Accord sur le télétravail

Date : 14/05/2019	Référence : AST/060519/V2

Table des matières

1 Préambule et définitions 3

1.1 Définition du télétravail 3

1.2 Contenu de l’accord de télétravail 3

2 Périmètre de l’accord 4

2.1 Eligibilité 4

2.2 Dates d’application 4

2.3 Révision et dénonciation 5

3 Fonctionnement du télétravail normalisé 6

3.1 Volontariat 6

3.2 Accord express 6

3.3 Statut 6

3.4 Temps de travail 6

3.5 Santé et Sécurité 7

3.6 Lieu de travail 7

3.7 Formulation de la demande 8

3.8 Réversibilité 9

3.9 Suspension 9

3.10 Equipements et dépenses liées au télétravail 10

3.11 Cadre général 11

3.12 Tenue vestimentaire 11

3.13 Règles IT 11

3.14 Rapatriement 11

3.15 Modalités d’accès des travailleurs handicapés 12

4 Fonctionnement du télétravail exceptionnel 13

4.1 Modalités 13

5 Suivi de l’accord sur le télétravail 14

5.1 Modalités 14

5.2 Clause de rendez-vous 14

6 Acceptation de l’accord sur le télétravail 15

Préambule et définitions

Valiantys souhaite supporter la mise en place du télétravail dans l’entreprise afin d’apporter des opportunités intéressantes d’adaptation de l’entreprise à certaines évolutions de l’environnement économique et sociétal :

• répondre aux problématiques de transport car les temps de trajet peuvent se révéler particulièrement longs ;

• répondre à la charge mental en diminuant les impacts des temps de trajet et en améliorant l’équilibre entre la vie professionnelle et privée ;

• répondre aux attentes concernant notre impact sur l'environnement ;

• répondre aux besoins de faciliter l’intégration des personnes handicapés dans l’entreprise.

Valiantys a défini un ensemble de règles afin de couvrir tous les pays et toutes les équipes. Notre objectif est de fournir à tous les employés de Valiantys une option de travail à distance et d’éviter tout surcoût pour l’entreprise.

Si les conditions de mise en œuvre de cette organisation du travail sont réunies, le télétravail doit apporter des éléments positifs à la fois en qualité de vie mais aussi en responsabilisation de chacun, de montée en autonomie de chacun et de confiance mutuelle dans l’exercice de son travail.

Définition du télétravail

Le premier alinéa de l’article L. 1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Afin de répondre à l’ensemble des situations, Valiantys met en place 2 formes possibles de télétravail :

• Le télétravail normalisé correspondant au résultat d’un accord entre le collaborateur et son manager dans les limites exprimées par le présent accord ;

• Le télétravail exceptionnel correspondant à la prise en compte d’une situation d’exception pour l’entreprise (épidémie, locaux inutilisables ou inaccessibles, menace sur la sécurité des personnes, cas de force majeure etc.) ;

Contenu de l’accord de télétravail

Le présent accord définit les points suivants :

• les conditions de passage en télétravail en particulier en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, et les conditions de retour à une activité sans télétravail ;

• les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;

• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;

• la détermination des plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté ;

• durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;

• les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, en application des mesures prévues à l'article L. 5213-6.

Périmètre de l’accord

Eligibilité

Tous les salariés de la société dont les tâches peuvent être menées en télétravail avec la même efficacité qu’en étant dans les locaux de l’entreprise sont éligibles. Il sera aussi porté attention au maintien du bon fonctionnement de l’équipe à laquelle est rattachée le collaborateur afin de garantir une efficacité optimale de celle-ci.

Les critères d’éligibilité sont :

• avoir une ancienneté de plus de 6 mois dans l’entreprise ;

• la nature des tâches qui peuvent ou non être réalisées en télétravail ;

• la capacité du salarié à travailler en autonomie ;

• le maintien du bon fonctionnement de l’équipe de rattachement.

Le télétravail est une option et non une obligation. Un salarié ne saurait donc être obligé d’effectuer son travail en dehors des locaux de l’entreprise en dehors du cas du télétravail exceptionnel.

Chaque manager est responsable de l’achèvement des projets confiés à son équipe. Il peut donc décider des modalités de l’application du télétravail dans son équipe dans les limites définies dans le présent accord.

Valiantys souhaite réussir l’accueil et l’intégration de tous les nouveaux embauchés dans l’entreprise. Partager nos valeurs est une clef de l’atteinte de cet objectif. Rencontrer ses nouveaux collègues, discuter avec toutes les équipes qui composent l’entreprise, obtenir les réponses à toutes les questions que peuvent se poser un nouvel embauché nécessitent de travailler à plein temps dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, nous pensons que le fait de commencer le télétravail trop tôt après la phase d’intégration est à l’opposé de ce que nous souhaitons obtenir.

Nous avons donc décidé que le télétravail pourrait être mis en place après 6 mois d'ancienneté chez Valiantys.

De plus, cette organisation spécifique du travail est soumise à une période d’adaptation de 6 mois, pendant laquelle le collaborateur et le manager de travail pourra y mettre fin, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Cette période d’adaptation a pour objet de permettre au collaborateur et au manager de s’assurer de la bonne adaptation à cette forme d’organisation du travail et de vérifier que celle-ci est bien compatible non seulement avec les souhaits du collaborateur, mais aussi avec les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise et avec le bon dimensionnement des équipements et des technologies de l’information et de la communication utilisés.

Si l’évaluation est positive pour le salarié et le manager, elle se poursuivra indéfiniment jusqu’à ce qu’une partie souhaite réviser cette organisation.

Dates d’application

Le télétravail sera disponible pour tous les collaborateurs répondant aux exigences d’éligibilité à partir du 1er Octobre 2019 et ce pour une durée indéterminée. Toutefois, si un manager n'est pas prêt à mettre en œuvre le télétravail pour des contraintes particulières, le déploiement pour son équipe pourra être différé d'un trimestre.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, conformément aux dispositions légales en vigueur moyennant un préavis de 3 mois.

Ce préavis sera mis à profit pour engager des négociations en vue de conclure un nouvel accord.

Fonctionnement du télétravail normalisé

Volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire de la part du salarié et de la société. Il ne peut en aucun cas constituer une obligation émanant d’une des deux parties.

Accord express

Le télétravail est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et de volontariat. L’accord express de la société est indispensable. C’est la société qui évalue l’opportunité de mettre en place le télétravail pour chaque salarié qui en fait la demande.

La société, en cas de refus d’accorder le bénéfice du télétravail à un salarié éligible au télétravail motive sa réponse.

Statut

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Temps de travail

Le passage en télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du salarié. Le manager du salarié veillera à ne pas modifier la charge de travail.

Chaque année, le manager organise un entretien avec le salarié qui porte notamment sur les conditions d’activités du salarié et sa charge de travail. A cette occasion un compte-rendu d’entretien est signé par les deux parties.

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective et des règles applicables de la société. La charge de travail et les critères d’évaluation des résultats du travail sont identiques à ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

En outre, il est rappelé que seules les heures effectuées à la demande expresse de l’employeur constituent des heures supplémentaires.

Le salarié doit être joignable à tout moment dans la plage horaire qui s’applique habituellement au salarié quand il travaille dans les locaux de l’entreprise. En cas de besoin, cette plage horaire pourra être modifiée sous réserve d’informer le salarié 3 jours à l’avance.

Les salariés en forfait annuel en jour communiquera en amont à sa hiérarchie sur les plages horaires durant lesquelles il sera joignable, de sorte qu’elle pourra le joindre en cas de besoin.

L’entreprise ne contactera pas le collaborateur en dehors de la plage horaire qui s’applique habituellement au salarié. Le salarié n’est donc plus considéré sous la subordination de l’entreprise en dehors de cas spécifiques (astreintes, heures supplémentaires, etc.).

Durant la plage horaire, salarié est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences qui nécessitent sa présence et de consulter sa messagerie professionnelle.

Santé et Sécurité

3.5. 1. Assurances

Avant le démarrage du télétravail, le collaborateur doit informer par écrit son assureur du fait qu’il travaille ponctuellement à son domicile en télétravail, avec du matériel appartenant à son employeur, avec copie à ce dernier, et remet à l’employeur une attestation « multirisques habitation » couvrant son domicile. La fourniture de cette assurance devra être fournie chaque année.

3.5. 2. Règles en matière de santé et sécurité

L’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail seront applicables au collaborateur pendant le télétravail.

Il est rappelé au collaborateur qu’il lui incombe de prendre soin de sa santé, de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les autorités administratives et, le cas échéant, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité, auront accès au lieu de télétravail.

Si le télétravail est exercé à domicile, l’accès est subordonné à la notification préalable par courrier électronique de la société au salarié avec respect d'un préavis de 3 jours. L’accord du salarié sous forme d'une réponse par courrier électronique doit être donné dans le délai de deux 2 jours.

3.5. 3. Déclaration d’accident du travail

L’accident qui surviendrait au collaborateur sera présumé être un accident du travail, jusqu’à preuve du contraire, s’il survient sur le lieu convenu pour l’exercice du télétravail et pendant l’exécution du contrat de travail.

Il appartiendra au collaborateur d’informer immédiatement les Ressources Humaines de la société afin qu’elle puisse procéder sans délai aux déclarations qui seraient nécessaires. Par défaut, un accident pendant les horaires de travail sera présumé comme professionnel. En dehors des horaires de travail, l’accident sera présumé non professionnel.

Le salarié en télétravail est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre d’un déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de son travail. Par exception, le salarié ne sera pas couvert pour tout déplacement en dehors de ces cas.

Lieu de travail

Par défaut, le lieu de travail du salarié en télétravail sera son domicile lequel s’entend comme lieu de résidence habituelle et principale, déclaré comme tel auprès de la DRH / service du personnel

Avec l’accord préalable du manager du salarié, un autre lieu de travail pourra être accepté par exception.

En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir la société et à lui communiquer sans délai sa nouvelle adresse.

Le salarié s’engage à ce que son domicile ou tout autre le lieu de travail accepté par son manager répond aux critères permettent l’exercice du télétravail dans de bonnes conditions et sans risque pour sa santé et sa sécurité.

Formulation de la demande

Lorsqu’un salarié souhaite utiliser les facilités du télétravail, il formalisera sa demande avec le formulaire suivant qu’il remettra par voie électronique à son manager en mettant en copie le People And Culture Director :

La réponse sera formulée et motivée par le manager dans un délai d’un mois via un entretien en face-à-face ou par vidéo-conférence.

Le défaut de réponse du manager ne peut jamais valoir acceptation.

En cas de refus de la part du manager, ce dernier sera motivé par écrit sur le formulaire de la demande.

Il est demandé au salarié de planifier son travail à distance souhaité sur une base trimestrielle afin d'aider le manager à identifier tout goulot d'étranglement et à adapter les demandes en fonction des besoins opérationnels.

Réversibilité

Le télétravail normalisé conservera un caractère réversible. Il pourra donc y être mis fin, par l’une ou par l’autre des parties, notamment dans l’un des cas suivants : changement de poste incompatible avec les critères de mise en place du télétravail régulier, impératif lié à l’activité ou aux besoins de fonctionnement de l’entreprise, changement de domicile du collaborateur, changement intervenu dans la situation familiale du collaborateur, inadéquation des équipements ou des technologies de l’information et de la communication utilisés, non-respect par l’une des parties de ses obligations.

En cas de décision émanant de de l’entreprise, l’arrêt sera motivé par le manager ou le People And Culture Director lors d’un entretien en face-à-face ou par vidéo-conférence.

Dans tous les cas, cette décision devra faire l’objet d’une notification écrite à l’autre partie. Un délai de prévenance de 15 jours devra être respecté par celle des parties ayant décidé de mettre un terme à la période de télétravail. Ce délai peut être réduit ou supprimé à l’initiative de l’entreprise ou de la demande expresse du collaborateur.

Le formulaire de la demande initiale sera mis à jour afin de refléter cette nouvelle situation.

Il est précisé qu’en cas de non-respect des règles de sécurité ou des règles confidentialité applicables, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin immédiatement et sans délai de prévenance à la situation de télétravail.

Suspension

Si des circonstances exceptionnelles amènent l’entreprise à suspendre temporairement tout ou partie des demandes accordées aux salariés, il est accepté par l’ensemble des salariés de travailler 100% de leur temps de travail dans les locaux de l’entreprise sans indemnisation ou possibilité de refus.

Equipements et dépenses liées au télétravail

Le matériel fournit par l’entreprise est strictement composé des équipements suivants :

• Un PC portable raccordé via Wifi ou un câble à la box personnelle du domicile,

• Un sac de transport du PC portable,

• Une souris,

• Deux casques audios : un sur site et un à domicile.

Le matériel mis à la disposition du salarié en télétravail est couvert par une assurance souscrite auprès de MAAF. La procédure à suivre en cas de perte ou vol est disponible sur l’intranet de la société.

Il est admis en préambule que la mise en place du télétravail ne doit pas générer de surcoût pour l’entreprise.

En conséquence, le salarié s’engage à prendre en charge les coûts des éventuels aménagements nécessaires (ligne Internet, siège ergonomique, etc.) afin de pouvoir sans risque pour sa santé et sa sécurité et dans des bonnes conditions réaliser son travail en télétravail.

L’entreprise demande au salarié d’utiliser les moyens de conférence audio et vidéo qui lui sont mis à disposition afin de contacter les clients et collègues. L’entreprise ne prendra pas en charge les coûts que le salarié engagera s’il utilise ses moyens de communications privés fixe et mobile.

Aucun autre équipement que ceux listés ci-dessus ne sera fourni au salarié en télétravail.

Si un salarié estime avoir besoin d’un équipement complémentaire pour effectuer sa mission en télétravail, celui-ci ne sera pas pris en charge par l’entreprise et restera donc à la charge du télétravailleur. A défaut, il devra renoncer au dispositif de télétravail tel que défini dans le présent accord.

Il en est de même en cas d’aménagement matériel de poste de travail à domicile à la demande du médecin du travail (sous réserve de l’application de l’article 3.15 du présent accord). En effet, un besoin d’aménagement matériel de poste de travail, qu’il soit à la demande du salarié en télétravail ou du médecin du travail ne sera pas pris en charge par l’entreprise, de sorte que s’il s’avère indispensable pour l'exercice de la mission à domicile, le télétravail ne sera pas ou plus envisageable.

Le matériel fourni par l’entreprise devra être exclusivement réservé à un usage professionnel et le télétravailleur s’engage à en prendre soin. La maintenance sera effectuée dans les mêmes conditions que sur site.

En cas de panne ou de dysfonctionnement de l’équipement, ne pouvant être solutionné à distance par l’assistance matérielle, le télétravailleur devra en informer immédiatement sa hiérarchie afin qu’une solution soit apportée au problème rencontré.

En cas de panne liée à un problème relatif à la connexion internet ou au réseau électrique du domicile, le télétravailleur devra prendre contact avec les fournisseurs d’accès ou d’électricité afin de résoudre le plus rapidement possible cette dernière.

En cas de défaillance, le salarié s’engage à respecter la procédure de rapatriement énoncé à l’article 3. 14.

Dans tous les cas, le télétravailleur devra informer sa hiérarchie de tout dysfonctionnement afin de définir avec elle les conséquences sur la journée de télétravail.

L’intégralité des équipements fournis devra être restituée ou en cas de départ de l’entreprise.

Cadre général

Le nombre maximum de jours en télétravail par mois est de 5.

Le nombre maximum de jours en télétravail par semaine est de 2.

Le télétravail s’entend par journée pleine et donc insécable. Aucun report d'un mois sur l'autre n'est accordé. Tous les jours en télétravail qui ne sont pas utilisés pendant un mois donné n'ouvrent pas de "crédit" pour les mois suivants.

Chaque manager est librement responsable de diminuer ces valeurs s’il les considère contradictoires avec l’atteinte des objectifs qui lui sont fixés par la direction.

Les personnes travaillant à temps partiel sont limitées à 2 jours par mois car nous souhaitons que nos valeurs basées sur l’échange et la convivialité soient réellement efficaces. Etre absent 6 jours par mois sans échanges avec ses collègues et généralement la société sont clairement identifiés comme facteur de risque d'exclusion.

Tenue vestimentaire

L’entreprise demande aux salariés d'adopter un code vestimentaire identique à celui qu’ils adoptent au bureau. Chaque salarié peut participer à une réunion vidéo avec ses collègues, clients ou candidats et l’image véhiculée par notre société doit respecter nos valeurs.

Règles IT

Le salarié doit respecter les mêmes règles de prudence relatives à la sécurité informatique quand il est chez lui que lorsqu’il est en déplacement ou dans les locaux de l’entreprise. Le département IT met à disposition les solutions sécurisés de connexion aux outils informatiques de l’entreprise (VPN, etc.). Le salarié ne peut s’excuser de ne pas suivre les règles ou d’installer des logiciels non conformes à la politique de sécurité de l’entreprise. De manière générale, le salarié s’engage à respecter les règles de sécurité informatique publiées par le département IT.

Le salarié devra prendre toutes les précautions utiles pour que personne ne puisse avoir accès aux données, aux mots de passe, et plus généralement à toute information concernant l’entreprise et la base de données clients.

Tout manquement par le salarié à ces obligations pourra, selon les cas, faire l’objet d’une sanction et constituer une raison susceptible d’entraîner la fin de l’exercice du télétravail, sans délai de prévenance et indépendamment de la réparation éventuelle du préjudice subi par la société, conformément à l’article 3. 8 du présent accord.

Toute sortie de document papier de l’entreprise est strictement interdite. Les impressions à domicile sur une imprimante personnelle sont également strictement interdites. Il est demandé au salarié de garder son statut sur l’outil de chat toujours à jour (disponible, absent, occupé, etc.). Si le salarié souhaite faire une pause pendant la journée, il lui est demandé de mettre un court message pour indiquer son heure de retour. Les collègues du salarié ne le voient pas et ne peuvent donc pas imaginer ce qu’il fait : est-il au téléphone, occupé à produire un document, assiste-t-il à des réunions en ligne ? Le message et le statut permet à ses collègues d’avoir la réponse.

Rapatriement

Le salarié est seul responsable du bon fonctionnement de la connexion Internet à son domicile. Si celle-ci est défaillante, le salarié doit rapatrier les locaux de l’entreprise afin d’être à même d’effectuer son travail. Ceci s’applique quel que soit l’heure à laquelle intervient la panne. Le salarié peut, avec l’accord de son manager formalisé par voie électronique, s’exonérer de cette obligation si la panne intervient peu de temps avant la fin de prévisionnelle de sa journée de travail.

Modalités d’accès des travailleurs handicapés

Les travailleurs mentionnés aux 1° à 4° et 9° à 11° de l'article L. 5212-13 du Code du travail sont soumis aux mêmes règles que l’ensemble des collaborateurs concernant le dispositif télétravail.

Cependant, afin de permettre aux travailleurs mentionnés aux 1° à 4° et 9° à 11° de l'article L. 5212-13 du Code du travail d'accéder à un emploi ou de conserver leur emploi, l’entreprise s’engage à faciliter leur accès au télétravail.

L’entreprise s’engage à étudier chaque situation spécifique après avis du médecin du travail.

Le dispositif télétravail, tel que prévu par le présent accord, pourrait être aménagé pour un travailleur handicapé sous réserve de faisabilité opérationnelle, technique et que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées.

Fonctionnement du télétravail exceptionnel

Modalités

En cas de circonstances exceptionnelles, la mise en œuvre du télétravail sera considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

La mise en œuvre du télétravail en cas de circonstance exceptionnelle est réalisée sur demande expresse de l’entreprise.

Ainsi, les parties au présent accord ont notamment identifié les circonstances exceptionnelles suivantes :

• locaux inutilisables ou inaccessibles ;

• menace sur la sécurité des personnes ;

• conditions climatiques exceptionnelles (notamment en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement) ;

• épidémie grave,

• cas de force majeure.

Pourront bénéficier du télétravail pour circonstances exceptionnelles :

• Les salariés bénéficiant déjà du télétravail normalisé,

• Les salariés non télétravailleurs susceptibles de répondre aux critères d’éligibilité et disposant du matériel de l’entreprise leur permettant d’exercer leur activité en télétravail.

Les membres de la délégation du Comité Social Economique seront préalablement informés de la situation afin de discuter des mesures d’urgence mises en place.

Suivi de l’accord sur le télétravail

Modalités

Afin de suivre le fonctionnement de ce dispositif, le Comité Social Economique est chargé d’aborder une fois par an le suivi de l’accord et notamment de remonter les éventuelles difficultés et améliorations possibles de cet accord.

Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Acceptation de l’accord sur le télétravail

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt prévues par la loi, à la diligence de la Direction, auprès de la DIRECCTE via la plateforme de télé-procédure dédiée et auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse.

Toulouse, le 14 mai 2019