Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF AU TELETRAVAIL" chez ESSET (Siège)

Accord RELATIF AU TELETRAVAIL

entre :

La société ESSET, dont le siège social est situé au 17 place des reflets, 92097 Paris la Défense Cedex, immatriculée au RCS de BOBIGNY sous le numéro 484 882 642, représentée par Monsieur en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’une part,

Et :

• L’organisation Syndicale CFE-CGC,

• L’organisation Syndicale CFTC,

• L’organisation Syndicale SOLIDAIRES,

• L’organisation Syndicale CGT,

D’autre part,

Il a été conclu ce qui suit

Préambule

Par accord du 1er octobre 2020, la Direction et les Organisations Syndicales ont convenu de la mise en place, à titre expérimental, d’un accord télétravail allant jusqu’au 31 décembre 2021.

Le présent accord s’inscrit dans la continuité et prend en compte l’expérience acquise dans la mise en place du télétravail depuis, et notamment pendant la crise sanitaire de l’épidémie COVID-19.

Esset souhaite poursuivre sa dynamique en favorisant d’une façon générale des modes d’organisation du travail plus souples, associant à la fois une meilleure conciliation de la vie privée et de la vie professionnelle, renforçant la qualité de vie au travail, et permettant également un gain en efficacité et en réactivité.

A travers ce nouvel accord, ESSET réaffirme sa politique de prévention des risques.

Soucieuse de respecter leur engagement en matière de développement durable, les parties reconnaissent que le télétravail contribue à limiter les risques environnementaux, notamment en limitant les déplacements émissifs de gaz à effet de serre.

A travers l’ensemble des points évoqués ci-avant, ESSET tend à accroitre l’attractivité de la société.

Le télétravail permettra également d’optimiser la politique immobilière d’ESSET et de rendre plus efficiente l’occupation des espaces de travail via notamment le dispositif de bureaux partagés.

Les parties conviennent que l’accord mutuel entre le collaborateur et le supérieur hiérarchique est le principe préalable à la mise en œuvre du télétravail.

Elles réaffirment au travers de cette organisation du travail la confiance réciproque comme fondement de la relation entre le collaborateur et le supérieur hiérarchique.

Par ailleurs, les parties souhaitent rappeler que la préservation du collectif de travail et du lien social doivent être pleinement garantie.

Cet accord a ainsi pour objet de pérenniser ce mode d’organisation et de définir les conditions et les modalités pratiques de mise en œuvre du télétravail au sein de la Société.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord est applicable à tous les collaborateurs de la Société ESSET.

Article 2 : Objet de l’accord et définition du télétravail

Le présent accord a pour objet de convenir des modalités d’organisation du télétravail au sein de la société ESSET.

Le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.

Article 3 : Les critères d’éligibilité

Article 3.1 : Eligibilité liée au poste ou aux activités

Seuls sont éligibles les postes compatibles avec le télétravail, dont les tâches sont de nature à être exécutées de façon partielle et ponctuelle à distance et utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail.

Ainsi sont exclus les postes nécessitant une présence physique continue sur les sites de la société (ou ceux de ses mandants) notamment en raison des outils de travail, de la configuration de l'équipe ou de la nature même des missions.

L'éligibilité du poste au télétravail sera validée par le Manager.

Article 3.2 : Eligibilité liée au salarié

Sont éligibles au télétravail les collaborateurs possédant une autonomie professionnelle suffisante dans l'exécution de leur travail et ayant la capacité de travailler de façon régulière à distance de manière individuelle.

Ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail, de l’environnement de travail et savoir gérer leur temps de travail.

Dans le cadre d’un changement de fonction, les modalités d’exercices du télétravail pourront être modifiées pour tenir compte des contraintes et exigences imposées par la nouvelle fonction ou de l’organisation existante dans le service d’accueil.

Afin d’éviter l’éloignement des collaborateurs de leur environnement de travail, les parties conviennent de conditionner l’accès au télétravail à un temps de présence effectif minimum dans les locaux de l’entreprise (ou de ses mandants, le cas échéant) s’évaluant à 60% du temps de travail d’un collaborateur à temps plein.

Par ailleurs, et notamment pour permettre aux collaborateurs dont la nature même de l’activité nécessites des déplacements fréquents (gestion technique, MOD, négociateur.trice.s location) de bénéficier des dispositions du télétravail, ce temps de présence minimum dans les locaux d’ESSET est ramené à 40% d’un collaborateur à temps plein.

Article 3.3 : Eligibilité liée à des critères techniques

Le télétravail est réservé aux salariés de l’entreprise répondant aux conditions suivantes :

• Le salarié doit être équipé des outils de portabilité professionnelle lui permettant un accès sécurisé à distance au réseau de l’entreprise (mode VPN) et aux différentes applications nécessaires à l’exercice de son activité ;

• Le salarié devra s’assurer en amont de la mise en place effective du télétravail qu’il dispose d’un accès internet avec un débit suffisant et d’un espace adapté à l’exercice du télétravail (calme, aéré et éclairé).

Article 4 : La procédure d’entrée dans le dispositif de télétravail

Article 4.1 : Demande préalable du salarié

Un questionnaire d'aide à la décision sera mis à disposition des salariés envisageant de télétravailler (Annexé au présent accord).

La demande de télétravail est à l'initiative du salarié et doit être adressée au Manager.

Elle doit mentionner le nombre de jours souhaités ainsi que les jours de la semaine envisagés dans les conditions énoncées à l’article 5.1.

Article 4.2 - Examen de la demande

Suite à la formulation de la demande par le collaborateur, le Manager et la Direction étudient sa conformité au regard des critères d’éligibilité définis précédemment.

En ce sens, un entretien avec le Manager sera organisé sur la base du questionnaire d’aide à la décision reprenant les critères collectifs et individuels retenus par la société pour accorder ou refuser le télétravail.

En cas d’accord de la hiérarchie, les conditions d’exécution et d’organisation du travail seront formalisées dans le cadre d’un avenant au contrat de travail.

En cas de refus de la hiérarchie, les raisons ayant motivé la décision seront portées à la connaissance du salarié par écrit.

Article 5 - Organisation du télétravail

5.1 – Nombre, fréquence et répartition des jours télé-travaillés

Les parties conviennent de la nécessité de maintenir une certaine flexibilité dans la planification des jours de télétravail.

Afin de répondre au mieux aux besoins de l'entreprise, de chaque organisation et des collaborateurs, la ou les journées télétravaillées sont définies à l'avance par le responsable hiérarchique, en tenant compte autant que possible des souhaits émis par le salarié.

Ce choix est formalisé dans le cadre d’un planning prévisionnel établi mensuellement.

Le nombre de jours de télétravail maximal hebdomadaire est fixé à 2 jours.

Le Manager veillera à conserver un nombre suffisant de salarié(s) présent sur site ou dans son équipe.

Cette disposition implique la possibilité de suspendre provisoirement le recours au télétravail en cas d’absences simultanées (congés, maladies…)

Le télétravail s'effectuera par journée entière. Par exception, le télétravail pourra se faire sur la demi-journée dans l’hypothèse où le salarié exerce son activité à temps partiel et qu’il est amené à travailler sur une demi-journée le jour télétravaillé. Dans une telle hypothèse, la demi-journée télétravaillée sera comptabilisée comme une journée de télétravail.

Pour des raisons d’organisation, les journées de télétravail pourront se partager avec des rendez-vous clients, visites ou réunions de chantiers...

Il est expressément convenu que les jours de télétravail non-pris sur la semaine ne sont ni cumulables ni reportables. Par exception, en cas de suspension demandée par le manager il sera étudié la possibilité de décaler le jour de télétravail sur une autre journée de la même semaine. Il est toutefois précisé que cette faculté de report constitue une souplesse d’organisation et en aucun cas un droit acquis. En ce sens, ce report ne doit pas porter une atteinte excessive à l’organisation du service. Toute modification apportée sur une ou plusieurs journées de télétravail planifiée(s) devra être formalisée par tout moyen écrit.

Enfin, le Manager tiendra compte dans son planning des jours de congés, RTT, autres absences pour accorder le bénéfice du télétravail sur les semaines concernées, afin de maintenir le lien social et éviter une période d’absence trop conséquente.

5.2 – Le lieu du télétravail

Les parties s’entendent à ce que le lieu de télétravail s’effectue dans un périmètre lui permettant, en cas suspension de télétravail pour l’une des causes prévues aux alinéas 2 et 3 de l’article 5.3.2, de revenir sur le lieu de travail dans un délai correspondant à son temps de trajet habituel entre son domicile et son lieu de travail, sauf accord dérogatoire et exprès du Manager.

Il est expressément précisé que les horaires de travail et tous les engagements contractuels restent applicables quel que soit le lieu de télétravail choisi par le collaborateur.

5.3 - Période d'adaptation, suspension et réversibilité

5.3.1 – Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d'expérimenter le dispositif et de s'assurer qu'il répond bien aux attentes du salarié et du manager, les parties bénéficieront d'une période d'adaptation au télétravail d'une durée effective de trois mois à compter du passage en télétravail. Les périodes d’absences et de suspensions du contrat de travail sont exclus du décompte des 3 mois.

Pendant cette période, l’entreprise comme le salarié pourront mettre fin au télétravail par écrit moyennant un délai de prévenance de 15 jours.

A l'issue de cette période d'adaptation, l'entreprise comme le salarié pourront demander à mettre fin au télétravail par écrit moyennant un délai de prévenance d'une durée d’un mois, étant précisé que la Direction motivera sa demande.

5.3.2 – Suspension

Le télétravail peut être suspendu dans les hypothèses suivantes :

• Sans délai, à la demande du Manager pour nécessité de service (tels que rendez-vous client, incident nécessitant la présence sur site…) ;

• Sur demande motivée du salarié, et sous réserve de l’acceptation par le Manager ou par la Direction ;

• En cas de modification organisationnelle importante d’un ou de plusieurs services.

• Sans délai, en raison de problèmes techniques rendant impossible l’accès à distance aux applicatifs et données nécessaires à l’exercice de l’activité du collaborateur ;

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion Internet, le télétravailleur devra en aviser son Manager dans les meilleurs délais. En cas d’impossibilité de télétravailler, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l'entreprise afin de poursuivre son activité dans l'attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

En accord avec le Manager, en fonction des circonstances de fait, des nécessités de service et de manière exceptionnelle, une des solutions alternatives suivantes pourra être préférée :

• Les salariés soumis à l’horaire collectif, pourront mettre fin à la journée de travail par anticipation et par dérogation aux horaires collectifs de travail en vigueur dans la limite de 3 heures. Dans cette hypothèse, le collaborateur déclarera comme heure de fin sur le système prévu à l’article 5.4.1, l’heure à laquelle il n’était plus en mesure de travailler.

• Les salariés pourront également mobiliser une journée ou une demi-journée d’absence (type congé payé ou jour de réduction du temps de travail) en lieu et place de la période normalement travaillée.

5.3.3 - Interruption

Le télétravail peut être interrompu sans délais dans les hypothèses suivantes :

• En cas de non-respect des règles de confidentialité ou protection des données ;

• En l'absence de lieu de télétravail adapté ;

• En cas de non-respect des disponibilités par le salarié concerné (indisponibilité répétée, non-respect des horaires de travail…) ;

• En cas de non transmission des éléments relatifs à la présence et à la durée du travail en application de l’article 5.4.1.

• Si la qualité du travail du collaborateur se trouvent impactées par le recours au télétravail ;

Lorsqu'il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité sur son lieu d’affectation professionnelle.

5.4 - Temps et charge de travail

5.4.1 - Durée de travail applicable et modalités de contrôle du temps de travail

Comme tout salarié, le télétravailleur gère l'organisation de son temps de travail conformément à son contrat de travail, à la législation, aux conventions, accords collectifs et règles applicables au niveau de l'entreprise.

La journée de télétravail est accomplie dans le cadre de l'amplitude des horaires de l’entreprise et respecte les règles applicables en matière de durées maximales du travail et du respect des repos quotidiens et hebdomadaires.

En complément des déclarations habituelles, les jours télétravaillés, et le cas échéant les horaires effectués dans ce cadre, devront être déclarés dans les feuilles de présence.

Ainsi, les salariés dont le temps de travail est décompté en heures, les heures accomplies dans ce cadre seront déclarés sur le système de décompte du temps de présence auto-déclaratif en vigueur au sein de l’entreprise.

Les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours, devront également déclarer les jours télétravaillés sur le système de décompte du temps de présence.

Le Manager veille au respect des temps de travail de ses collaborateurs y compris ceux bénéficiant du télétravail.

5.4.2 - Disponibilité

Le télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles.

Le télétravailleur respectera les horaires de travail comme lorsqu’il est à son poste en entreprise et devra être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

En ce sens, le collaborateur aura l’obligation d’être connecté à l’application de softphonie de l’entreprise sur la totalité de son temps de travail.

Il est toutefois rappelé que le salarié doit respecter son droit à la déconnexion ainsi que les dispositions sur la durée du travail, notamment celles fixées par l’accord d’entreprise portant sur les statuts du personnel.

5.4.3 - Entretiens de suivi

Les conditions d'activité du télétravailleur seront abordées lors du passage en télétravail, puis dans le cadre de l'entretien individuel annuel entre le collaborateur et son manager, en complément des entretiens périodiques existants

5.5. Equipements destinés au télétravail

5.5.1. Equipement de travail fourni

Pour les collaborateurs répondant aux critères d’éligibilité, la société mettra à leur disposition un accès à distance sur l’ordinateur portable professionnel (VPN par exemple) pour permettre un accès aux applications et aux données nécessaires à l’exercice de leurs missions.

Le kit comprend l’ordinateur portable lui-même, la station d’accueil, l’alimentation électrique, la souris ainsi que la sacoche ou le sac à dos de transport ; ce dernier équipement étant au choix du collaborateur.

La société peut mettre à disposition un écran et/ou un clavier pour les télétravailleurs effectuant une demande en ce sens. L’acheminement du matériel jusqu’au lieu du télétravail puis sa restitution à l’entreprise pour quelle que cause que ce soit sera assuré par le collaborateur.

Le casque fourni par l’entreprise pour l’utilisation du logiciel de softphonie complétera le kit ainsi décrit. Toutefois, il ne sera pas procuré de casque supplémentaire dans le cadre du télétravail.

De la même façon, il ne sera pas fourni au télétravailleur de mobilier ou d’équipement de bureau (type fauteuil et/ou bureau…) pour son domicile ou tout autre lieu privatif n’appartenant pas à la société.

Il est précisé que ce matériel reste la propriété de l’entreprise et qu’il est dédié à un usage professionnel.

En cas de cessation du télétravail, le collaborateur devra restituer le matériel spécifiquement mis à sa disposition.

5.5.2 - Utilisation des équipements

Le télétravailleur s'engage à respecter la règlementation en vigueur et notamment le règlement intérieur et la charte informatique dont il relève.

Pour rappel, l'ordinateur professionnel est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne. En conséquence, le télétravailleur veillera en particulier à préserver la confidentialité des accès et des données et à la mise en sécurité de son ordinateur portable.

La mise en place du télétravail doit se faire en adéquation avec les règles de confidentialité des échanges (notamment téléphoniques) et des données.

Tout manquement à la protection des données pourra être une cause de cessation du télétravail.

Article 6 – Moyens et mesures d’accompagnement

6.1 – Accompagnement des salariés

Afin d’accompagner les salariés dans la mise en place et la mise en pratique du télétravail, l’entreprise met à disposition un guide du télétravail ainsi qu’un module de formation au télétravail.

6.2 – Accompagnement des managers

Une information spécifique sur le contenu de l’accord et ses modalités de mise en œuvre sera réalisée auprès des Managers.

Par ailleurs, des sessions de formations seront également organisées pour accompagner l’encadrement dans la gestion des équipes à distance et l’organisation du travail en mode hybride.

6.3 – Allocation forfaitaire de télétravail

Dans sa volonté de promouvoir cette nouvelle organisation du télétravail, l’entreprise participera aux frais exposés par le télétravailleur par le biais d’une allocation forfaitaire.

Son montant mensuel sera plafonnée à 10 euros pour un salarié effectuant un jour de télétravail par semaine et à 20 euros pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine.

Il est par ailleurs précisé que le montant mensuel de 10 euros et de 20 euros constitue un plafond qui ne pourra en aucun cas être dépassé, y compris dans l’hypothèse où, pour quelque motif que ce soit, le nombre de jours télétravaillés par un salarié excéderait respectivement quatre jours et huit jours au cours d’un même mois.

Cette allocation forfaitaire vise à couvrir l’ensemble des coûts engagés par le collaborateur en raison de l’exercice de son activité en télétravail.

Les allocations ci-dessus pourront faire l’objet d’une réévaluation si les plafonds des allocations forfaitaires prévues par les URSSAF venaient à être revus à la hausse ; cette dernière disposition nécessiterait la réunion des parties et la négociation d’un avenant au présent accord.

Il est aussi expressément convenu que cette allocation se substitue à toute indemnité ou avantage dont pouvaient bénéficier les télétravailleurs quelle qu’en soit la cause ou l’objet.

Ainsi, dans la mesure où les collaborateurs en situation de télétravail n’ont pas à faire face au surcoût lié à la restauration hors de leur domicile – ou du lieu qu’ils ont choisi pour exercer leur télétravail – ils ne bénéficieront pas de titres restaurant au titre de leurs jours télétravaillés.

Article 7 – Statut social du télétravailleur

7.1 – Egalité de traitement du télétravailleur

Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement le lieu où le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise.

Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’entreprise. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres salariés.

Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

7.2 – Exercice des droits collectifs

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent uniquement dans les locaux de l’entreprise.

7.3 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et à la société qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture santé et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle au lieu de télétravail défini.

Si un accident survient sur le lieu de télétravail défini (par voie d’avenant) pendant les jours de télétravail, le salarié doit informer dès que possible sa hiérarchie dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 8 – Prise en compte de situations particulières et temporaires

Article 8.1 – Circonstances exceptionnelles au sens de l’article L.1222-11

Conformément à l’article L1222-11 du Code du travail, « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. ».

Ainsi, le recours au télétravail pourra être généralisé, notamment en cas de survenance d’une situation de catastrophe naturelle, de situation sanitaire à risque ou dégradée, de paralysie durable des transports collectifs, d’épisode de pollution, ou de toute crise nécessitant l’activation du plan de continuité d’activité.

Dans ces situations exceptionnelles, les parties conviennent explicitement que ces aménagements de poste n’auraient pas pour effet de créer ou ajouter des droits supplémentaires aux collaborateurs au titre du présent accord.

Il est souligné en ce sens que ces aménagements relèvent d’un régime dérogatoire et sortent du dispositif prévu au présent accord.

Article 8.2 – Situations spécifiques commandées par des exigences médicales

Lorsque le télétravail est préconisé par le médecin du travail en raison de l’état de santé du collaborateur, les parties conviennent explicitement que ces aménagements de poste n’auraient pas pour effet de créer ou ajouter des droits supplémentaires au collaborateur, au titre du présent accord.

Il est souligné en ce sens que ces aménagements relèvent d’un régime dérogatoire et sortent du cadre du présent accord et qu’ils nécessitent en tout état de cause la validation de la direction.

Article 9 - Entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er janvier 2022.

Article 10 - Révision

Les partenaires sociaux conviennent que toute demande de révision devra être formulée par courrier ou courriel aux autres parties signataires. Un avenant portant révision du présent accord pourra être signé avec les partenaires sociaux représentés signataires dans le respect de l'article L.2232-12 du Code du travail.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par l’employeur et les organisations syndicales signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Article 11 – Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 12 - Dépôt du présent accord

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Une version papier sera adressée au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Enfin, en application des articles R.2262-1, R.2262-2 et R.2262-3 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite à l’ensemble des collaborateurs.

Fait à La Défense, le 28 décembre 2021

En 6 exemplaires