Accord d'entreprise "Accord d'entreprise instituant le télétravail au sein de l'UES des sociétés du Groupe Santiane" chez SANTIANE - SANTIANE.FR (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE INSTITUANT LE TELETRAVAIL AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE (UES) DES SOCIETES DU GROUPE SANTIANE

Entre les soussignés :

LES SOCIETES DU GROUPE SANTIANE,

La Société Groupe Santiane, dont le siège social est situé au 38 – 40 Avenue des Champs Elysées 75008 PARIS, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 524 248 093 ;

La Société Santiane.fr, dont le siège social est situé 455 Promenade des Anglais – immeuble Nice Plaza – 5ème étage 06200 NICE, immatriculée au RCS de NICE sous le numéro 489 649 897,

La Société Néoliane Santé, dont le siège social est situé 455 Promenade des Anglais – immeuble Nice Plaza – 5ème étage 06200 NICE, immatriculée au RCS de NICE sous le numéro 510 204 274,

Le GIE Santiane, dont le siège social est situé 455 Promenade des Anglais – Immeuble Nice Plaza – 06200 NICE, immatriculée au RCS de NICE sous le numéro 753 229 632,

La Société Néoliane Gestion, dont le siège social est situé 455 Promenade des Anglais – Immeuble Nice Plaza – 06200 NICE, immatriculée au RCS de NICE sous le numéro 800 898 363,

La Société Groupe Filassurance, dont le siège social est situé 38 – 40 Avenue des Champs Elysées 75008 PARIS, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 534 194 683,

La Société CDM Assurance, dont le siège social est situé 38 – 40 Avenue des Champs Elysées 75008 PARIS, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 800 925 737,

Composant ensemble une UES

Représentées par XXX, agissant en qualité de mandataire unique des Sociétés concernées

D'UNE PART,

ET :

Le SI3S, Syndicat Indépendant des Salariés de la Société Santiane, représenté par XXX, en sa qualité de délégué syndical.

D'AUTRE PART,

Il a été conclu le présent accord sur le télétravail.

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus adaptée aux besoins de l’entreprise et souhaits des salariés, la Direction et les organisations syndicales soussignées ont souhaité négocier un accord sur le télétravail en application de l'article L 1222-9 du Code du travail.

Dans le cadre d’une réflexion destinée à permettre de concilier le bon fonctionnement de l’entreprise et l’organisation des salariés, les parties ont décidé de mettre en place au sein de l’entreprise du télétravail régulier dans le cadre du présent accord, ceci pour une durée déterminée d’un an.

Au terme de la durée d’application du présent accord, les parties se rencontreront pour étudier l’éventuel renouvellement du télétravail s’il s’avère compatible avec les contraintes de fonctionnement de l’entreprise.

Le présent accord fixe en conséquence les conditions d'exécution du télétravail régulier dans l'entreprise pour une déterminée d’un an.

Selon l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Au-delà du télétravail mis en place dans le cadre du présent accord, il est rappelé que le télétravail pourra être mis en place unilatéralement par la Société en application des dispositions légales (article L. 1222-11 du Code du travail à ce jour) afin de répondre à des circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure.

Article 1 - Conditions de passage en télétravail

1.1 Critères d'éligibilité

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

• Avoir au moins 12 mois d’ancienneté au sein de la Société ;

• Avoir au moins 3 mois de présence à la suite d’une interruption d’activité de plus de 6 mois ;

• Avoir une autonomie de travail (notamment connaissance du poste de travail, des outils de travail et de l’organisation) ; une évaluation de l’autonomie sera effectuée par le manager au moins une fois par an ;

• Occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ; une évaluation du poste au regard de ce critère sera réalisée par le directeur du service concerné une fois par an ;

• Bénéficier à son domicile d’un réseau internet avec un débit suffisant permettant le télétravail. L’entreprise pourra effectuer des tests techniques pour approuver ou non la compatibilité du réseau internet du salarié avec les prérequis associés à sa mission. Ces tests observeront notamment la latence, les pertes de paquets et le débit entre la liaison internet du salarié et les infrastructures de la Société.

• Le pourcentage de télétravailleur ne pourra pas excéder 50% de l’effectif du service par jour sauf si sur analyse du manager, le fonctionnement du service le permet.

Ces conditions sont cumulatives.

1.2 Travailleurs handicapés

Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés. Si nécessaire, une adaptation du poste sera prévue en fonction des préconisations de la médecine du travail.

Article 2 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés dans le cadre du télétravail

Le télétravail sera limité à un nombre de jours maximum par semaine. Ce nombre de jours varie en fonction de l’organisation du travail, du fonctionnement, et plus largement des impératifs du service auquel est affecté chaque salarié, sauf en cas de télétravail mis en place unilatéralement par la Société du fait de circonstance exceptionnelle (cf. troisième paragraphe du préambule du présent accord). À ce titre, le télétravail est limité à :

• 2 jours maximum pour les fonctions en lien avec la clientèle et supports à savoir : commerce B2C, commerce B2B, qualité, service client, recouvrement, back office, middle office, marketing, partenariats, finance, technique, RH, juridique et projet.

• 4 jours maximum pour les fonctions IT.

Cette différence entre les services de la Société quant au nombre maximal de jours de télétravail s’explique par l’exposition directe des fonctions en lien avec la clientèle et donc la nécessité d’avoir une organisation de travail qui soit la plus fluide et réactive possible vis-à-vis de notre clientèle.

Toutes les fonctions nécessitant une présence sur site ne pourront pas être autorisées à télétravailler.

Les jours de télétravail ainsi que le nombre de jours accordé seront fixés d’un commun accord avec le supérieur hiérarchique, selon l’organisation du service et de la charge de travail du salarié.

Le télétravail n’a pas pour effet de dispenser le salarié en télétravail de répondre aux obligations inhérentes à ses fonctions. Ainsi, en cas de circonstances nécessitant la présence des collaborateurs sur site ou dans tout autre lieu dans le cadre de ses fonctions comme par exemple des formations, un évènement d’entreprise, une maintenance de site, une réunion avec des prestataires externes … Le salarié devra modifier son rythme de télétravail afin de répondre au besoin de la Société. Dans ce cas de figure, le salarié en sera informé en amont par son manager.

Article 3 - Modalités de passage en télétravail

3.1 Passage en télétravail à la demande du salarié

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique par lettre remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée électronique avec accusé de réception.

La demande du salarié doit préciser :

• La date souhaitée du début du télétravail ;

• La récurrence (nombre de jours de télétravail souhaité par semaine) ;

• Les jours de télétravail souhaités.

Le supérieur hiérarchique bénéficie d’un délai de trois semaines à compter de la réception de ce courrier pour accepter ou refuser la demande du salarié. Il peut refuser si les conditions prévues par le présent accord ne sont pas remplies ou proposer des modifications aux souhaits du salarié. Le refus sera motivé.

3.2 Formalisation du passage en télétravail

Lorsque le passage en télétravail est convenu entre les parties, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du salarié et de la Société ainsi que les modalités utiles à l'exercice de l'activité en télétravail, adaptées à la situation du télétravailleur. L’avenant sera conclu pour une durée déterminée prenant automatiquement fin au terme des 12 mois d’application du présent accord.

Article 4 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

4.1 Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de huit semaines.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur exercera de nouveau son poste dans les locaux de l'entreprise.

4.2 Principe de réversibilité du télétravail

Au-delà de la période d’adaptation visée à l’article 4.1 ci-dessus, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions suivantes.

4.2.1 Retour à une exécution du travail sans télétravail à la demande du salarié

La demande du salarié doit être adressée par lettre remise en main propre contre décharge, ou par lettre recommandée électronique avec accusé de réception.

La Société devra y répondre dans un délai de trois semaines à compter de sa réception. La Société pourra refuser d’accéder à la demande du salarié.

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.).

L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.

4.2.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail à l’initiative de l'employeur

L'employeur peut imposer au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, pour les raisons suivantes :

• Réorganisation de l'entreprise ;

• Difficulté à interagir avec sa hiérarchie et ses collègues ;

• Difficulté dans l’exécution de ses missions ;

• Non atteinte des objectifs ;

• Période d’interruption d’activité de 6 mois ou plus ;

• Si les conditions de travail, par exemple en raison de problèmes techniques de liaison internet, ne sont plus en adéquation avec la bonne réalisation des fonctions.

Cette décision sera adressée par lettre remise en main propre contre décharge, ou par lettre recommandée électronique avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet sous deux semaines à compter de la réception par le salarié du courrier l’informant de la nécessité de mettre fin au télétravail.

En cas d’impossibilité du salarié de télétravailler (par exemple en raison de problèmes techniques ou suite à un évènement de force majeure), l’employeur peut imposer au salarié de revenir travailler dans les locaux et ce dans un délai maximum de 24h.

Article 5 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié. Cette adresse devra correspondre à celle communiquée à l’entreprise par le salarié.

Le télétravailleur doit s'engager à ce que son espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail. En particulier, l’espace dédié au télétravail doit être doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques, la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.

En outre, le salarié doit prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail et accepte qu'un représentant de l'employeur contrôle la conformité de son logement, en particulier, des installations électriques préalablement à la prise d'effet du contrat. Il fournit une attestation de conformité à l’employeur.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse.

Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 4.2.2.

Article 6 - Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, la charge de travail ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, sauf demande écrite et préalable de la hiérarchie.

Le supérieur hiérarchique du salarié en télétravail veillera au bon respect de cette consigne.

A cet effet, un bilan sera effectué tous les ans entre le supérieur hiérarchique et le salarié. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Article 7 - Modalités de suivi du temps de travail

La durée de travail par jour et par semaine, l’amplitude de travail, le temps de repos quotidien et le temps de repos hebdomadaire sont fixés par la loi, la convention collective et le contrat de travail. Le télétravail ne modifie pas les conditions en vigueur.

• Salariés dont la durée du travail est comptabilisée en heures 

Le suivi du temps de travail s'effectue dans les mêmes conditions que pour les périodes non télétravaillées dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles applicables au niveau de l’entreprise. 

• Salariés dont la durée du travail est comptabilisée en jours

Le salarié disposant d’une convention de forfait jours n’est pas soumis à l’horaire collectif.

Le salarié en télétravail bénéficiant d’une convention de forfait jours conserve une grande autonomie dans l’organisation de son emploi du temps, inhérente à la nature de sa mission et de ses responsabilités telle que prévue par les dispositions de son contrat de travail ou avenant portant sur le forfait jours qui restent applicables dans le cadre du télétravail.

Le salarié doit respecter les temps de repos obligatoires et immédiatement reporter toute surcharge et problèmes aux Ressources Humaines et au responsable hiérarchique.

Article 8 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter :

• Les limites imposées par la législation en vigueur concernant la durée du travail ;

• Les plages horaires de travail correspondant au planning défini dans chaque service pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur doit être joignable de façon à répondre à toutes les obligations justifiées par l’exercice de sa mission.

Au regard des impératifs liés au télétravail, ces plages horaires s’appliquent également aux salariés cadres bénéficiant d’une convention de forfait jours, sans que cela ne remette en cause leur forfait jours, ces derniers conservant une grande latitude dans leur organisation du travail et la gestion de leur temps.

Article 9 - Équipements liés au télétravail : consignes à respecter et sanctions éventuelles

9.1 Equipements de travail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au télétravail.

Ces équipements se composent de :

• Un ordinateur portable

• Un casque (si l’activité le nécessite)

• Une souris

• Un écran (si l’activité le nécessite)

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant la personne en charge de résoudre les problèmes de connexion ou de fonctionnement du matériel.

Le télétravailleur est informé qu’il peut être tenu de laisser l'accès de son domicile aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l'équipement du travail. Le cas échéant, l'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre écrit 48 heures avant l'intervention.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

9.2 Consignes particulières concernant les outils informatiques

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur utilise les équipements et outils informatiques ainsi que les services de communication électronique en respectant les dispositions contenues dans le contrat de travail et le règlement intérieur.

Il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été communiquées et de les respecter scrupuleusement. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel et des outils fournis.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement.

Article 10 – Indemnisation des frais professionnels liés au télétravail 

Les frais de fonctionnement seront indemnisés de la façon suivante :

• Pour un jour de télétravail par semaine : 2,5€ d’indemnité par mois

• Pour deux jours de télétravail par semaine : 5€ d’indemnité par mois

• Pour trois jours de télétravail par semaine : 7,5€ d’indemnité par mois

• Pour quatre jours de télétravail par semaine : 10€ d’indemnité par mois

Cette indemnité mensuelle sera proratisée en cas d’absence sur les jours de télétravail.

Exemple :

Un salarié télétravaille tous les mardis et jeudis. Il a donc deux jours par semaine de télétravail. Son indemnité sera alors de 5€ sur le mois.

Un salarié télétravaille tous les mardis et jeudis. Il est en congés deux mardis et jeudis sur les 4 du mois. Son indemnité sera alors de 2,5€ sur le mois et non 5€.

Un salarié télétravaille tous les mardis et jeudis. Il est en arrêt maladie deux mardis et jeudis sur les 4 du mois. Son indemnité sera alors de 2,5€ sur le mois et non 5€.

Article 11 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail 

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant l’utilisation à des fins professionnelles de son domicile.

Article 12 - Obligation de discrétion et de confidentialité

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Article 13 - Santé et sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables au collaborateur en télétravail et doivent être strictement respectées.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs de l'entreprise.

Il est souligné que, conformément à l’article L1222-9 du code du travail, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail, pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur, est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. 

Le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail. 

Article 14 - Dispositions finales

Il est rappelé que le télétravailleur est soumis aux dispositions du règlement intérieur et des annexes en vigueur dans l’entreprise et que tout non-respect des dispositions en vigueur sera sanctionné.

14.1 Entrée en vigueur et durée d'application

Le présent accord s'applique à compter du 1^er janvier 2022 et pour une durée déterminée d’une année (12 mois) de date à date.

Un mois avant le terme du présent accord, les parties se réuniront en vue de l'éventuel renouvellement de l'accord. A défaut de renouvellement, l'accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l'article L.2222-4 du Code du travail.

14.2 Suivi de l'application du présent accord et rendez-vous

Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi, composée du Délégué Syndical et d’un représentant de la direction, le DRH. Elle a pour objet de vérifier les conditions de l'application du présent accord. Elle se réunit une fois au cours de la période d’application du présent accord.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 3 mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

14.3 Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par l'article L 2261-7-1 du Code du travail.

Chacune des parties habilitées pourra solliciter la révision du présent accord via l’envoi d’une lettre RAR contenant les propositions de modification du présent accord et adressée à l’ensemble des autres parties signataires.

14.4 Notification et dépôt

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature.

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du conseil de prud'hommes de Nice dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

Fait à Paris, le 02/12/2021

En 3 exemplaires.

Pour l’UES du Groupe Santiane, XXX, Président

Pour le Syndicat Indépendant des Salariés de la Société Santiane, XXX, délégué syndical