ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE ELECTRONIQUE – CYCLE ELECTORAL 2024

ENTRE :

FENWAL FRANCE, située à Etaillé – 36400 LA CHATRE, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Responsable Ressources Humaines.

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale représentative au sein de FENWAL, la CGT, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Délégué Syndical.

Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale Représentative »,

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

SOMMAIRE

1 OBJET 3

2 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES 3

2.1 MODALITES DE VOTE 3

2.2 PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 3

2.3 FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE 3

2.4 EXPERTISE INDEPENDANTE 4

2.5 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 4

3 DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 4

3.1 ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES 4

3.2 LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN 5

3.3 MODALITES D’ACCES AU SITE DE VOTE 5

3.4 DEROULEMENT DU VOTE 5

3.5 PROGRAMMATION DU SITE 6

4 CLOTURE ET RESULTATS 6

4.1 CLOTURE 6

4.2 DECOMPTE ET ATTRIBUTION DES SIEGES 6

4.3 DELAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNEES 6

5 SECURITE ET CONFIDENTIALITE 7

5.1 ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES 7

5.2 LE DISPOSITIF DE SECOURS 7

6 DISPOSITIONS FINALES 7

6.1 ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD 7

6.2 REVISION ET MODALITES DE SUIVI 7

6.3 CLAUSE DE RENDEZ-VOUS 7

6.4 DEPOT LEGAL ET PUBLICITE 8

6.5 INFORMATION DES SALARIES 8

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique (CSE) et de favoriser la participation des salariés, les partenaires sociaux ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles, conformément au décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique et aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du Travail.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de La Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

Les parties ONT convenu et arrêtÉ LES DISPOSITIONS SUIVANTES

OBJET

Le présent Accord distinct du protocole préélectoral organise le vote électronique et définit les garanties et mesures de sécurité devant entourer celui-ci dans le respect des principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote, en application des dispositions des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, mandaté pour ce faire par la Société (selon un Cahier des charges ci-joint en annexe).

MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE de la Société.

Les parties signataires conviennent de la mise en place d’un vote exclusivement électronique qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Parallèlement au présent Accord, les parties ont la volonté de négocier avec les organisations syndicales intéressées un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent Accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence :

• au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, organisées en vue du renouvellement du CSE dont le mandat expire au plus tard le 20 février 2024 ;

• ou, à défaut d’accord, à la décision unilatérale en faisant office.

Le descriptif technique du système retenu sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu, conformément à l’article R 2314-12 du code du travail.

EXPERTISE INDEPENDANTE

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

La Société met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire (art R 2314-10 du code du travail).

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique (art R 2314-15 du code du travail) :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée (art R 2314-14 du code du travail), laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Toutes facilités sont accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant leur temps de travail et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Des postes informatiques sont mis à la disposition des électeurs ne travaillant pas sur des ordinateurs connectés à Internet, dans une salle dédiée à cet effet.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique peuvent être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin (art R 2314-8 du code du travail) et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Société établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

MODALITES D’ACCES AU SITE DE VOTE

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

DEROULEMENT DU VOTE

Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code de défi vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

PROGRAMMATION DU SITE

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

CLOTURE ET RESULTATS

CLOTURE

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

DECOMPTE ET ATTRIBUTION DES SIEGES

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de vote.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du Bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

DELAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNEES

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

SECURITE ET CONFIDENTIALITE

ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

LE DISPOSITIF DE SECOURS

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

DISPOSITIONS FINALES

ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur à compter de la date de sa signature.

Il est conclu pour la durée du protocole d’accord pré-électoral relatif aux prochaines élections professionnelles qui seront organisées début 2024.

Il s’appliquera également en cas d’élections partielles en cours de mandat des membres du CSE ainsi élus.

REVISION ET MODALITES DE SUIVI

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222‑5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.

CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

DEPOT LEGAL ET PUBLICITE

Le présent accord sera notifié à l’organisation syndicale représentative dans l’entreprise. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé par la Société :

• auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Châteauroux ;

• et auprès de la DREETS, en version électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail selon les formalités réglementaires relatives à la procédure de dépôt des accords collectifs. A ce titre, il sera établi une version publiable conformément à l’article R. 2231-1-1 du code du travail.

INFORMATION DES SALARIES

L’accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux d’information réservés à cet effet.

Fait à La Châtre, le …………………………………………………….

En 3 exemplaires originaux et une version anonymisée.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles 2024

Pour La Société FENWAL France SAS Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Responsable Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale représentative CGT Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Délégué Syndical

La Châtre,

Le 14 juin 2023

élections professionnelles 2024

Cahier des charges de mise en œuvre

du vote électronique

Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du Travail, un Cahier des charges est établi dans le respect des dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du Travail.

Le prestataire retenu s’engage à respecter le présent Cahier des charges. Ce Cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés par voie d’affichage.

1 Nature des prestations attendues 1

2 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 1

2.1 Fonctionnalités générales 1

2.2 Scénario de vote 2

2.3 Dépouillement des urnes électroniques 2

2.4 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 3

2.5 Assistance technique 3

2.6 Dispositifs de secours 3

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de la Société ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Fonctionnalités générales

1. Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la Société les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote

5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

Dépouillement des urnes électroniques

8. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

9. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

10. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.

Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.