Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez HEREL PAIE & PERSONNEL (Siège)

Accord relatif au télétravail

Entre

HEREL Paie et Personnel, dont le siège social est situé 22 rue Jacques Prévert 33700 Mérignac, représenté par son Gérant xxxx, d'une part,

et

Le CSE représenté par xxxxxxx, membre titulaire unique du CSE

Préambule :

Il est convenu ce qui suit :

L’accord poursuit les objectifs fixés par les signataires à savoir :

• Gagner en efficacité

• Favoriser l’autonomie des collaborateurs

• Concilier vie professionnelle et vie personnelle

• Préserver du temps pour la cohésion de l’équipe et de chaque équipe,

• Favoriser le travail collectif

• Gagner en compétence collective

Forts de l’expérience subie de près de 2 ans pour Covid, sur un mode d’organisation du travail pour l’essentiel à distance, les salariés pour leur participation à la réflexion, le CSE et l’équipe dirigeante d’HEREL, ont souhaité poser et améliorer ce mode de fonctionnement par cet accord, permettant la facilité offerte pour l’usage du télétravail.

Nous avons retenu et identifié les bonnes pratiques, les points forts de cet usage, mais aussi les dysfonctionnements et frein lié à ce télétravail.

Article 1 - Principe :

Chez la société HEREL, le télétravail n’est pas imposé et ne constitue pas une forme d’organisation du temps de travail obligatoire. Il n’est pas imposé aux salariés.

Il s’agit d’une facilité offerte aux salariés qui peut être utilisée par le salarié, en dehors des périodes de présence obligatoires, pour des raisons personnelles sans justification.

Cet accord ne concerne pas les salariés ayant un avenant du contrat de travail portant notamment sur le télétravail.

L’accord décrit cette facilité.

Article 2 - Présence obligatoire

La présence obligatoire concerne 3 jours par semaine.

Cette présence se répartit en :

• Une Présence Obligatoire Equipe d’1 journée

• Une Présence Obligatoire Individuelle de 2 jours.

Ces 2 points sont détaillés en suivant.

A noter : Cette présence s’entend en journée complète, il n’est pas prévu de demander à un salarié attendu sur une ½ journée d’être présent sur site pour cette demi-journée.

2-1. Présence obligatoire équipe : 1 jour par semaine

Le responsable d’équipe prévoit une présence obligatoire pour toute son équipe, 1 jour par semaine.

Ce jour est défini pour un an pour être revue au sein de la réunion des managers en mai pour une application effective à partir du mois de septembre suivant.

A titre d’exemple, et actuellement, la journée de présence obligatoire est la suivante :

• Projet : Mardi

• Com RH : Mercredi

• CSV : Vendredi

• SIRH : Jeudi

2-2. Présence obligatoire individuelle : 2 jours par semaine

Le responsable d’équipe prévoit une présence individuelle obligatoire de 2 jours pour chacun des membres de l’équipe de manière, autant que faire se peut, à avoir une présence de l’équipe sur l’ensemble de la semaine.

En cas d’impossibilité d’organiser la présence individuelle par le responsable de l’équipe, l’équipe dirigeante se chargera d’organiser cette présence individuelle.

Le responsable d’équipe devra s’assurer que le salarié fasse 1 à 2 jours de présence sur site jusqu’à 18h, afin d’avoir au moins 4 salariés de l’entreprise sur site jusqu’à 18h, hors gérant.

2.3. Présence obligatoire société : 1 jour par mois

La société communiquera une journée de présence obligatoire pour l’ensemble des salariés sur un rythme d’une fois par mois. Le planning sera établi sur l’année, avec un délai de prévenance de 15 jours calendaires en cas de changement. Les plannings individuels tiendront compte de cette journée.

Si cette journée devait entraîner une présence obligatoire de 4 jours sur site sur la semaine considérée, la journée de présence obligatoire supplémentaire viendrait en diminution sur les 2 semaines suivantes.

2.4. Cas de report

A titre exceptionnel, si un salarié est dans l’impossibilité d’assurer ses 3 jours de présence obligatoire, il y aura report de la journée manquante sur l’une des 2 semaines suivantes.

Ceci ne concerne pas les jours fériés, congés, récupération autres absences maladie et similaires.

De même, si un collaborateur a besoin exceptionnellement et au dernier moment, de faire du télétravail sur un jour de présence obligatoire, la demande sera soumise à validation du N+1, et en cas d’accord, entrainera une modification du planning équipe pour avoir, dans tous les cas, un minimum des 4 salariés à 18h. Cette journée demandée exceptionnellement sera réaffectée sur la semaine en cours ou sur l’une des 2 semaines suivantes.

Article 3 - Organisation du télétravail

3-1. Généralités

Il est rappelé que le télétravail se déroule au domicile du salarié, tout changement, même occasionnel doit faire l’objet d’une déclaration avec remise d’une attestation sur l’honneur. Cette démarche impérative couvrira le salarié et l’entreprise en cas d’accident.

Les horaires sont définis dans le planning de l’équipe, et correspondent à notre accord sur le temps de travail.

Le salarié devra s’y conformer pendant la période de télétravail, en respectant la période de pause déjeuner, le respect du repos quotidien et hebdomadaire, la durée maximale de travail journalier et hebdomadaire.

Pour éviter notamment la fatigue due au trajet travail-domicile, les salariées ayant déclaré leur grossesse peuvent demander un aménagement particulier du télétravail à partir du troisième mois de grossesse.

Particularité de l’équipe COM RH : l’effectif de cette équipe étant insuffisant pour une présence sur la totalité des jours de la semaine, nous aurons pour obligation de former un « back up serveur » par équipe. Ce « back up serveur » aura à charge de suivre et relancer physiquement le serveur sur ses journées de présence, dans le cas où aucun membre de l’équipe ComRH ne serait présent.

3-2. Conditions

Le télétravail ne peut être possible qu’après la fin de la période de formation ou d’intégration dans l’entreprise. En tout état de cause, il ne pourra être possible qu’après 6 mois d’ancienneté dans l’entreprise. Cette période pourra être prolongée selon le degré de prise de compétence ou jusqu’à la fin de la formation ou de l’intégration.

3-3. Contrôle du temps de travail et de la charge de travail

Le recueil du temps de travail continue de s’effectuer via la GT de l’outil de gestion interne TOUCAN.

Dans tous les cas, le collaborateur doit impérativement poser la journée de télétravail sur cet outil. Cette action est absolument nécessaire afin de prévenir pour tout accident.

Tout oubli pourra entrainer une sanction, la récidive, la suspension du télétravail pour la personne concernée.

La mise à jour de Toucan doit se faire au moins 8 jours avant la date du télétravail.

Cette mise à jour sera utilisée pour toute attestation en vue de la déclaration aux services des impôts. De fait, elle fera diminuer les frais réels inhérents aux déplacement domicile-travail. Elle sera compensée pour tout ou partie, par l’économie de carburant, du kilométrage non effectué et l’indemnité de télétravail.

Le collaborateur doit déclarer son temps de travail en télétravail comme lorsqu’il est sur site.

Par ailleurs, le responsable d’équipe fera le point sur la charge de travail lors de l’entretien annuel et de mi-parcours.

3-4. Priorité

Les récupérations et congés ne peuvent être pris systématiquement les jours de présence obligatoire, et doivent être posés en priorité sur les jours hors présence obligatoire.

3-5. Dérogation exceptionnelle entreprise

Pour répondre à des situations collectives inhabituelles et imprévues définies par la loi, comme une épidémie, le télétravail exceptionnel pourra être imposé sous réserve de l’information donnée au CSE.

3-6. Protection des données

Le télétravail accroît nécessairement les risques sur la protection des données.

Le salarié en télétravail devra respecter, comme en présentiel, les règles applicables et édictées par l’employeur dans le cadre de la sécurité et protection des données. Le salarié devra notamment penser à ne pas laisser à la vue de tous, y compris de ses proches, tout document, fichier, écran.

Ces règles sont présentes dans nos contrats de prestations et présentées en séance plénière, afin de respecter la RGPD. A ce titre, HEREL organisera une présentation de sensibilisation au moins une fois par an.

3-7. Protection du salarié

Cette organisation du travail dite Télétravail sera abordée lors de l’entretien annuel, de mi-parcours, et dans le Document Unique d’évaluation des risques professionnels, afin de s’assurer du bien-être du salarié et du respect des règles définies dans cet accord.

3-8. Qualité de l’environnement de travail

Engagement HEREL :

Le télétravail n’est pas une forme d’organisation du temps de travail obligatoire. Pour autant, HEREL s’engage à fournir : un ordinateur portable, un écran, un clavier, une souris et les câbles nécessaires.

Pour couvrir les coûts inhérents au télétravail, HEREL s’engage à verser tous les mois, une allocation forfaitaire dont le montant est prévu par l’URSSAF. Elle couvre les frais, notamment électricité- chauffage et connexion, utilisé conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales. HEREL ne vérifiera pas les frais réellement engagés et se limitera à verser cette allocation forfaitaire.

Par ailleurs, HEREL est chargé de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements informatiques, et un service approprié d’appui technique.

Engagement Salarié :

Pour sa part, le salarié doit s’assurer, pendant toute sa journée de télétravail, des dispositions suivantes :

• Il doit disposer d’un environnement calme lui permettant de travailler sereinement

• Il ne peut vaquer à des occupations autres que celles prévues à son travail, hors pause.

• Il doit disposer d’un confort similaire aux bureaux d’HEREL (bureau, fauteuil…) pour ne prendre aucun risque en matière d’accident de travail et de mauvaise posture.

A ce titre le salarié et l’employeur signeront 2 documents

• Le 1^er listant le matériel mis à disposition

• Le 2^nd l’engagement sur l’honneur du salarié. Ce document est mis en annexe.

La signature conditionnera le droit au télétravail.

3-9. Allocation forfaitaire, montant prévu par l’URSSAF

Au 1er janvier 2022, « Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale… de 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine » (soit 2.31€/jour télétravaillé en 2021).

Article 4 - Suivi de l’accord, durée, dénonciation - révision (clause de revoyure sur les aménagements éventuels)

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et applicable à partir du 1^er avril 2022. Afin d’évaluer l’impact de l’accord sur l’organisation du travail, et notamment la gestion des collectifs de travail devant garantir le lien social en présentiel comme en télétravail, les parties conviennent de se revoir dans le cadre du suivi annuel.

Un bilan d’application de l’accord est présenté chaque année devant le Comité Social et Economique et après 6 mois pour la 1^ère année.

Les situations individuelles seront examinées lors de chaque CSE.

L’accord pourra par ailleurs être révisé (sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois) ou dénoncé selon les règles légales en vigueur.

Cet accord se substitue pendant sa durée d’application et pour les mentions énoncées dans cet accord à tous usages sur le même objet.

Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 5 - Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur, le présent accord sera déposé en un exemplaire signé sous forme électronique et un exemplaire sous format Word anonymisé auprès de la DREETS.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie.

Fait en 2 exemplaires originaux à Mérignac, le 17 mars 2022

Pour le CSE,

et

Pour HEREL Paie et Personnel,

Annexe : Document d’engagement sur le télétravail

Déclaration sur l’honneur de la conformité du domicile ou autre lieu privé à l’exercice du télétravail)

Je soussigné : NOM : PRENOM : Né le : A :

1 - Conformité électrique du poste de travail

L’installation électrique du poste de travail doit répondre à la NORME NFC 15-100. Cette norme protège contre les contacts directs (disjoncteur différentiel) et protège l’installation (disjoncteur divisionnaire)

J’atteste sur l’honneur que les points suivants de conformité sont assurés :

Conformité du disjoncteur jusqu’aux prises de courant utilisées sur le poste de travail :

• Le disjoncteur d’abonné est scellé en amont par le distributeur d’énergie à la puissance souscrite (ex : 30, 40 ou 60A). Ce disjoncteur établit la séparation physique entre l’installation électrique privée (celle du logement) et le domaine appartenant au gérant du réseau électrique. Il permet la coupure générale du réseau.

• Le disjoncteur différentiel calibré à 30mA, compare le courant d’entrée et de sortie au niveau du disjoncteur. Il coupe le circuit s’il constate un déséquilibre supérieur à 30mA. En détectant ce déséquilibre, appelé le courant de fuite vers la terre, le disjoncteur différentiel assure la protection des personnes contre les contacts directs.

• Le disjoncteur divisionnaire, ou le coupe circuit à fusibles, calibré à 20 ampères maximum, protège le circuit utilisé pour le poste de travail.

Tous les circuits de terre des prises électriques doivent être reliés à une connexion commune au niveau du tableau électrique pour être raccordés à une borne de terre de l’immeuble.II)

2 - Présence de détecteur de fumée

Depuis mars 2015 – loi Morange – les détecteurs de fumées sont obligatoires dans toutes les habitations. Tout détecteur de fumées vendu en France doit répondre à la norme EN 14 604 depuis le 10 mars 2009. Il est prévu que pour toute maison ou tout appartement :

• Dont la superficie du niveau est inférieure à 80 mètres carré : la présence d’un seul détecteur de fumées dans une pièce de jour (séjour, bureau, cuisine, salon...) est requise ;

• Dont la superficie du niveau est supérieure à 80 mètres carré : la présence de deux détecteurs de fumées dans deux pièces de jour différentes (séjour, bureau, cuisine, salon...) est requise

J’atteste de la conformité du logement à la législation relative à la prévention incendie

3 - Ergonomie du poste de travail

J’atteste disposer d’un espace de travail adapté offrant de bonnes conditions d’ergonomie

4 - Connexion internet

J’atteste disposer d’une connexion internet adaptée à mes besoins professionnels

Date et signature :