Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez OPAC ALCEANE - ALCEANE - OPH DE LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES

D’une part, ALCEANE

Représenté par xxx agissant en qualité de Directeur Général,

Et d’autre part :

Les organisations syndicales représentatives de salariés, à savoir:

• L’organisation syndicale CGT représentée par xxx en sa qualité de Délégué Syndical

• L’organisation syndicale FO représentée par xxx en sa qualité de Délégué Syndical

Il a été convenu les dispositions suivantes :

PREAMBULE

Suite à la phase expérimentale menée depuis juillet 2019 puis à la généralisation « contrainte » du télétravail pendant la crise sanitaire, l’année 2022 où le télétravail fut pratiqué de façon volontaire et informelle au sein de chaque service a permis d’identifier et détecter les atouts et les contraintes de la pratique.

Alcéane souhaite désormais intégrer de façon durable le télétravail dans son fonctionnement et en faire un mode d’organisation formalisée et pérenne.

La direction d’Alcéane souhaite favoriser par cet accord, l’équilibre vie professionnelle et personnelle mais est préoccupée par garantir une qualité de service pour nos locataires et un service de proximité. La direction d’Alcéane exprime une volonté de préserver un collectif de travail au sein de chaque service mais également sur l’ensemble des services d’Alcéane. La volonté de la direction est de ne pas créer d’iniquité entre des salariés télétravailleurs et non télétravailleurs.

Les délégués syndicaux quant à eux sont soucieux d’apporter un avantage social de manière définitive aux salariés et améliorer les conditions de travail.

C’est dans ce cadre que la direction d’Alcéane et les partenaires sociaux se sont rencontrés à plusieurs reprises les …….

Au terme de ces échanges, la direction et les représentants ont convenu d’une mise en place d’un cadre souple pour la pratique du télétravail pour l’année 2023 en laissant toute latitude au manager, directeur d’organiser la pratique en fonction des contraintes de services et dans une relation d’engagements mutuels. La direction des Ressources Humaines sera partie prenante et conseillera les managers pour l’organisation et veillera au respect du cadre.

La direction et les représentants ont convenu par ailleurs de se revoir à deux reprises au cours de l’année 2023 (juin et septembre) afin de faire un point de la situation et d’éventuellement y apporter des modifications.

ARTICLE 1. CHAMPS D’APPLICATION :

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ses locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail revêt un caractère doublement volontaire qui repose sur l’acceptation du salarié et de l’employeur après validation de la demande initiale.

Le présent accord s’applique :

• Aux salariés en Contrat à Durée Indéterminée, en Contrat à Durée Déterminée et aux intérimaires à l’issue de leur période d’essai ou période probatoire,

• Aux salariés à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 80 %,

Sont exclues, sauf en cas de situations particulières, les personnes dont l’activité s’inscrit dans le cadre d’un encadrement ou tutorat de proximité, telles que :

• Les stagiaires,

• les alternants.

ARTICLE 2. CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Sont éligibles les activités dont la réalisation des missions en télétravail ne perturbe pas le fonctionnement de l’équipe et la continuité de service.

En complément de la nature du poste, l’éligibilité d’un(e) salarié(e) au télétravail suppose :

• La capacité du salarié à exercer son activité en télétravail : savoirs professionnels, capacité d’organisation, de gestion du temps, degré d’autonomie, maîtrise des outils informatiques,

• les accès à distance à l’ensemble des outils et logiciels utilisés pour tenir le poste,

• Une connexion avec un débit de qualité suffisante,

• Un smartphone professionnel ou personnel à des fins de double authentification.

Le télétravail ne pouvant être ouvert qu’aux postes dont les fonctions sont de nature à être exercées à distance, les activités suivantes ne sont pas télétravaillables :

• Les activités pour lesquelles le collaborateur est chargé de fournir directement et immédiatement une prestation de service (entretien ménager, maintenance..),

• Les activités d’accueil et de réception du public (accueil, signature de baux, permanences et rendez-vous assurés par les différents services, …),

• Les activités avec rencontre du locataire et nécessitant une présence physique sur site (état des lieux, relevé et/ou diagnostic des dysfonctionnements techniques, surveillance du patrimoine, suivi chantiers ou exploitants …).

Les encadrants techniques, les agents du CRC, les chargés de gestion locative, les conseillers sociaux qui n’occupent pas 100% de leur temps de travail sur ces activités pourront télétravailler avec une grande vigilance du manager sur l’organisation du service afin de garantir la continuité de service.

C’est pourquoi les postes occupant 100% de ses activités comme le poste de gestionnaire d’immeuble, l’employé d’immeubles, le gardien d’immeubles, les ouvriers, les équipes cadre de vie, le technicien Etat des lieux et CED, le technicien sectorisé ne sont pas voire très peu télétravaillables,

Pour ces postes, le télétravail sera occasionnel et ponctuel et limité à X jours par an. Les conditions de mise en place de ce télétravail occasionnel nécessitera l’aval du manager, N+2 ….

.

ARTICLE 3 : ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Le télétravail repose sur le volontariat et ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié, après examen et accord de l’employeur tant sur le principe que sur les modalités d’organisation du télétravail. La mise en place du télétravail doit avant tout être basée sur une confiance réciproque et dans le respect du cadre. Chaque partie prenante, salarié et hiérarchique ont une part d’engagement moral et éthique dans cette mise en place.

Article 3.1 : Télétravail organisé dans les services

Les instances représentatives et la direction consentent l’attribution d’un compteur de :

45 jours de télétravail* pour l’année 2023

*pour les temps partiels au-delà de 80% ce compteur est proratisé sur la quotité de travail.

Les jours pourront être librement positionnés en journée ou demi-journée, malgré tout, les parties en présence prônent le télétravail par journée entière pour limiter les déplacements et réduire l’impact sur l’environnement. Le télétravail en demi-journée est donc préconisé pour les salariés domiciliés au Havre et pouvant utilisé les moyens de transport en commun ou à eco-mobilité.

Le collaborateur formulera une demande préalable dans l’outil de gestion des absences, le manager pourra accepter, refuser, ou modifier la demande par avis circonstancié.

Article 3.2 : Télétravail organisé de façon exceptionnelle et temporaire 

Le présent Accord permet aux salariés et à l’entreprise d’envisager le télétravail de façon exceptionnelle, tout et autant que les activités le permettent, pour :

• Des situations individuelles spécifiques

Pour des situations impliquant un aménagement du poste de travail pour raison médicale (collaborateur ayant une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé ou avec des préconisations des services de santé au travail, collaborateur reconnu comme proche aidant, personne en difficultés temporaires de moins de 3 mois et souhaitant éviter une absence médicale ou femme enceinte, à partir du 5^ème mois de grossesse : à ce titre, pas de nécessité d’accord préalable du médecin du travail).

Dans ces circonstances, le rythme sera adapté au besoin du salarié. Ainsi, il pourrait être amené à télétravailler un ou plusieurs jours selon sa situation et pour une période donnée, sans quotité minimale de présence sur site.

Le processus de demande de télétravail temporaire est identique à la demande de télétravail régulier et pourra également faire l’objet d’un entretien entre le demandeur, son responsable et la direction des Ressources Humaines.

Pour raison médicale, la situation de télétravail à 100% ne dépassera pas les 3 semaines.

• Des circonstances exceptionnelles

Pour ces circonstances telles qu’une pandémie, des conditions climatiques inhabituelles, des épisodes de pollution extrême ou d’événements ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport (telle qu’une grève). Dans ces contextes, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés : il peut ainsi être imposé par l'employeur.

Article 3.3 : Règles de gestion et d’organisation 

Certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être annulées à la demande du salarié ou à la demande du responsable hiérarchique pour raison de service.

Le télétravailleur devra pouvoir interrompre sa journée de télétravail pour se rendre sur site le plus rapidement possible.

Le responsable hiérarchique déterminera également pour son service la quotité minimale de présence sur site, en fonction de l’activité, de la composition et présence de l’équipe ou de toute autre nécessité de service (permanences).

De plus et quel que soit le temps de travail (temps plein, temps plein aménagé ou temps partiel à 80% et plus), ou quel que soit les motifs d’absences (Formation, évènement familiale ou motif de santé) la mise en place du télétravail ne saurait conduire à une présence physique de moins de 3 jours par semaine sur le poste de travail.

Le manager pourra imposer un jour de présence obligatoire dans la semaine pour toute l’équipe afin de garantir le collectif ou d’organiser ses réunions de services.

Le salarié ne pourrait, par ailleurs, pas refuser une réunion de travail notamment des réunions entre services pour le motif du télétravail.

Le manager sera vigilant à l’organisation et l’équité sur le service, il veillera :

• Aux nombres de jours de télétravail accolés au RTT et Congés

• Aux nombres de jours de télétravail accolés au WE ; Lundi et Vendredi

• Aux nombres de jours de télétravail sur le Mercredi

La DRH fournira aux managers toutes les informations nécessaires sur la pratique de son service, la DRH accompagnera par ailleurs les managers afin de les aider à construire les règles d’organisation de leur service.

Les managers seront par ailleurs formés et accompagnés sur la pratique du télétravail dans le cadre d’un parcours manager afin de mettre en œuvre un cadre de travail serein, basé sur la confiance et dans la préservation des objectifs du service. Cette formation aidera le manager à appréhender et intégrer cette pratique comme une pratique durable et pérenne.

Article 3.3 : Lieu du Télétravail 

Le télétravail peut être organisé au domicile du salarié, dans un autre lieu privé déclaré auprès de son responsable et de la DRH ou dans tout autre lieu à usage professionnel.

Le salarié s’engage à disposer d’un espace permettant un aménagement confortable en poste de travail et conforme aux règles de sécurité, notamment électriques,

Le salarié s’engage à des conditions propices au travail et à avoir un mode de garde d’enfant (moins de 10 ans) afin de garantir la tranquillité pendant les heures de travail.

L’adresse de ce lieu ainsi que le test de débit correspondant devront être communiqués dans le formulaire de demande.

Le télétravailleur devant être mobilisable en cas de nécessité, le lieu choisi pour le télétravail devra être dans un périmètre rendant possible le retour du salarié.

Article 3.5 : Temps et charge de travail 

Le responsable veille à ce que la charge de travail donnée et les délais d’exécution fixés permettent au télétravailleur de respecter sa durée de travail et les obligations réglementaires. Le télétravailleur s’engage par ailleurs à ne pas surcharger sa journée de télétravail dans le but d’alléger sa semaine et réduire sa présence sur site.

Pour l’ensemble des télétravailleurs et afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le responsable, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles ils pourront se contacter : ils devront (outre les plages fixes définies dans l’Accord collectif d’entreprise) établir des créneaux horaires complémentaires pendant lesquels le télétravailleur pourra être joint afin de définir un temps de travail égal au temps de travail habituel.

Sur ces journées, le temps de travail sera décompté en fonction de l’aménagement du temps de travail du salarié.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées et de consulter sa messagerie.

Le télétravailleur au motif de contraintes personnelles ne devra pas se connecter en dehors des plages horaire de l’accord temps de travail. Le manager quant à lui veillera au respect du droit à la déconnexion.

Article 3.6 : Équipements de travail 

Alcéane peut, dans la limite des stocks actuels, fournir les équipements suivants nécessaires au télétravail :

• Un ordinateur portable, qui pourrait être mutualisé entre plusieurs télétravailleurs.

Dans ce cas, il est demandé au collaborateur de le récupérer la veille d’un jour télétravaillé et de le restituer avant 11 heures le jour suivant, auprès de son binôme.

• Un téléphone portable professionnel.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur est à usage strictement professionnel.

Il est demandé au télétravailleur de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et de signaler tout incident (casse, perte, panne, dysfonctionnement…) à la D.S.I.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ne pouvant être résolu à distance par la DSI, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable qui pourra décider d’un retour en entreprise.

Article 3.7 : Protection des données et confidentialité 

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité.

Il est responsable de l’utilisation des ressources informatiques mises à sa disposition et s’engage à ne pas les utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information.

Par ailleurs, il s’engage à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour s’assurer de la préservation de la confidentialité des informations et données en sa possession.

ARTICLE 4 : PROCESSUS DE DEMANDE ET D’ACCEPTATION

Le processus d’acceptation de la demande sera décrit dans une note de service qui fixera les modalités de la demande et la formalisation de la réponse :

• Le formulaire de demande du salarié

• Les délais de la demande et de réponse

• Les conditions de mise en œuvre du télétravail

• L’avis motivé du manager et de la DRH

• Les tests de débit suffisant

• Les attestations sur l’honneur : Assurance – garde d’enfant assurée- conditions propices au télétravail.

• Les entretiens obligatoires Manager et DRH

ARTICLE 5 : CONDITIONS DE RÉVERSIBILITE

Le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double possibilité de réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Comme le télétravail doit répondre aux attentes et aux objectifs de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront mettre fin à la situation de télétravail :

• À l’initiative du salarié s’il ne souhaite plus télétravailler,

• À l’initiative de l’employeur en cas de :

• Changement de poste qui entraînera la remise en cause automatique du télétravail,

• Non-respect des règles de l’Accord notamment en termes de sécurité, de respect du temps de travail ou de problèmes techniques (connexion défaillante à domicile, déménagement non-signalé, impossibilité renouvelée d’être joint,…)

• Difficultés à organiser ses missions exercées en télétravail et/ou manque de résultats professionnels

Une période d’adaptation peut être fixée, sans pour autant excéder 1 mois.

Le télétravail conserve un caractère réversible, il peut ainsi prendre fin, à tout moment et par écrit, à l’initiative du responsable hiérarchique ou du salarié, moyennant un délai de prévenance d’1 mois. Ce délai pourrait être réduit avec l’accord réciproque des parties.

Un entretien sera réalisé avec le N+1 :

• en cas d’interruption à l’initiative du responsable hiérarchique,

• à l’issue de la période d’adaptation,

• et chaque année, lors de l’entretien d’évaluation annuelle.

ARTICLE 6 : DROITS COLLECTIFS ET INDIVIDUELS

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable dans les locaux de l’Office.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’Office, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et d’évaluation.

Ainsi le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’OPH, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

ARTICLE 7. SANTE ET SECURITE

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. À cet effet, le télétravailleur atteste que son lieu de télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Lorsque les équipements sont mutualisés, des lingettes désinfectantes sont fournies dans chacune des mallettes de transport.

Si un accident survient lors du travail en distanciel, pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la direction des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que s’il effectue son activité dans les locaux de l’Office.

Dans le cadre d’une analyse des causes suite à un accident de travail, le Responsable Prévention des Risques, le responsable hiérarchique et un membre du CSE peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence.

ARTICLE 8. FORMATION :

Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques du management à distance seront organisées pour les responsables.

Le télétravailleur bénéficiera également d’une formation le préparant à ce mode d’organisation du travail.

ARTICLE 9. Phase observation  :

Les parties conviennent de se revoir en juin 2023 pour faire un point d’étape. Ce premier bilan sur la mise en œuvre du télétravail sera établi sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre de télétravailleurs par Département

• Répartition femmes/hommes

• Taux d’emploi : complet, partiel

• Nombre de journées réalisées / Nombre de journées prévues

• Taux d’absentéisme (maladie et accident du travail) des salariés en télétravail.

Ce bilan permettra de s’assurer de la bonne application de cet accord et de son suivi.

ARTICLE 10 : Durée, Dénonciation, Dépôt et Publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et remplace la charte expérimentale de 2019.

Il entrera en vigueur à compter du 01/01/2023.

Les parties conviennent de se revoir en septembre 2023, pour négocier éventuellement de nouvelles conditions.

Le présent accord pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé, après mise en œuvre de la procédure en vigueur concernant la révision et la dénonciation.

Le présent avenant fera l’objet des formalités de notifications, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 à L.2231-7 du code du travail.

Apres notification et remise d’un exemplaire signé à chaque partie signataire, il sera déposé sur la plateforme en ligne avec transmission automatique à la DREETS.

Un exemplaire original sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du conseil de Prud’hommes.

Fait à Le Havre, le

Le délégué Syndical CGT Le Délégué Syndical FO Le Directeur Général