Accord d'entreprise "AVENANT n°1 relatif à l’ACCORD COLLECTF du 01/01/2022 portant sur le TELETRAVAIL" chez KOEDIA (Siège)

AVENANT n°1

relatif à l’ACCORD COLLECTIF du 01/01/2022

portant sur le TELETRAVAIL

PREAMBULE

ENTRE,

La Société KOEDIA, Société par Actions Simplifiée, au capital de 50 000 euros, immatriculée sous le numéro unique d'identification 490 334 190 au Registre du Commerce et des Sociétés d’Antibes, dont le siège social est situé au Green Side 2, bâtiment B, 400 avenue de Roumanille, 06410 Biot

Sophia-Antipolis, FRANCE,

Représentée aux présentes par M, agissant en qualité de Président de ladite société,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

ET,

Les élus titulaires du Comité social et économique (CSE), non mandatés par une organisation syndicale, suivants :

• - M, Secrétaire du CSE, dûment habilitée ;

• - M, Trésorier du CSE, dûment habilité ;

• - M, Trésorier adjoint du CSE, dûment habilité,

• - Mna, dûment habilité ;

 

Ci-après dénommés « le Comité Social et Économique » ou « le CSE », 

Ci-après dénommés ensemble « les Parties ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Dans le cadre de la crise sanitaire liée au Covid-19, un accord en date du 1er janvier 2022 portant sur le télétravail a été mis en place.

Un an après la mise en place de cet accord, il a été convenu de tirer des conséquences de son application. Plusieurs constats ont été faits :

• Certaines dispositions ont du mal à s’appliquer (conditions restrictives pour autoriser le télétravail ; ex :6 mois d’ancienneté)

• Un besoin d’adapter le télétravail en fonction du métier exercé.

• Laisser davantage de souplesse aux directeurs de service dans l’organisation des jours de télétravail au sein de leur équipe

• La nécessité de retranscrire les jours de télétravail dans un SIRH

C’est dans ce contexte, et toujours avec le souci de préserver l’équilibre vie professionnelle / vie privée de ses salariés, que la Direction de KOEDIA a proposé au Comité Social et Économique le présent avenant.

IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 1. OBJET

Le présent avenant reprend, complète et modifie, à compter de son entrée en vigueur, certaines des dispositions prévues par l’accord initial relatif au télétravail signé le 01/01/2022.

Afin de faciliter la lecture et le suivi, l’ensemble des articles de l’accord initial non modifiés par le présent avenant sont repris à l’identique dans le présent avenant. Par conséquent, ledit avenant se substitue entièrement à l’Accord Collectif du 01/01/2022.

ARTICLE 2. CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent avenant peuvent s’appliquer à tous les salariés de la Société, liés par un contrat de travail (CDD, CDI et contrats d’apprentissage et professionnalisation) quel que soit leur temps de travail (complet ou partiel) et leur ancienneté (sous réserve d’éligibilité, Cf. article 4.1.).

ARTICLE 3. DEFINITION ET PRINCIPES DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’entend au sens de l’article L.1222-9 et suivants du Code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les Parties rappellent que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation et s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Les règles de télétravail peuvent différer selon le service dans lequel exerce le salarié et en fonction des métiers occupés.

ARTICLE 4. CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

4.1. Conditions liées au salarié

Pour pouvoir accéder au dispositif de télétravail, les salariés volontaires doivent remplir les conditions cumulatives suivantes :

• Être lié par un contrat de travail

• Disposer d’un logement « télétravail compatible » i.e. doté d’un espace dédié au travail (bureau/table, chaise) et d’une connexion internet adaptée au poste occupé au moment de la demande de passage en télétravail et pour toute période de télétravail.

• Occuper une fonction et appartenir à un service dont l’activité est compatible avec le télétravail

• Être autonome sur son poste

• Avoir reçu préalablement l’accord de son responsable/manager de service

Les salariés reconnus comme travailleurs handicapés (RQTH) et volontaires pour exercer une partie de leur activité en télétravail, bénéficieront à leur demande d’une étude spécifique, réalisée avec le concours de la médecine du travail, pour déterminer les éventuels aménagements nécessaires de leur poste (installation ou modification de matériel, logiciels informatiques et équipements de toute sorte). Ces aménagements seront financés par la Société.

4.2. Conditions liées au poste de travail

L’exercice du télétravail n’est possible qu’à la condition expresse que l’activité professionnelle du salarié soit compatible avec ce mode d’organisation.

Par conséquent, et sauf cas exceptionnel, ne sont pas éligibles au télétravail les postes et activités requérant :

• Une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ;

• L’usage de matériels et/ou documents confidentiels, disponibles uniquement dans les locaux de l’entreprise, et non exportables ou consultables en dehors ;

• Des impératifs de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées.

Par ailleurs, et pour tous les postes, le télétravail ne sera possible que si le salarié dispose d’un environnement compatible avec l’exercice de son poste en télétravail (notamment bureau, chaise, connexion internet de débit suffisant pour l’accès aux SI de l’entreprise et aux visioconférences et tout autre élément d’environnement nécessaire à la bonne réalisation des tâches et missions qui lui sont confiées).

ARTICLE 5. MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL

Le dispositif du télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Par conséquent, l’employeur peut décider de suspendre le télétravail d’un salarié.

Le manager doit s’assurer que le nombre de salariés en télétravail au sein de son équipe, simultanément ou non, est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il peut, à ce titre, prévoir qu’une ou des options de mise en œuvre du télétravail ne soient pas ouvertes aux salariés de son équipe.

5.1. Demande à l’initiative du salarié

Le salarié qui remplit les conditions cumulatives énoncées à l’article 4 et qui souhaite bénéficier du dispositif du télétravail, en informe son manager par écrit et met le service RH en copie.

Le manager, avec la collaboration du service RH, dispose d’un délai maximum d’un mois, à compter de la date de réception de la demande, pour répondre au salarié par écrit.

• En cas d’acceptation

La mise en place du télétravail sera soumise à un accord de principe préalable écrit entre le salarié et le manager. Les modalités de mise en place seront faites par tous moyens écrits décidés par le responsable de service (mail, courrier).

Les jours de télétravail devront être demandés avec un délai de prévenance minimum d’une semaine dans l’outil SIRH par le salarié et validés par le manager. Certains services pourront décider d’un délai de prévenance supérieur pour répondre aux impératifs d’organisation du service.

• En cas de refus

Les motifs de refus d’accès au télétravail, de manière temporaire ou permanente, seront portés à la connaissance du salarié, par le manager, en mettant le service RH en copie. Ces motifs de refus peuvent notamment porter sur :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité énoncées à l’article 4 ;

• La limitation du nombre d’absents au sein du service, au cours d’une même période ;

• Une désorganisation réelle de l’activité du service ;

• Une autonomie insuffisante du salarié ;

• Des dysfonctionnements ou impossibilités techniques ou informatiques.

5.2. Demande à l’initiative de l’employeur

Dans le cas où le passage en télétravail est proposé par son manager, le salarié dispose d’un délai maximum d’un mois, à compter de la date de proposition, pour accepter ou refuser, sauf cas de force majeure.

Si le salarié accepte, il devra en informer son manager par tous moyens écrits (mail, courrier) conformément aux dispositions prévues à l’article 5.1. Si le salarié refuse, cela n’aura, en revanche, aucun impact et ne pourra en aucun cas lui être reproché ou donner lieu à une sanction.

5.3. Réversibilité permanente

Sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours, l’employeur pourra modifier ou mettre fin à l’organisation du télétravail, en motivant sa décision par écrit.

Le salarié pourra également faire la demande de modification de l’organisation de son télétravail, sous réserve de respecter le même délai de prévenance. Cette demande sera soumise et étudiée par le manager, qui devra donner son accord avant la mise en application.

ARTICLE 6. ORGANISATION DU TELETRAVAIL

6.1. Lieu d’exercice du télétravail et équipement

Par défaut, le télétravail sera effectué à l’adresse communiquée par le salarié au service RH comme étant sa résidence principale (identique à celle figurant sur le bulletin de paie). Le salarié devra communiquer immédiatement à son manager et au service RH tout changement d’adresse.

De plus, cette adresse doit être compatible avec l’exercice du télétravail c’est-à-dire disposer d’un espace dédié (bureau/table, chaise) et d’une connexion internet adaptée au poste occupé. Dans tous les cas cette connexion devra être suffisante pour permettre un accès aux systèmes d’information utilisés par le salarié et à la visio conférence. La société pourra contrôler la qualité du débit internet du salarié et fixer des seuils minimums de débit permettant le télétravail.

A titre exceptionnel et avec l’accord écrit préalable de son manager (et information du Service RH), le salarié pourra exercer son télétravail dans un autre lieu que celui de sa résidence principale, sous réserve de pouvoir l'exercer dans les mêmes conditions de travail habituelles (équipements, connexion internet ,horaires).

L’accord concernant l’organisation du télétravail est valable et applicable uniquement pour le poste que le salarié occupe dans son service, et pourra être révisé en cas de changement de service ou de poste.

La société peut doter, sur demande du salarié, le salarié du matériel suivant pour l’exercice de son activité professionnelle en télétravail :

• Ordinateur fixe (souris et clavier) ou ordinateur portable, écran ;

• Chaise ergonomique (sur prescription médicale) ;

• Autre équipement (sur validation du manager).

6.2. Nombre et choix des jours de présence en entreprise

Le nombre de jours de présence en entreprise est défini par chaque responsable de département et se situe par défaut à 3 jours minimum complets par semaine (exception faite des métiers de l’IT, pour lesquels le nombre de jours de présence dans l’entreprise est fixé à 2 jours complets minimum par semaine). Ces jours de présence ne peuvent pas être divisés en demi-journées.

Pour définir le nombre de jour de présence en entreprise, le responsable de département tiendra compte de :

• Les spécificités du métier occupé

• L'organisation de l’équipe (nombre de personnes présentes)

• Les périodes d’activité sur l’année

• L'appartenance à un service en relation directe avec les clients

Le responsable de département, dans un souci de garantir la meilleure organisation pour son service peut organiser le télétravail en demandant par exemple :

• Un jour commun de présence en entreprise pour tous les salariés du service

• L’obligation d’avoir au minimum un certain nombre de salariés sur site chaque jour

• Prévoir un calendrier fixe de jours de présence ou au contraire, un système de rotation permettant à chaque salarié de bénéficier de jours de la semaine différents.

Les jours de télétravail ne sont pas récupérables (en cas de maladie, absence du salarié par exemple ou en cas de jours fériés dans la semaine). Ils peuvent, en revanche, être modifiés ou annulés de manière exceptionnelle, par le salarié ou son manager, sous réserve d’en informer l’autre partie au moins 1 semaine à l’avance et d’en faire la demande parallèlement dans le SIRH.

Le salarié qui a une organisation de son temps de travail incluant le samedi, verra ce samedi comptabilisé dans ses jours de présence hebdomadaires si cette journée de travail est effectuée au bureau, et dans ses jours de télétravail hebdomadaire si cette journée est effectuée en télétravail.

6.3. Charge de travail et contrôle

6.3.1. Modalités de régulation de la charge de travail pour les salariés au forfait annuel en jours

La charge de travail du salarié doit être équivalente, qu’il travaille dans les locaux de l'entreprise ou qu’il télétravaille. Le salarié s’engage donc à fournir la même quantité de travail, lorsqu’il télétravaille, que s’il était dans les locaux de la société. La quantité de travail réalisée et les délais d’exécution des activités effectuées en télétravail feront l’objet d’un suivi par le manager.

Le salarié sollicitant le bénéfice du télétravail accepte donc les outils et méthodes qui permettront à son manager et au service RH de suivre son activité.

Le salarié et son manager veillent au respect des durées minimales de repos telles que prévues par les dispositions règlementaires en vigueur. En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés pour la journée en télétravail, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite son manager pour trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Le recours au télétravail fera l’objet d’un point entre le salarié et son manager à l’occasion de son entretien annuel de performance.

6.3.2. Modalités de contrôle du temps de travail pour les salariés au régime horaire

Le salarié au régime horaire est tenu d’être à la disposition de la société durant les plages horaires fixes définies collectivement ou au niveau du service pour lequel il travaille. Ces temps sont présumés être des temps de travail effectif. Le salarié bénéficie des mêmes temps de pause que lorsque qu’il est en présence dans l’entreprise.

Le recours au télétravail fera l’objet d’un point entre le salarié et son manager à l’occasion de son entretien annuel de performance.

6.4. Santé, sécurité et suivi médical

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail s’appliquent au télétravailleur. Le non-respect de ces dispositions par le salarié entraînera immédiatement l’arrêt du télétravail, conformément à la règle de réversibilité.

Le salarié conserve le bénéfice de sa couverture accident, maladie, décès et prévoyance lorsqu’il télétravaille.

En cas de maladie ou d’accident pendant un jour télétravaillé, le salarié doit en informer aussitôt le service RH et son manager (au plus tard dans les 24 heures), et justifier par un arrêt de travail dans les 48 heures.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du travailleur à distance est présumé être un accident de travail et ce, conformément aux dispositions légales.

6.5. Droit à la déconnexion

Le salarié en télétravail bénéficie du droit à la déconnexion, au même titre que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. La Société se porte garante du respect de la vie privée du salarié en télétravail et fixe, pour ce faire, les plages horaires durant lesquelles ledit salarié peut être joint. Le salarié travaillant au forfait annuel en jours bénéficie aussi du droit à la déconnexion qui s’exerce en fonction de ses activités, son autonomie et le respect des temps de repos légaux.

ARTICLE 7. CONSIGNES PARTICULIERES CONCERNANT LES OUTILS, PANNES ET INCIDENTS INFORMATIQUES

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur s'engage à respecter les consignes qui lui seront transmises par le service informatique. Lorsqu’il est en télétravail, le salarié s’engage à être toujours connecté en VPN afin de maintenir la sécurité informatique du groupe.

En cas d'incident technique l'empêchant d'effectuer normalement son activité, le salarié doit en informer immédiatement son manager qui pourra alors lui demander de venir sur le site de rattachement afin de réaliser sa journée de travail.

En aucun cas un incident sur les outils informatiques du salarié ne pourra justifier un arrêt du travail par le salarié qui devra immédiatement se rendre sur son site de rattachement.

ARTICLE 8. ALLOCATION FORFAITAIRE MENSUELLE

La Société versera une allocation forfaitaire mensuelle au télétravailleur d’un montant de 10€ (dix euros), quelle que soit l’option de mise en œuvre du télétravail choisie et le nombre de jours télétravaillés par semaine, sous réserve de présentation d’un justificatif (facture internet au nom du salarié, ou à défaut, présentation d’une attestation d’hébergement en complément).

Cette allocation forfaitaire est réputée couvrir une partie des frais occasionnés par le télétravail (électricité, abonnement internet et téléphone…). Elle est donc versée à l’exclusion de toute autre indemnité.

Conformément aux règles fiscales en vigueur, cette allocation est exonérée de charges.

De plus, le salarié percevra un ticket-restaurant par jour télétravaillé, selon les règles en vigueur au sein de la Société.

ARTICLE 9. TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL ET/OU OCCASIONNEL

En cas de situations exceptionnelles et/ou occasionnelles (grèves des transports, fortes intempéries, confinement…), rendant extrêmement compliqué voire impossible le trajet du salarié jusqu’à son site de rattachement (bureau), celui-ci pourra être autorisé à exercer son activité en télétravail. Cette autorisation sera fournie par son manager et/ou le service RH et devra être obtenue par écrit, préalablement à toute journée télétravaillée.

ARTICLE 10. DUREE - DATE D’EFFET - REVISION - DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er janvier 2023 ou au plus tard le lendemain de son dépôt auprès de l'administration et du conseil de prud'hommes, en application de l’article L.2222-4 du Code du travail.

Cet accord pourra être révisé et dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur.

ARTICLE 11. INTERPRETATIONS - CONTESTATIONS - LITIGES

En cas de problème d'interprétation et/ou d'exécution du présent accord, les Parties conviennent, avant toute action judiciaire, de se réunir pour trouver une solution.

A cet effet, la partie la plus diligente informe les autres parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, de l'existence d'un différend, dès sa survenance, et les invite à une réunion qui doit se tenir dans les trente (30) jours à compter de la date de première présentation de la LRAR précitée. A l'occasion de cette réunion, les Parties définissent ensemble un calendrier de négociation et, s'il y a lieu, décident de l’intervention de tiers pour les aider à résoudre le différend. Les Parties s'engagent à faire de leur mieux pour trouver une solution qui sera consignée par écrit et signée conjointement.

Les Parties s'engagent à suspendre toute action en justice durant la période de négociation et jusqu'à la conclusion d'un accord écrit ou au constat de l'échec des discussions.

ARTICLE 12. PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera notifié aux Parties signataires, puis déposé et publié conformément aux dispositions légales en vigueur.

Il sera également mis à la disposition des salariés sur le site intranet de la Société et communiqué à tout nouvel entrant dans la Société.

Fait à Biot, le 1 décembre 2022,

Pour la Société KOEDIA
Pour le Comité Social et Economique (CSE) Secrétaire du CSE
, Trésorier du CSE