Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de la société Havas Finances Services" chez HAVAS FINANCES SERVICES SNC (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA

SOCIETE HAVAS FINANCES SERVICES

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société Havas Finances Services, SNC au capital de 250.000 euros, ayant son siège social à Puteaux (92800), 29/30 quai de Dion Bouton, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 453 450 546,

Représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Gérant,

Ci-après dénommée la Société,

D'une part,

Et

Le Comité d’Entreprise, ayant approuvé à la majorité des membres titulaires présents, comme l’atteste le procès-verbal annexé au présent accord en date du 25 septembre 2018,

D’autre part.

Préambule

Dans le cadre d’une réflexion sur une nouvelle organisation du travail, la Société a souhaité mettre en place le télétravail.

Le développement des nouvelles technologies conduit la Société à adapter son mode de fonctionnement et d’organisation du travail.

Par ailleurs, le souci d’assurer une meilleure qualité de vie au travail à ses collaborateurs a conduit la Société à trouver des solutions bénéfiques à la fois pour les collaborateurs, la Société et l’environnement.

Le télétravail, dont la pratique se développe de plus en plus dans les entreprises, tend à devenir un des facteurs essentiels à un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle des collaborateurs.

Le télétravail est mis en œuvre sur la base du volontariat et a pour principal objectif de permettre au collaborateur de bénéficier d’une plus grande souplesse dans l’organisation de son travail sans porter atteinte à l’efficacité et à la performance collective de la Société.

Le télétravail doit être basé sur une relation de confiance mutuelle entre les collaborateurs et les managers.

Le présent accord a pour objectif de fixer un cadre commun pour la mise en œuvre du télétravail au sein de la Société, tout en conciliant les spécificités de chaque service de la Société.

Compte tenu de son caractère novateur, le présent accord constitue une première étape à la mise en place du télétravail au sein de la Société et sera susceptible d’évoluer en fonction des retours d’expérience.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés, avec ou sans fonctions managériales, de la Société dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Article 2 - Définitions du télétravail et du lieu de télétravail

2.1 - Télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail est défini comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

2.2 - Lieu de télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile du salarié.

Le travail en centre de télétravail ou de coworking est exclu du champ d’application du présent accord.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle du salarié.

Le salarié s’engage à communiquer à la Société tout changement d’adresse et la Société se réserve le droit de réviser la situation de télétravail si le nouveau domicile s’avère incompatible avec le mode d’organisation du télétravail.

Article 3 - Principe de volontariat

Le passage au télétravail repose sur la base du volontariat. L’initiative de la demande revient au salarié.

Il est rappelé que le télétravail repose sur une relation de confiance mutuelle entre le manager et le salarié et sur la capacité de ce dernier à exercer ses fonctions de façon autonome.

Article 4 - Critères d’éligibilité

4.1 - Liés au salarié

Est éligible au télétravail le salarié :

• Titulaire d’un contrat de travail à temps complet ou à temps partiel,

• Justifiant d’une ancienneté de douze mois minimum,

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé,

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service.

Ne sont pas éligibles les salariés en contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation, et les stagiaires.

4.2- Liés au domicile

Le domicile du salarié doit répondre à l’ensemble des critères suivants :

• Etre pourvu d’une connexion internet avec un débit suffisant,

• Avoir un espace dédié et adapté au travail,

• Etre conforme aux normes de sécurité électriques en vigueur, à cet égard une attestation sur l’honneur sera demandée au salarié engageant sa responsabilité,

• Etre couvert par une assurance personnelle, à cet égard une attestation d’assurance « multirisques habitation » couvrant le télétravail sera demandée au salarié.

Article 5 - Critères d’application

5.1 - Fréquence

Le télétravail est limité afin de préserver un lien social dans la Société.

Les journées de télétravail sont fixées selon les modalités suivantes :

• 2 journées par mois pour les salariés à temps complet

• 1 journée par mois pour les salariés à temps partiel

5.2 - Modalités de prise des journées de télétravail

La journée de télétravail peut être fixe ou flottante.

La journée de télétravail est choisie d’un commun accord entre le salarié et le manager. Ce dernier met en place un planning en amont pour organiser son service et assurer le bon fonctionnement de celui-ci.

A titre exceptionnel, si l’organisation du travail l’exige, ou en cas de grève de transports ou cas de force majeure, la journée de télétravail définie peut être modifiée sous un délai de prévenance de cinq jours.

Cette modification fait l’objet d’une déclaration du salarié par mail au manager et service RH.

Par ailleurs, la journée de télétravail peut être exceptionnellement fractionnable en demi-journée avec l’accord préalable du manager.

5.3 - Périodes dans le mois incompatibles avec le télétravail

Le télétravail n’est pas exerçable certaines périodes dans le mois pour des raisons de contrainte de calendrier et de clôture comptable et paie.

Les services et périodes concernés sont les suivants :

• Comptabilités Générale, Clients et Fournisseurs, périodes concernées : dernière semaine du mois et la première semaine du mois suivant en clôtures trimestrielles (par exemple : dernière semaine de septembre + première semaine d’octobre).

• Paie : deux semaines par mois.

• Trésorerie : les trois premiers jours du mois (en fonction de la deadline des rapprochements bancaires) et la quatrième semaine du mois.

5.4 - Contingent au sein d’un même service

Le manager est attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec l’organisation du service.

Afin d’assurer le bon fonctionnement du service, le maintien de l’efficacité et de la performance collective, notamment en cas de nombre important de demandes au sein d’un même service, le manager détermine un seuil maximum de salariés en télétravail.

Article 6 - Modalités de passage au télétravail

6.1 - Initiative de la demande

Le salarié, qui souhaite bénéficier du télétravail et qui remplit les critères d’éligibilité, en fait la demande par écrit à son manager.

6.2 - Examen de la demande

Le manager, avec l’aide du service des Ressources Humaines, dispose un délai d’un mois pour étudier la demande, délai durant lequel il s’entretient avec le salarié afin d’entendre ses motivations.

Le manager est le garant de la qualité du collectif de travail. Il veille donc à examiner avec soin l’opportunité d’accepter ou de renouveler une demande de télétravail.

L’accord porte sur le principe et sur les modalités d’organisation, notamment sur le choix de la journée ou des journées de télétravail.

La décision de refus fait l’objet d’une réponse motivée. La décision peut être fondée sur les exemples de motifs suivants : non-respect des conditions d’éligibilité, manque d’autonomie, manque de rigueur et de réactivité, impossibilité technique (liste non exhaustive).

6.3 - Avenant du contrat de travail

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, un avenant à durée déterminée au contrat de travail du salarié est signé.

Cet avenant est signé pour une durée de six mois.

Il peut être renouvelable éventuellement sur demande du salarié.

L’avenant précise les modalités suivantes :

• L’adresse du domicile du salarié où s’exerce le télétravail

• La répartition des journées télétravaillées

• Les horaires de télétravail

• La durée de la période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

• Le matériel mis à disposition

• L’attestation d’assurance du salarié

• La déclaration sur l’honneur du salarié pour la conformité aux normes électriques

6.4 - Période d’adaptation

L’exercice du télétravail débute par un période d’adaptation de deux mois.

Cette période d’adaptation a pour objectif de permettre à l’employeur et au salarié de vérifier le bon fonctionnement de ce nouveau mode de travail, tant au niveau des aptitudes professionnelles du salarié pour travailler à distance, que de la continuité du service pour assurer la même qualité de service.

Cette période d’adaptation permet de s’assurer que le télétravail répond bien aux attentes du salarié et du manager, et pour le salarié de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Article 7 - Modalités de contrôle et de gestion du temps de travail

7.1 - Horaires de travail

Le salarié gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos prévus par la loi, et le cas échéant suivant les mêmes horaires que lorsqu’il est présent dans les locaux de la Société.

Le salarié doit être joignable dans le cadre de ses plages habituelles de travail et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de la Société.

7.2 - Tâches

La Société accepte le principe que l’ensemble des salariés de tous les services qui la composent sont éligibles au télétravail dès lors que l’exercice des activités est réalisé de manière autonome par les salariés.

La Société part également du principe que l’ensemble des tâches de tous les services sont réalisables en télétravail dès lors qu’aucune contrainte informatique et technique ne s‘y oppose.

Le manager établira avec le salarié en télétravail la liste des tâches à effectuer.

Article 8 - Principe de réversibilité et suspension

8.1 - Réversibilité

Au cours de la période d’adaptation ou à tout moment pendant la période de télétravail définie dans l’avenant, l’employeur ou le salarié peut décider de mettre fin à la situation de télétravail.

Cette modification fait l’objet d’un écrit par lettre remise en main propre ou lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

La réversibilité à l’initiative de l’employeur est motivée et peut se fonder sur des exemples de motifs suivants : non-respect des plages horaires, non-réalisation des tâches fixées, impossibilité technique, changement de poste et/ou de service, changement dans l’organisation du service, incapacité à travailler à distance caractérisée par une désorganisation ou mauvaise gestion du temps (liste non exhaustive).

Le retour à une exécution du travail sans télétravail est formalisé par un écrit.

8.2 - Suspension ponctuelle

En cas de nécessité opérationnelle (réunion de service, réunion générale, réunion avec une agence cliente, formation), d’impossibilité technique (coupure informatique), ou d’arrêt maladie ou de congés, le télétravail est suspendu provisoirement, sans que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail.

Dans ce cadre, les journées de télétravail non effectuées par le salarié ne donnent pas lieu à un crédit reporté ou cumulé ultérieurement.

Article 9 - Equipements mis à disposition

La Société fournit au salarié un ordinateur portable (s’il n’en est pas déjà équipé dans les locaux de le la Société) ainsi que les accès à distance (accès VPN) nécessaires pour la téléphonie (système de téléphonie sur ordinateur via connexion internet), la messagerie électronique et les logiciels de travail.

Les équipements fournis par la Société restent la propriété de la Société.

Le matériel doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel.

Le salarié doit prendre soin de l’équipement mis à sa disposition et informe immédiatement la Société en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol de l’équipement.

La Société informe le salarié de toute restriction à l’usage d’équipements, outils informatiques ou services de communication électronique.

Pour des raisons de sécurité informatique, le salarié doit respecter ces consignes, ainsi que la charte informatique de la Société au regard de la protection des données et toute consigne qui lui est transmise par le service informatique de la Société.

Le non-respect de ces consignes entraînera des sanctions.

Article 10 - Accidents du travail

La législation en vigueur en matière d’accidents de travail s’applique au salarié en télétravail.

Le domicile étant un lieu de travail, tout accident survenu au domicile pendant les horaires de travail est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié doit prévenir dans les mêmes délais que s’il était présent dans les locaux de la Société, à savoir immédiatement, le service RH en cas d’accident survenu à son domicile durant ses horaires de travail.

Article 11 - Maintien du lien social et prévention de l’isolement

Le salarié en télétravail bénéficie d’entretiens périodiques avec son manager.

Par ailleurs, le manager veille à ce que l’exercice du télétravail n’empêche pas le salarié de participer à des réunions physiques dans les locaux de la Société.

Ces mesures ont pour objectif de maintenir un lien social entre les salariés et de prévenir contre l’isolement.

A cet égard, la Société se réserve le droit de déterminer une journée dans la semaine où les salariés sont tous présents dans les locaux de la Société afin de maintenir les rencontres entre collègues. Cette journée sera le jeudi, sous réserve de modification ultérieure possible.

Article 12 - Egalité de traitement

Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que les salariés présents dans les locaux de l’entreprise en matière d’accès à la formation, d’accès à l’information de l’entreprise et l’information syndicale, de rémunération, d’évaluation professionnelle et de gestion de carrière, de santé et de sécurité au travail.

Article 13 - Protection des données et de la vie privée

Le salarié s’engage à respecter les règles de confidentialité et de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise.

Le salarié assure l’intégrité, la confidentialité des informations et des données auxquelles il a accès, ou qui lui sont confiées, ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen.

La Société s’engage au respect de la vie privée du salarié et de son droit à la déconnection en dehors de ses horaires de travail.

Article 14 - Durée de l’accord

Compte tenu du caractère novateur de la mise en place du télétravail au sein de la Société, les parties conviennent que le présent accord soit conclu pour une période déterminée d’un an.

A l’issue de cette période d’un an, les parties conviennent de se réunir afin d’étudier l’opportunité de renouveler l’expérience du télétravail au sein de la Société.

Article 14 - Commission de suivi

Les parties s’attachent à suivre l’évolution de la mise en place de l’accord, et conviennent de se réunir au bout de six mois (pour la première période d’un an et à le renouveler si l’accord est reconduit) à compter de la date signature du présent accord aux fins d’échanger sur l’expérience du télétravail.

Article 16 - Adaptation et révision

Le présent accord est soumis au droit français et pourra faire l’objet d’adaptations afin de prendre en compte les éventuelles évolutions législatives.

Par ailleurs, chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord dans les formes prévues par le Code du travail.

Article 17 - Date d’effet - Publicité de dépôt

Le présent accord prend effet à compter du 1^er novembre 2018.

L’accord est déposé à la DIRECCTE en deux exemplaires (un exemplaire sur support papier et un exemplaire sur support électronique).

Fait à Puteaux, le 15 octobre 2018,

En trois exemplaires, dont un pour dépôt à la DIRECCTE.

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Pour la Société Pour le CE

XXX XXX

Gérant Secrétaire