRÉTATION DE L'ACCORD

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les
8 jours suivant la demande, pour étudier ou tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application de l’accord.

La demande de réunion consigne l’exposé du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires et fait l’objet d’une communication auprès de l’ensemble du personnel.

ARTICLE 8 – COMMUNICATION ET DÉPÔT LÉGAL

Le présent accord sera déposé par la Direction, dans les conditions prévues par la loi, auprès de la DIRECCTE PACA (UT des Bouches du Rhône), accompagné de la liste des établissements au sein desquels il est applicable.

En outre, conformément aux dispositions législatives en vigueur, le présent accord sera rendu public dans son intégralité et accessible dans la base de donnée nationale prévue à cet effet : https://www.legifrance.gouv.fr/. A cet effet, une version de l’accord déposé en format Word dans laquelle toutes mentions de noms, prénoms de personnes physiques y compris les paraphes et les signatures sont supprimées sera transmise à la DIRECCTE PACA.

Un exemplaire du présent accord sera déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Marseille.

Conformément aux exigences légales concernant les branches professionnelles et à l’avenant numéro 21 de l’ANEM, le présent accord sera transmis dans son intégralité à la Commission Paritaire Permanente de Négociation et d’Interprétation (CPPNI), en format original signé et scanné en PDF et en format Word.

Le présent accord sera porté à la connaissance de tous les salariés, par diffusion d’un message électronique et par affichage au sein des établissements et sera également tenu à leur disposition sur la bibliothèque informatique de l’entreprise.

Un exemplaire sera remis à chaque signataire.

Fait à Marseille, le 27 février 2019.

En 4 exemplaires originaux.

Pour MUTUELLES DU SOLEIL LIVRE III

Le représentant de l’Organisation Syndicale : La Direction :

Délégué Syndical F.O. Directeur Général