Accord d'entreprise "Procédure de recueil des signalements des lanceurs d'alerte" chez COURTANET (Siège)

Annexe au règlement intérieur

PROCÉDURE DE RECUEIL DES SIGNALEMENTS DES LANCEURS D’ALERTE

LES FURETS

PRÉAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique précisé par le décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l’État, il est institué au sein de la société COURTANET (ci-après « la Société ») une procédure de recueil des signalements des lanceurs d’alertes.

Ce dispositif de recueil des signalements s’inscrit dans un objectif d’une meilleure protection des lanceurs d’alerte. Il garantit la confidentialité et le respect des droits de chacun dans le traitement des informations dénoncées.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

La procédure ci-après définie s’applique aux signalements émis par les salariés ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels de la Société dans les cas suivants :

• un crime ou un délit ;

• une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement ;

• ou une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général.

Toute alerte étrangère à ces domaines ne sera pas traitée.

ARTICLE 2 : OBLIGATIONS DU LANCEUR D’ALERTE

Le lanceur d’alerte doit avoir eu personnellement connaissance des faits qu’il dénonce.

Le lanceur d’alerte doit révéler ou signaler les faits de manière désintéressée. Il doit agir de bonne foi.

ARTICLE 3 : CONFIDENTIALITÉ

3.1 Remarques générales relatives aux mesures de confidentialité

Le destinataire de l’alerte (ci-après dénommé « le référent ») traite le signalement qui lui est soumis en respectant un degré de confidentialité maximum à chaque étape de la procédure.

Afin d’assurer le respect de cette confidentialité, les mesures suivantes sont mises en place :

• Le lanceur d’alerte aura accès à un mode de communication sécurisé et confidentiel avec le référent ;

• Le référent conservera les informations et les renseignements dans un lieu sécurisé à accès restreint ;

3.2 Confidentialité de l’identité de l’auteur de l’alerte

L’identité de l’auteur de l’alerte est strictement confidentielle. Les éléments de nature à l’identifier ne peuvent être divulgués.

L’auteur de l’alerte est informé que son identité sera gardée confidentielle pendant toute la procédure.

3.3 Sanction

Le fait de divulguer des éléments confidentiels par le référent est pénalement sanctionné.

ARTICLE 4 : PROCÉDURE DE SIGNALEMENT DE L’ALERTE

4.1 Destinataire de l’alerte

L’alerte est transmise au DRH, dénommé le « référent ».

À cet effet, ce dernier est astreint à une obligation de confidentialité.

4.2 Formalisme de la saisine et informations à produire

Les données et informations sont transmises par l’émetteur de l’alerte au référent par courrier remis en main propre/saisine orale avec signature d’une décharge ou par courrier recommandé.

Le signalement doit être circonstancié et préciser la date des faits dénoncés, le lieu, la ou les personnes en cause et la description détaillée du manquement dénoncé. Il est accompagné de tout document de nature à étayer la réalité du signalement.

À défaut, le signalement pourrait être considéré comme insuffisant et ne pas être traité.

Son auteur en sera alors averti par écrit.

Seuls seront pris en compte les faits, données ou informations formulés de manière objective, en rapport direct avec les domaines qui entrent dans le champ d’application défini à l’article 1 et strictement nécessaires aux opérations de vérification.

4.3 Suites données à l’alerte

Confirmation de réception de l’alerte

Le référent adresse sans délai un courrier à l’émetteur de l’alerte accusant réception de son signalement ou signe une décharge suite à remise de l’alerte.

L’auteur de l’alerte est informé du délai prévisible nécessaire à l’examen de la recevabilité de son signalement. Ce délai doit être raisonnable.

Examen préliminaire

Une fois recueillie, l’alerte donne lieu à un examen préliminaire afin de s’assurer, préalablement à toute enquête, de sa pertinence et de son adéquation avec le champ d’application de la procédure défini à l’article 1.

Si les faits signalés entrent dans le champ d’application de la procédure d’alerte, le ou les salariés concernés seront informés dès l’enregistrement de l’alerte qu’ils font l’objet d’une telle procédure par lettre recommandée avec accusé de réception.

L’auteur de l’alerte pourra être convoqué pour être entendu sur les circonstances et les faits qu’il dénonce et apporter, le cas échéant, des compléments d’information concernant son signalement.

L’entretien avec l’auteur du signalement se déroulera dans des conditions lui garantissant une stricte confidentialité.

Enquête

Lorsque l’alerte relève du champ d’application précisé à l’article 1, les informations collectées par le destinataire de l’alerte seront transmises à la Direction de la société et/ou toute autre personne habilitée qui procèdera à une enquête.

L’enquête devra être réalisée dans un délai raisonnable qui n’excède pas 2 mois.

Issue de l’enquête

À l’issue de l’enquête, un rapport est établi.

L'auteur du signalement et les personnes visées par celui-ci sont informés de la clôture de l’enquête et des suites qui y sont données.

L’employeur peut décider :

1. d’initier une procédure disciplinaire et/ou judiciaire à l’encontre de la ou les personne(s) visée(s) par l’alerte ;

2. de ne pas donner suite à l’alerte.

ARTICLE 5 : PROTECTION DU LANCEUR D’ALERTE

5.1 Irresponsabilité pénale du lanceur d’alerte

Le lanceur d’alerte n’est pas pénalement responsable lorsque les informations qu’il divulgue portent atteinte à un secret protégé par la loi dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause et qu’elle intervient dans le respect des procédures de signalement.

Toutefois, le principe d’irresponsabilité pénale ne s’applique pas pour les trois secrets suivants : le secret de la défense nationale, le secret médical et le secret des relations entre un avocat et son client.

5.2 Protection contre les représailles professionnelles

Le lanceur d’alerte ne peut être écarté d’une procédure de recrutement ou de l’accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, il ne peut être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d’intéressement ou de distribution d’actions, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé une alerte.

Le bénéfice de cette protection est conditionné au respect des procédures de signalement et notamment des obligations du lanceur d’alerte exposées à l’article 2 de la présente annexe.

ARTICLE 6 : CONSERVATION DES DONNÉES COLLECTÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La Direction de la société s’engage à faire assurer la collecte et le traitement des données à caractère personnel transmises par le lanceur d’alerte dans des conditions conformes à la loi et aux règles définies par la CNIL.

Lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont détruites ou archivées dans un délai de deux mois à compter de la clôture de l’enquête.

ARTICLE 7 : PUBLICITÉ ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Conformément aux prescriptions des articles L.1321-4 et R1321-1 à R.1321-4 du code du travail, la présente annexe au règlement intérieur a été :

• Communiquée en deux exemplaires à l’inspecteur du travail, le 4 mai 2018;

• Déposée au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes de Paris, le 4 mai 2018;

• Affichée dans les locaux de l’entreprise sur les panneaux réservés à cet effet, le 4 mai 2018.

Elle a été préalablement soumise à la Délégation Unique du Personnel le 19 février 2018.

La présente annexe entrera en vigueur le 4 juin 2018, soit au moins 1 mois après l'accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et de publicité.

Les modifications et adjonctions apportées au présent document feront l'objet des mêmes procédures de consultation, de communication et de publicité.

Fait et affiché à Paris, le 4 mai 2018.

Pour COURTANET (LesFurets.com)