Accord d'entreprise "Avenant n°1 à l'accord d'entreprise portant sur le dialogue social" chez OPAC ALCEANE - ALCEANE - OPH DE LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE (Siège)

AVENANT N°1

A l’accord d’entreprise portant sur le dialogue social

ENTRE LES SOUSSIGNES

D’une part, ALCEANE

Et d’autre part :

Les organisations syndicales représentatives de salariés, à savoir:

Il a été convenu les dispositions suivantes :

PREAMBULE

Le 16 mai 2019, un accord d’entreprise portant sur le dialogue social a été conclu entre Alcéane et les organisations syndicales représentatives afin de prendre en compte, dans l’organisation du dialogue social au sein d’Alcéane, l’application des ordonnances dîtes « Macron » instituant le CSE.

D’autre part, en 2018, un accord collectif relatif aux modalités d’organisation des élections par vote électronique avait été conclu entre Alcéane et les représentants syndicaux. Les élections professionnelles de 2018 ont donc été organisées par voie dématérialisée. Le bon déroulé de ce scrutin amène aujourd’hui à inscrire le renouvellement de cette modalité de façon durable.

Enfin, soucieux de garantir au mieux la santé, les conditions de travail et la sécurité des salariés, la direction d’Alcéane et les partenaires sociaux souhaitent mettre en place une Commission Santé et Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) au sein du CSE, bien que cette commission soit facultative pour les entreprises de moins de 300 salariés. En application de l’article L2315-41 du Code du Travail, cette mise en place est réalisée par conclusion du présent accord social.

C’est dans ce cadre que la direction d’Alcéane et les partenaires sociaux se sont rencontrés à plusieurs reprises les 4 Octobre, 17 Octobre et 24 Octobre 2022.

Au terme de ces échanges, il a été convenu ce qui suit.

TITRE 1 : Le dialogue social

Article 1 : Principe généraux du dialogue social

La qualité du dialogue social repose sur une volonté partagée par l'ensemble des partenaires de respecter un certain nombre de principes généraux en veillant à une application loyale de leurs droits et devoirs respectifs.

Dès lors, les parties au présent accord réaffirment leur attachement et leur volonté de respecter les engagements suivants :

- Pour la Direction et ses représentants :

respecter l'exercice du droit syndical et du droit de la représentation du personnel,

reconnaitre les représentants comme des partenaires et relayer l'importance de ce rôle auprès de l'ensemble de la hiérarchie de l'entreprise,

favoriser les conditions d'un dialogue social de qualité, en respectant les prérogatives accordées aux représentants du personnel,

s'assurer du respect des principes d'égalité de traitement au regard du personnel élu et/ou mandaté.

- Pour les Représentants du personnel :

•exercer leurs mandats afin de porter les préoccupations des salariés et de les traduire auprès de la Direction,

respecter la liberté de travail du personnel de l'entreprise,

préserver la confidentialité des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction,

favoriser les conditions d'un dialogue social de qualité, en respectant les prérogatives réservées à la Direction et à ses représentants.

Dans ce cadre, les parties entendent réaffirmer leur attachement commun à la promotion d'une politique Prévention et Sécurité à même de préserver la santé, les conditions de travail et la sécurité des salariés de l'Office comme des salariés intérimaires ou d'entreprises sous-traitantes.

TITRE 2 : Mise en place du CSE

Article 2.1 : Périmètre de mise en place du Comité Social et Économique

Le protocole d'accord préélectoral, négocié en vue d'organiser les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique détermine le nombre de titulaires et suppléants à élire ainsi que le volume d'heures de délégation accordé aux élus titulaires.

Ainsi, les parties rappellent que le protocole d'accord préélectoral précisera, notamment la durée des mandats, la répartition du personnel dans les collèges, la répartition des sièges entre les collèges, etc.

A date de cet accord, la délégation du personnel au CSE est composée de 10 membres titulaires et de 10 suppléants. Ce nombre pourrait être revu au terme des prochains mandats au regard des critères qui le déterminent.

Article 2.2 : Vote électronique

Cette modalité de scrutin correspond aux évolutions des pratiques numériques d’Alcéane mais répond également à une volonté de réduire l’impact de ce vote sur l’environnement en limitant l’usage du papier et notre impact carbone.

Ce procédé présente également de nombreux avantages pour les électeurs qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui souhaitent voter par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation depuis un poste de travail, le domicile ou en mobilité et d’accès aux opérations de vote sur une période de scrutins pouvant varier de 1 à 8 jours, le vote électronique est de nature à augmenter le taux de participation.

Article 2.2.1 : Vote électronique : Principe Général

Le présent avenant s’applique à l’ensemble des électeurs d’Alcéane appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique (CSE).

Les parties conviennent que le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord signifie le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Les conditions et les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, la mise en place du scrutin électronique doit permettre le respect des principes suivants :

Vérifier l'identité des électeurs,

S'assurer de l'intégrité du vote,

S'assurer de l'unicité du vote,

S'assurer de l'anonymat et de la sincérité du vote,

S'assurer de la confidentialité et du respect du secret du vote électronique,

Permettre la publicité du scrutin.

Article 2.2.2 : Vote électronique : Modalités Générales.

Les parties prenantes sont conscientes du fait que les élections professionnelles représentent un enjeu important pour le dialogue social et tous les acteurs sociaux. Dans ce cadre, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l'organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique.

Les solutions du prestataire retenu seront conformes aux recommandations de la CNIL et à la législation en vigueur garantissant la confidentialité, l'anonymat, l'unicité et l'intégrité des scrutins. Conformément aux dispositions du Code du Travail, les organisations syndicales représentatives chez Alcéane seront informées qu'une inscription au registre du DPO d'Alcéane sera effectuée décrivant ce traitement.

Un huissier pourra également être présent lors du dépouillement pour s'assurer de la conformité du processus électoral.

Afin de permettre aux électeurs ne disposant pas d'un ordinateur de voter, il est prévu de mettre à disposition une salle avec un poste en libre accès sur le site de Warfusée et au Siège Social. Ainsi il sera rendu possible à tout un chacun de voter sur le temps de travail.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote. En particulier, la Direction des Ressources Humaines établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et l'adressera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin. De plus, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.2.3 : Vote électronique : Protocole Préélectoral.

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier des opérations électorales, le nombre de collèges électoraux, la répartition du personnel et des sièges dans ces collèges et les modalités d'organisation et de déroulement des élections.

Le protocole préélectoral définira également :

Le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique,

Les modalités relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin

Les caractéristiques du site de vote

Les modalités d’accès au serveur de vote

Le suivi des opérations de vote

Les opérations de dépouillement

La sécurité du vote et confidentialité

Article 2.3 : Commission Santé et Sécurité du CSE

La loi impose la mise en place d’une CSSCT qu’au sein des CSE des entreprises de plus de 300 salariés. Néanmoins, soucieux des conditions de santé, des conditions de travail et de sécurité au travail des salariés d’Alcéane, les signataires du présent accord souhaite doter le CSE d’une commission dédiée aux questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail d’Alcéane.

Article 2.3.1 : Membres de la Commission Santé et Sécurité du CSE

Conformément à l'article L. 2315-39 du Code du Travail, chaque commission créée au sein de chaque CSE d'établissement est présidée par l'employeur ou son représentant qui peut être assisté dans les conditions prévues par la loi.

Outre le représentant de l’employeur, les autres membres de plein droit sont le médecin du travail, le responsable interne chargé de la sécurité et des conditions de travail ainsi que l’agent de contrôle de l’inspection du travail.

Cette commission du CSE comprend 4 membres représentants du personnel, dont au moins un représentant de chaque collège. Les membres sont désignés par le CSE parmi ses membres élus (titulaires ou suppléants), par une résolution adoptée à la majorité des membres présents.

Leur mandat prend fin en même temps que celui des élus du CSE.

Article 2.3.2 : Heures de délégation des membres de la Commission Santé et Sécurité du CSE

Afin de mener à bien les missions de la CSSCT, les membres de cette commission bénéficient d’un crédit d’heures de délégation supplémentaire de 4 heures par mois.

Article 2.3.3 : Attributions de la Commission Santé et Sécurité déléguées par le CSE

La CSSCT est compétente pour les questions relatives à la santé sécurité et conditions de travail qui concernent les salariés affectés au périmètre du CSE. Lorsque le CSE est consulté sur un projet important ayant des conséquences sur la santé, la sécurité ou les conditions de travail des salariés du périmètre couvert par la CSSCT, le CSE peut demander, lors de la première réunion au cours de laquelle il est informé en vue de consultation sur ledit projet, l'éclairage de la CSSCT. Les délégations visées au présent article ne peuvent en aucun cas attribuer à la CSSCT le pouvoir de désigner un expert, ni celui d'émettre un avis.

Article 2.3.4 : Réunions de la Commission Santé et Sécurité déléguées par le CSE

La CSSCT est réunie à l'initiative du Président au moins une fois par trimestre. A titre indicatif dans la dernière décade des mois suivants : Mars – Juin – Septembre – Novembre.

Un membre de la commission pourra être désigné par ses membres pour présenter, aux membres du CSE, les observations ou recommandations de la commission lors de la réunion suivante du CSE concernée par les questions traitées.

L'ordre du jour de chaque réunion de la CSSCT est établi par le Président ou son représentant après un échange avec le Secrétaire du CSE et en prenant en compte à la fois les propositions du Président et du Secrétaire du CSE.

La convocation à chaque réunion accompagnée de l'ordre du jour est transmise par le Président aux membres de la CSSCT au moins 3 jours ouvrés avant la réunion, soit par mail, soit par dépôt sur une plateforme sécurisée ou via un outil dédié au dialogue social lorsque Alcéane disposera d’un tel outil.

Habituellement, les réunions se tiennent au Siège Social d’Alcéane dans la salle du conseil, mais le lieu où se tiendra la réunion de la commission pourra varier selon les besoins du fait d’un nombre plus réduit de participants.

Le Président ou toute personne qui s’y substitue établit et adresse aux membres de la CSSCT, dans les meilleurs délais, un compte-rendu. Chaque membre peut lui transmettre dans les 5 jours au plus suivant la réception du compte-rendu ses observations. Au vu de l'ensemble desdites observations, le Président établit un compte-rendu définitif. Ces délais seront adaptés le cas échéant aux échéances s'imposant au CSE.

Le compte-rendu est transmis au CSE.

Article 2.3.5 : Formation des membres de la Commission Santé et Sécurité

Les membres des CSSCT bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé et de sécurité telles que prévues par la loi pour une durée maximale de 5 jours et prise en charge par l’employeur (L2315-18 du Code du Travail) et de 3 jours pour un recyclage.

TITRE 3: Fonctionnement du CSE

Article 3.1 : Consultations du CSE

Les attributions du CSE sont celles définies aux articles L. 2312-8 du Code du Travail et suivants.Le CSE sera par ailleurs consulté et informé sur :

• La politique sociale, ses conditions de travail et d’emploi

• La situation économique et financière de l'Office,

• Les orientations stratégiques d'Alcéane,

Compte tenu du grand nombre de sujets abordés lors de la consultation relative à la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et d'emploi, les parties conviennent de la possibilité pour le CSE de se prononcer par des avis séparés organisés au cours de consultations propres à chacun de ces thèmes.

La consultation portant sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi est programmée au cours du premier semestre de chaque année, à partir des données de l'année écoulée qui sont communiquées aux représentants du personnel via la BDESE avec les informations spécifiques relatives à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, ainsi que le bilan des actions en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

La consultation portant sur la situation économique et financière est programmée au cours du deuxième ou troisième trimestre de chaque année à partir des données issues du compte de résultats et du bilan de l'exercice clos.

La consultation portant sur les orientations stratégiques et sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages et enfin la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et les orientations de la formation professionnelle est programmée au cours du second semestre.

Dans le cadre des attributions consultatives, le CSE peut s'adjoindre des services d'un expert dans les conditions déterminées par le Code du Travail. Les parties décident ainsi de faire une pleine application des dispositions légales concernant les cas de recours à l'expert et les modalités de financement de celui-ci. Le choix de l'expert est laissé à l'appréciation du CSE mais il est souhaitable de prendre en considération l'avis de la Direction quant au coût ou l'opportunité de l'expertise.

Article 3.2 : Composition du CSE

Sous réserve de la prochaine négociation du protocole préélectoral mettant en place le CSE, ce dernier est composé, en application des articles L. 2314-1 et suivants du code du travail :

De l'employeur ou de son représentant qui préside l'instance, assisté éventuellement de trois collaborateurs maximum qui ont voix consultative,

De la délégation du personnel composée de 10 titulaires et 10 suppléants,

Des délégués syndicaux qui sont de droit représentants syndicaux auprès du CSE.

Conformément aux dispositions légales, les élus au CSE sont élus pour 4 ans et ne pourront pas exercer plus de trois mandats consécutifs.

Article 3.3 : Bureau du CSE

Le comité est présidé de plein droit par le Directeur Général ou par toute personne qu'il désignera.

Le bureau est composé du président ou de son représentant, du secrétaire et du trésorier, ainsi que du secrétaire adjoint et du trésorier adjoint dans le cas où il en a été désignés.

Au cours de sa première réunion, le comité élit le secrétaire et son adjoint, le trésorier et son adjoint, pour la durée du mandat. Le secrétaire et le trésorier sont obligatoirement des membres titulaires du comité. Les élections du bureau ont lieu à la majorité des voix. En cas de partage des voix, le plus âgé des candidats est élu secrétaire ou trésorier.

Au cas où le titulaire de l'un de ces postes cesserait de faire partie du comité social et économique au cours du mandat, un nouveau titulaire serait élu dans les mêmes formes et pour la durée du mandat restant à courir.

Article 3.3.1 : Attributions du secrétaire

Le secrétaire établit conjointement avec le président, l'ordre du jour des réunions ordinaires et extraordinaires de l'instance.

Il rédige le procès-verbal de chaque séance dans les 15 jours suivant la réunion et le communique aux membres du comité et au Président ou son représentant. Le secrétaire a la responsabilité de tous les travaux administratifs et notamment de la correspondance du comité.

Il représente le comité simultanément avec le président, pour l'exercice de la personnalité civile, dans la limite du mandat qui lui a été donné ou pour les actes de gestion courante.

Le secrétaire est habilité à exercer en justice, au nom et pour le compte du comité, toute action nécessaire à la défense et la préservation de ses intérêts et de son patrimoine.

En aucun cas, il ne peut se substituer au comité pour prendre seul des décisions devant être prises collégialement et à la majorité.

Le secrétaire adjoint remplacera immédiatement le secrétaire en cas d'empêchement ou de démission de celui-ci, jusqu'au retour du secrétaire ou l'élection d'un nouveau secrétaire, qui devra être organisée lors de la prochaine réunion à intervenir de l'instance. Il est doté des mêmes prérogatives que le secrétaire lorsqu'il le supplée.

Article 3.3.2 : Attributions du trésorier

Le trésorier est responsable de la tenue de la comptabilité du comité social et économique. Il procède aux opérations financières décidées par le comité, perçoit les sommes qui lui sont éventuellement dues.

Deux comptes courants sont ouverts dans une banque au nom du comité social et économique, un pour le budget de fonctionnement et un autre pour les activités sociales et culturelles.

En cas d'empêchement du trésorier, le trésorier adjoint pourra suppléer à son absence.

Le trésorier établit en fin d'exercice un compte financier qui est soumis à l'approbation du comité et porté à la connaissance du personnel.

Article 3.4 : Réunions du CSE

Les partenaires sociaux s'accordent pour fixer à six le nombre minimum de réunions par an (1 réunion tous les 2 mois) avec la possibilité de rajouter des séances complémentaires en cas de besoin. A titre indicatif, les réunions se fixeront sur les mois suivants Février / Avril / juin / Aout / Octobre / Décembre, mais cette répartition pourrait varier chaque année selon le calendrier.

Conformément aux dispositions du code du travail (article L2314-1 ), seuls les élus titulaires pourront participer aux réunions du CSE. Le suppléant assistera aux réunions uniquement en l'absence d'un titulaire. Néanmoins, les suppléants resteront destinataires des mêmes documents que les titulaires.

Le temps passé aux réunions du CSE, ainsi que le temps de trajet réalisé pour assister aux réunions, n'est pas décompté de l'enveloppe des heures de délégation.

Ces réunions avec la Direction pourront être précédées de réunions de préparation par l'ensemble des élus. Le temps consacré à ces réunions sera alors pris sur les heures de délégation.

Les convocations et ordres du jour seront adressés aux membres du CSE soit par mail, soit par dépôt sur une plateforme sécurisée ou via un outil dédié au dialogue social lorsque Alcéane disposera d’un tel outil ou à défaut, par l'adresse de messagerie personnelle pour ceux qui auront consenti à la transmettre à la DRH. L’envoi par courrier est dérogatoire et exceptionnel.

Article 3.4.1 : Ordre du jour

Il doit être établi un ordre du jour arrêté conjointement par le Président ou son représentant et par le secrétaire du comité. Chacun peut y inscrire de plein droit une consultation rendue obligatoire par les dispositions légales ou conventionnelles en vigueur. L'ordre du jour doit contenir toutes les questions qui seront discutées au cours de la réunion. Il doit être communiqué aux membres du comité cinq jours ouvrés avant la séance.

Article 3.4.2 : Convocation

Les membres du comité (titulaires, suppléants, représentants syndicaux) sont convoqués par le président ou son représentant au moins cinq jours ouvrés avant la date de la réunion. La convocation peut comprendre la mise à disposition de documents relatifs à l'ordre du jour. Dans le cadre des procédures d'information et de consultation récurrentes, le comité dispose également, pour l'exercice de ses attributions des informations mises à sa disposition dans la base de données économiques, sociales et environnementale (BDESE).

Article 3.4.3 : Tenue de la réunion

La réunion du comité social et économique se déroule de la manière suivante :

• en début de séance, approbation du procès-verbal de la réunion précédente à la majorité des présents

• réponse aux observations, vœux ou avis émis par le comité lors de la séance précédente,

• examen des questions portées à l'ordre du jour. La réunion doit se tenir jusqu'à épuisement de l'ordre du jour. Toutefois, le comité peut décider de renvoyer l'examen d'une ou plusieurs questions à une réunion ultérieure.

Tout point à l'ordre du jour nécessitant la présence d'un intervenant extérieur sera abordé en début ou en fin de réunion.

Les informations de nature confidentielle ne seront pas mentionnées dans le procès-verbal.

Le Président ou son représentant peut se faire assister lors des réunions par trois collaborateurs de son choix. Des personnes compétentes appartenant au personnel ou extérieure à l'office peuvent assister le CSE sur une question particulière inscrite à l'ordre du jour.

Quand il est consulté, le CSE émet un avis, motivé et circonstancié résultant des échanges lors de l’information associée. L’avis est adopté par un vote des élus titulaires en séance sous la forme d’une résolution (texte) proposée par le secrétaire. Les délais de consultation (en l’absence de délai légal spécifique) :

• 1 mois à compter de la mise à disposition des documents

• 2 mois en cas d’intervention d’un expert

Article 3.4.4 : Votes

Un vote est de droit lorsqu'il est demandé par le président. Seuls les membres élus titulaires participent aux votes. Le vote est effectué par principe à main levée ou à bulletin secret dans les cas légalement prévus.

La participation au vote du président est admise dans les cas suivants :

Désignation du secrétaire du Comité 

Désignation du trésorier du Comité

Adoption du règlement intérieur du comité.

Absence de consultation des membres du comité en tant que délégation du personnel. Tel est le cas lorsque le comité est saisi d'une proposition concernant la gestion des activités sociales,

Les avis « favorables » ou « défavorables » sont comptabilisés et adoptés à la majorité des membres présents.

Les résolutions, décisions ou avis peuvent être adoptés quel que soit le nombre de membres titulaires présents. Elles sont adoptées à la majorité des membres présents.

Article 3.4.5 : Le Procès Verbal

Le procès-verbal des réunions est rédigé par le secrétaire et transmis au président ou son représentant dans un délai de quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte. Le procès-verbal doit, en outre, comporter les noms et qualités de toutes les personnes présentes à la réunion, les observations ou modifications éventuellement décidées au procès-verbal de la dernière réunion ainsi que les réponses du président aux demandes qui lui ont été soumises.

Le procès verbal est soumis pour approbation définitive lors de la réunion suivante du comité.

Pour faciliter le suivi et la validation des procès-verbaux, le projet de document sera transmis à la Direction avant la tenue de la réunion. Une fois adopté, il est diffusé par affichage sur les panneaux destinés à cet effet par le secrétaire et sur l'intranet par la DRH.

La délégation du personnel peut avoir recours à l'enregistrement des séances du comité social et économique uniquement pour faciliter la rédaction du procès verbal. L'employeur ne peut pas s'y opposer sauf si les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel. Les enregistrements devront être détruits une fois le procès verbal approuvé.

Article 3.5 : Utilisation du crédit d’heures de délégation des membres titulaires du CSE

Les élus titulaires disposent d'un crédit d'heures de délégation de 24 heures par mois pouvant être mutualisées entre titulaires et entre titulaires et suppléants. Cette règle ne pouvant pas conduire un élu à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un titulaire soit 36h (24h x 1.5)

Les heures de délégation d'un même membre du CSE peuvent être reportées d'un mois sur l'autre, dans la limite de 12 mois sur la période de janvier à décembre. Cette règle ne peut pas conduire un membre du CSE à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Afin de garantir le bon fonctionnement du service auquel ils appartiennent, les représentants du personnel veilleront, dans la mesure du possible, à informer leur supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines, au plus tard 48 heures avant la prise effective des heures par le biais d'un bon de délégation.

Article 3.6 : Budgets du CSE

Le calcul du budget du CSE s'applique pour les deux subventions sur la masse salariale brute, constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application de l’article L.242-1 du code de la sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (art L. 2315-61 du code du travail).

La subvention de fonctionnement : Alcéane verse au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0.20% de la masse salariale brute.

La contribution destinée aux activités sociales et culturelles : Pour financer ses activités sociales et culturelles, Alcéane verse au CSE une contribution annuelle au moins égale à 0,8% de la masse salariale brute étendue par voie conventionnelle à 1,2%.

Une avance est versée durant le premier trimestre pour ces deux subventions, basée sur les montants de référence de l'année précédente. La régularisation est effectuée après l'approbation des comptes.

Un complément Alcéane éventuel et ponctuel pourra être accordé lors des négociations annuelles obligatoires, à date de signature du présent avenant ce taux complémentaire est de 0.2%.

Le fond d’aide d’urgence : Alcéane verse un montant annuel de 1 000€ au titre du fonds d'aide d'urgence géré par le CSE. Ce montant pourra néanmoins être revu à la hausse en cas de situations individuelles nécessitant un complément exceptionnel. L'objectif du fonds d'aide d'urgence est de venir en aide aux personnes en difficultés financières. Une aide exceptionnelle pourra leur être accordée sur demande motivée par rapport au besoin. Les critères sociaux d’attribution de ce fond seront déterminés dans le règlement intérieur du CSE ainsi que les modalités de décisions, de fonctionnement et de versement de cette aide.

Le comité a connaissance que, hormis pour les sommes qui auraient le caractère de secours, les sommes ou avantages attribués au personnel dans le cadre des activités sociales et culturelles sont susceptibles d'être passibles de cotisations de sécurité sociale. Il s'engage à en informer Alcéane et à verser les cotisations sociales y afférentes.

Chaque année, les CSE présentera en consultation lors d’une réunion plénière :

Les comptes de l’exercice comptable clos,

Le rapport de gestion de l’exercice comptable clos,

Le budget de fonctionnement de l’exercice suivant

l’avancement de l’exécution du budget de fonctionnement de l’exercice en cours,

Le budget des activités sociales et culturelles de l’exercice suivant,

l’avancement de l’exécution du budget des activités sociales et culturelles de l’exercice en cours.

Les budgets préciseront les natures analytiques des dépenses. En cas de modification de budget, le CSE présentera en consultation un budget modificatif.

A la fin de son mandat, le comité sortant doit élaborer un compte-rendu de gestion et remettre officiellement sa comptabilité au nouveau comité élu. Ce compte-rendu est présenté lors de la première réunion de l'instance renouvelée.

Article 3.7 : Autres moyens du CSE

Alcéane met à disposition du CSE, dans le siège social, un local équipé conformément aux dispositions en vigueur. L'équipement est constitué de deux ordinateurs et d'une imprimante, de tables, chaises, armoires et d'une ligne téléphonique dédiée. Tous les membres du comité social et économique accèdent librement au local du comité sauf lorsque le bâtiment est sous alarme.

En outre, le comité dispose de panneaux d’affichage. L'employeur aménage au siège et au bâtiment situé rue Warfusée Abancourt, des panneaux d'affichage réservés aux communications du comité social et économique.

Une adresse mail générique « CSE » est mise à disposition des membres élus du CSE. L'employeur n’autorise pas l'usage des listes de diffusion existantes dans la messagerie Outlook. En cas de besoin de communication d’une information, le CSE fera une demande préalable à la Direction. Apres avis favorable, le CSE à la diffusion respectera les règles suivantes :

• envoi du message après 16h30,

• un message comportant maximum 10 lignes,

• pas de pièces jointes.

• renvoi vers le site internet du CSE pour des compléments d’information.

Le CSE se chargera de collecter les données du personnel en conformité avec les principes du Règlement Général de Protection des Données (RGPD). La DRH ne devra pas être sollicitée pour fournir ces informations personnelles car le consentement du salarié est nécessaire.

Article 3.8 : Obligation de discrétion

Les membres du comité sont soumis à l'obligation de discrétion et de confidentialité s'agissant des informations, documents et débats qui sont expressément visés comme tel par le Président. Les informations de la BDESE présentées comme étant confidentielles par l'employeur ne doivent pas être divulguées ni à l'extérieur de l'entreprise ni au personnel.

TITRE 4 : Fonctionnement Syndical

Article 4.1 : budget de fonctionnement des organisations syndicales

La Direction alloue à chaque organisation syndicale un budget annuel de 1 200€. Cette somme sera versée en début d'année. Cette somme permettra de couvrir les autres frais engagés dans le cadre de l'exercice des missions syndicales (affranchissements, dépenses de consommables, abonnement internet, déplacements..). En cas d’ouverture d’une nouvelle section syndicale, cette somme sera proporatisée à la date effective de début de mandat.

Article 4 .2: Locaux et matériels mis à disposition

Les organisations syndicales bénéficient également chacune, à titre gratuit, d'un local situé sur l'un des groupes du patrimoine de l'Office. Les charges locatives afférentes sont prises en charge par Alcéane. Les locaux sont aménagés et comportent les équipements indispensables à l'exercice de l'activité syndicale. (table, bureau, chaise, armoire…). Les équipements informatiques sont également fournis (ordinateur, imprimante, écran et logiciel). Le matériel est mis à disposition et reste la propriété d’Alcéane.

Article 4 .3: Outils numériques mis à disposition

Sur demande, une adresse de messagerie interne spécifique pourra être attribuée aux organisations syndicale. Cette messagerie permettra la communication entre :

• salariés mandatés ou élus,

• représentants du personnel et salariés,

• représentants du personnel et direction.

L'employeur n’autorise pas l'usage des listes de diffusion existantes dans la messagerie Outlook aux organisations syndicales. Les envois individuels et collectifs d'informations ou propagandes syndicales ne sont pas autorisés. Les parties conviennent également qu'il est interdit de diffuser des tracts par voie numérique ou des messages personnalisés aux salariés sauf à ceux titulaires d'un mandat désignatif ou électif.

L'utilisation par les représentants du personnel des outils numériques mis à leur disposition doit :

être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique d'Alcéane,

ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise, à ses intérêts ou à sa réputation ou image ;

préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.

Article 4 .4: Autres moyens de communication

Les organisations syndicales disposent d'autres moyens de communication prévus et règlementés dans la Convention Collective et le Code du Travail, à savoir :

- La distribution de tracts,

- L'utilisation des panneaux d'affichage,

- Et l'organisation de réunions syndicales,

Les publications et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux salariés de l'entreprise à l'entrée des locaux d'Alcéane aux heures d'entrée et sortie des salariés. Il est strictement interdit de deposer des tracts sur les bureaux des salariés. A ce titre, il est rappelé que les affiches et tracts distribués ne peuvent revêtir aucun caractère injurieux, diffamatoire, racial, politique ou religieux.

Un exemplaire des tracts distribués et des communications syndicales affichées devront être communiqués pour information à la DRH.

Les salariés mandatés se déplacent librement au sein ou en dehors de l'Office durant les heures de délégation, sous réserve de pouvoir justifier d'une part, de leur appartenance à l'entreprise et d'autre part, de leur statut de représentant du personnel. Sur leurs heures de délégations, les représentants du personnel peuvent prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne à l'accomplissement du travail des salariés.

En dehors de leurs heures de délégations, les representants du personnel veilleront à ne pas etre interpelés ni même interpeler les salariés pour des questions relevant de leur mandat d’élus afin de ne pas nuire à la bonne marche de l’activité de l’office.

Article 4 .5: Les réunions syndicales

Les organisations syndicales sont autorisées à tenir, pendant les heures de travail, une réunion mensuelle d'information d'une heure. Une même organisation syndicale peut regrouper plusieurs de ses heures mensuelles d'information par trimestre.

Les réunions font l'objet d'une demande préalable d'organisation, formulée auprès du Directeur Général. Tout membre du personnel a le droit de participer, à son choix, à une heure mensuelle d'information. Toutefois, afin d'assurer la continuité des services, il est précisé que les salariés pourront participer à ces réunions tout et autant que les règles habituelles de présence dans leurs services soient respectées.

Pour le suivi du respect de cette participation, les salariés souhaitant y participer rempliront un bon, visé par leur responsable de service au moins 48 heures avant la réunion. Celui-ci devra être transmis à la Direction des Ressources Humaines.

Article 4 .6: Les déplacements des représentants

Les parties rappellent que les frais occasionnés pour se rendre aux réunions organisées à l'initiative de l'employeur peuvent être pris en charge par l'employeur via la fourniture d'un ticket de transport en commun, sur demande de l'intéressé et justificatif à l'appui.

Les déplacements occasionnés dans le cadre des inspections et enquêtes réglementaires peuvent se faire par covoiturage avec un(e) collègue de la RH/encadrant ou être pris en charge par l'employeur via la fourniture d'un ticket de transport en commun, sur demande de l'intéressé et justificatif à l'appui.

Les véhicules de service ne devront pas être utilisés dans le cadre des mandats des représentants du personnel, ou pour se rendre aux réunions, sauf nécessité d'un déplacement en urgence pour les missions relatives à la santé et aux conditions de travail.

Article 4 .7: Utilisation des autorisations spéciales d’absence

Des autorisations spéciales d'absence sont accordées aux membres du personnel d'Alcéane mandatés par les organisations syndicales pour assister aux congrès syndicaux ou aux réunions des organismes directeurs dont ils sont membres élus, organisme dans la structure du syndicat.

La durée des autorisations spéciales d'absence accordées à un même membre du personnel ne peut excéder 10 jours par an dans le cas de participation aux congrès des syndicats nationaux, des fédérations et des confédérations de syndicats.Cette limite est portée à 20 jours par an lorsque ce membre du personnel est appelé à participer aux congrès syndicaux internationaux ou aux réunions des organismes directeurs des organisations syndicales internationales, de syndicats nationaux, des fédérations, des confédérations et des instances statutaires départementales, interdépartementales et régionales. Cette dernière limite n'est pas cumulable avec la précédente. En conséquence, la durée maximale des autorisations spéciales d'absence accordées est portée de 10 à 20 jours lorsque le personnel d'Alcéane est appelé à participer aux évènements susvisés.

Des autorisations spéciales d'absence complémentaires sont également accordées aux membres du personnel mandatés par les organisations syndicales pour participer aux congrès ou aux réunions statutaires d'organismes directeurs des organisations syndicales d'un autre niveau que ceux indiqués ci-dessus. Sont visées ici notamment les réunions statutaires d'organismes directeurs des organisations syndicales d'un niveau local, par exemple les unions locales ou encore les syndicats d'entreprises non affiliés à une des centrales syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel. Il est ici rappelé que ces autorisations spéciales complémentaires ne sont pas des heures destinées aux réunions de bureaux des organisations syndicales présentes dans l'Office. Elles sont délivrées dans la limite d'un contingent global déterminé chaque année par Alcéane à raison d'une heure d'autorisation spéciale d'absence pour mille heures de travail effectuées par l'ensemble de son personnel en équivalent temps plein. Ce contingent est réparti entre les organisations syndicales en fonction des voix obtenues lors des élections en vue de la désignation des représentants du personnel au CSE. Chaque début d'année, la DRH avisera le syndicat par courrier pour lui notifier le contingent d'heures attitré à l'année.

Les personnels intéressés doivent formuler leur demande d'autorisation spéciale d'absence via le formulaire « bon de délégation » appuyée de leur convocation, sur laquelle est apposée une signature originale d'un représentant syndical du niveau au moins local, et cela au moins 5 jours ouvrés avant la réunion.

Article 4 .8: Utilisation du crédit d’heures de délégation des délégués syndicaux

Les délégués syndicaux disposent d'un crédit d'heures de délégation de 20 heures par mois. Afin de garantir le bon fonctionnement du service auquel ils appartiennent, les représentants du personnel veilleront, dans la mesure du possible, à informer leur supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines, au plus tard 48 heures avant la prise effective des heures en utilisant le bon de délégation.

Article 4 .9: Les décharges d’activités

Les fonctionnaires bénéficient également des décharges d'activité de service prévues pour les agents des collectivités territoriales et des établissements publics affiliés aux centres de gestion de la fonction publique territoriale dans les conditions fixées par les articles 19 et 20 du décret n° 85-397 du 3 avril 1985.

TITRE 5 : La Négociation

La Direction d’Alcéane prendra l’initiative d’engager, périodiquement, des négociations portant sur un certain nombre de thèmes dont, les rémunérations et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Article 5.1: La Délégation :

La négociation se déroule entre l’employeur (ou son représentant) et la délégation de chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise comprenant le délégué syndical de l’organisation.

La délégation de l’employeur sera de 3 personnes.

Article 5.2 : Le temps de négociation :

Le temps passé à la négociation est rémunéré comme temps de travail à échéance normale.

Article 5.3 : Les modalités de négociation

Préparation et Invitation :

L’employeur identifie des thèmes et objectifs de la négociation et prépare les documents d’information ainsi qu’un projet de calendrier.

L’employeur invitera les organisations représentatives à négocier.

Le CSE sera informé du démarrage des négociations. A titre indicatif, cette invitation sera envoyée en septembre de l’année N.

La négociation : Lors de la 1^ere réunion, sera transmis le détail des informations que l’employeur doit transmettre en conformité avec la législation aux Délégués syndicaux sur les matières visées par la négociation, ainsi que le calendrier des réunions. Lors de la deuxième réunion et les suivantes se mèneront les négociations.

Formalisation de la Négociation : La négociation conduira à la conclusion d’un accord collectif dans le respect des dispositions légales et formalités de dépôts. En cas de désaccord, un PV consignera les propositions respectives des parties et le cas échéant les mesures que l’employeur entend appliquer unilatéralement.

TITRE 6 : Durée, Dénonciation, Dépôt et Publicité de l’accord

Article 6

Le présent avenant est applicable chez Alcéane pour toutes les élections des membres du comité social et économique.

Il entrera en vigueur au lendemain de sa signature.

Il est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé, après mise en œuvre de la procédure en vigueur concernant la révision et la dénonciation.

Le présent avenant fera l’objet des formalités de notifications, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 à L.2231-7 du code du travail.

Après notification et remise d’un exemplaire signé à chaque partie signataire, il sera déposé sur la plateforme en ligne avec transmission automatique à la DREETS.

Un exemplaire original sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du conseil de Prud’hommes.

Fait à Le Havre, le 24 Octobre 2022,

Le délégué Syndical Le Délégué Syndical Le Directeur Général