Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez FENWAL FRANCE SAS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

FENWAL FRANCE, située à Etaillé – 36400 LA CHATRE, représentée par xxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Responsable Ressources Humaines.

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale représentative au sein de FENWAL, la CGT, représentée par xxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Délégué Syndical.

Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale Représentative »,

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

1. OBJET 2

2. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES 3

2.1. MODALITES DE VOTE 3

2.2. MODALITES DES ELECTIONS 3

2.2.1. ETABLISSEMENT DU FICHIER DES ELECTEURS 3

2.2.2. LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN 4

2.2.3. CONSULTATION DU NOMBRE DE VOTANTS 4

2.2.4. LISTE D’EMARGEMENT 4

2.3. BULLETINS DE VOTE 4

2.4. LISTE DES CANDIDATS 4

2.5. LISTE DES RESULTATS ET DESTINATAIRES DES DONNEES 5

3. INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS 5

3.1. ASSISTANCE AUX ELECTEURS 5

3.2. MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE 5

3.3. GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN 6

4. DISPOSITIONS FINALES 6

4.1. REVISION ET MODALITES DE SUIVI 6

4.2. CLAUSE DE RENDEZ-VOUS 6

4.3. DEPOT LEGAL ET PUBLICITE 6

4.4. ENTREE EN VIGUEUR ET DEPOT DE L’ACCORD 7

4.5. INFORMATION DES SALARIES 7

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique (CSE) et de favoriser la participation des salariés, les partenaires sociaux ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles, conformément au décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique et aux articles R. 2314-5 à R. 2314-17 du Code du Travail.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de La Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

Les parties ONT convenu et arrêtÉ LES DISPOSITIONS SUIVANTES

1. OBJET

Le présent accord distinct du protocole préélectoral organise le vote électronique et définit les garanties et mesures de sécurité devant entourer celui-ci dans le respect des principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote, en application des dispositions des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.

2. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de négocier avec les organisations syndicales intéressées un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence :

• au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, organisées en vue de la mise en place du CSE au 31 décembre 2019 au plus tard ;

• ou, à défaut d’accord, à la décision unilatérale en faisant office.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral, de même que le descriptif technique du système retenu.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Société (selon un Cahier des charges ci-joint en annexe), en accord avec l’organisation syndicale.

1. MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE de la Société.

Les parties signataires conviennent de la mise en place d’un vote exclusivement électronique qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

2. MODALITES DES ELECTIONS

   1. ETABLISSEMENT DU FICHIER DES ELECTEURS

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, sexe, adresse, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

2. LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant leur temps de travail et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Des postes informatiques seront mis à la disposition des électeurs ne travaillant pas sur des ordinateurs connectés à Internet, dans une salle dédiée à cet effet.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

3. CONSULTATION DU NOMBRE DE VOTANTS

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, le bureau de vote disposera d’un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

4. LISTE D’EMARGEMENT

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

3. BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

4. LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : noms et prénoms des candidats, sexe, collège d'appartenance, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

5. LISTE DES RESULTATS ET DESTINATAIRES DES DONNEES

Les listes de résultats doivent enregistrer les données suivantes : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

3. INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

1. ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’assistance du prestataire par email ou par téléphone (aux horaires qui seront indiqués par le prestataire). Une rubrique d’aide et d’explications sera disponible depuis l’interface de vote.

Un correspondant au service des Ressources Humaines de la Société sera désigné pour apporter un support technique aux utilisateurs qui en manifesteraient le besoin. Afin de garantir la transparence des opérations, cette assistance pourra être complétée par un représentant des syndicats candidats aux élections et un ou deux actuels élus titulaires, s’ils le souhaitent. Cette cellule technique sera à la disposition des utilisateurs de 9 h à 12 h et de 14 h à h 17 h sur les jours ouvrés du scrutin.

Enfin, une communication sur les modalités pratiques du vote en ligne sera effectuée la semaine précédant le 1^er tour (via écrans et affichage).

2. MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

3. GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

4. DISPOSITIONS FINALES

1. REVISION ET MODALITES DE SUIVI

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.

2. CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

3. DEPOT LEGAL ET PUBLICITE

Le présent accord sera notifié à l’organisation syndicale représentative dans l’entreprise. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé par la Société :

• auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Châteauroux ;

• et en version électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail de la Direccte selon les formalités réglementaires relatives à la procédure de dépôt des accords collectifs. A ce titre, il sera établi une version publiable conformément à l’article R. 2231-1-1 du code du travail.

Le présent accord entrera en vigueur à compter de la date de sa signature.

4. ENTREE EN VIGUEUR ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré-électoral relatif aux prochaines élections professionnelles qui seront organisées en 2019.

Il entrera en vigueur à compter de la date de sa signature.

5. INFORMATION DES SALARIES

L’accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux d’information réservés à cet effet.

Fait à La Châtre, le 27 juin 2019

En 3 exemplaires originaux et une version anonymisée.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles 2019

Pour La Société FENWAL France SAS Xxxxxxxxxxxxxx Responsable Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale représentative CGT Représentée par xxxxxxxxxxxxxx Délégué Syndical