Accord d'entreprise "Accord télétravail" chez KOEDIA (Siège)

ACCORD COLLECTIF DU 01/01/2022

TÉLÉTRAVAIL

AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ KOEDIA

PREAMBULE

Entre les soussignés :

La société KOEDIA

KOEDIA, Société par Actions Simplifiée, au capital de 50 000 euros, immatriculée sous le numéro unique d'identification 490 334 190 au Registre du Commerce et des Sociétés d’Antibes, dont le siège social est situé au GreenSide 2, bâtiment B, 400 avenue de Roumanille, 06410 Biot Sophia-Antipolis, FRANCE,

Représentée aux présentes par Monsieur, agissant en qualité de Président de ladite société,

Ci-après dénommée « l’entreprise »,

D’une part,

Et,

Les élus titulaires du Comité social et économique (CSE), non mandatés par une organisation syndicale, suivants :

• , Secrétaire du CSE, dûment habilitée ;

• , Trésorier du CSE, dûment habilité ;

• , Trésorier adjoint du CSE, dûment habilité,

• , dûment habilité ;

Ci-après dénommés « le Comité Social et Économique » ou « le CSE »,

D’autre part,

Ci-après dénommés ensemble « les Parties ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

La crise sanitaire liée au Covid-19 et les multiples confinements de la population ont contraint les entreprises à recourir massivement au télétravail en 2020 et 2021.

Les salariés de la Société KOEDIA ont, à cette occasion, démontré leur adaptabilité et leur capacité à organiser leur activité professionnelle, entre présence au bureau et télétravail.

C’est pourquoi, la Direction de KOEDIA, soucieuse de préserver l’équilibre vie professionnelle / vie privée de ses salariés, propose au Comité Social et Économique de pérenniser, via cet accord, la pratique du télétravail de ses salariés.

A ce titre, le présent accord s’inscrit durablement dans la politique de qualité de vie au travail déjà entreprise par KOEDIA.

IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent accord s’appliquent à tous les salariés de la Société, en contrat CDI, quel que soit leur temps de travail (complet ou partiel) et leur ancienneté (sous réserve d’éligibilité, Cf. article 3.1.).

ARTICLE 2. DÉFINITION ET PRINCIPES DU TÉLÉTRAVAIL

Le télétravail s’entend au sens de l’article L.1222-9 et suivants du Code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les Parties rappellent que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation et s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

ARTICLE 3. CONDITIONS D'ÉLIGIBILITÉ AU TÉLÉTRAVAIL

3.1. Conditions liées au salarié

Pour pouvoir accéder au dispositif de télétravail, les salariés volontaires doivent remplir les conditions cumulatives suivantes :

• Travailler en CDI à temps complet ou à temps partiel (minimum 80%) ;

• Ne pas être en période d’essai ou période probatoire ;

• Justifier d’une ancienneté d’au moins 6 mois dans la Société pour connaître suffisamment son organisation et son fonctionnement ;

• Disposer d’un logement « télétravail compatible » i.e. doté d’un espace dédié au travail (bureau/table, chaise) et d’une connexion internet adaptée au poste occupé au moment de la demande de passage en télétravail.

Les salariés reconnus comme travailleurs handicapés (RQTH) et volontaires pour exercer une partie de leur activité en télétravail, bénéficieront d’une étude spécifique, réalisée avec le concours de la médecine du travail, pour déterminer les éventuels aménagements nécessaires de leur poste (installation ou modification de matériel, logiciels informatiques et équipements de toute sorte). Ces aménagements seront financés par la Société.

3.2. Conditions liées au poste de travail

L’exercice du télétravail n’est possible qu’à la condition expresse que l’activité professionnelle du salarié soit compatible avec ce mode d’organisation.

Par conséquent, et sauf cas exceptionnel, ne sont pas éligibles au télétravail les postes et activités requérant :

• Une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ;

• L’usage de matériels et/ou documents confidentiels, disponibles uniquement dans les locaux de l’entreprise, et non exportables ou consultables en dehors ;

• Des impératifs de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées.

ARTICLE 4. MODALITÉS DE MISE EN OEUVRE DU TÉLÉTRAVAIL

Le dispositif du télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Le manager doit s’assurer que le nombre de salariés en télétravail au sein de son équipe, simultanément ou non, est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il peut, à ce titre, prévoir qu’une ou des options de mise en œuvre du télétravail (Cf. Annexe) ne soient pas ouvertes aux salariés de son équipe.

4.1. Demande à l’initiative du salarié

Le salarié qui remplit les conditions cumulatives énoncées à l’article 3 et qui souhaite bénéficier du dispositif du télétravail, en informe son manager par écrit et met le service RH en copie.

Le manager, avec la collaboration du service RH, dispose d’un délai maximum d’un mois, à compter de la date de réception de la demande, pour répondre au salarié par écrit. L’absence de réponse à l'issue de ce délai vaut acceptation.

• En cas d’acceptation

Une convention de télétravail bipartite est établie et signée par l’employeur et le salarié. Cette convention, valable du 1er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N, précise l’option de mise en œuvre du télétravail choisie par le salarié et ayant recueilli l’accord de son manager (Cf. Annexe).

Si la demande du salarié intervient après le 1er janvier de l’année N, cette convention sera valable à compter de sa date de signature et jusqu’au 31 décembre de l’année N.

La convention de télétravail bipartite précise également les conditions de mise en œuvre du télétravail (matériel requis, période d’adaptation, réversibilité, annulation ou modification des jours télétravaillés ...).

La signature de cette convention bipartite et la fixation des objectifs annuels du salarié par le manager, doivent intervenir préalablement à toute journée de télétravail.

Cette convention de télétravail bipartite est reconduite tacitement chaque année, sauf demande contraire du salarié et/ou de son manager.

• En cas de refus

Les motifs de refus d’accès au télétravail, de manière temporaire ou permanente, seront portés à la connaissance du salarié, par le manager, en mettant le service RH en copie. Ces motifs de refus peuvent notamment porter sur :

- Le non-respect des conditions d’éligibilité énoncées à l’article 3 ;

- La limitation du nombre d’absents au sein du service, au cours d’une même période ;

- Une désorganisation réelle de l’activité du service ;

- Une autonomie insuffisante du salarié ;

- Des dysfonctionnements ou impossibilités techniques ou informatiques.

4.2. Demande à l’initiative de l’employeur

Dans le cas où le passage en télétravail est proposé par son manager, le salarié dispose d’un délai maximum d’un mois, à compter de la date de proposition, pour accepter ou refuser.

Si le salarié accepte, une convention de télétravail bipartite sera signée, conformément aux dispositions prévues à l’article 4.1. Si le salarié refuse, cela n’aura, en revanche, aucun impact et ne pourra en aucun cas lui être reproché ou donné lieu à une sanction. L’absence de réponse à l'issue de ce délai vaut acceptation.

4.3. Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et au manager de s’assurer que l’option de mise en œuvre du télétravail choisie réponde bien à leurs attentes, une période d’adaptation est incluse dans la convention de télétravail bipartite. Si d’une année sur l’autre, le salarié conserve la même option de mise en œuvre du télétravail, cette période d’adaptation n’aura lieu qu’à l’occasion de la 1ère convention.

La période d’adaptation, d’une durée d’un mois, peut être renouvelée une fois à la demande du manager.

Au cours de la période d’adaptation, l’employeur et le salarié peuvent décider, unilatéralement, par écrit, de mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine. Le salarié reprendra alors son activité en présentiel dans les locaux de l’entreprise à l’issue du délai de prévenance.

4.4. Réversibilité permanente

Au-delà de cette période d’adaptation, et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours, l’employeur et le salarié pourront mettre fin à la convention annuelle de télétravail, en motivant leur décision par écrit.

ARTICLE 5. ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

5.1. Lieu d’exercice du télétravail et équipement

Par défaut, le télétravail sera effectué à l’adresse communiquée par le salarié au service RH comme étant sa résidence principale (identique à celle figurant sur le bulletin de paie). Le salarié devra communiquer immédiatement à son manager et au service RH tout changement d’adresse.

De plus, cette adresse doit être compatible avec l’exercice du télétravail c’est-à-dire disposer d’un espace dédié (bureau/table, chaise) et d’une connexion internet adaptée au poste occupé.

La convention annuelle de télétravail est valable et applicable uniquement pour le poste que le salarié occupe et à l’adresse communiquée au service RH, à la date de signature de celle-ci. Tout changement de poste et/ou de résidence principale rendra caduque la convention annuelle en cours et une nouvelle demande devra être formulée par le salarié.

La Société dote le salarié du matériel suivant pour l’exercice de son activité professionnelle en télétravail :

- Ordinateur (fixe ou portable), souris, clavier, écran ;

- Casque audio/micro ;

- Chaise ergonomique (sur demande) ;

- Autre équipement (sur validation du manager).

Le salarié s’engage à informer son assureur du fait qu’il télétravaille dans sa résidence principale avec du matériel fourni par la Société et s’assurer que son assurance habitation couvre sa présence pendant ses journées de télétravail.

Le salarié fournit à la Société une attestation d’assurance de sa résidence principale, couvrant notamment les risques d’incendies.

5.2. Nombre et choix des jours de télétravail

Le nombre de jours télétravaillés est limité à 2 jours complets par semaine, étant entendu que le salarié bénéficiaire ne pourra pas s’absenter du bureau plus de 3 jours consécutifs, WE inclus. Ces jours de télétravail ne peuvent pas être divisés en demi-journées.

Les options possibles de mise en œuvre du télétravail figurent en annexe. Le salarié choisira l’option qui lui convient le mieux et, sous réserve de l’accord de son manager, celle-ci sera inscrite dans sa convention de télétravail bipartite, valable du 1er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N.

Les jours de télétravail sont donc fixés pour une durée d’un an. Ils ne sont pas récupérables (en cas de maladie ou absence du salarié par exemple). Ils peuvent, en revanche, être modifiés ou annulés de manière exceptionnelle, par le salarié ou son manager, sous réserve d’en informer l’autre partie au moins 1 semaine à l’avance.

Le salarié qui a une organisation de son temps de travail incluant le samedi, verra ce samedi comptabilisé dans ses jours de télétravail hebdomadaires. Il ne pourra donc télétravailler qu’un seul autre jour dans la semaine.

5.3. Charge de travail et contrôle

5.3.1. Modalités de régulation de la charge de travail pour les salariés au forfait annuel en jours

La charge de travail du salarié doit être équivalente, qu’il travaille dans les locaux de l'entreprise ou qu’il télétravaille depuis sa résidence principale. Le salarié s’engage donc à fournir la même quantité de travail, lorsqu’il télétravaille, que s’il était dans les locaux de la société. La quantité de travail réalisée et les délais d’exécution des activités effectuées en télétravail feront l’objet d’un suivi par le manager.

Le salarié sollicitant le bénéfice du télétravail accepte donc les outils et méthodes qui permettront à son manager et au service RH de suivre son activité, et notamment de réaliser des pointages (entrée/sortie) dans l’outil de suivi des temps de travail.

Le salarié et son manager veillent au respect des durées minimales de repos telles que prévues par les dispositions réglementaires en vigueur. En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés pour la journée en télétravail, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite son manager pour trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Le recours au télétravail fera l’objet d’un point entre le salarié et son manager à l’occasion de son entretien annuel de performance.

5.3.2. Modalités de contrôle du temps de travail pour les salariés au régime horaire

Le salarié au régime horaire (ex : 35h/sem, 38,5h/sem...) est tenu d’être à la disposition de la société durant les plages horaires fixes définies collectivement ou au niveau du service pour lequel il travaille. Ces temps sont présumés être des temps de travail effectif.

Durant les jours de télétravail, le salarié au régime horaire devra réaliser des pointages (entrée/sortie) dans l’outil de suivi des temps de travail. Il est expressément rappelé qu’aucune heure complémentaire ou supplémentaire ne pourra être effectuée et enregistrée sans demande ou accord express préalable du manager. Le non-respect de cette disposition est susceptible d'entraîner l’arrêt sans délai du télétravail.

Le recours au télétravail fera l’objet d’un point entre le salarié et son manager à l’occasion de son entretien annuel de performance.

5.4. Santé, sécurité et suivi médical

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail s’appliquent au télétravailleur.

Le non-respect de ces dispositions par le salarié entraînera immédiatement l’arrêt du télétravail, conformément à la règle de réversibilité.

Le salarié conserve le bénéfice de sa couverture accident, maladie, décès et prévoyance lorsqu’il télétravaille.

En cas de maladie ou d’accident pendant un jour télétravaillé, le salarié doit en informer aussitôt le service RH et son manager (au plus tard dans les 24 heures), et justifier par un arrêt de travail dans les 48 heures.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du travailleur à distance est présumé être un accident de travail et ce, conformément aux dispositions légales.

5.5. Droit à la déconnexion

Le salarié en télétravail bénéficie du droit à la déconnexion, au même titre que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. La Société se porte garante du respect de la vie privée du salarié en télétravail et fixe, pour ce faire, les plages horaires durant lesquelles ledit salarié peut être joint. Le salarié travaillant au forfait annuel en jours bénéficie aussi du droit à la déconnexion qui s’exerce en fonction de ses activités, son autonomie et le respect des temps de repos légaux.

ARTICLE 6. CONSIGNES PARTICULIÈRES CONCERNANT LES OUTILS, PANNES ET INCIDENTS INFORMATIQUES

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur s'engage à respecter la Charte informatique de la Société ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique.

En cas d'incident technique l'empêchant d'effectuer normalement son activité, le salarié doit en informer immédiatement son manager qui pourra alors lui demander de venir sur le site de rattachement afin de réaliser sa journée de travail.

En aucun cas, un incident sur les outils informatiques du salarié ne pourra justifier un arrêt du travail par le salarié qui devra immédiatement se rendre sur son site de rattachement.

ARTICLE 7. ALLOCATION FORFAITAIRE MENSUELLE

La Société versera une allocation forfaitaire mensuelle au télétravailleur d’un montant de 10€ (dix euros), quelle que soit l’option de mise en œuvre du télétravail choisie et le nombre de jours télétravaillés par semaine.

Cette allocation forfaitaire est réputée couvrir une partie des frais occasionnés par le télétravail (électricité, abonnement internet et téléphone...). Elle est donc versée à l’exclusion de toute autre indemnité.

Conformément aux règles fiscales en vigueur, cette allocation est exonérée de charges.

De plus, le salarié percevra un ticket-restaurant par jour télétravaillé, selon les règles en vigueur au sein de la Société.

ARTICLE 8. TÉLÉTRAVAIL EXCEPTIONNEL ET/OU OCCASIONNEL

En cas de situations exceptionnelles et/ou occasionnelles (grèves des transports, fortes intempéries, confinement...), rendant extrêmement compliqué voire impossible le trajet du salarié jusqu’à son site de rattachement (bureau), celui-ci pourra être autorisé à exercer son activité en télétravail. Cette autorisation sera fournie par son manager et/ou le service RH et devra être obtenue par écrit, préalablement à toute journée télétravaillée.

ARTICLE 9. DURÉE - DATE D’EFFET - REVISION - DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er janvier 2022 ou au plus tard le lendemain de son dépôt auprès de l'administration et du conseil de prud'hommes, en application de l’article L.2222-4 du Code du travail.

Cet accord pourra être révisé et dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur.

ARTICLE 10. INTERPRÉTATIONS - CONTESTATIONS - LITIGES

En cas de problème d'interprétation et/ou d'exécution du présent accord, les Parties conviennent, avant toute action judiciaire, de se réunir pour trouver une solution.

A cet effet, la partie la plus diligente informe les autres parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, de l'existence d'un différend, dès sa survenance, et les invite à une réunion qui doit se tenir dans les trente (30) jours à compter de la date de première présentation de la LRAR précitée. A l'occasion de cette réunion, les Parties définissent ensemble un calendrier de négociation et, s'il y a lieu, décident de l’intervention de tiers pour les aider à résoudre le différend. Les Parties s'engagent à faire de leur mieux pour trouver une solution qui sera consignée par écrit et signée conjointement.

Les Parties s'engagent à suspendre toute action en justice durant la période de négociation et jusqu'à la conclusion d'un accord écrit ou au constat de l'échec des discussions.

ARTICLE 11. PUBLICITÉ ET DÉPÔT DE L’ACCORD

Le présent accord sera notifié aux Parties signataires, puis déposé et publié conformément aux dispositions légales en vigueur.

Il sera également mis à la disposition des salariés sur le site intranet de la Société et communiqué à tout nouvel entrant dans la Société.

Fait à Biot, le 10/12/2021.

Pour la société KOEDIA,

Agissant en qualité de Président

Pour le Comité Social et Economique (CSE)

Agissant en qualité de représentant du CSE Agissant en qualité de représentant du CSE

Agissant en qualité de représentant du CSE Agissant en qualité de représentant du CSE

ANNEXE - Options de mise en oeuvre du télétravail