Avenant n°1

A L’ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LE TELETRAVAIL

Avec effet au 1^er janvier 2021

ENTRE LES SOUSSIGNES

L’UES GROUPE COFIME, représentée par XXXX, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité par les sociétés composant l’UES aux fins de signer les présentes.

Ci-après dénommée « l’entreprise »

d’une part,

ET :

L’ensemble des membres élus titulaires du Comité social et économique de l’UES GROUPE COFIME, en l’absence d’organisation syndicale représentative,

Ci-après dénommé « les membres élus titulaires du CSE »

d’autre part,

Table des matières

PREAMBULE 3

TITRE I. DEFINITION 3

TITRE II. CHAMP D’APPLICATION 3

TITRE III. CONDITIONS D’ACCES 3

I. COMPATIBILITE DES FONCTIONS 3

II. CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL OCCASIONNEL 4

III. CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL REGULIER 4

TITRE IV. MISE EN PLACE ET FIN DU TELETRAVAIL 5

I. FORMALISATION DU TELETRAVAIL 5

1. Formalisation du télétravail occasionnel 5

2. Formalisation du télétravail régulier 5

II. MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL REGULIER 6

III. MODIFICATION OU SUSPENSION TEMPORAIRE DU TELETRAVAIL REGULIER 7

IV. REVERSIBILITE 7

V. CHANGEMENT DE SITUATION 7

VI. FIN DU TELETRAVAIL 7

TITRE V. TEMPS ET CHARGE DE TRAVAIL 7

TITRE VI. MESURES D’ACCOMPAGNEMENT DU TELETRAVAIL REGULIER 7

I. GUIDE D’UTILISATION SUR LE TELETRAVAIL 7

II. MAINTIEN DU LIEN SOCIAL 7

III. ENTRETIEN DE SUIVI 7

TITRE VII. ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE 8

I. CONFORMITE DES INSTALLATIONS ET DES LIEUX 8

II. MISE A DISPOSITION DE L’EQUIPEMENT 8

III. CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES 8

TITRE VIII. SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL 9

I. ACCIDENT DU TRAVAIL 9

II. ARRET DE TRAVAIL 9

III. VISITE DU LIEU 9

TITRE IX. PRISE EN CHARGE FINANCIERE PAR L’EMPLOYEUR 9

I. TICKETS RESTAURANT 9

II. INDEMNITE DE TELETRAVAIL 9

TITRE X. EGALITE DE TRAITEMENT 9

TITRE XI. DISPOSITIONS FINALES 10

PREAMBULE

Pour répondre à la demande des salariés d’assouplir certaines dispositions du télétravail, les parties se sont retrouvées pour négocier et signer le présent avenant à l’accord d’entreprise sur le télétravail signé le 26 novembre 2018 entre la direction et les élus titulaires du CSE.

La Direction a informé les élus de son intention de négocier l’avenant le 14 septembre 2020. En l’absence de mandatement d’un élu titulaire par une organisation syndicale, la négociation a été menée avec l’ensemble des élus titulaires du CSE.

Cet avenant répond aux dispositions prévues par les articles L.1222-9 et suivant du code du travail, dans leur version issue de l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017 et de la loi n°2018-217 du 29 mars 2018.

DEFINITION

(Maintenu en l’état)

CHAMP D’APPLICATION

(Maintenu en l’état)

CONDITIONS D’ACCES

En dehors des circonstances exceptionnelles visées par la loi, notamment en cas de menaces d’épidémie pour lesquelles la mise en œuvre du télétravail peut être imposée par l’employeur à tous les salariés, le télétravail revêt un caractère volontaire.

Tout salarié peut bénéficier à sa demande du télétravail, dès lors qu’il remplit les conditions d’accès ci-dessous:

• ses fonctions sont compatibles (voir I ci-dessous) ;

• les conditions d’éligibilité sont remplies (voir II et III ci-dessous) ;

• les conditions d’organisation matérielle et technique requises sont réunies (voir titre VII du présent accord) ;

• il est capable de travailler de façon isolée et autonome.

En cas de mise en place du télétravail imposé par l’employeur pour circonstances exceptionnelles, l’employeur sera libre de déterminer les conditions d’accès qu’il juge adéquates.

COMPATIBILITE DES FONCTIONS

Compte tenu des spécificités de ce mode d'organisation, le télétravail est ouvert à des fonctions :

• Dont les taches sont réalisables à distance ;

• Dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement.

• Dont les dossiers sont suffisamment dématérialisés pour éviter le transport des documents papier.

Ainsi, la compatibilité des fonctions avec le télétravail est appréciée notamment au regard :

• Des contraintes techniques et de la maîtrise des outils utilisées au quotidien (accès aux outils informatiques, données, documents ou équipements) ;

• Des impératifs de sécurité des équipements matériels ;

• De la nécessité d'une présence physique dans les locaux (interactions humaines, interventions sur sites, présence par rapport à la clientèle…) ;

• De l’organisation du service (nombre de salariés déjà en télétravail ou travaillant à temps partiel, ancienneté de l’équipe, …).

CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Le télétravail occasionnel est admis, dès lors que les fonctions sont compatibles, afin de prendre en compte les situations inhabituelles ou d’urgence, telles que notamment :

• Une grève de transport ;

• Des conditions météorologiques entraînant des problèmes sur les routes (neige, verglas …) ;

• Un épisode de pollution ;

• Une épidémie ;

• La gestion de dossiers urgents nécessitant une concentration particulière ;

• Une femme enceinte sur recommandation temporaire du médecin, hors arrêt maladie ;

• Un déplacement professionnel ;

• Etc.

Ne pourront pas bénéficier du télétravail occasionnel, les salariés suivants :

• Les salariés ayant une ancienneté inférieure à 3 mois au sein de l’entreprise afin d’être sûr que l’intégration est achevée (connaissance des procédures, formation aux outils, intégration au sein des équipes etc…), sauf dérogation accordée par le responsable hiérarchique ;

• Des stagiaires et alternants car leur présence au sein des équipes de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL REGULIER

Est éligible au télétravail régulier, tout salarié :

• Titulaire d’un contrat à durée indéterminée, ayant une ancienneté minimale de 6 mois dans l’entreprise, dès lors que sa fonction est compatible avec le télétravail au sens du présent accord.

• Dont les dossiers sont dématérialisés ou dématérialisables

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans la fonction occupée et ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché ;

• Faisant preuve d’une organisation personnelle efficace, d’une bonne gestion de son temps de travail (capacité à s’organiser seul) ;

• Sachant communiquer efficacement avec le responsable hiérarchique, les collègues, les clients et tout interlocuteur habituel ;

• Disposant d’une capacité à rendre compte de son activité.

Le salarié à temps partiel peut également bénéficier du télétravail, dès lors qu’une fois le télétravail mis en œuvre, il reste présent sur site au moins deux journées de travail par semaine ou son équivalent en demi-journées.

La possibilité pour les responsables hiérarchiques d’effectuer du télétravail sera évaluée au cas par cas.

En cas de demandes multiples de salariés remplissant les conditions d’éligibilité au sein d’un même service, le responsable hiérarchique pourra être contraint d’arbitrer, en collaboration avec la direction des ressources humaines, sur la base de critères tels que :

• Situation de handicap reconnue ;

• État de santé nécessitant un aménagement des conditions de travail ;

• Temps et conditions de trajet entre le domicile et le lieu de travail.

Il est rappelé que ces critères de priorité ne s’appliquent que pour les salariés remplissant les conditions d’éligibilité au télétravail telles que définies dans les paragraphes ci-dessus.

MISE EN PLACE ET FIN DU TELETRAVAIL

FORMALISATION DU TELETRAVAIL

Formalisation du télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel sera mis en œuvre à l’initiative du salarié, sous réserve de remplir les conditions d’accès.

Le salarié qui exprime le souhait de recourir au télétravail occasionnel devra recueillir l’accord de son responsable hiérarchique.

Formalisation du télétravail régulier

Demande du salarié

Le télétravail régulier est mis en œuvre sous réserve de remplir les conditions d’accès exposé au Titre III.

La demande est effectuée par le salarié en complétant le formulaire interne « demande de télétravail régulier ». Le salarié transmet sa demande par tout moyen à son responsable hiérarchique.

Le salarié joint à sa demande les documents requis par le formulaire et notamment :

• L’attestation de conformité du domicile aux exigences internes (espace de travail dédié, installation électrique conforme, connexion internet suffisante : cf. Annexe 1).

• L’attestation d’assurance habitation couvrant le télétravail.

• Une photographie de son espace de travail à son domicile, pour s’assurer des conditions de travail similaires à celles assurées dans l’entreprise.

Une visite au domicile du salarié pourra être décidée, en accord avec le salarié, pour s’assurer de la conformité de ses équipements et installations.

Entretien(s) de faisabilité et d’organisation

Un ou plusieurs entretiens préalables à l’acceptation du télétravail seront organisés entre le responsable hiérarchique, le responsable Pôle Métier, le Service Informatique et les Ressources Humaines de sorte à échanger sur l’opportunité et les modalités d’organisation du télétravail, dans le cadre de l’étude de faisabilité.

Les modalités d’organisation retenues suite à un entretien entre le salarié et son responsable hiérarchique sont indiquées dans le formulaire interne prévu à cet effet.

Délai de réponse

La décision d’accepter ou non le télétravail, devra être prise par le responsable hiérarchique, en accord avec le pilote métier, dans un délai maximum de deux mois à compter de la date de réception de la demande.

Lorsque le télétravail est proposé à l’initiative de l’employeur, le salarié devra également répondre dans le délai de deux mois.

Acceptation de la demande

L’accord du salarié et de l’entreprise sur la mise en œuvre du télétravail sera acté sur le formulaire interne signé par le responsable hiérarchique, le responsable Pôle Métier, la Direction des Ressources humaines et le service informatique.

La mise en place du travail sera confirmée par la signature d’un avenant au contrat de travail, afin de mettre à jour la clause sur le lieu de travail.

Rejet de la demande

En cas de rejet de la demande de télétravail :

• Le refus devra impérativement être motivé.

• La mise en place du télétravail pourra de nouveau être étudiée en cas d’évolution de la situation, sur proposition de l’une ou l’autre des parties.

MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL REGULIER

Le télétravail régulier est limité à une journée par semaine ou son équivalent en demi-journées.

Le télétravail régulier peut être organisé pour une période déterminée ou indéterminée.

Le choix du jour de télétravail sur la semaine est réalisé d’un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique. Ce jour peut être modifié pour une durée indéterminée à tout moment d’un commun accord avec le responsable, sous réserve de le formaliser auprès du service des ressources humaines.

A titre d’information, lorsque le télétravail est imposé par l’employeur dans le cadre de circonstances exceptionnelles, le nombre de jours peut être augmenté au-delà d’un jour par semaine, sur une période déterminée. La fixation des jours de télétravail pourra également donner lieu à une formalisation à la demande du responsable hiérarchique.

MODIFICATION OU SUSPENSION TEMPORAIRE DU TELETRAVAIL REGULIER

Chacune des deux parties peut modifier ou suspendre unilatéralement et provisoirement le télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine, si l’organisation du travail l’exige.

La suspension peut notamment intervenir à l’occasion des faits suivants :

• Nécessité d’un travail sur site (réunion, RDV client, formation, séminaire etc.) ;

• Déplacement professionnel (RDV client, séminaire, formation, etc). ;

• Danger grave et imminent ;

• Indisponibilité temporaire du matériel ;

• Circonstances exceptionnelles personnelles ;

• Etc.

Les journées de télétravail suspendues ne peuvent donner lieu à un crédit cumulé ou à un report.

La direction des ressources humaines doit être systématiquement informée de cette suspension.

REVERSIBILITE

(Maintenu en l’état)

CHANGEMENT DE SITUATION

(Maintenu en l’état)

FIN DU TELETRAVAIL

(Maintenu en l’état)

TEMPS ET CHARGE DE TRAVAIL

(Maintenu en l’état)

MESURES D’ACCOMPAGNEMENT DU TELETRAVAIL REGULIER

GUIDE D’UTILISATION SUR LE TELETRAVAIL

(Maintenu en l’état)

MAINTIEN DU LIEN SOCIAL

(Maintenu en l’état)

ENTRETIEN DE SUIVI

(Maintenu en l’état)

ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE

CONFORMITE DES INSTALLATIONS ET DES LIEUX

(Maintenu en l’état)

MISE A DISPOSITION DE L’EQUIPEMENT

Au titre du télétravail régulier, chaque salarié bénéficiera d'un équipement informatique adapté.

A se demande, un ordinateur pourra lui être fourni par l’entreprise.

Il disposera de l'accès à distance à ses applications de travail. Le télétravailleur prend soin de l'équipement ou des outils informatiques confiés.

Dans le cadre des communications, le salarié se connectera pendant l’intégralité de ses plages de disponibilité au logiciel de téléphonie et de messagerie mis en place au niveau de l’entreprise (par exemple Skype).

Pour les communications hors logiciel, le salarié donnera son autorisation pour que son téléphone privé soit utilisé à des fins professionnelles pour la mise en œuvre du télétravail, dans les conditions suivantes :

• Les appels entrants à l’attention du salarié seront transférés par le standard ou par le biais d’un renvoi d’appel sur le téléphone du salarié, de sorte à masquer le numéro de téléphone du salarié.

• Les appels sortants émanant du salarié seront réalisés par la ligne privée, à charge pour le salarié de masquer son numéro.

En cas de problème technique, le télétravailleur contacte immédiatement le service informatique pour un dépannage à distance. En cas d’impossibilité, le salarié informe son responsable hiérarchique afin de convenir des modalités de poursuite du travail (suspension temporaire et/ou retour dans les locaux de l’entreprise). Si le matériel doit être remplacé, il le sera dans les meilleurs délais.

CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés dans la charte informatique de l’entreprise, dont un exemplaire lui a été remis et qui est consultable sur l’intranet du groupe.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les informations de l'entreprise qui pourraient être portées à sa connaissance dans l'exercice de son activité. Il s’engage notamment à n’utiliser que des connexions internet sécurisées.

SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

(Maintenu en l’état)

ACCIDENT DU TRAVAIL

(Maintenu en l’état)

ARRET DE TRAVAIL

(Maintenu en l’état)

VISITE DU LIEU

L'entreprise doit pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Ainsi, l'entreprise et le CSE peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s'exerce le télétravail. Une telle démarche ne pourra être effectuée qu'avec l'accord écrit préalable du télétravailleur et en sa présence. S'il y a un risque identifié par le CSE, le salarié devra se mettre en conformité pour permettre la poursuite du télétravail.

PRISE EN CHARGE FINANCIERE PAR L’EMPLOYEUR

TICKETS RESTAURANT

(Maintenu en l’état)

INDEMNITE DE TELETRAVAIL

L’entreprise ne fournit, ni ne prend en charge les coûts liés à l’installation destinée au travail à domicile occasionnel (le mobilier, l’imprimante, ou autre matériel, la ligne téléphonique, la connexion haut débit ou toute autre dépense).

Les frais engagés par le collaborateur pour exercer son activité en télétravail régulier seront compensés par le versement d’une indemnité forfaitaire de 10 € bruts par mois complet de télétravail, quel que soit le nombre de jours télé-travaillés dans le mois.

Compte tenu de la mise à disposition d’un bureau dans les locaux de l’entreprise, parallèlement à la situation de télétravail, il n’est dû aucune indemnité compensant la sujétion résultant de l’occupation du domicile privé à des fins professionnelles.

EGALITE DE TRAITEMENT

(Maintenu en l’état)

DISPOSITIONS FINALES

DURÉE ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1^er novembre 2018. Les dispositions issues de l’avenant n°1 s’appliquent quant à elle à compter du 1^er janvier 2021.

NOTIFICATION, PUBLICITE ET DEPÔT

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne Téléaccords.

Il sera également remis en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes de Colmar.

SUIVI DE L’ACCORD

(Maintenu en l’état)

INFORMATION ET COMMUNICATION

(Maintenu en l’état)

REVISION

(Maintenu en l’état)

DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires en respectant un préavis de 3 mois. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception.

Dans ce cas, les parties signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

L’UES ne sera plus tenue de maintenir les avantages du présent accord à compter de l'entrée en vigueur du nouvel accord et à défaut au terme d'un délai de survie d’un an, suivant l'expiration du délai de préavis.

Au terme du délai de survie, en l'absence d'accord de substitution, les salariés ne pourront prétendre au maintien d'avantages individuels acquis. Ils conserveront en revanche, une rémunération dont le montant annuel, pour une durée équivalente à celle prévue par leur contrat de travail, ne pourra être inférieur à la rémunération versée lors des douze derniers mois, en application du présent accord.

Fait en 4 exemplaires, à Colmar le 1^er décembre 2020

Pour l’UES GROUPE COFIME DRH Groupe

Pour le Comité social et économique Les membres élus titulaires