ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)

ENTRE

La Société SAPESO, représentée par Monsieur …. , Président Directeur Général

D’une part,

ET

Les Organisations syndicales représentatives :

• …..

• ……

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté paritairement ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

I - PÉRIMÈTRE DE L’ACCORD 3

II - ARCHITECTURE DE LA BDES 3

A - Contenu de la BDES 4

1. Contenu socle de la BDES : les 3 grandes consultations annuelles du CSE 4

2. Les informations ponctuelles du CSE 7

3. Les informations “périphériques” 7

B - Périodicité des informations 9

C - Actualisation des informations 9

III - MODALITÉS D'ACCÈS, DE CONSULTATION ET D’UTILISATION DE LA BDES 10

A - Fonctionnement 10

B - Habilitations 10

C - Evolutions de la BDES 11

D - Devoir de discrétion et confidentialité des documents 11

IV - DISPOSITIONS FINALES 12

A - Durée de l’accord et entrée en vigueur 12

B - Révision 12

C - Dénonciation 12

D - Suivi de l’accord 12

E - Dépôt et publicité 13

ANNEXE 1 – Charte de confidentialité 14

PREAMBULE

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la Loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, complétée par le décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013 et précisée par la circulaire DGT 2014-1 du 18 mars 2014.

L’objet de cette base de données est de fournir aux représentants du personnel un support de préparation aux consultations obligatoires sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique et financière, ainsi que sa politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Cette base de données a également pour objet de mettre à la disposition des représentants du personnel des données sociales et économiques afin de leur permettre d’exercer pleinement leur mission et de favoriser les échanges avec la Direction.

Le 21 juin 2019, les organisations syndicales représentatives et la Direction ont signé un accord d’entreprise relatif à la refondation du dialogue social au sein de la SAPESO qui vise à renforcer le dialogue social et institue notamment le Comité Social et Économique.

Ainsi, l’article V-B de cet accord constate l’engagement de la Direction de la SAPESO d’engager des discussions relatives à l'organisation, l’architecture et le contenu de la BDES, ainsi que ses modalités de fonctionnement.

C’est dans ce cadre que les parties ont décidé d’engager une négociation relative à la BDES.

Le présent accord définit le contenu, les modalités d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation de la Base de Données Economiques et Sociales mis en œuvre au sein de la société SAPESO pour en faire un outil de consultation et d’archivage complet et pertinent au regard des spécificités du dialogue social à SUD OUEST.

I - PÉRIMÈTRE DE L’ACCORD

Le présent accord est applicable à la société SAPESO.

II - ARCHITECTURE DE LA BDES

Les parties conviennent de redéfinir l’architecture de la BDES en classant et en regroupant les informations obligatoires et facultatives de manière cohérente et par grande thématique afin de faire de cette base de données un véritable outil de communication sociale.

A - Contenu de la BDES

1. Contenu socle de la BDES : les 3 grandes consultations annuelles du CSE

La base de données économiques et sociales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur tient à disposition du Comité Social et Économique.

Dans ce cadre, la BDES comportera des informations sur les 3 grandes consultations annuelles du CSE telles que prévues par l’article L 2312-17 du Code du travail :

RUBRIQUE 1. ORIENTATIONS STRATÉGIQUES DE L’ENTREPRISE

Cette rubrique est segmentée par consultations relatives aux orientations stratégiques de l’entreprise et comprend :

1.1 Note d’information sur les orientations stratégiques

1.2 Note d’information sur les orientations stratégiques de la formation professionnelle

1.3 Rapport de l’expert (le cas échéant)

Cette rubrique contient l’ensemble des informations nécessaires à la préparation de la consultation obligatoire du CSE.

RUBRIQUE 2. SITUATION ECONOMIQUE ET FINANCIERE

Cette rubrique est segmentée de la manière suivante :

2.1 Rapport mensuel sur la situation économique et financière de la SAPESO

2.1.1 Diffusion payée par canal (mois et cumul)

2.1.2 Publicité (mois et cumul)

2.1.3 Exploitation (cumul)

2.1.4 Investissements

2.1.5 Trésorerie

2.2 Rapport trimestriel sur la production et l’emploi

2.2.1 Résultat courant cumulé

2.2.2 Situation financière (compte résultat gestion)

2.2.3 Evolution générale des commandes

2.2.4 CA pub PQR SOP par nature

2.2.5 Effectifs par catégorie et par type de contrat

2.2.6 Répartition des CDD par motif

2.2.7 Cotisations URSSAF

2.2.8 Heures supplémentaires, repos travaillés, cumul heures supplémentaires et repos travaillés

2.2.9 Informations relatives aux conditions de production

2.2.10 Produits Agence

2.2.11 Bilan Terre de vins

2.2.12 Suivi des piges internes et externes

2.3 Rapport annuel sur la situation économique et financière de la SAPESO

2.3.1 Réel A

2.3.2 Budget A+1

2.4 Rapport annuel de l’expert

2.5 Fonds propres, endettement et impôts

2.5.1 Capitaux propres de l’entreprise

2.5.2 Endettement

2.5.3 Impôts et taxes

2.5.4 Emprunts

2.5.5 Amortissements matériels et immatériels

Cette rubrique contient l’ensemble des informations nécessaires à la préparation de la consultation obligatoire du CSE.

RUBRIQUE 3. POLITIQUE SOCIALE, CONDITIONS DE TRAVAIL ET EMPLOI

Cette rubrique est segmentée de la manière suivante :

3.1 Emploi

3.1.1 Effectifs total au 31.12 par catégorie et par sexe

3.1.2 Répartition de l’effectif par âge (pyramide des âges)

3.1.3 Répartition de l’effectif selon l’ancienneté

3.1.4 Répartition de l’effectif par catégorie et par type de contrat

3.1.5 Travailleurs extérieurs

3.1.6 Embauches par catégorie, sexe et type de contrat

3.1.7 Départs par catégorie, sexe et motif de départ

3.1.8 Stagiaires

3.1.9 Taxe d’apprentissage

3.2 Rémunérations et charges accessoires

3.2.1 Rémunérations annuelles totales (hors direction générale)

3.2.2 Rémunérations mensuelles moyennes par catégorie professionnelle et par sexe

3.2.3 Hiérarchie des rémunérations

3.2.3.1 Montant global des 10 rémunérations les plus élevées

3.2.3.1 Rapport entre la moyenne des rémunérations des Cadres et la moyenne des rémunérations des ouvriers

3.2.4 Coût de l’intérim

3.2.5 Coût des entreprises extérieures

3.2.6 Charges salariales globales

3.3 Conditions de travail - Santé et sécurité au travail

3.3.1 Durée et aménagement du temps de travail :

3.3.1.1 Répartition des effectifs selon la durée du travail et les différentes formes de temps partiel par sexe

3.3.1.2 Travail de nuit

3.3.2 Congés : répartition par catégorie professionnelle et par sexe des différents types de congés (congé sabbatique, congé maternité, congé parental, congé adoption et congé paternité)

3.3.3 Nombre de travailleurs handicapés

3.3.4 Travailleurs inaptes

3.3.5 Absentéisme

3.3.6 Accidents de travail et de trajet :

3.3.6.1 Taux de fréquence, taux de gravité et analyse des AT

3.3.6.2 Maladies professionnelles

3.3.7 Expositions aux risques et facteur de pénibilité :

3.3.7.1 Répartition des effectifs selon exposition aux risques et facteurs de pénibilité par sexe

3.3.7.2 Prévention de la pénibilité

3.3.8 Médecine du travail :

3.3.8.1 Nombre de visites médicales réalisées

3.3.8.2 Examens cliniques complémentaires

3.3.8.3 Actions sur le milieu de travail

3.3.8.4 Activité du service médical (nombre de soins et contraintes liées à la charge mentale)

observations sur les nouveaux produits utilisés

3.3.9 Activité de la CSSCT

3.3.9.1 Réunions de la CSSCT

3.3.9.2 Visites trimestrielles des restaurants d’entreprise

3.3.9.3 Visites des locaux

3.3.9.4 Plans de prévention

3.3.9.5 Recours à expert

3.3.9.6 Mise en oeuvre de la procédure prévue en cas de danger grave et imminent

3.3.9.7 Exercices d’évacuation / exercices incendie

3.3.10 Rapport annuel des actions réalisées par la SAPESO en matière de santé et de sécurité au travail (A-1) et programme annuel de prévention (A)

3.3.11 Dépenses en matière de sécurité et actions de formation de sécurité réalisées

3.3.12 Bilan des négociations avec un médiateur

3.3.13 Bilan de l’utilisation de la Charte RPS

3.3.14 Bilan de l’activation de so-alerte@sudouest.fr

3.4 Activités sociales du CSE

3.4.1 Approbation des comptes (A-1)

3.4.2 Budget prévisionnel de dépenses du CSE (A)

3.4.3 Remboursement des frais de garde

2. Les informations ponctuelles du CSE

Cette rubrique comprend les documents supports aux informations ponctuelles du CSE.

3. Les informations “périphériques”

RUBRIQUE 1. ACCORDS D’ENTREPRISE

Cette rubrique contient l’ensemble des accords d’entreprise à durée déterminée et à durée indéterminée de la SAPESO, classés par thème et/ou par secteur.

RUBRIQUE 2. NÉGOCIATIONS OBLIGATOIRES D’ENTREPRISE

Cette rubrique est segmentée de la manière suivante :

2.1 Procès-verbaux d’accord ou de désaccord

2.2 Documents concernant la négociation du bloc 1 des NOE

2.2.1 Documents concernant la négociation sur les salaires

2.2.2 Documents concernant la négociation sur le temps de travail

2.2.3 Documents concernant la négociation sur l’épargne salariale

2.3 Documents concernant la négociation du bloc 2 des NOE

2.3.1 Documents concernant la négociation sur la qualité de vie au travail

2.3.2 Documents concernant la négociation sur l’égalité professionnelle

2.3.3 Documents concernant la négociation sur les mesures permettant de lutter contre toute discrimination en matière de recrutement, d’emploi et d’accès à la formation professionnelle

2.3.4 Documents concernant la négociation sur les mesures relatives à l’insertion professionnelle et le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés

2.3.5 Documents concernant la négociation sur le régime de prévoyance et des frais de soins santé

2.3.6 Documents concernant la négociation sur l’exercice du droit d’expression directe et collective des salariés

2.3.7 Documents concernant la négociation sur le droit à la déconnexion

2.3.8 Documents concernant la négociation sur les mesures visant à améliorer la mobilité des salariés entre leur lieu de résidence habituelle et leur lieu de travail

RUBRIQUE 3. FORMATION PROFESSIONNELLE

Cette rubrique est segmentée de la manière suivante :

3.1 Plan de formation

3.1.1 Programme pluriannuel de formation A+1

3.1.2 Point sur le plan de formation A

3.1.3 Bilan du plan de formation A-1

3.2 Indicateurs formation professionnelle

3.2.1 Nombre de CPF

3.2.2 Nombre de CPF transition

3.2.3 Point sur l’accueil des contrats en alternance

3.2.4 Volume d’heures de formation par secteur, par catégorie professionnelle et par sexe

3.2.5 Effectif formé par secteur, par catégorie professionnelle et par sexe

3.2.6 Répartition des formations par sexe et par temps de travail (temps complet / temps partiel)

3.2.7 Répartition des formations par sexe et par nature de la formation (actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans

l’entreprise / actions de développement des compétences des salariés / formations diplômantes et/ou certifiantes)

3.2.8 Répartition par sexe du nombre de salariés n’ayant suivi aucune formation depuis 2 ans

3.2.9 Pourcentage de formations suivies sur le lieu de travail (interne) et hors lieu de travail (externe)

RUBRIQUE 4. CONDITIONS DE TRAVAIL (SANTÉ AU TRAVAIL)

Cette rubrique comprend les documents confidentiels nécessaires à l’exercice de la mission de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail.

B - Périodicité des informations

Les parties conviennent que les informations contenues dans les rubriques de la BDES portent sur les deux années précédentes et l’année en cours, et intègrent, dès lors qu’elles peuvent être envisagées, des perspectives sur les trois années suivantes sous forme de données chiffrées ou, à défaut, de grandes tendances.

C - Actualisation des informations

La BDES constitue un outil et une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations aux destinataires identifiés à l’article III-B.

Sa mise à jour est par nature dynamique. Certaines données peuvent présenter un caractère définitif, telles que celles déclarées pour les années N-2, voir N-1. D’autres données sont périodiquement ou régulièrement mises à jour.

Cette mise à jour est confiée aux administrateurs désignés, membres de la Direction des Ressources Humaines.

Les utilisateur(rice)s de la BDES sont informé(e)s de l’actualisation de ces informations par email dans le cadre d’un système d’alerte intégré dans la base informatique.

Dans le cadre des procédures de consultation obligatoire, les représentants du personnel sont informés spécifiquement de la mise à disposition des documents dans la BDES.

Le CSE est réputé avoir donné un avis négatif une fois expiré un délai de 2 mois à compter de la mise à disposition des documents dans la BDES.

Les informations et documents qui n’auront pas été portés à la connaissance des représentants du personnel au moins 48 heures ouvrées avant la date prévue pour la réunion seront remis en séance et devront être logotés “documents remis en séance”. Dans ce cas, le délai de 2 mois fixé ci-dessus commencera à courir à compter de la date de cette réunion.

III - MODALITÉS D'ACCÈS, DE CONSULTATION ET D’UTILISATION DE LA BDES

A - Fonctionnement

Les parties conviennent que la BDES est accessible aux seules personnes habilitées à la consulter identifiées ci-dessous.

Elle est accessible en version dématérialisée en tout lieu, au moyen d’une connexion Internet.

L’accès à la BDES est permanent, sauf dans l’hypothèse de problèmes techniques ou d’opérations de maintenance qui seront, dans la mesure du possible, portées à la connaissance des utilisateur(rice)s dans un délai raisonnable.

Les documents déposés sous format EXCEL et PDF y sont librement consultables.

Lors du téléchargement, un filigrane s’incrustera automatiquement avec le nom de la personne à l’origine du téléchargement. Le filigrane “confidentiel” pourra également être incrusté sur les documents ou données présentés comme tels par la Direction dans les conditions déterminées ci-après.

B - Habilitations

Les parties conviennent que l’intégralité de la BDES est accessible aux :

- Membres du CSE, élu(e)s titulaires et suppléant(e)s et représentant(e)s syndicaux(ales) aux CSE

- Membres de la commission Santé, Sécurité et conditions de Travail

- Membres élus des commissions du CSE

- Délégué(e)s Syndicaux

- Représentant(e)s des Sections Syndicales

à l’exception des informations contenues dans la rubrique 4 des informations périphériques (conditions de travail et santé au travail) qui sont confidentielles au regard de leur nature sensible et qui ne sont accessibles qu’aux membres titulaires et suppléants de la CSSCT.

Conformément aux dispositions légales, un accès à la BDES sera donné à l’inspection du travail dont dépend le siège social de la SAPESO.

Les droits d’accès sont attribués par la Direction des Ressources Humaines et ouverts dès le début du mandat.

Ils cesseront à la fin des mandats, quelle qu’en soit l’origine (rupture du contrat de travail engendrant la fin du mandat, démission du seul mandat de représentant du personnel, ...).

C - Evolutions de la BDES

Les parties conviennent que la Direction est responsable de la mise en œuvre de la BDES et de ses évolutions.

Etant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.

Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.

La Direction pourra en conséquence décider de modifier le support informatique hébergeant la BDES, sans que cela ne remette en cause la validité de l’accord.

Ces évolutions dès lors qu’elles seront significatives seront portées à la connaissance des utilisateur(rice)s.

D - Devoir de discrétion et confidentialité des documents

Les parties conviennent que l’accès à la BDES s’accompagne pour les personnes y ayant accès d’une obligation de discrétion portant sur les informations qui y sont mentionnées.

A cet effet, une charte sera signée avant l’accès aux données par tout utilisateur(rice). Cette charte figure en annexe n°1 du présent accord.

Un identifiant et un mot de passe seront attribués individuellement et resteront strictement personnels. Ils ne sauraient être communiqués à un tiers.

Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel seront présentées comme telles par la Direction. La durée du caractère confidentiel de ces informations sera précisée sur le document.

Les documents présentant un caractère fort de confidentialité au regard de la nature sensible ou personnelle des données y figurant comporteront au moment de la consultation et de l’impression une mention « strictement confidentiel ».

Le niveau de confidentialité des documents sera, le cas échéant, requalifié en séance entre la Direction de la SAPESO et les membres du CSE.

IV - DISPOSITIONS FINALES

A - Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er janvier 2020.

Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article IV-C ci-après.

B - Révision

Toute disposition du présent accord pourra faire l’objet d’une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l’établissement d’un avenant conformément aux dispositions de l’article L 2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision devra être notifiée par tous moyens à l’ensemble des signataires. Une réunion devra être organisée à la prochaine date utile afin d’examiner les suites à donner à cette demande.

C - Dénonciation

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois (3) mois. Dans ce cas, la Direction et les partenaires sociaux signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

D - Suivi de l’accord

Un bilan de l’application du présent accord sera établi à la fin de la première année de mise en œuvre du présent accord et sera soumis aux Représentants du personnel ainsi qu’aux parties à la négociation de l’accord.

E - Dépôt et publicité

Un exemplaire du présent accord sera établi à l'attention de chaque partie signataire et notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Conformément à l’article L 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans la base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne sur le site officiel de Légifrance. Le présent accord en version intégrale signée ainsi que la version publiable anonymisée du présent accord seront déposés par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords qui transmettra ensuite ces documents à la DIRECCTE de Nouvelle Aquitaine.

Un exemplaire supplémentaire sera déposé en version papier au greffe du Conseil de Prud'hommes de Bordeaux.

Fait à Bordeaux, le 18 décembre 2019 en 4 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie

Les Organisations Syndicales La Direction

…..

…….

ANNEXE 1 - Charte de Confidentialité

ANNEXE 1 – Charte de confidentialité

CHARTE DE CONFIDENTIALITÉ

L’ensemble des personnes ayant accès à la base de données économiques et sociales est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des documents et informations qui y sont contenues.

La confidentialité pourra également être demandée aux élus pour une durée déterminée concernant des données ou des documents présentés expressément comme “confidentiels” par la Direction.

Il est rappelé qu’une obligation stricte de confidentialité est impérative lorsque des problématiques individuelles sensibles des salariés sont mentionnées dans des documents mis à disposition via la base de données économiques et sociales.

Plus largement, les personnes ayant accès à la base de données s'engagent à ne pas divulguer ou communiquer, ni à utiliser directement ou indirectement, les informations de la Base de Données à des fins pouvant porter atteinte aux intérêts de l'entreprise ou ne correspondant pas à l'exercice normal du (ou des) mandat (s) détenu(s) par le représentant du personnel.

Le respect de cette obligation est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la Direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

Il est important de rappeler une nouvelle fois que la base de données a pour seul objectif de faciliter l’appropriation et l’exploitation par les élus des données économiques et sociales de l'Entreprise.

La Charte de confidentialité ne doit pas faire obstacle au respect de l’exercice du mandat des représentants du personnel.

Je soussigné(e), Madame/Monsieur ......................................................., déclare avoir pris connaissance des règles de confidentialité ci-dessus et m’engage à les respecter.

Fait à .................................. le ...................................

Signature :