Accord d'entreprise "Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen de vote aux élections des représentants du Personnel au Comité Social et Économique de la Société ESTERRA" chez ESTERRA (Siège)

Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen de vote aux élections des représentants du Personnel au Comité Social et Économique de la Société ….

SOMMAIRE

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La société …,

dont le siège social est sis Fort de Lezennes, rue Chanzy 59260 LEZENNES,

Représentée par …… dûment habilitée, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines

Ci-après, nommée “la Société”, 

d'une part,

ET

L’Organisation syndicale C.F.E. / C.G.C.

Représentée par Monsieur ……………………………………., délégué syndical dûment mandaté,

L’Organisation syndicale C.F.D.T.

Représentée par Monsieur ………………………………….. , délégué syndical dûment mandaté,

L’Organisation syndicale C.G.T.

Représentée par Monsieur ………………………………….. , délégué syndical dûment mandaté,

L’Organisation syndicale F.O.

Représentée par Monsieur ………………………………….. , délégué syndical dûment mandaté,

Ci-après désignées ensemble “Les Parties”,

d'autre part,

Préambule

Conformément aux dispositions de l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, le recours au vote électronique est autorisé pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce contexte réglementaire, et compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein de la société … et de la répartition du personnel sur les différents sites au sein du périmètre de la Société, la Direction a proposé aux organisations syndicales représentatives de négocier sur la mise en place d’un système de vote électronique.

Cette alternative, au vote physique et au vote par correspondance jusqu’alors pratiqué, vise à offrir les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du personnel au Comité Social et Économique.

Par conséquent, les parties signataires se sont accordées sur la possibilité de mise en place du vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Économique, qui devra le cas échéant être formalisé au sein du protocole d’accord préélectoral ou d’un avenant à ce dernier.

S’agissant d’une pratique innovante, non expérimentée au sein de la Direction régionale Hauts de France, la Direction a proposé de tester l’usage du vote électronique dans le cadre de l’élection partielle du 3eme collège de la Société …, prévu sur le début d’année 2023.

Il est ici entendu qu’en fonction des retours d’expérience de cette élection partielle, le vote électronique pourra être prévu dans le protocole d’accord préélectoral des futures élections des représentants du personnel au CSE dont le renouvellement des mandats est prévu jusqu’au 1er décembre 2023, conformément aux dispositions de l’accord relatif à la prorogation des mandats, signé le 24 février 2022

D’une manière plus générale, et comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
• augmenter le niveau de participation,
• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d’accord préélectoral pour chaque scrutin. Le protocole d’accord préélectoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site d’appartenance aura été doté d’un poste en libre accès.

Les parties conviennent que le recours au vote électronique n’est pas exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe, le protocole d’accord préélectoral et/ou son avenant précisera donc pour chaque élection à venir le ou les modes de vote applicables.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise) appelés à voter aux élections des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 2 – PRINCIPE DU RECOURS À UN PRESTATAIRE

Les parties signataires conviennent de confier à une société prestataire l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
• La sincérité et l’intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
• La confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
• L’intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser et agréé pour se faire ;
• La formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
• L’information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
• La sécurisation du vote au moyen de :

• • chiffrement et cryptage,

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• La création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
• L’existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et pourra être le cas échéant consulté.

Le Protocole d'Accord Préélectoral (PAP) et ou l’avenant au PAP mentionnera le prestataire sélectionné.

ARTICLE 3 – CONFIDENTIALITE DES DONNEES TRANSMISES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu'en cas de force majeure, c'est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

ARTICLE 4 – SÉCURITÉ DES VOTES

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-6, R. 2314-7 et R. 2314-8 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 5 – DÉROULEMENT DU VOTE

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l'entreprise.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral, des dates et heures d'ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d'accord pré-électoral.

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d'accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

ARTICLE 6 – MODALITÉS D'ACCÈS AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote;
• Des codes d'accès personnels au serveur de vote, constitués d'un code d'identification personnel et d'un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire;
• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d'envoi des codes d'accès seront définies dans le protocole d'accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L'électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d'accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l'élection tant des titulaires que des suppléants, l'électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L'électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d'accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 7 – CONTRÔLE DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

ARTICLE 8 – DÉPOUILLEMENT

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

ARTICLE 9 – CONSERVATION DES FICHIERS APRÈS LE SCRUTIN

La société devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.

ARTICLE 10 – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRÉSENTANTS

Chaque salarié concerné par l’élection professionnelle disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 11 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DU PRESENT ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la DDETS.

ARTICLE 12 – REVISION ET DENONCIATION

Les parties signataires ont convenu de réaliser une commission de suivi systématiquement à l’issue des éventuelles élections professionnelles partielles ou non, amenées à utiliser le vote électronique comme moyen de scrutin.

Cet accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Il pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 13 – FORMALITÉS DE DÉPÔT

Un exemplaire original dûment signé de l’accord est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires.

Le présent accord sera déposé auprès de l'administration sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera envoyé au Secrétariat du Greffe du Conseil des prud’hommes compétent.

Cet accord sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage.

Fait à Lezennes, le

En nombre d’exemplaires originaux suffisant pour remise aux parties signataires.

Pour la société …,

Madame ……,

Pour les Organisations Syndicales,

L’Organisation syndicale C.F.E. / C.G.C.,

Représentée par Monsieur …..,

L’Organisation syndicale C.F.D.T.,

Représentée par Monsieur …..,

L’Organisation syndicale C.G.T.,

Représentée par Monsieur …..,

L’Organisation syndicale F.O.,

Représentée par Monsieur …..