Charte du télétravail dans le cadre d’une expérimentation

Préambule

Gedia a souhaité ouvrir les discussions sur le travail à distance, conscient de la nécessité d’accompagner et d’encadrer ces nouveaux modes d’organisation du travail, au bénéfice de l’institution et de ses salariés.

La charte proposée a été réalisée dans le cadre d’un groupe de travail au sein de notre fédération l’Uneleg avec l’appui d’un cabinet spécialisé.

Ces formes de travail à distance sont une réponse conjointe aux enjeux de qualité de vie au travail et de performance du salarié. Elles s’inscrivent dans la logique d’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Le travail à distance suppose une gestion du travail en bonne intelligence dans l’intérêt du télétravailleur, de l’équipe ou du service qui ne télétravaille pas et dans l’intérêt de l’institution.

Il est rappelé que doit être portée une attention particulière au déroulement de la carrière et au respect de la vie privée du télétravailleur.

Il est rappelé que la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie, ainsi que le sens commun des responsabilités, sont des facteurs clés de la réussite de l’expérimentation de la mise en place du télétravail et qu’il est nécessaire à cet égard de maintenir l’efficacité et la qualité du travail dans le cadre de cette nouvelle organisation du travail.

Cette charte s’appuie sur les dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de télétravail à la date de rédaction, et notamment :

• L’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 qui a transposé l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 ;

• La loi Warsmann du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit ;

• Les articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.

Les représentants du personnel ont été consultés sur la charte de télétravail lors de la réunion ordinaire du CSE du 17 juin 2021. La charte a été approuvée à l’unanimité.

L’expérimentation s’applique à compter du 1^er janvier 2022 pour une durée de 1 an, date à partir de laquelle les salariés pourront transmettre leur demande. La mise en œuvre du télétravail débutera à partir de la fin des mesures exceptionnelles liées à la pandémie du Covid-19. Tout au long de cette expérimentation, des bilans provisoires pourront être effectués avec les salariés concernés. Un bilan définitif de l’expérimentation sera établi.

1. Périmètre et durée de la charte

L’objet de la charte est de définir le fonctionnement du travail à distance.

Cette charte ne concerne pas le travail à distance effectué pendant les déplacements professionnels encadrés par un ordre de mission ou pendant des réunions à l’extérieur.

1. Durée de la charte

Dans le cadre de la présente charte, il est convenu de mettre le télétravail en place au sein de Gedia à titre d’expérimentation pour une durée de 1 an à compter de la fin des mesures exceptionnelles liées à la pandémie du COVID-19. Elle cessera de plein droit de produire ses effets au 31 décembre 2022. Au terme de cette période de 1 an, un bilan sera effectué avec la Direction et le CSE. Une nouvelle charte à durée déterminée pourra être élaborée.

2. Suivi de la charte

En cas de modification de la législation ou des dispositions conventionnelles, la Direction procèdera aux adaptations rendues nécessaires et consultera les représentants du personnel (CSE).

LE TELETRAVAIL REGULIER

Selon l’article L1222-9 modifié du Code du travail (Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, art.21), le télétravail se définit comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini au paragraphe précédent.

Le télétravail est effectué sur la base du volontariat du salarié. Il est planifié et effectué de manière régulière. Dans le cadre de cette charte, cette forme de télétravail sera appelée télétravail régulier.

1. Statut du télétravailleur

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs et individuels, des mêmes avantages légaux, que l’ensemble des salariés qui travaillent constamment dans les locaux. Il a notamment le même accès à la formation et aux possibilités d’évolution professionnelle, ainsi que le droit aux tickets restaurant pour les jours télétravaillés (source : www.urssaf.fr - Position sur l'attribution de titres-restaurant à un salarié exerçant son activité en télétravail du 08/09/2015).

Le règlement intérieur de l’entreprise s’applique pleinement au salarié en situation de télétravail. Il est soumis aux mêmes obligations que l’ensemble des salariés qui travaillent constamment dans les locaux. Le télétravailleur doit respecter les règles fixées par l’entreprise en matière de sécurité, en particulier informatique. Il doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées.

Le télétravailleur doit également respecter ses horaires habituels de travail, en conformité avec les durées maximales de travail et les repos obligatoires.

Les salariés en situation de handicap ont accès au télétravail dans les mêmes conditions. L’employeur mettra en place les mesures nécessaires pour adapter la mise en place du télétravail (aménagements identiques à ceux en place dans l’entreprise).

2. Conditions d’accès et d’éligibilité

   1. Postulat du volontariat

Le télétravail est effectué sur la base du volontariat. Il repose sur un principe d’acceptation mutuelle entre le collaborateur, son manager et la Direction.

L’initiative de la demande peut émaner du collaborateur. L’employeur peut également effectuer une proposition de télétravail au salarié sans pour autant pouvoir l’imposer.

La demande du salarié de télétravailler, en application de cette charte, peut être refusée par l'employeur qui doit alors motiver sa réponse.

2. Conditions relatives au poste occupé

La “télétravaillabilité” du poste occupé par le candidat au télétravail est appréciée selon les critères suivants :

• La configuration de l’équipe (taille) et l’activité du service concerné : nécessité de continuité de service ; fréquence et durée des déplacements ; proportion de travaux de veille, d’analyse et de rédaction de notes préparatoires, de compte-rendu de réunion, de PV par exemple ; degré d’interdépendance du collaborateur avec le collectif de travail ; etc. ;

• La nature du travail effectué par le salarié. A titre d’exemple, ne peuvent accéder au télétravail les salariés ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement à 100% dans les locaux de l’entreprise, ou sur des chantiers ou activités extérieures, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité de présence physique, ou les activités requérant l’utilisation quotidienne de flux papier.

  3. Conditions d’éligibilité liées au salarié

L’accès au télétravail est subordonné aux critères individuels cumulatifs d’éligibilité suivants :

• De manière générale, doit être évaluée préalablement la capacité du salarié en termes de savoir-faire et savoir-être à travailler à distance ;

• Son autonomie dans l’exécution de ses activités et dans la gestion de ses outils de travail ;

  • Type de contrat 

Le salarié doit être lié à Gedia par un contrat de travail à durée indéterminée permettant de respecter les critères d’ancienneté ci-dessous.

Compte-tenu du nécessaire accompagnement dans la structure, les salariés en contrats de professionnalisations, d’apprentissage, les stagiaires et les volontaires en Service civique ne peuvent pas prétendre au dispositif du télétravail.

• Critères d’ancienneté

Disposer d’une ancienneté minimale de 6 mois au sein de Gedia.

Disposer d’une ancienneté minimale de 3 mois dans le poste occupé au moment de la demande afin de garantir une période d’intégration dans l’entreprise et une connaissance suffisante des contours du poste de travail.

• Classification et encadrement d’équipe

L’ensemble des groupes de classification prévus au statut, peuvent prétendre au télétravail, sous réserve de disposer d’une autonomie suffisante.

Le statut du salarié, cadre ou non cadre, n’est pas un critère d’éligibilité.

4. Conditions techniques liées au domicile du salarié

Après avoir été informé des enjeux liés à sa santé et sa sécurité en situation de télétravail (remise d’une note de service, formation à la sécurité au travail, contenu du règlement intérieur), le salarié doit attester sur l’honneur que le lieu d’exécution du télétravail est conforme aux normes électriques et équipé d’un abonnement internet haut débit et qu’il dispose d’un espace dédié à son activité professionnelle.

Les justificatifs d’abonnement internet, d’assurance et l’attestation sur l’honneur doivent être transmis à la direction des ressources humaines.

3. Modalité de demande et de réponse

Si le salarié est à l’initiative de la demande, l'employeur peut la refuser même s'il remplit les conditions prédéfinies dans la charte. Cependant, il sera obligé de communiquer les raisons de ce refus au salarié.

En cas d'accord de principe, l'employeur peut inviter le salarié à prendre part à une formation interne relative au télétravail ou à se rapprocher d'un éventuel référent télétravail nommé au sein de l'entreprise. Il peut également organiser un entretien pour définir les modalités exactes du télétravail et signer un accord individuel avec le salarié.

L'employeur adresse un courrier de réponse au salarié qui a demandé à exercer ses missions en télétravail.

Un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ou la remise en main propre contre décharge permettent à l'employeur de conserver une trace de la réponse apportée au salarié.

4. Modalités d’organisation et condition de mise en œuvre

   5. L’organisation matérielle

La nature du matériel fourni par l’employeur est la suivante : un ordinateur portable sera mis à disposition du télétravailleur, s’il n’est pas déjà équipé de cet outil. Le service informatique assurera le paramétrage et la maintenance de ce matériel. Un casque individuel pourra être mis à disposition des salariés en télétravail. Le télétravail devra s’effectuer sur le matériel de Gedia.

Le salarié aura accès au serveur lui permettant de disposer de l’ensemble des données nécessaires dans le cadre de son travail. L’ordinateur sera doté des logiciels utiles aux fonctions du salarié.

Le matériel mis à disposition pour le télétravail doit être réservé à une utilisation strictement professionnelle. Le matériel ne doit en aucun cas être utilisé durant les périodes de suspension du contrat de travail (arrêt maladie, maternité, congés payés…).

Le télétravail s’exerce au domicile qui s’entend comme le lieu de résidence principale habituelle en France déclaré auprès de la Direction des Ressources Humaines. En cas de modification du domicile, le salarié doit prendre contact avec le service ressources humaines sans délai et la période de télétravail est suspendue jusqu’à garantir que le nouveau lieu de domicile remplisse les conditions imposées par cette charte.

Le collaborateur en télétravail doit prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Un représentant de l'employeur peut contrôler la conformité de son logement, sous réserve de l’accord préalable du salarié permettant d’organiser la visite.

Pour télétravailler, le collaborateur devra disposer d’une connexion internet de type ADSL ou fibre. Dans le cas de zone à faible débit, des solutions techniques acceptables seront étudiées. Le télétravailleur doit justifier de la souscription d’une assurance habitation et responsabilité civile Multirisques incluant le télétravail. L’employeur couvrira via sa propre police d’assurance l’extension de garantie liée à l’utilisation d’une partie de son habitation à des fins professionnelles.

Après avoir été informé des enjeux liés à sa santé et sa sécurité en situation de télétravail, le télétravailleur doit également fournir une attestation sur l’honneur confirmant que son logement est équipé d’un disjoncteur, d’une prise terre près de son espace de travail dédié et d’un détecteur de fumée.

Le salarié en télétravail reste soumis aux dispositions du règlement intérieur de l’entreprise, notamment aux règles générales de santé et de sécurité au travail.

6. Le déploiement opérationnel

Le télétravail s’effectue par journée entière, à raison de 2 jours maximum par semaine.

Chaque directeur de pôle ou service s’autorise à préserver des jours réguliers dans les locaux de Gedia, nécessaires au bon équilibre de l’organisation de son activité (réunion de service par exemple), en accord avec le service des ressources humaines. Il en informe chaque collaborateur du service.

Le choix du ou des jour(s) de télétravail est déterminé d’un commun accord entre le salarié et son manager en fonction de l’organisation du service. Ils décideront également des dossiers et activités pouvant être réalisés en télétravail.

Gedia et le télétravailleur s’engagent à ce que la charge de travail en lien avec la planification élaborée lors de la demande, la qualité du travail et les délais d’exécution soient évalués (reporting, point d’activités…). Le télétravailleur fournira toutes précisions utiles pour la bonne appréciation de l’avancement des dossiers, activités ou tâches.

Le rythme ainsi que le jour défini pour chaque télétravailleur, dans la limite de 2 jours maximum par semaine seront mentionnés dans l’avenant au contrat de travail. Toutefois, à titre exceptionnel, pour des raisons de nécessité de service, de formation (interne ou externe), de présence à une réunion collective à destination de l’ensemble des salariés ou des raisons personnelles impérieuses, une journée initialement prévue en télétravail peut :

• soit être décalée dans la même semaine ;

• soit être annulée.

Dans cette éventualité, un délai de prévenance raisonnable jusqu’à la veille du jour télétravaillé doit être observé.

Durant les plages horaires définies, le salarié en télétravail doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

En cas de situation d’urgence nécessitant le départ de son domicile, le télétravailleur doit en informer son manager comme il le ferait lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise et régularise sa situation.

En cas de problème technique, le collaborateur préviendra son manager, le service informatique et le service RH sans délai de ses difficultés afin de convenir des modalités de poursuite du travail, ce qui pourra conduire au retour au lieu de travail habituel.

Toute difficulté rencontrée, de quelque nature que ce soit, doit être déclarée et décrite sans délai au manager et au service RH.

7. Plage horaire et suivi de la charge

La charge de travail, l’amplitude horaire et les horaires de travail du télétravailleur sont équivalents à ceux des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant dans les locaux de l’entreprise. Les collaborateurs non cadres doivent respecter les mêmes horaires que ceux qui leurs sont applicables lorsqu’ils sont dans les locaux de leur employeur.

Le salarié ne peut de sa propre initiative effectuer des heures en plus de son temps de travail contractuel sans autorisation de son responsable hiérarchique.

Les salariés en télétravail veillent au respect des dispositions relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos obligatoires.

Les salariés cadres au forfait jours doivent respecter les règles relatives au repos quotidien, au repos hebdomadaire et à l’amplitude journalière de travail.

Pendant les jours de télétravail, le salarié sera joignable sur les moyens de communication mis à sa disposition durant les horaires de travail applicables au sein de l’entreprise. Sur cette plage horaire, il est notamment tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou vidéoconférences, de répondre sur sa messagerie électronique professionnelle.

Le manager s’assurera avec le salarié que :

• Le fonctionnement du service et la qualité du travail produit ne sont pas impactés négativement par le télétravail ;

• La charge de travail demandée au collaborateur en télétravail est compatible avec la durée contractuelle du travail, dans le respect de la vie privée, c’est-à-dire dans le cadre des plages horaires de travail définies dans l’accord temps de travail;

• Le droit à la déconnexion applicable dans le cadre de la charte en vigueur au 1^er janvier 2021 s’applique.

Le collaborateur devra, en outre, contacter son manager sans délai en cas de difficulté de réalisation des travaux qui lui sont confiés, afin de trouver une solution au plus vite.

Enfin, le manager du collaborateur en télétravail effectuera un point sur les conditions d’activités du salarié et sa charge de travail lors de l‘entretien annuel.

Il est rappelé que pendant les arrêts de travail (maladie professionnelle ou non, accident de travail, congés maternité et paternité), le collaborateur ne saurait télétravailler.

5. Période d’adaptation, suspension, réversibilité

   1. Période d’adaptation

La période d’adaptation doit notamment permettre à l’employeur et au salarié de s’assurer que le télétravail convient à l’exercice de l’activité professionnelle et ne perturbe pas le bon fonctionnement de l’entreprise.

Les nouveaux télétravailleurs bénéficient d’une période d’adaptation maximale de 3 mois pendant laquelle le salarié ou l’employeur peut mettre fin, par écrit motivé, à cette forme d’organisation du travail.

Dans cette hypothèse, le collaborateur retrouve la situation qui était la sienne dans les locaux de l’entreprise avant son passage en télétravail et s’engage à restituer sans délai, l’ensemble des équipements mis à sa disposition dans ce cadre dans les mêmes conditions que lorsque prêté par Gedia.

2. Suspension temporaire

Des circonstances tenant à des impératifs opérationnels (migration système, mobilisation des salariés sur des évènements, période des congés estivaux, formation longue, changement de domicile etc.) peuvent conduire la Direction à suspendre temporairement le télétravail d’un salarié et à requérir de manière permanente la présence du salarié dans les locaux de Gedia.

Cette suspension, étant par nature temporaire, aura une durée définie, précisée avec le manager.

3. Réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation, la Direction ou le salarié peut mettre fin à tout moment au télétravail. Sauf en cas d’urgence, un délai de prévenance de 15 jours est respecté. Un entretien sera réalisé pour faire le point sur cette période d’adaptation.

Les conditions relatives au poste occupé indiquées aux articles 2.b, 2.c et 2.d constituent un ensemble de critères cumulatifs déterminant dans la mise en œuvre du télétravail. Par conséquent, toute modification impliquant la disparition d’un critère met fin de plein droit au télétravail.

Le télétravail peut prendre fin sans délai, en cas notamment de manquement avéré du collaborateur aux règles de sécurité, de conformité, de confidentialité ou de protection des données telles que définies dans le règlement intérieur Gedia, indépendamment de toute procédure disciplinaire qui pourrait être engagée par l’employeur.

Dans tous les cas, un écrit motivant la décision d’arrêt du télétravail est produit par la partie à l’initiative de ce changement.

Dans cette hypothèse, le collaborateur retrouve la situation qui était la sienne dans les locaux de Gedia avant son passage en télétravail et s’engage à restituer sans délai, l’ensemble des équipements mis à sa disposition dans ce cadre.

Protection des données

En matière de RGPD, il incombe à Gedia de prendre les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle.

Le collaborateur en télétravail doit suivre les mêmes règles relatives à la sécurité des données que celles en vigueur au sein des locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur doit veiller à assurer la confidentialité et l’intégrité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Date : le 9 décembre 2021

L'Organisation Syndicale CFE -CGC L'Organisation Syndicale CGT Le Directeur Général