Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE AU SEIN DE LA MISSION EMPLOI LYS-TOURCOING" chez MISSION EMPLOI LYS-TOURCOING (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE

AU SEIN DE LA

MISSION EMPLOI LYS-TOURCOING

Septembre 2021

Préambule

La crise sanitaire liée au Coronavirus COVD-19 a précipité l’expérimentation du télétravail pour l’ensemble des salariés de la MELT. Les résultats de l’enquête effectuée auprès des collaborateurs en juin 2020, démontraient que les 2/3 des salariés ont trouvé l’organisation du télétravail efficace (70%), alors même que celle-ci n’était peu ou pas anticipé, et réalisée de manière contrainte à 100% du temps de travail. Cette même enquête rapporte un souhait massif de poursuivre le télétravail. Dans un souci d’amélioration des conditions de travail, les parties se sont accordées pour lancer les négociations.

Le télétravail répond à plusieurs finalités recherchées par la Mission Emploi Lys-Tourcoing :

• Il permet une qualité de vie au travail, une efficacité professionnelle et une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Il participe à la modernisation de la structure en innovant dans les modes de travail et en promouvant le management par objectifs, qui se traduit par la confiance et la responsabilisation. Il développe l'implication au travail.

• Il participe aussi d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet.

• Il permet de répondre aux situations exceptionnelles (conditions climatiques, crise sanitaire, …) nécessitant une adaptation des modalités de travail pour assurer la continuité de l’offre de service de la MELT

Le télétravail constitue ainsi un moyen pour la Mission Emploi Lys-Tourcoing de moderniser l’organisation du travail, de donner aux salariés une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs missions, tout en permettant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle pour les salariés.

1. CHAMP D’APPLICATION ET OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de la Mission Emploi Lys-Tourcoing (Maison de l’Emploi, PLIE et Mission Locale).

Il définit les conditions de recours et les principes de mise en place du travail à distance à la MELT, notamment les critères d'éligibilité, ainsi que les modalités de mise en œuvre.

2. PRINCIPES

   1. Définition du travail à distance

Conformément à l'article L.1222-9 du Code du Travail, le travail à distance désigne « toute forme d'organisation dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Ses 3 caractéristiques principales sont ainsi définies :

• la localisation du salarié hors des locaux de son employeur,

• le caractère volontaire de ce mode de travail,

• l'utilisation des technologies de l'information et de la communication .

Il est précisé que le télétravail peut être effectué de façon régulière, occasionnelle ou exceptionnelle :

• Est entendu par régulier, la mise en œuvre du télétravail avec récurrence (exemple : un jour fixe, toutes les semaines)

• Est entendu par occasionnelle, la mise en œuvre du télétravail sans occurrence.

• Est entendu par exceptionnelle, la mise en œuvre du télétravail lié à des conditions indépendantes de la volonté du salarié ou de la structure (exemple : crise sanitaire, condition climatique, …)

2.2. Volontariat du salarié

L'accès au travail à distance repose sur le volontariat du salarié. La demande est à l'initiative du collaborateur. Sa mise en œuvre est subordonnée à l'accord préalable du responsable hiérarchique, qui apprécie la demande en fonction des conditions d'éligibilité définies au chapitre 3.

Les parties rappellent que le travail à distance repose sur un accord de confiance entre le salarié et son responsable, et la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome.

2.3. Période d’adaptation et réversibilité

Afin de permettre au salarié et à son manager de s'assurer que la mise en place du travail à distance répond bien à leurs attentes respectives, une période d'adaptation au travail à distance régulier de 3 mois est prévue, pendant laquelle l'un ou l'autre pourront mettre fin au travail à distance, en motivant leur décision par écrit, et en respectant un délai de prévenance de deux semaines.

En dehors de la période d'adaptation, la situation de télétravail est réversible. À tout moment, chacune des parties peut y mettre fin, sous réserve du respect du même délai de préavis de deux semaines.

2.4. Maintien des droits et obligations

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux que ceux applicables à ses collègues en situation comparable travaillant dans leur bureau.

Il est soumis aux mêmes obligations. Il doit respecter la charte informatique et les différentes règles de sécurité de l'information, édictées par l'établissement. Il doit également respecter le règlement intérieur de la Mission Emploi Lys-Tourcoing.

2.5. Protection des données

Il incombe à l'employeur de prendre, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés (CNIL), les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

Le salarié est informé des règles d'exploitation, mises au point par la Mission Emploi Lys-Tourcoing, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données. Il s'engage à observer ces règles dans l'exploitation des systèmes qui lui ont été confiés.

Le salarié sera tenu à une discrétion absolue sur tous les faits, évènements, documents ou renseignements à connaissance en raison de ses fonctions ou de son appartenance à la Mission Emploi lys-Tourcoing et qui concerne tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation et ses projets.

2.6. Respect de la vie privée

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. À cet effet, il fixe en concertation avec celui-ci les plages horaires pendant lesquelles il peut le contacter.

3. ELIGIBILITÉ

L'accès au travail à distance doit être compatible avec les obligations de service, le bon fonctionnement de l'équipe et de l'entité concernée.

Il est ouvert aux salariés répondant aux critères d'éligibilité définis ci-dessous.

2. Critères d'éligibilité liés à l'activité et au poste

Dans le cadre du travail à distance, les activités suivantes sont éligibles :

- les travaux rédactionnels,

- les travaux informatiques,

- le phoning,

- la visioconférence avec les publics et les partenaires,

- les réunions de projet interne,

Les tâches opérationnelles nécessitant une relation de proximité ou une présence physique sont exclues du dispositif.

3. Critères d'éligibilité liés au salarié

Sont éligibles les salariés :

• En CDI et en CDD,

• Ancienneté de plus de 2 mois dans l'institution, quels que soient leur fonction

• À temps complet, et à temps partiel,

• Disposant d'une autonomie suffisante pour l'exercice de leurs missions :

• Autonomie dans l'organisation du travail et expérience suffisante pour réaliser les missions confiées et atteindre les objectifs, sans qu'ils aient besoin d'une collaboration étroite et permanente avec le manager, les collègues ou d'autres services,

• Autonomie dans l'utilisation des outils bureautiques et applications associés à leur activité.

  4. Conditions liées au lieu d’exercice du télétravail du salarié

Dans l'hypothèse où le salarié travaille à distance, certaines conditions liées aux lieux d’exercices de son activité professionnelle doivent être remplies.

• Espace de travail du salarié

Le salarié doit disposer d'un espace dédié et conforme aux règles de sécurité électrique en vigueur.

• Équipements informatiques

Le salarié doit disposer d'une connexion internet compatible avec ses activités.

Le salarié formalisera par écrit une attestation sur l'honneur que le système électrique de son lieu travail (à distance) est conforme à la règlementation en vigueur et permet d'exercer une activité professionnelle en télétravail dans les conditions de sécurité requises, et, qu'il dispose d'une installation internet fonctionnelle.

5. Eligibilité pour le travail à distance exceptionnel

Dans le cadre du télétravail exceptionnel (intempéries, pandémie, pic de pollution extrême, grève de transport, etc.), le travail à distance pourra être ouvert à des salariés qui ne remplissent pas l'un des critères visés aux articles 3.1 et 3.2.

6. Assurance

Avant la signature de l'accord pour le travail à distance, le salarié fournira à son employeur une attestation d'assurance, certifiant qu'il a bien déclaré sa situation de travail à distance à sa compagnie d'assurance.

L'établissement prend en charge les accidents de travail survenus au télétravailleur, sur son lieu de télétravail déclaré, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s'appliquent aux autres salariés.

Sur la base de la déclaration de l'accident (lieu, heure, activité, circonstances) l'employeur transmet les éléments au service concerné.

La Mission Emploi Lys-Tourcoing prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle s'ils ne sont pas du fait du télétravailleur.

Les dommages causés aux tiers sont pris en charge par l'établissement s'ils résultent directement de l'exercice du travail ou s'ils sont causés par les biens qu'il met à la disposition du télétravailleur.

Si les dommages résultent d'une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de la Mission Emploi Lys-Tourcoing n'est pas engagée ou si la responsabilité de l'établissement est recherchée, cette dernière peut se retourner contre le télétravailleur.

7. Télétravail pour raison médicale

Le télétravail est exclusif de l'arrêt maladie et le salarié en situation de travail doit être apte à exercer les tâches qui lui sont confiées.

8. Télétravail durant la période estivale et fin d’année

Le principe général est que le travail doit être programmé et organisé afin de respecter les garanties minimales du décret no 2000-815 du 25 août 2000.

Afin de faire face aux missions de l’association et d’assurer la continuité du service public, un taux de présence par équipe est définie tout au long de l’année civile. Durant la période estivale (du 15 juillet au 15 août), et la période de fin d’année (entre les jours fériés) le télétravail n’est possible que de manière ponctuelle, et en accord avec le responsable, selon le taux de présence de l’équipe.

9. Pose des jours et congés

Les jours de télétravail, régulier ou occasionnel, ne peuvent être posés entre des périodes de congés.

4. MODALITES D'ORGANISATION DU TRAVAIL A DISTANCE REGULIER

   10. Lieux de travail à distance

Le travail à distance est possible :

• à domicile

• en tiers lieux du réseau des Missions Locales en fonction des possibilités d’accueil du site.

• Un tiers lieu remplissant les conditions définies au point 3.3.

Le salarié s'engagera à respecter le règlement intérieur du site concerné.

Le salarié n'effectuera pas de déplacements le(s) jour(s) où il télé travaille, sauf accord préalable de sa hiérarchie.

11. Nombre de jours en travail à distance et répartition

    1. Concernant le télétravail régulier

Cette modalité de travail ne peut excéder 20% du temps de travail hebdomadaire du salarié, soit 1 journée par semaine pour un salarié à temps plein et une demi-journée pour un salarié à temps partiel (moins de 80%).

Le nombre de jours de travail à distance pour les travailleurs handicapés ou en incapacité motrice temporaire n'est quant à lui pas limité. Le télétravail à plein-temps devra cependant être évité en raison du risque de rupture du lien social notamment avec l'entreprise. La situation de télétravail devra donc être appréciée au cas par cas, en fonction de la lourdeur du handicap, des contraintes techniques et physiques d'accès au lieu de travail. Des échanges pourront être organisés entre l'employeur et tout organisme permettant de conseiller sur la mise en œuvre du télétravail pour les travailleurs handicapés.

Ce dernier s'assure que le nombre de jours retenus n'impacte pas le bon fonctionnement de l'équipe, et notamment les moments collectifs.

Si le salarié souhaite venir dans la structure sur un jour de télétravail, il doit en avertir son responsable hiérarchique direct, qui préviendra la Direction.

Le jour en travail à distance est fixe.

Le jour fixe pris en travail à distance ne peut être déplacé, sauf demande expresse du salarié acceptée par le manager, ou du manager, pour le bon fonctionnement de l'équipe et des activités ; un délai de prévenance de 48 heures est alors autant que possible respecté, sauf accord exprès des deux parties. S'il coïncide avec un jour férié, il ne peut être reporté.

2. Concernant le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel se compose d’un forfait de 20 jours (décomposable en demi-journées).

Une demande doit être réalisée préalablement, à son responsable de service au moins 48h avant sa mise en œuvre. La demande doit être justifié et s’inscrire sur une période hebdomadaire, c’est-à-dire que la demande peut se faire pour une ou deux demi-journées maximum de la même semaine en cours ou à venir.

Le forfait télétravail occasionnel est proratisé sur l’année civile, en fonction de la date de démarrage du contrat.

3. Concernant le télétravail exceptionnel

Cette modalité de travail à distance se réalise dans des circonstances particulières, qui ne relève ni de la responsabilité de l’employeur, ni de celle du salarié. Les modalités de travail à distances seront définies, le cas échéant, par la direction après concertation du CSE.

Dans le cas d’un télétravail exceptionnel, les modalités du présent accord sont levées sur toute la période définie.

12. Temps de travail

Le travail à distance ne modifie pas les horaires de travail habituels du salarié. Les jours télé travaillés ne peuvent pas faire l'objet d'acquisition d'heures supplémentaires.

Le collaborateur est joignable sur les mêmes plages horaires que lorsqu'il travaille sur son lieu habituel de travail. La Mission Emploi Lys-Tourcoing veille dans ce cadre au respect de la vie privée du salarié.

Le salarié n'a pas d'activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle.

13. Incident technique

En cas d'incident technique empêchant le télétravailleur d'effectuer normalement son activité à domicile, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité. A ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de la Mission Emploi Lys-Tourcoing afin de poursuivre son activité, dans l'attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

14. Les équipements mis à la disposition du collaborateur pour le travail à distance régulier

Sous réserve de disponibilité du matériel, l'établissement mettra à la disposition du télétravailleur à domicile un ordinateur portable et un téléphone portable (ou application) paramétré par le service informatique, que le télétravailleur s'engage à utiliser dans le respect de cet accord.

L'agent télétravailleur est responsable du matériel mis à sa disposition.

Il devra être joignable sur son numéro personnel et/ou professionnel pendant son temps de télétravail.

Les fournitures de bureau restent mises à dispositions par l’entreprise. Les demandes s’effectuent auprès du responsable de service.

5. MODALITES DE MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE REGULIER

   15. Les différentes étapes du passage au travail à distance

La demande du salarié de passage en travail à distance est faite par écrit (fiche type) à son responsable.

Un entretien peut avoir lieu avec le responsable dans les 15 jours ayant suivi la demande écrit, afin d'évaluer si les conditions d'éligibilité sont remplies et d'envisager les modalités de mise en œuvre du travail à distance. Le responsable devra prendre une décision écrite et motivée d'accord ou de refus de la demande de télétravail.

Si la candidature est validée par le responsable, le dossier papier suit la chaîne hiérarchique de validation jusqu’au Directeur général. Les demandes de télétravail seront ensuite recensées et validées par la Direction en charge du dossier.

Si la candidature n’est pas validée par le responsable, le refus écrit doit être motivé et le dossier papier est envoyé à la Direction. Une copie est remise au salarié, ce dernier peut demander un entretien auprès de la direction.

16. Contractualisation

Les conditions individuelles du télétravail sont fixées par un protocole entre le salarié et la direction, et signé par l'employeur.

Il porte, notamment, sur les missions, activités ou tâches à réaliser, le ou les jours télé travaillés, le lieu de télétravail, les plages horaires ...

La mise en œuvre débute dès que les conditions contractuelles et matérielles sont réunies.

Par principe, le télétravailleur s'engage sur une durée d'un an, reconductible, après un entretien de bilan annuel. Les salariés n'ont donc pas à candidater de nouveau chaque année.

En cas de changement de poste, le bénéfice du travail à distance sera réexaminé par le nouveau responsable.

17. Accompagnement

L'accompagnement des salariés, des responsables et des équipes dans le déploiement du travail à distance est l'une des conditions clés de son développement et de sa réussite.

Ils bénéficieront donc d'une information appropriée et de l'accompagnement nécessaire dans la mise en œuvre du travail à distance.

Des actions spécifiques pourront également être proposées aux responsables et aux salariés, afin de les accompagner dans le déploiement du travail à distance au sein de leur équipe et l'évolution de l'organisation qu'il implique.

Le CSE aura un rôle majeur à jouer dans l'appui tant des salariés que des responsables.

Enfin, des temps réguliers d'échanges collectifs, associant les salariés travaillant à distance, les autres membres de l'équipe et le responsable devront être préservés.

18. Suivi individuel

Chaque année, l'entretien annuel permet au responsable d'aborder notamment les conditions d'activité et la charge de travail du salarié travaillant à distance.

La Mission Emploi Lys-Tourcoing s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les missions exécutées dans les locaux de la structure.

Les salariés en travail à distance établiront un récapitulatif mensuel des horaires passés à ce titre, qui sera soumis à leur responsable.

Un point de suivi spécifique portant sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail dans le cadre du travail à distance sera organisé à 6 mois après le passage en travail à distance.

Il est rappelé que les salariés en travail à distance peuvent également à tout moment alerter leurs responsables hiérarchiques sur les difficultés qu'ils pourraient rencontrer à ce titre, ou toute autre difficulté liée à l'organisation du travail à distance.

6. MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE OCCASIONNEL

Dans le cadre du télétravail occasionnel, un salarié peut solliciter à travailler à distance ponctuellement à travers un forfait de jours dédiés.

Sa demande se fait alors via le logiciel de pose de congés adressé à son responsable. Elle est faite:

• au moins 2 jours pleins avant la date prévue pour le travail à distance, sauf cas exceptionnel,

• en tout état de cause, avant la réalisation de la prestation en travail à distance

Le responsable hiérarchique fait connaitre, le cas échéant, son accord, dans un délai de 1 jour ouvrable suivant la réception du formulaire, et quoi qu'il en soit avant la réalisation de la prestation en travail à distance.

Tout refus est justifié par écrit dans les mêmes délais.

7. CLAUSE SPÉCIFIQUE AUX CADRES

Le télétravail est ouvert aux salariés ayant un statut cadre.

Afin de faire face aux missions des cadres et d’assurer la continuité de l’accompagnement des professionnels de chaque service, seul le télétravail occasionnel est ouvert aux salariés ayant le statut cadre.

8. DISPOSITIONS FINALES

   19. Entrée en vigueur et durée de l'accord

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er octobre 2021 pour une durée d’un an.

Sauf renouvellement décidé dans les conditions de l'alinéa ci-dessous, il cessera de plein droit à l'échéance de son terme.

Le présent accord pourra être renouvelé par tacite reconduction 2 fois 1 an, sans pouvoir dépasser 5 ans. La partie ne souhaitant pas le renouvellement le signifiera à l'autre partie au moins trois mois avant la date de reconduction automatique de l'accord.

20. Avenant

Le présent accord pourra être modifié par accord entre les parties par voie d'avenants.

21. Révision

Sur proposition de la majorité des organisations syndicales représentatives signataires ou sur proposition de la direction, une négociation de révision pourra être ouverte à tout moment. La demande de révision devra être formulée par la partie diligente par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, toutes les organisations syndicales représentatives seront convoquées par la direction de l'entreprise dans un délai de 3 mois suivant la demande de révision.

La révision de l'accord interviendra conformément aux dispositions prévues par le Code du Travail.

22. Dépôt légal et publicité

Le présent document est porté à la connaissance du personnel, par transmission par voie électronique, à chacun des salariés, au plus tard le mois suivant sa mise en application, et disponible dans le système informatique en vigueur au sein de la Mission Emploi Lys-Tourcoing.

Un exemplaire sera adressé à la DIRECCTE du Nord.

Un exemplaire sera conservé par chaque partie signataire.

Fait à Tourcoing, le 15 septembre 2021, en 4 exemplaires.

Pour la Mission Emploi Lys-Tourcoing

La Directrice Générale

Pour le Syndicat CGT

Le délégué syndical

Pour le Syndicat Force Ouvrière

La déléguée syndicale

Pour le Syndicat SYNAMI

Le délégué syndical